Das Prilog Projekt-Modul
Gemeinsam planen. Gemeinsam umsetzen.
Für wen ist dieses Handbuch?
Für alle, die Prilog nutzen möchten, um Schulprojekte zu organisieren –
ganz ohne technische Vorkenntnisse.
Bevor wir anfangen – eine kurze Geschichte
Stellen Sie sich vor: Die Schule plant eine Projektwoche.
Frau Hoffmann, die Projektleiterin, schreibt Aufgaben auf Zettel. Herr Braun fragt sie per Messenger, wer für die Turnhallen-Buchung zuständig ist. Die Schüler-AG schickt Fotos per E-Mail. Frau Hoffmann verliert den Überblick.
Das ist die Realität in vielen Schulen heute.
Prilog hat dafür eine Lösung: das Projekt-Modul.
Mit dem Projekt-Modul hat jede Aufgabe ihren Platz. Jeder weiß, was zu tun ist. Und alles liegt an einem einzigen, sicheren Ort.
Was ist das Projekt-Modul überhaupt?
Das Projekt-Modul ist eine Erweiterung für Ihren Prilog-Schulserver.
Stellen Sie sich Prilog wie ein Schulgebäude vor.
Der Chat ist das Lehrerzimmer – dort wird geredet.
Das Projekt-Modul ist das Büro – dort wird geplant und abgehakt.
Sie können das Projekt-Modul dazubuchen, wenn Sie es brauchen – ähnlich wie eine optionale Ausstattung beim Auto.
Was bringt Ihnen das konkret?
- Aufgaben erstellen und verteilen
- Den Fortschritt im Blick behalten
- Dateien sicher speichern und teilen
- Projekte visualisieren – als Liste, als Karte, als Zeitplan
Die drei Bausteine des Projekt-Moduls
Das Projekt-Modul besteht aus drei Dingen, die zusammenarbeiten:
1. Aufgaben (Work Items) → Was muss getan werden?
2. Ansichten → Wie sehe ich es am liebsten?
3. Dateispeicher → Wo liegen unsere Dokumente?Schauen wir uns jeden Baustein einzeln an.
Baustein 1 – Aufgaben
Eine Aufgabe in Prilog heißt Work Item.
Der Begriff klingt technisch – meint aber ganz einfach:
Eine Aufgabe ist alles, was jemand erledigen soll.
Beispiele:
- „Turnhalle für Dienstag buchen"
- „Elternbrief zur Projektwoche schreiben"
- „Kostenliste bis Freitag einreichen"
Was steckt in einer Aufgabe?
Jede Aufgabe kann folgende Informationen enthalten:
| Information | Beispiel |
|---|---|
| Titel | Elternbrief schreiben |
| Beschreibung | Brief soll Ablauf, Kosten und Kontakt enthalten |
| Verantwortlich | Frau Hoffmann |
| Fälligkeitsdatum | 3. April 2026 |
| Status | Offen · In Bearbeitung · Erledigt |
| Anhänge | Brief-Entwurf als PDF |
Wie erstellt man eine Aufgabe?
- Öffnen Sie das Projekt-Modul in Ihrem Prilog-Portal
- Klicken Sie auf „Neue Aufgabe"
- Geben Sie Titel und Beschreibung ein
- Wählen Sie eine verantwortliche Person aus
- Legen Sie ein Datum fest
- Klicken Sie auf „Speichern"
Fertig. Die Aufgabe erscheint sofort für alle berechtigten Personen.
Baustein 2 – Ansichten
Hier wird es spannend.
Jeder Mensch denkt anders. Manche Menschen sehen Aufgaben am liebsten als Liste. Andere verstehen Projekte besser mit einem Zeitplan. Wieder andere wollen alles auf Karten sehen.
Das Projekt-Modul bietet alle drei – Sie wählen, was Ihnen liegt.
Ansicht A – Das Kanban-Board
Kanban klingt japanisch – und ist es auch. Es bedeutet einfach: Karten an einer Pinnwand.
Stellen Sie sich eine echte Pinnwand mit drei Spalten vor:
┌─────────────┬──────────────────┬─────────────┐
│ OFFEN │ IN BEARBEITUNG │ ERLEDIGT │
├─────────────┼──────────────────┼─────────────┤
│ Turnhalle │ Elternbrief │ Teilnehmer- │
│ buchen │ schreiben │ liste │
│ │ │ │
│ Kostenliste │ │ Raumplan │
│ einreichen │ │ │
└─────────────┴──────────────────┴─────────────┘Eine Aufgabe beginnt immer links in der Spalte „Offen".
Wenn jemand damit anfängt, zieht er die Karte in die Mitte: „In Bearbeitung".
Wenn sie fertig ist, wandert sie nach rechts: „Erledigt".
Das Schöne daran: Alle sehen auf einen Blick, wo jede Aufgabe steht.
Kein Nachfragen. Kein Zettel-Chaos.
Ansicht B – Der Zeitplan (Gantt)
Manchmal reicht eine Pinnwand nicht.
Wenn ein Projekt über mehrere Wochen läuft – zum Beispiel die Vorbereitung einer Projektwoche –
braucht man einen Zeitplan, der zeigt: Wann passiert was?
Das nennt man einen Gantt-Diagramm (ausgesprochen: „Gannt").
Es sieht so aus:
Aufgabe | April | Mai
| 1 2 3 4 5 6 7 8 | 1 2 3
─────────────────────────────────────────────────────────────
Elternbrief schreiben | ████ |
Turnhalle buchen | ██ |
Materialien bestellen | ██████ |
Projektwoche | ████████████Jeder Balken zeigt: Wann beginnt die Aufgabe? Wann muss sie fertig sein?
Das hilft besonders dann, wenn viele Aufgaben voneinander abhängen –
zum Beispiel: Die Materialien können erst bestellt werden, wenn der Kostenliste genehmigt wurde.
Ansicht C – Die Mindmap
Manchmal steht man am Anfang eines Projekts und hat noch keine Liste.
Man hat nur: Ideen.
Genau dafür ist die Mindmap.
Projektwoche
│
┌──────────────┼──────────────┐
│ │ │
Programm Finanzen Logistik
│ │ │
┌────┴────┐ ┌───┴───┐ ┌───┴────┐
Workshops Aufführung Budget Förder- Räume Essen
antragIn der Mindmap können Sie Gedanken frei notieren und Zusammenhänge sichtbar machen –
bevor Sie überhaupt die erste Aufgabe anlegen.
Tipp: Starten Sie immer mit der Mindmap, wenn ein Projekt neu und noch unklar ist.
Wechseln Sie dann zum Kanban-Board, sobald Sie konkrete Aufgaben verteilen möchten.
Baustein 3 – Der Dateispeicher
Zu jedem Projekt gehören Dateien.
Elternbriefe. Budgetlisten. Fotos. Präsentationen.
All das wird mit dem Projekt-Modul sicher in Prilog gespeichert.
Wichtig: Alle Dateien liegen auf deutschen Servern.
Keine Dropbox. Kein Google Drive. Kein WeTransfer.
Nur Prilog – DSGVO-konform und in Ihrer Hand.
Wie funktioniert der Dateispeicher?
Stellen Sie sich einen digitalen Aktenschrank vor – direkt neben jeder Aufgabe.
Zur Aufgabe „Elternbrief schreiben" können Sie direkt den Entwurf hochladen.
Alle, die Zugriff auf diese Aufgabe haben, sehen den Anhang sofort.
Kein „Kannst du mir die Datei nochmal schicken?" mehr.
Dateien teilen – ganz einfach
Wenn Sie eine Datei mit jemandem außerhalb der Schule teilen möchten –
zum Beispiel einem externen Referenten – erzeugt Prilog einen sicheren Link.
Dieser Link:
- funktioniert ohne Prilog-Konto
- läuft nach einer bestimmten Zeit automatisch ab
- kann nicht weitergegeben werden
So bleibt die Kontrolle bei Ihnen.
Alles hängt zusammen
Das Besondere am Projekt-Modul:
Es ist direkt mit dem Prilog-Chat verbunden.
Erinnern Sie sich an das Schulgebäude-Bild?
Lehrerzimmer (Chat) ←──────→ Büro (Projekt-Modul)Das bedeutet:
- Zur Aufgabe „Turnhalle buchen" gibt es einen zugehörigen Chat-Raum, wo alle Beteiligten Fragen stellen können
- Eine neue Aufgabe erscheint automatisch als Nachricht im Chat
- Wenn jemand eine Aufgabe als erledigt markiert, bekommen alle eine Benachrichtigung
Sie müssen nie zwischen zwei verschiedenen Apps wechseln.
Prilog ist beides: Kommunikation und Organisation – an einem Ort.
Ein typischer Projekttag – Schritt für Schritt
Lassen Sie uns einen typischen Arbeitstag mit dem Projekt-Modul durchgehen.
8:30 Uhr – Frau Hoffmann öffnet das Kanban-Board
Sie sieht: Die Aufgabe „Elternbrief schreiben" wurde gestern von Herrn Braun
in die Spalte „In Bearbeitung" verschoben.
→ Kein Nachfragen nötig.
9:15 Uhr – Herr Braun lädt den Briefentwurf hoch
Er hängt die fertige Word-Datei direkt an die Aufgabe an
und markiert sie als „Zur Prüfung".
→ Frau Hoffmann erhält automatisch eine Benachrichtigung.
10:00 Uhr – Frau Hoffmann prüft den Brief
Sie schreibt direkt im Chat-Raum der Aufgabe:
„Sieht gut aus – bitte noch das Datum anpassen."
→ Herr Braun sieht den Kommentar sofort.
10:30 Uhr – Herr Braun lädt die überarbeitete Version hoch
Er markiert die Aufgabe als „Erledigt".
→ Die Karte wandert auf dem Kanban-Board automatisch in die rechte Spalte.
11:00 Uhr – Frau Hoffmann wirft einen Blick auf den Zeitplan
Sie sieht: Alle Aufgaben für diese Woche sind erledigt.
Nur die Materialliste ist noch offen – aber die ist erst nächste Woche fällig.
→ Alles im grünen Bereich.
Das Projekt-Modul einrichten – Ihre ersten Schritte
Bereit loszulegen? So starten Sie:
Schritt 1 – Modul buchen
Das Projekt-Modul ist ein optionales Add-on.
Gehen Sie ins Prilog-Portal → Einstellungen → Module → Projekt-Modul buchen.
Schritt 2 – Erstes Projekt anlegen
- Portal → Projekte → Neues Projekt
- Name vergeben: z. B.
Projektwoche 2026 - Verantwortliche Person auswählen
- Start- und Enddatum festlegen
Schritt 3 – Aufgaben erstellen
Starten Sie mit 3–5 Aufgaben.
Weniger ist mehr – Sie können jederzeit weitere hinzufügen.
Schritt 4 – Ansicht wählen
Empfehlung für den Einstieg: Das Kanban-Board.
Es ist das Einfachste und zeigt sofort, wo alles steht.
Schritt 5 – Team einladen
Fügen Sie die Personen hinzu, die am Projekt mitarbeiten.
Sie sehen nur das, was für sie bestimmt ist.
Häufige Fragen
Muss ich das Projekt-Modul nutzen?
Nein. Es ist ein optionales Zusatz-Modul. Der normale Prilog-Chat funktioniert
auch ohne es – das Modul ist für Schulen gedacht, die mehr Struktur brauchen.
Können Schüler das Modul auch nutzen?
Ja. Sie können Schüler zu bestimmten Projekten einladen –
zum Beispiel für Schüler-AGs oder Projektwochen.
Sie sehen dann nur ihr eigenes Projekt, nichts anderes.
Was passiert mit den Dateien, wenn ich das Modul kündige?
Ihre Dateien bleiben 30 Tage lang gespeichert.
In dieser Zeit können Sie alles herunterladen.
Wie viele Projekte kann ich anlegen?
So viele Sie möchten – es gibt keine Begrenzung.
Brauche ich technische Kenntnisse?
Nein. Wenn Sie eine E-Mail schreiben können,
können Sie das Projekt-Modul bedienen.
Zusammenfassung – Das Wichtigste auf einen Blick
Das Projekt-Modul ergänzt Ihren Prilog-Chat um eine vollständige Projektplanung.
| Funktion | Was es bedeutet |
|---|---|
| Aufgaben (Work Items) | Jede Aufgabe hat einen Namen, eine Person, ein Datum |
| Kanban-Board | Aufgaben als Karten – sehen Sie auf einen Blick, was wo steht |
| Zeitplan (Gantt) | Wer macht was bis wann? Als übersichtlicher Balkenplan |
| Mindmap | Ideen sammeln und Zusammenhänge sichtbar machen |
| Dateispeicher | Alle Dokumente sicher an einem Ort – direkt neben der Aufgabe |
| Chat-Verbindung | Zu jeder Aufgabe gibt es einen eigenen Chat-Raum |
Denken Sie daran:
Sie müssen nicht alles auf einmal nutzen.
Fangen Sie mit einem kleinen Projekt an – zum Beispiel der nächsten Elternveranstaltung.
Lernen Sie das Kanban-Board kennen.
Alles andere kommt mit der Zeit.
Prilog Projekt-Modul · Handbuch v1.0 · März 2026
Fragen? info@prilog.chat · prilog.chat