Dokumenten-Management — Architektur

Diese Seite beschreibt den technischen Aufbau des Prilog-DMS für Entwickler, technische Administratoren und alle, die das System tiefer verstehen oder erweitern wollen.

Stand: DMS-Phase 0-10 vollständig implementiert (2026-05-03).

Architektur-Überblick

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                      Web-Client (React)                          │
│                                                                  │
│  ┌─────────┐  ┌──────────────┐  ┌──────────────────────────┐   │
│  │ Sidebar │  │ Liste/Grid/  │  │ Detail-Panel              │   │
│  │ (Filter,│  │ Folders/     │  │ (Vorschau + alle Phase-3- │   │
│  │  Bäume) │  │ Timeline)    │  │  bis Phase-10-Felder)     │   │
│  └─────────┘  └──────────────┘  └──────────────────────────┘   │
└──────────────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                           │ REST + JWT
┌──────────────────────────┴──────────────────────────────────────┐
│                     Backend API (Fastify)                         │
│                                                                  │
│  Documents   FolderTrees   DocTypes   Retention   ShareLinks    │
│  Relations   Signatures    Annotations  Templates  EmailAlias    │
│       │           │            │           │           │          │
│       └───────────┴────────────┴───────────┴───────────┘          │
│                            │                                      │
│                       Prisma ORM                                  │
└──────────────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                           │
       ┌───────────────────┼─────────────────────────────────┐
       │                   │                                  │
┌──────┴──────┐  ┌─────────┴────────┐  ┌──────────────┐  ┌──┴────────────┐
│ PostgreSQL  │  │ Per-Tenant       │  │ Tesseract +  │  │ Stalwart Mail │
│ + tsvector  │  │ MinIO (S3)       │  │ poppler      │  │ + JMAP-Fetch  │
│ + pgvector  │  │ AES-256-GCM      │  │ (OCR)        │  │ (Mail-zu-DMS) │
│   (geplant) │  │                  │  │              │  │               │
└─────────────┘  └──────────────────┘  └──────────────┘  └───────────────┘

Datenmodell

Alle DMS-Modelle liegen im zentralen prisma/schema.prisma. Migrations: 0033_dms_folder_trees bis 0040_dms_annotations_templates_email.

Document (zentrales Modell)

Feld	Typ	Beschreibung
`id`	String (cuid)	Eindeutige ID
`tenantId`	String	Tenant-Scope
`spaceId`	String?	Space-Scope (nur bei `scope='SPACE'`)
`scope`	Enum	`SPACE` oder `PERSONAL`
`ownerUserId`	String?	Eigentümer (nur bei `scope='PERSONAL'`)
`title`	String	Anzeigename
`description`	Text?	Optionale Beschreibung
`mimeType`	String	MIME-Typ
`sizeBytes`	Int	Dateigröße
`storageKey`	String	S3-Objektpfad
`uploadedBy`	String	matrixUserId des Uploaders (oder `system:*`)
`fileHash`	String?	SHA-256 für Duplikat-Erkennung
`content`	Text?	Extrahierter Text für Volltextsuche
`searchVector`	tsvector	Volltextindex (Trigger-aktualisiert)
`starred`	Boolean	Lesezeichen
`locked`	Boolean	Lösch-Sperre
`version`	Int	Version (1+)
`parentId`	String?	Vorgänger-Version
`lastOpenedAt`	DateTime?	Letzter Zugriff
`expiresAt`	DateTime?	Manuelles Ablaufdatum
`archivedAt`	DateTime?	Archiviert
`deletedAt`	DateTime?	Soft-Delete (Papierkorb)
Phase 3
`documentTypeId`	String?	FK auf DocumentType
`customFields`	JSON?	Werte der Custom-Fields
Phase 5
`retentionUntil`	DateTime?	Berechnete Aufbewahrungsfrist
`legalHold`	Boolean	Aktiver Legal Hold
`legalHoldReason`	Text?	Begründung
`legalHoldBy`	String?	Wer hat gesetzt
`legalHoldAt`	DateTime?	Wann gesetzt
Phase 10
`isTemplate`	Boolean	Vorlagen-Markierung
`templateCategory`	String?	Kategorie (z.B. "Verträge")

FolderTree + Folder + DocumentFolderPlacement (Phase 1)

Mehrere parallele Hierarchien pro Tenant.

Modell	Zweck
`FolderTree`	Top-Level-Hierarchie (Name, Symbol, Reihenfolge)
`Folder`	Knoten im Baum (parentId, treeId)
`DocumentFolderPlacement`	M:N — ein Doc kann in mehreren Ordnern liegen

SavedSearch (Phase 2)

typescript

{ id, tenantId, userId, label, filter: JSON, color?, icon? }

Smart Folders: Filter-Definition wird gespeichert, beim Aufruf serverseitig ausgewertet.

DocumentType + Custom Fields (Phase 3)

typescript

DocumentType {
  id, tenantId, key, label, iconEmoji?, description?,
  fields: JSON,            // Array<{ key, label, type, required, options?, regex? }>
  retentionPolicyId?,      // Default-Aufbewahrung
}

Document.customFields ist eine JSON-Spalte: { field_key: value, ... }. Werte werden gegen DocumentType.fields validiert (Pflicht, Typ, Auswahl).

DocumentRelation (Phase 4)

typescript

{ id, tenantId, fromDocumentId, toDocumentId, relationType, note?, createdAt, createdBy }
relationType ∈ { BELONGS_TO | RELATED_TO | SUPERSEDES | PART_OF }

Bidirektional sichtbar — der API-Endpoint liefert beim Lookup Outgoing und Incoming.

RetentionPolicy (Phase 5)

typescript

RetentionPolicy {
  id, tenantId, name,
  retentionDays: Int,
  actionAfter: 'archive' | 'delete' | 'offer',
  legalHoldOverride: Boolean (default true),
  appliesToTypeId?,        // optional: gilt automatisch für Doc-Typ
}

Daily-Cron läuft durch alle Policies → matched alle fälligen Dokumente → führt Aktion aus (außer offer, das eine AdminTask erzeugt).

PublicShareLink + PublicShareView (Phase 6)

typescript

PublicShareLink {
  id, tenantId, documentId, slug (unique),
  passwordHash?,            // bcrypt
  expiresAt?, maxViews?, viewCount,
  revokedAt?, createdBy, createdAt
}
PublicShareView { id, linkId, ip, userAgent, viewedAt }

Public-Endpoint /s/:slug (kein Login). bcrypt-Vergleich, Counter-Increment, Audit-Log.

DocumentSignatureRequest + DocumentSignature (Phase 9)

typescript

DocumentSignatureRequest {
  id, tenantId, documentId, title?, note?,
  status: 'pending' | 'partially_signed' | 'fully_signed' | 'cancelled' | 'expired',
  expiresAt?, cancelledAt?, cancelledBy?, createdBy, createdAt
}
DocumentSignature {
  id, requestId, signerEmail, signerName?,
  status: 'pending' | 'signed' | 'declined',
  inviteSlug (unique),
  invitedAt, signedAt?, declineReason?,
  signerName?, ipAddress?,
  signatureHash?, signatureNonce?, signedDocHash?
}

Signatur-Hash = SHA256(fileHash | signedAt.iso | email | ip | nonce). Reproduzierbar verifizierbar — jede Manipulation am Original wird sichtbar (signedDocHash ≠ aktueller fileHash).

DocumentAnnotation (Phase 10)

typescript

{
  id, documentId, parentId?,    // self-FK für Threads
  authorId, body,
  pageNumber?, posX?, posY?, posWidth?, posHeight?,   // Anchor (optional)
  resolvedAt?, resolvedBy?,
  createdAt, updatedAt
}

Self-FK auf parentId = Threading. resolvedAt setzt einen Thread auf gelöst.

UserDmsEmailAlias (Phase 10)

typescript

{
  id, tenantId, matrixUserId,
  slug (12 char base32),
  fullAddress (unique, dms-<slug>@mail.prilog.chat),
  enabled, createdAt, lastReceivedAt?
}

Eine Adresse pro Nutzer pro Tenant. Wird vom Stalwart-Webhook per fullAddress-Lookup gematcht.

Volltextsuche

Technologie

PostgreSQL tsvector mit deutscher Sprachkonfiguration (german).

Trigger

sql

NEW.search_vector :=
    setweight(to_tsvector('german', coalesce(NEW.title, '')), 'A') ||
    setweight(to_tsvector('german', coalesce(NEW.description, '')), 'B') ||
    setweight(to_tsvector('german', coalesce(NEW.content, '')), 'C');

Treffer im Titel werden höher gewichtet (A > B > C). GIN-Index auf search_vector für O(log n) Lookup.

Suchsyntax (Frontend)

Eingabe	DB-Query (vereinfacht)
`Protokoll`	Plain prefix
`Protokoll Kollegium`	UND-Verknüpfung (`&`)
`Prot`	`prot:*` (Prefix-Match)
`Protokoll ODER Bericht`	OR (`
`-Entwurf`	NOT (`!`)
`"Beschluss vom"`	Phrase (`<->`)

Die Übersetzung passiert serverseitig im documents-global.router.ts.

Textextraktion

Nach jedem Upload läuft asynchron eine Extraktion:

Format	Bibliothek
PDF (mit Text-Layer)	`pdf-parse`
PDF (gescannt)	`tesseract.js` via `poppler-utils` (`pdftoppm`)
Word (.docx)	`mammoth`
Excel (.xlsx, .ods)	`xlsx`
PowerPoint (.pptx)	`officeparser`
OpenDocument	`officeparser`
RTF	`rtf-parser`
E-Mail (.eml)	`mailparser`
EPUB	`epub2`
Text-Formate	nativ UTF-8

Extrahierter Text wird in Document.content gespeichert → Trigger aktualisiert search_vector.

OCR (Phase 7)

Wenn ein PDF kein eingebettetes Text-Layer hat:

pdftoppm rendert jede Seite zu PNG (300 DPI)
tesseract läuft mit deutschen Sprachdaten (-l deu) über jede Seite
Resultierender Text wird in Document.content geschrieben

Tesseract + poppler-utils sind auf api-server systemweit installiert (apt-get install -y tesseract-ocr tesseract-ocr-deu poppler-utils).

Auto-Klassifizierung (Phase 7)

Naive-Bayes-Klassifikator in document-classifier.service.ts:

Tokenisierung (deutsche Stopwords entfernt)
Pro Typ: Wortwahrscheinlichkeiten aus existierenden typisierten Dokumenten (5min cache)
Beim Klassifizieren: argmax(P(typ|text))
Konfidenz = relative Wahrscheinlichkeit

typescript

suggestType(tenantId, content): { typeId, confidence, secondTypeId? }

Voraussetzungen: ≥5 typisierte Dokumente, ≥2 Typen, ≥3 Docs pro Typ.

Auto-Apply-Schwelle: confidence ≥ 0.95 → Typ wird automatisch gesetzt; sonst Vorschlag in customFields._suggestion.

Cache-Invalidation: nach jedem Type-Set wird invalidateClassifierCache(tenantId) gerufen.

Field-Extraction (Regex)

Pro Text-Feld eines Typs kann ein Regex hinterlegt werden. Beim Klassifizieren werden alle Regex-Felder gematcht, leere Doc-Felder werden mit Capture-Group 1 befüllt. Bereits gefüllte Felder werden nicht überschrieben.

Datei-Speicherung (Per-Tenant S3)

Layout

Jeder Tenant hat sein eigenes MinIO-Bucket-Service-Account (TenantRuntime). Schlüssel werden AES-256-GCM verschlüsselt in der DB gehalten.

Space-Dokumente:    spaces/{spaceId}/docs/{uuid}-{name}
Personal:           tenants/{tenantId}/users/{userId}/personal/{uuid}-{name}
Versionen:          spaces/{spaceId}/docs/{uuid}-v{n}-{name}
Vorlage-Kopien:     {scope-prefix}/{uuid}-{name}

Upload-Flow (Presigned)

Browser → POST /upload → { uploadUrl, key }
Browser → PUT  uploadUrl (direkt zu MinIO)
Browser → POST /confirm → DB-Eintrag + Async-Extraction

Der Backend-Server überträgt die Datei selbst nicht — nur Presigned-URLs.

API-Endpunkte (vollständig)

Dokumente

Methode	Pfad	Beschreibung
`GET`	`/platform/v1/documents`	Cross-Space-Suche, Pagination
`GET`	`/platform/v1/documents/stats`	Sidebar-Zähler
`GET`	`/platform/v1/spaces/:spaceId/documents/:id`	Detail
`POST`	`/platform/v1/spaces/:spaceId/documents/upload`	Presigned Upload
`POST`	`/platform/v1/spaces/:spaceId/documents/confirm-upload`	Bestätigung
`PATCH`	`/platform/v1/spaces/:spaceId/documents/:id`	Title, Description, Tags, Expiry
`DELETE`	`/platform/v1/spaces/:spaceId/documents/:id`	Soft-Delete
`GET`	`/platform/v1/spaces/:spaceId/documents/:id/download`	Presigned Download
`GET`	`/platform/v1/spaces/:spaceId/documents/:id/versions`	Versionshistorie

Folder Trees (Phase 1)

Methode	Pfad
`GET/POST/PATCH/DELETE`	`/platform/v1/folder-trees`
`GET/POST/PATCH/DELETE`	`/platform/v1/folders`
`POST/DELETE`	`/platform/v1/documents/:id/folders/:folderId`

Saved Searches (Phase 2)

Methode	Pfad
`GET/POST/PATCH/DELETE`	`/platform/v1/saved-searches`

Document Types (Phase 3)

Methode	Pfad
`GET/POST/PATCH/DELETE`	`/platform/v1/document-types`
`PATCH`	`/platform/v1/documents/:id/type`

Relations (Phase 4)

Methode	Pfad
`GET`	`/platform/v1/documents/:id/relations`
`POST`	`/platform/v1/documents/:id/relations`
`DELETE`	`/platform/v1/documents/:id/relations/:relationId`

Retention (Phase 5)

Methode	Pfad
`GET/POST/PATCH/DELETE`	`/platform/v1/retention-policies`
`POST`	`/platform/v1/documents/:id/legal-hold`
`DELETE`	`/platform/v1/documents/:id/legal-hold`

Methode	Pfad
`GET/POST/DELETE`	`/platform/v1/documents/:id/share-links`
`GET`	`/api/public/share/:slug`
`POST`	`/api/public/share/:slug/verify-password`

Signatures (Phase 9)

Methode	Pfad
`GET/POST`	`/platform/v1/documents/:id/signature-requests`
`POST`	`/platform/v1/signature-requests/:id/cancel`
`GET`	`/platform/v1/signature-requests/:id/certificate` (PDF)
`GET`	`/api/public/sign/:slug`
`POST`	`/api/public/sign/:slug/confirm`

Annotations (Phase 10)

Methode	Pfad
`GET/POST`	`/platform/v1/documents/:id/annotations`
`PATCH/DELETE`	`/platform/v1/annotations/:id`
`POST`	`/platform/v1/annotations/:id/resolve`
`POST`	`/platform/v1/annotations/:id/reopen`

Templates (Phase 10)

Methode	Pfad
`GET`	`/platform/v1/dms-templates`
`PATCH`	`/platform/v1/documents/:id/template`
`POST`	`/platform/v1/dms-templates/:id/instantiate`

Email Alias (Phase 10)

Methode	Pfad
`GET`	`/platform/v1/dms/email-alias`
`POST`	`/platform/v1/dms/email-alias/enable`
`POST`	`/platform/v1/dms/email-alias/disable`
`POST`	`/platform/v1/dms/email-alias/rotate`

Mail-zu-DMS — Stalwart Integration

Eingehende Mail

Stalwart MTA empfängt Mail an dms-xxx@mail.prilog.chat
   ↓
POST /api/public/inbound/stalwart   (IP-Whitelist Stalwart)
   ↓
space-email.router iteriert events:
   ├─ Recipient passt zu Space.emailAddress → Space-Email-Flow
   ├─ Recipient passt zu UserDmsEmailAlias.fullAddress → DMS-Personal-Flow
   └─ sonst log + ignore
   ↓
DMS-Personal-Flow (async):
   1. JMAP-Fetch via fetchEmailByMessageId
   2. Body als .txt → personal Document
   3. Pro Anhang: fetchBlob → personal Document
   4. UserDmsEmailAlias.lastReceivedAt updaten

Speicherort

Mails landen unter tenants/{tenantId}/users/{userId}/personal/.... Document.uploadedBy = 'system:dms-mail'.

Process-Engine DMS-App (Phase 8)

DmsApp im Modul dms-engine mit 5 ComponentKinds:

Kind	Action
`dms.upload-trigger`	Startet Flow bei Upload (filterbar nach Typ, Space, Tag)
`dms.approve`	Aufgabe an Person — onActivate setzt assignedTo via separate UpdateMany
`dms.set-type`	Setzt documentTypeId + customFields (mit Template-Resolution)
`dms.move-to-folder`	Erstellt DocumentFolderPlacement
`dms.archive`	Setzt archivedAt

Flow-Auto-Trigger

dms-flow-trigger.service.ts → triggerDmsFlowsForDocument(documentId):

Alle Flow-Templates mit DMS-Upload-Trigger prüfen
Template-Match (Filter) → ProcessInstance starten mit inputData.documentId
Idempotent: kein Doppel-Start für gleiches Doc/Template

Hooks: bei Auto-Klassifizierung und manuellem Type-Set.

Frontend-Architektur

src/features/
├── documents/
│   ├── documents-hub.tsx            # 3-Panel Hauptseite
│   ├── documents-panel.tsx          # Space-Sidebar Tab
│   ├── documents-world.tsx          # Welt-Navigation
│   ├── tiptap-viewer.tsx            # Read-only Tiptap
│   └── use-documents.ts             # React Hooks
└── dms/
    ├── folder-trees-view.tsx
    ├── folder-trees-sidebar.tsx
    ├── document-folders-panel.tsx
    ├── saved-searches-sidebar.tsx
    ├── document-type-panel.tsx
    ├── document-types-settings.tsx
    ├── document-relations-panel.tsx
    ├── retention-panel.tsx
    ├── retention-settings.tsx
    ├── share-link-modal.tsx
    ├── signature-modal.tsx
    ├── public-share-page.tsx        # /s/:slug
    ├── public-sign-page.tsx         # /sign/:slug
    ├── document-annotations-panel.tsx
    ├── dms-templates-settings.tsx
    ├── template-picker-modal.tsx
    ├── dms-email-alias-settings.tsx
    └── use-* hooks (1 pro Domain)

Vorschau-System

Dateityp	Renderer
PDF	`<iframe>` mit Browser-PDF
Bilder	`<img>`
Markdown / Text	Tiptap (read-only)
Office	Tiptap mit extrahiertem Text

Tiptap mit StarterKit, Tabellen, Code-Highlight, Markdown, Highlight, Typography.

Hintergrund-Jobs

Job	Auslöser	Aufgabe
Text-Extraction	Upload	Text + OCR + DB-Update
Auto-Classifier	Upload (nach Extract)	Typ-Vorschlag, ggf. Auto-Apply
DMS-Flow-Trigger	Upload + Type-Set	ProcessInstances starten
Retention-Cron	Daily	Aufbewahrungs-Aktionen
Trash-Cleanup	Daily	Papierkorb >30d endgültig löschen
Re-Indexierung	Server-Start	Docs ohne `content` neu indizieren
Mail-zu-DMS	Stalwart-Webhook	Mail + Anhänge → Personal Documents

Migrations-Übersicht

Migration	Inhalt
`0033_dms_folder_trees`	FolderTree, Folder, DocumentFolderPlacement
`0034_dms_tags_saved_searches`	SavedSearch + Tag-Verbesserungen
`0035_dms_document_types`	DocumentType + customFields
`0036_dms_retention_policies`	RetentionPolicy + Document.retention/legalHold
`0037_dms_public_share_links`	PublicShareLink + PublicShareView
`0038_dms_document_relations`	DocumentRelation
`0039_dms_signatures`	DocumentSignatureRequest + DocumentSignature
`0040_dms_annotations_templates_email`	DocumentAnnotation + Document.isTemplate + UserDmsEmailAlias

Sicherheit & Compliance

Aspekt	Umsetzung
Tenant-Isolation	tenantId-Scope in jedem Query, eigene S3-Buckets
S3-Verschlüsselung	AES-256-GCM für Service-Account-Keys in DB
DSGVO-Löschung	Hard-Delete-Endpoint (löscht S3 + DB, bricht legalHold nicht)
Audit	Pro Doc Activity-Log + Share-Views + Signatur-Trail
Public Endpoints	Slug = Geheimnis (24+ char base64url), Rate-Limit, kein Login-Hint
eIDAS Art. 26	Hash über Doc + Time + Email + IP + Nonce, PDF-Zertifikat
OCR-Server	Lokal auf api-server, kein 3rd-Party
Mail-Webhook-Auth	IP-Whitelist + (geplant) HMAC

Geplante Erweiterungen

PDF.js Inline-Annotation-Highlights — Datenmodell mit page/pos-Feldern steht (Phase 10), UI fehlt
Globale Admin-Übersichten — alle Share-Links, alle Email-Aliases pro Tenant
Y.js Multi-User-Editing — Tiptap + Matrix als Transport, Phase 11+
Drag & Drop zwischen Spaces — derzeit nur Folder-Drop
Erinnerungen vor Ablaufdatum — push/email
Embedding-Suche (pgvector) — semantische Suche zusätzlich zu tsvector

Dokumenten-Management — Architektur ​

Architektur-Überblick ​

Datenmodell ​

Document (zentrales Modell) ​

FolderTree + Folder + DocumentFolderPlacement (Phase 1) ​

SavedSearch (Phase 2) ​

DocumentType + Custom Fields (Phase 3) ​

DocumentRelation (Phase 4) ​

RetentionPolicy (Phase 5) ​

PublicShareLink + PublicShareView (Phase 6) ​

DocumentSignatureRequest + DocumentSignature (Phase 9) ​

DocumentAnnotation (Phase 10) ​

UserDmsEmailAlias (Phase 10) ​

Volltextsuche ​

Technologie ​

Trigger ​

Suchsyntax (Frontend) ​

Textextraktion ​

OCR (Phase 7) ​

Auto-Klassifizierung (Phase 7) ​

Field-Extraction (Regex) ​

Datei-Speicherung (Per-Tenant S3) ​

Layout ​

Upload-Flow (Presigned) ​

API-Endpunkte (vollständig) ​

Dokumente ​

Folder Trees (Phase 1) ​

Saved Searches (Phase 2) ​

Document Types (Phase 3) ​

Relations (Phase 4) ​

Retention (Phase 5) ​

Public Share Links (Phase 6) ​

Signatures (Phase 9) ​

Annotations (Phase 10) ​

Templates (Phase 10) ​

Email Alias (Phase 10) ​

Mail-zu-DMS — Stalwart Integration ​

Eingehende Mail ​

Speicherort ​

Process-Engine DMS-App (Phase 8) ​

Flow-Auto-Trigger ​

Frontend-Architektur ​

Vorschau-System ​

Hintergrund-Jobs ​

Migrations-Übersicht ​

Sicherheit & Compliance ​

Geplante Erweiterungen ​

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SavedSearch (Phase 2)

DocumentType + Custom Fields (Phase 3)

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RetentionPolicy (Phase 5)

PublicShareLink + PublicShareView (Phase 6)

DocumentSignatureRequest + DocumentSignature (Phase 9)

DocumentAnnotation (Phase 10)

UserDmsEmailAlias (Phase 10)

Volltextsuche

Technologie

Trigger

Suchsyntax (Frontend)

Textextraktion

OCR (Phase 7)

Auto-Klassifizierung (Phase 7)

Field-Extraction (Regex)

Datei-Speicherung (Per-Tenant S3)

Layout

Upload-Flow (Presigned)

API-Endpunkte (vollständig)

Dokumente

Folder Trees (Phase 1)

Saved Searches (Phase 2)

Document Types (Phase 3)

Relations (Phase 4)

Retention (Phase 5)

Public Share Links (Phase 6)

Signatures (Phase 9)

Annotations (Phase 10)

Templates (Phase 10)

Email Alias (Phase 10)

Mail-zu-DMS — Stalwart Integration

Eingehende Mail

Speicherort

Process-Engine DMS-App (Phase 8)

Flow-Auto-Trigger

Frontend-Architektur

Vorschau-System

Hintergrund-Jobs

Migrations-Übersicht

Sicherheit & Compliance

Geplante Erweiterungen

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