Aufgaben-Modul Erweiterung — Umsetzungsplan
Kundenanfrage: Das Aufgaben-Modul soll zu einem vollwertigen Projektmanagement-Tool erweitert werden. Angepasst an das Prilog-Prinzip:
Jeder Eintrag — egal ob Chat-Nachricht, Aufgabe, Kalender-Termin, Ablauf oder Konzept-Teilbereich — muss uebergebbar sein in die anderen Prilog-Tools.
IST-Zustand (bereits implementiert)
| Feature | Status |
|---|---|
| Kanban-Board (4 Spalten: Zu erledigen, In Bearbeitung, Pruefung, Erledigt) | Live |
| Drag-and-Drop zwischen Spalten | Live |
| Listenansicht mit Inline-Editing | Live |
| Gantt-Ansicht (Zeitstrahl) | Live |
| Mindmap-Ansicht (Hierarchie-Baum) | Live |
| Prioritaeten (niedrig, mittel, hoch, kritisch) | Live |
| Start-Datum und Faelligkeitsdatum | Live |
| Mehrere Zustaendige (assignees) | Live |
| Unteraufgaben (parent/child) | Live |
| Datei-Anhaenge (MinIO/S3) | Live |
| Aktivitaets-Log (task.created, status_changed, assigned) | Live |
| Kalender-Sync (Aufgaben erscheinen im Kalender) | Live |
| Echtzeit-Updates via SSE | Live |
| Aufgabe aus Chat-Nachricht erstellen | Live |
| Favoriten (Aufgaben merken) | Live |
Feature-Analyse → Prilog-Relevanz
Alle gaengigen Projektmanagement-Features wurden analysiert und in drei Kategorien eingeteilt:
- Relevant — Direkter Mehrwert fuer Schulen/Einrichtungen
- Spaeter — Sinnvoll, aber nicht fuer die erste Erweiterung
- Nicht relevant — Fuer Prilog-Kontext nicht passend
Relevant (Teilpakete 1-6)
| Feature | Prilog-Anpassung | Paket |
|---|---|---|
| Kommentare auf Karten | Kommentare/Diskussion direkt an Aufgaben | 1 |
| @Erwaehnung in Kommentaren | @Name erwaehnt Person, Benachrichtigung | 1 |
| Checklisten (mehrere pro Karte) | Checklisten mit Fortschrittsbalken | 1 |
| Checklisten-Items → Aufgabe umwandeln | Checklist-Eintrag wird eigene Aufgabe | 1 |
| Labels (farbcodiert + benannt) | Labels/Tags pro Aufgabe, filtterbar | 2 |
| Benutzerdefinierte Spalten | Konfigurierbare Workflow-Spalten | 2 |
| Aufgaben-Vorlagen | Vorlagen fuer wiederkehrende Aufgabentypen | 2 |
| Wiederkehrende Aufgaben | Auto-Erstellung nach Zeitplan (taeglich/woechentlich/monatlich) | 3 |
| Faelligkeits-Erinnerungen | Benachrichtigung X Tage vor Faelligkeit | 3 |
| Aufgabe beobachten (Watch) | Benachrichtigung bei Aenderungen ohne Zustaendigkeit | 3 |
| Tabellenansicht | Spreadsheet-Ansicht, sortier- und filterbar | 4 |
| Dashboard-Ansicht | Diagramme: Aufgaben pro Status/Person/Woche | 4 |
| Filter speichern | Gespeicherte Filterprofile pro Nutzer | 4 |
| Abhaengigkeiten (blockiert/blockiert-von) | Aufgabe X kann erst starten wenn Y fertig | 5 |
| Aufgabe verschieben zwischen Spaces | Aufgabe von Space A nach Space B | 5 |
| Cover-Bild auf Karte | Vorschaubild/Farbe auf Kanban-Karte | 5 |
| Bulk-Operationen | Mehrere Aufgaben gleichzeitig verschieben/zuweisen/loeschen | 6 |
| CSV/PDF-Export | Aufgabenliste exportieren | 6 |
| Email-to-Task | Email an Space-Adresse erstellt Aufgabe | 6 |
Spaeter (nach Basis-Erweiterung)
| Feature | Grund |
|---|---|
| Zeiterfassung pro Aufgabe | Sinnvoll fuer Vereine/Verwaltung, aber Komplexitaet hoch |
| Schaetzung (Story Points / Stunden) | Eher Software-Dev-Kontext, aber denkbar |
| Automation (Butler-Style Rules) | n8n deckt das bereits ab — lieber Trigger-Events bereitstellen |
| Custom Fields (Text/Zahl/Dropdown) | Maechtig, aber hoher Aufwand — nach Labels evaluieren |
| Gantt mit Abhaengigkeits-Pfeilen | Erst wenn Abhaengigkeiten (Paket 5) stehen |
| Kapazitaetsplanung pro Person | Komplexes Feature, eher fuer grosse Organisationen |
| AI-Zusammenfassung | Wenn LLM-Integration kommt |
Nicht relevant fuer Prilog
| Feature | Grund |
|---|---|
| Board-Hintergruende (Unsplash) | Kein Mehrwert im Schulkontext |
| Sticker auf Karten | Spielerei |
| Map-View (Standort auf Karte) | Kein Use-Case |
| Karten-Spiegelung (Mirror Cards) | Komplexitaet vs. Nutzen zu gering |
| Power-Up Marketplace | Prilog hat eigenes Modul-System |
| SCIM/SAML Enterprise SSO | Prilog hat eigenes Auth-System |
Umsetzung in 6 Teilpaketen
Paket 1: Kommentare & Checklisten
Ziel: Aufgaben werden zu Diskussions- und Planungsobjekten.
Prilog-Prinzip: Kommentare verbinden Aufgaben mit dem Chat — eine Aufgabe ist nicht nur ein Ticket, sondern ein Ort fuer kurze Abstimmungen. Checklisten machen grosse Aufgaben in Schritte zerlegbar.
Features:
- [ ] Kommentare auf Aufgaben (Text + optional Datei-Anhang)
- [ ] @Erwaehnung in Kommentaren → Benachrichtigung via SSE
- [ ] Kommentar-Anzahl auf Kanban-Karte sichtbar
- [ ] Checklisten (mehrere pro Aufgabe, Titel + Items)
- [ ] Fortschrittsbalken (3/7 erledigt)
- [ ] Checklist-Item → eigene Aufgabe umwandeln (1 Klick)
- [ ] Aufgabe aus Chat teilen → Link-Vorschau im Chat
Datenmodell-Erweiterungen:
TaskComment: id, workItemId, authorId, content, createdAt
TaskChecklist: id, workItemId, title, sortOrder
ChecklistItem: id, checklistId, title, checked, sortOrder, assigneeId?, dueDate?Aufwand: ~5-7 Tage (Backend + Frontend + SSE)
Paket 2: Labels, Workflow-Spalten & Vorlagen
Ziel: Aufgaben werden kategorisierbar und der Workflow anpassbar.
Prilog-Prinzip: Labels sind dieselbe Logik wie Tags bei Kontakten — einheitliches Konzept ueber alle Module. Workflow-Spalten ermoeglichen es jeder Schule, ihren eigenen Prozess abzubilden (z.B. "Idee → Genehmigung → Umsetzung → Abgeschlossen").
Features:
- [ ] Labels pro Space (Farbe + Name, z.B. "Dringend", "Elternarbeit", "AG")
- [ ] Mehrere Labels pro Aufgabe
- [ ] Filter nach Label
- [ ] Labels auf Kanban-Karte sichtbar
- [ ] Benutzerdefinierte Board-Spalten (nicht mehr fix 4)
- [ ] Spalte umbenennen, Farbe aendern, neue hinzufuegen, loeschen
- [ ] Aufgaben-Vorlagen pro Board (z.B. "Elternbrief-Vorlage" mit Checkliste)
- [ ] Vorlage anwenden = neue Aufgabe mit vordefinierten Feldern
Datenmodell-Erweiterungen:
SpaceLabel: id, spaceId, name, color
WorkItemLabel: workItemId, labelId (Junction)
TaskTemplate: id, boardId, title, description, priority, checklists[], labels[]
BoardColumn: erweitertes Config-Schema (bisher JSON, jetzt typisiert)Aufwand: ~5-6 Tage
Paket 3: Wiederkehrende Aufgaben & Benachrichtigungen
Ziel: Routineaufgaben automatisieren, nichts vergessen.
Prilog-Prinzip: Wiederkehrende Aufgaben sind der Brueckenschlag zwischen Aufgaben und Ablauf-Hub — eine wiederkehrende Aufgabe ist im Grunde ein Mini-Workflow. Benachrichtigungen verbinden Aufgaben mit dem Chat-System.
Features:
- [ ] Wiederholung konfigurieren (taeglich, woechentlich, monatlich, jaehrlich)
- [ ] Naechste Aufgabe wird automatisch erstellt wenn aktuelle erledigt
- [ ] Faelligkeits-Erinnerung (1 Tag vorher, am Tag, ueberfaellig)
- [ ] Erinnerung als Chat-Nachricht vom System-Bot
- [ ] Aufgabe beobachten (Watch) — Aenderungen erhalten ohne zustaendig zu sein
- [ ] Benachrichtigungs-Preferences (pro Nutzer: sofort / zusammenfassung / aus)
Datenmodell-Erweiterungen:
WorkItem += recurrence (JSON: { type, interval, nextDue })
TaskWatcher: id, workItemId, userId
TaskNotification: id, userId, workItemId, type, read, createdAtAufwand: ~6-8 Tage (Cron-Job fuer Wiederholungen, Notification-System)
Paket 4: Tabellenansicht, Dashboard & Gespeicherte Filter
Ziel: Ueberblick ueber viele Aufgaben, Reporting fuer Schulleitung.
Prilog-Prinzip: Die Tabellenansicht ist dieselbe Pattern wie die DMS-Listenansicht — einheitliches Tabellen-Konzept. Das Dashboard liefert der Schulleitung Kennzahlen ohne manuelles Zaehlen.
Features:
- [ ] Tabellenansicht: alle Aufgaben als sortierbare Tabelle
- [ ] Spalten: Titel, Status, Prioritaet, Zustaendige, Faelligkeit, Labels
- [ ] Inline-Editing in der Tabelle (Klick auf Zelle → aendern)
- [ ] Sortieren nach jeder Spalte
- [ ] Dashboard: Aufgaben pro Status (Pie-Chart)
- [ ] Dashboard: Aufgaben pro Zustaendigem (Bar-Chart)
- [ ] Dashboard: Ueberfaellige Aufgaben (Zahl + Liste)
- [ ] Dashboard: Erledigungs-Trend (Linie: letzte 4 Wochen)
- [ ] Filter speichern (Name + Konfiguration, pro Nutzer)
- [ ] Gespeicherte Filter in Dropdown-Menu
Aufwand: ~6-8 Tage
Paket 5: Abhaengigkeiten, Cross-Space & Cover-Bilder
Ziel: Komplexere Projektstrukturen abbilden.
Prilog-Prinzip: Abhaengigkeiten machen den Gantt-View nutzbar fuer echte Projektplanung. Cross-Space-Verschiebung bedeutet: eine Aufgabe die im Kollegium entsteht kann in den Elternbeirat-Space wandern — genau wie eine Chat-Nachricht geteilt werden kann.
Features:
- [ ] Abhaengigkeit: "blockiert" / "blockiert von" Beziehung
- [ ] Abhaengigkeiten im Gantt-View als Pfeile
- [ ] Warnung wenn blockierte Aufgabe vor Blocker faellig
- [ ] Aufgabe verschieben zwischen Spaces (mit Bestaetigung)
- [ ] Cover-Bild auf Kanban-Karte (aus Anhang oder Farbe)
- [ ] Aufgabe duplizieren (innerhalb oder zwischen Boards)
Datenmodell-Erweiterungen:
TaskDependency: id, blockerId, blockedId, type ('finish_to_start')
WorkItem += coverImageFileId?, coverColor?Aufwand: ~5-7 Tage
Paket 6: Bulk-Operationen, Export & Email-to-Task
Ziel: Effizienz bei vielen Aufgaben, Integration mit externen Systemen.
Prilog-Prinzip: Email-to-Task schliesst den Kreis: externe Kommunikation (Space-Email) wird automatisch zur internen Aufgabe. Export ermoeglicht Reporting ausserhalb von Prilog (Traeger, Schulamt).
Features:
- [ ] Multi-Select in Kanban und Tabelle (Checkbox)
- [ ] Bulk-Aktion: Status aendern, Zustaendige setzen, Label zuweisen, loeschen
- [ ] CSV-Export (gefilterte Aufgabenliste)
- [ ] PDF-Export (Aufgabenuebersicht mit Status)
- [ ] Email an Space → wird als Aufgabe angelegt (Betreff = Titel, Body = Beschreibung)
- [ ] Regel: "Alle Emails an kollegium@schule.prilog.team → Aufgabe in 'Zu erledigen'"
Aufwand: ~5-7 Tage
Gesamtueberblick
| Paket | Titel | Aufwand | Abhaengigkeiten |
|---|---|---|---|
| 1 | Kommentare & Checklisten | ~5-7 Tage | Keine |
| 2 | Labels, Workflow-Spalten & Vorlagen | ~5-6 Tage | Keine |
| 3 | Wiederkehrende Aufgaben & Benachrichtigungen | ~6-8 Tage | Paket 1 (Kommentare fuer Notifications) |
| 4 | Tabellenansicht, Dashboard & Filter | ~6-8 Tage | Paket 2 (Labels fuer Filter) |
| 5 | Abhaengigkeiten, Cross-Space & Covers | ~5-7 Tage | Keine |
| 6 | Bulk-Ops, Export & Email-to-Task | ~5-7 Tage | Paket 2 (Labels fuer Bulk) |
Gesamt: ~32-43 Arbeitstage (~7-9 Wochen bei normalem Tempo)
Empfohlene Reihenfolge: 1 → 2 → 3 → 4 → 5 → 6
Pakete 1 und 2 liefern den groessten sofortigen Mehrwert. Paket 3 bringt Automatisierung. Paket 4 gibt der Leitung Ueberblick. Pakete 5 und 6 sind fuer fortgeschrittene Nutzung.
Prilog-Vernetzung (das Alleinstellungsmerkmal)
Jedes Paket staerkt die Vernetzung zwischen den Prilog-Modulen:
| Verbindung | Beschreibung | Paket |
|---|---|---|
| Chat → Aufgabe | Nachricht wird zur Aufgabe (existiert bereits) | — |
| Aufgabe → Chat | Kommentar auf Aufgabe erwaehnt Person → Chat-Benachrichtigung | 1 |
| Aufgabe → Kalender | Faelligkeit im Kalender (existiert bereits) | — |
| Kalender → Aufgabe | Termin wird zur Aufgabe (neu) | 2 |
| Aufgabe → DMS | Datei-Anhang auf Aufgabe (existiert bereits) | — |
| Email → Aufgabe | Eingehende Email wird zur Aufgabe | 6 |
| Aufgabe → Konzept | Aufgabe referenziert Konzept-Baustein | 5 |
| Workflow → Aufgabe | n8n-Trigger bei Status-Aenderung (existiert via SSE) | — |
| Aufgabe → Aufgabe | Abhaengigkeiten und Cross-Space-Verschiebung | 5 |
Das Alleinstellungsmerkmal: Bei herkoemmlichen Projektmanagement-Tools ist ein Board isoliert. Bei Prilog ist eine Aufgabe ein Knotenpunkt in einem Netz aus Chat, Kalender, Dateien, Emails, Workflows und Konzepten. Alles fliesst ineinander.