Admin-Handbuch — Kunden-Portal

Spaces verwalten, Benutzer anlegen, Kalender-Layer konfigurieren und Module steuern.

Anmeldung

Das Kunden-Portal ist unter der Adresse deiner Prilog-Instanz erreichbar (z.B. portal.prilog.chat). Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort an.

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Benutzer verwalten

Neuen Benutzer anlegen

1. Navigiere zu Benutzerkonten
2. Klicke auf Neuer Benutzer
3. Füge die Pflichtfelder aus:
   • Benutzername — wird zum Matrix-Login (z.B. mueller → @mueller:schule.prilog.team)
   • Passwort — der Benutzer meldet sich damit im Web-Client an
   • Vor- und Nachname
   • E-Mail-Adresse (optional)
4. Klicke Erstellen

Der Benutzer wird sofort in Synapse (Matrix-Server) angelegt und kann sich im Web-Client einloggen.

Benutzer einem Space zuweisen

Neue Benutzer haben zunächst keinen Zugang zu Spaces. So weist du sie zu:

1. Navigiere zu Space-Mitglieder
2. Wähle links den gewünschten Space
3. Füge den Benutzer über das Suchfeld hinzu
4. Klicke bei dem Space auf "4. Space-Sync" um die Matrix-Mitgliedschaft zu synchronisieren

Nach dem Sync kann der Benutzer den Space im Web-Client sehen und darin chatten.

Einladungen

Alternativ kannst du Benutzer per E-Mail-Einladung hinzufügen:

1. Benutzerkonten → Einladung senden
2. E-Mail-Adresse eingeben
3. Der Benutzer erhält einen Link und kann sich selbst registrieren
4. Nach der Registrierung wird automatisch ein Synapse-Account erstellt

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Spaces verwalten

Space erstellen

1. Navigiere zu Spaces
2. Klicke Neuen Space erstellen
3. Gib eine Space-ID ein (z.B. kollegium) — nur Buchstaben, Zahlen, Bindestriche
4. Gib einen Namen ein (z.B. Kollegium)
5. Wähle den Beitritts-Modus (Privat oder Öffentlich)
6. Klicke den Workflow durch:
   • 1. Speichern — speichert die Stammdaten
   • 2. Initialisieren — erstellt den Matrix-Raum
   • 3. Space-Check — prüft ob alles korrekt eingerichtet ist
   • 4. Space-Sync — synchronisiert Mitgliedschaften zu Matrix

Space-Beschreibung

Unter den Stammdaten findest du ein Beschreibungs-Feld (max. 2000 Zeichen). Dieser Text erscheint im Web-Client in der Space-Info-Ansicht und hilft neuen Mitgliedern zu verstehen worum es in diesem Space geht.

Space-Sichtbarkeit

Neben jedem Space in der Baumansicht finden Sie ein Schloss-Symbol. Damit steuern Sie, ob ein Space fuer die Mitglieder sichtbar oder verborgen ist. Verborgene Spaces erscheinen nicht in der Sidebar der Benutzer, auch wenn diese Mitglied sind — praktisch fuer Spaces, die Sie vorbereiten, aber noch nicht freigeben moechten.

Benutzertyp-Matrix

Die Benutzertyp-Matrix gibt Ihnen einen schnellen Ueberblick: Welche Spaces enthalten welche Benutzertypen? Die Ansicht zeigt ein Raster mit Spaces als Zeilen und Benutzertypen als Spalten. Farbige Haekchen zeigen Ihnen auf einen Blick die Verteilung — so erkennen Sie sofort, ob in einem Space der richtige Mix aus Lehrkraeften, Schuelern und Eltern vorhanden ist.

Zusaetzlich gibt es den Filter "Ohne Zuordnung", der alle Spaces anzeigt, denen noch kein Benutzertyp zugewiesen wurde. Ideal fuer die Ersteinrichtung, um nichts zu vergessen.

Benutzerverzeichnis mit Benutzertyp-Filter

Das Benutzerverzeichnis zeigt ueber dem Suchfeld Filter-Chips fuer jeden aktiven Benutzertyp. Ein Klick filtert die gesamte Liste auf diesen Typ — so finden Sie schnell alle Lehrkraefte, alle Schueler oder alle Eltern. Die Farben der Chips entsprechen den Benutzertyp-Farben im gesamten System.

Anpassbare Spaltenbreiten

Die Spaces-Verwaltung nutzt anpassbare Split-Panels: Sie koennen die Trennlinie zwischen dem Space-Baum links und den Details rechts frei verschieben, um den Platz optimal zu nutzen. Die gesamte Breite des Bildschirms wird ausgenutzt.

Capabilities

Jeder Space hat einzeln aktivierbare Funktionen:

Funktion	Beschreibung
Chat	Nachrichten lesen und schreiben
Dateien	Dateien hochladen und verwalten
Mitglieder	Mitgliederliste einsehen
Moderation	Fremde Inhalte moderieren
Raeume	Raumverwaltung innerhalb des Space

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Kalender-Layer verwalten

Jeder Space hat eine Kalender-Layer-Sektion am Ende der Space-Details. Hier kannst du die Kalender-Ebenen für den Space konfigurieren.

Vorhandene Layer

Standardmässig gibt es:

Layer	Farbe	Beschreibung
Schulkalender	Blau	Schulweite Termine (Ferien, Prüfungen). Level 1 — für alle sichtbar.
{Space} Kalender	Grün	Space-spezifische Termine. Level 2.
Aufgaben {Space}	Amber	Automatisch erzeugt. Zeigt Aufgaben mit Fälligkeitsdatum.

Neuen Layer erstellen

1. Klicke Neuer Layer
2. Wähle eine Farbe aus den 8 Vorlagen
3. Gib einen Namen ein
4. Drücke Enter oder klicke Erstellen

Layer bearbeiten

Klicke auf das Zahnrad-Icon neben einem Layer:

• Ändere den Namen
• Ändere die Farbe
• Drücke Enter zum Speichern oder Escape zum Abbrechen

Layer öffentlich/privat setzen

Klicke auf den Öffentlich/Privat-Badge neben einem Layer. Öffentliche Layer generieren automatisch einen Token für den .ics-Feed den externe Kalender-Apps abonnieren können.

Layer löschen

Klicke auf das Mülleimer-Icon. Eine Sicherheitsabfrage erscheint. Der Schulkalender (Level 1) kann nicht gelöscht werden.

iCal-Datei importieren

Jeder Layer hat einen ".ics Import" Button:

1. Klicke auf ".ics Import" neben dem gewünschten Layer
2. Wähle eine .ics-Datei von deinem Computer
3. Die Termine werden importiert
4. Du siehst: "X importiert, Y übersprungen"
5. Duplikate (gleiche UID) werden automatisch erkannt und übersprungen

Unterstützte Quellen:

• Apple Kalender Export
• Google Kalender Export
• Outlook .ics Export
• Thunderbird Export
• Jeder RFC 5545 konforme .ics-Export

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Server-Einstellungen

Unter Mein Server findest du die technischen Einstellungen deiner Prilog-Instanz. Die wichtigsten davon:

Upload-Limit für Chat-Anhänge

Bestimmt, wie groß Dateien sein dürfen, die Lehrer und Eltern als Anhang in den Chat laden (Bilder, Videos, Dokumente). Gilt für alle Spaces und Direktnachrichten auf diesem Server.

Wertebereich: 10 MB bis 2000 MB · Standard: 200 MB

Empfohlene Werte	Typischer Anwendungsfall
50 MB	Kleine Schule, nur Dokumente und Einzelfotos
200 MB ⭐	Standard — reicht für Powerpoints, Foto-Alben und kurze Klassenvideos
500 MB	Schulen mit aktiven Videoprojekten oder grossen Multimedia-Uploads
1000 MB+	Filmproduktionen, Archivmaterial, grosse Rohdateien

Das Limit gilt sowohl für die Matrix-Medienablage (Synapse) als auch für den vorgeschalteten nginx-Proxy. Wenn du den Wert änderst, passiert beim Speichern Folgendes:

1. Die Einstellung wird in der Prilog-Datenbank gespeichert
2. Der Prilog-Agent auf dem Kundenserver empfängt den Befehl zur Anpassung
3. homeserver.yaml (Synapse) wird aktualisiert
4. Die nginx-Konfiguration (client_max_body_size) wird aktualisiert
5. Synapse wird kurz neu gestartet (~10 Sekunden) — in dieser Zeit sind Chat-Verbindungen kurz unterbrochen, die Clients verbinden sich automatisch neu
6. Die neue Grenze ist sofort aktiv

Hinweis zum Synapse-Neustart

Der kurze Ausfall beim Speichern ist unvermeidbar — Synapse liest max_upload_size nur beim Start. Wir empfehlen, das Limit außerhalb der Schulzeiten zu ändern (früh morgens oder abends). Wenn der Prilog-Agent gerade nicht erreichbar ist, wird die Einstellung trotzdem gespeichert und beim nächsten Verbindungsaufbau angewendet.

Matrix-Admin-Passwort ändern

Direkt darunter findest du den Abschnitt Matrix-Admin-Passwort. Hier änderst du das technische Admin-Passwort für Synapse (nicht dein eigenes Portal-Passwort). Das wird selten gebraucht — nur wenn das bisherige Passwort kompromittiert sein könnte.

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Module verwalten

Im Admin-Portal (für Prilog-Betreiber) unter Tenants → Tenant wählen → Module verwalten können Module pro Tenant aktiviert/deaktiviert werden:

• Chat — Grundfunktion für Nachrichten
• Projekt-Plugin — Dateien, Aufgaben und Kalender

Toggle-Switches schalten Module sofort ein oder aus.

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Systemstatus (Health-Dashboard)

Der Tab Systemstatus zeigt den Gesundheitszustand deiner Prilog-Instanz in Echtzeit. Navigiere zu Benutzerkonten → Systemstatus.

Matrix / Synapse Checks

Prilog prueft automatisch 7 Aspekte deines Chat-Servers:

Check	Was wird geprueft	Wann ist es ein Problem?
Synapse-Erreichbarkeit	Antwortet der Chat-Server?	Server ist offline oder ueberlastet
Admin-Bot-Token	Ist der Verwaltungs-Zugang gueltig?	Token abgelaufen oder geaendert
User-Count	Stimmt die Anzahl der Benutzer in Prilog und Synapse?	Benutzer existieren nur in einem System
Room-Count	Stimmt die Anzahl der Raeume?	Raeume wurden manuell geloescht oder nicht erstellt
Sync-Status	Sind alle Spaces synchron?	Drift durch fehlgeschlagene Operationen
Letzte Aktivitaet	Gab es kuerzlich Aktivitaet?	Warnung wenn >7 Tage inaktiv
Rate-Limit Override	Ist das Admin-Rate-Limit korrekt?	Verwaltung wird gedrosselt

Server-Info

Zeigt die wichtigsten Eckdaten deiner Instanz:

• Domain und Web-App-Adresse
• Plan (Light/Pro/Dedicated)
• Zahlungsstatus und Installationsstatus
• Upload-Limit (maximal erlaubte Dateigroesse im Chat)
• Speicherplatz und maximale Nutzerzahl
• Flurfunk (Sprachnachrichten aktiv/inaktiv)

Wann solltest du hier reinschauen?

• Regelmaessig (1x pro Woche) — kurzer Blick ob alles gruen ist
• Nach Aenderungen — nach Benutzer-Importen, Space-Umstrukturierungen
• Bei Problemen — wenn Benutzer sich ueber fehlende Nachrichten oder Raeume beschweren

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Wartung (Space-Sync)

Der Tab Wartung zeigt Spaces, deren Zustand in Matrix nicht mit der Prilog-Datenbank uebereinstimmt (Drift). Im Normalfall ist diese Liste leer — Prilog repariert Drift automatisch ueber Nacht. Falls doch ein Space auftaucht, klicke auf Reparieren um die Synchronisation manuell anzustossen.

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Space-Modus

Jeder Space kann in einem von drei Modi betrieben werden. Der Modus wird im Web-Client unter Info-Panel → Modus umgeschaltet:

Modus	Wer kann schreiben	Anwendungsfall
Chat	Alle Mitglieder	Standard — bidirektionaler Austausch (Lehrer untereinander)
Infotafel	Nur Mitarbeiter	Eltern-Spaces — Mitteilungen an Eltern, die nur lesen koennen
Deaktiviert	Niemand	Reine Organisations-Spaces (nur Dateien, Aufgaben, Kalender)

Im Modus Deaktiviert oeffnet der Space direkt das Info-Panel in voller Breite, ohne Chat.

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Sichtbare Tabs pro Space

Unter Info-Panel → Sichtbare Tabs koennen Admins festlegen, welche Module in einem bestimmten Space angezeigt werden. Deaktivierte Tabs verschwinden fuer alle Mitglieder dieses Spaces.

Verfuegbare Tabs: Dateien, Aufgaben, Kalender, Briefe, Anwesenheit, Mitteilungsheft, Medien, Aktivitaet.

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Onboarding-Checkliste für neue Schulen

1. ☐ Tenant ist angelegt (Admin-Portal → Tenants)
2. ☐ Portal-Account existiert (E-Mail + Passwort)
3. ☐ Spaces sind erstellt und initialisiert
4. ☐ Benutzerkonten sind angelegt (mit Matrix-Passwort)
5. ☐ Benutzer sind Spaces zugewiesen
6. ☐ Space-Sync ist gelaufen (Matrix-Mitgliedschaften)
7. ☐ Kalender-Layer sind konfiguriert
8. ☐ Optional: Schulferien per .ics importiert
9. ☐ Benutzer können sich im Web-Client einloggen und chatten