Dokumenten-Management — Handbuch für Anwender
Das Dokumenten-Management (DMS) in Prilog ist mehr als eine Dateiablage: Es hilft Ihnen, Dokumente sicher zu speichern, schnell wiederzufinden, mit anderen zu teilen, elektronisch zu unterschreiben und über die ganze Lebensdauer hinweg geordnet zu halten — von der ersten Ablage bis zur Aufbewahrungsfrist.
Dieses Handbuch erklärt alle Funktionen Schritt für Schritt, mit Beispielen aus dem Schulalltag und dem Büro.
Neuigkeiten
Stand 2026-08-17 — Office-Dokumente direkt bearbeiten. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien (
.docx,.xlsx,.pptxsowie die älteren.doc,.xls,.ppt) lassen sich jetzt direkt im Browser öffnen, bearbeiten und speichern — mit voller Formattreue, ohne Download und ohne installiertes Office. In der Datei-Vorschau erscheint dazu die Schaltfläche „Bearbeiten"; ein Klick öffnet den vollflächigen Editor. Gespeichert wird als neue Dokument-Version (der vorherige Stand bleibt erhalten). Die Vorschau zeigt Office-Dateien außerdem jetzt als originalgetreue Seitenansicht.
Was steckt drin? — Funktionen im Überblick
| Bereich | Was es kann |
|---|---|
| Hochladen | Per Klick, Drag-&-Drop, oder per E-Mail an Ihre persönliche DMS-Adresse |
| Office bearbeiten | Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt im Browser öffnen, bearbeiten und speichern — volle Formattreue, kein Download |
| Suchen | Volltextsuche über Inhalte (auch in PDFs, Word, Excel — auch in gescannten Dokumenten dank OCR) |
| Ordnen | Mehrere parallele Ordner-Hierarchien — ein Dokument kann in mehreren Ordnern gleichzeitig liegen |
| Klassifizieren | Dokumenten-Typen (z.B. Rechnung, Vertrag, Schülerakte) mit eigenen Feldern |
| Verknüpfen | Dokumente miteinander in Beziehung setzen (Vertrag ↔ Rechnung, Original ↔ Nachfolger) |
| Kommentieren | Diskussions-Threads direkt am Dokument |
| Vorlagen | Aus einer Vorlage neues Dokument erzeugen (z.B. Standard-Mahnung) |
| Teilen | Öffentlicher Link mit Passwort, Ablauf, Audit |
| Unterschreiben | Elektronische Signatur nach eIDAS Art. 26 |
| Aufbewahren | Automatische Archivierung oder Löschung nach Aufbewahrungsfrist |
| Markieren | Lesezeichen, Tags, eigene Beschreibung |
Den Dokumenten-Bereich öffnen
In der Welten-Leiste (links auf dem Desktop, unten auf dem Smartphone) finden Sie das DMS-Symbol. Ein Klick öffnet den Dokumenten-Hub.
Der Hub ist in drei Bereiche aufgeteilt:
┌─────────────┬────────────────────────┬───────────────┐
│ Sidebar │ Liste der Dokumente │ Detail-Panel │
│ (Filter, │ (mit Suche, Sort, │ (Vorschau + │
│ Ordner) │ Ansichts-Wechsel) │ Metadaten) │
└─────────────┴────────────────────────┴───────────────┘Was die Sidebar zeigt
- Alle Dokumente — Globale Liste über alle Ihre Spaces
- Zuletzt geöffnet — Was Sie kürzlich angesehen haben
- Markiert — Ihre Lesezeichen
- Papierkorb — Gelöschte Dokumente (30 Tage wiederherstellbar)
- Speicher — Verbrauchter Platz in Ihrem Tenant
- Ordner-Bäume — eine oder mehrere Hierarchien (z.B. "Schuljahr", "Verwaltung", "Unterricht")
- Gespeicherte Suchen — Smart Folders mit fester Filter-Logik
- Tags — Schlagwörter mit Anzahl
Dokumente hochladen
Per Klick
- Klicken Sie oben rechts auf Hochladen
- Wenn Sie in mehreren Spaces sind, wählen Sie den Ziel-Space
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien
- Die Dateien werden hochgeladen und erscheinen in der Liste
Per Drag-&-Drop
Ziehen Sie Dateien einfach ins Fenster. Es erscheint ein blauer Bereich "Dateien hier ablegen" — loslassen, fertig.
Per E-Mail (Mail-zu-DMS)
Sie können sich eine persönliche DMS-Adresse generieren lassen, an die Sie Mails inklusive Anhängen schicken können. Die Mail landet in Mein Fach → Inbox, jeder Anhang wird als eigenes Dokument abgelegt.
→ Siehe Mein Fach per E-Mail.
Aus dem Chat
Sehen Sie eine Datei im Chat, die Sie behalten möchten? Rechtsklick (Desktop) bzw. langes Tippen (Mobile) auf die Datei → "In Mein Fach speichern" oder "In DMS-Space ablegen".
Welche Dateiformate kann Prilog lesen?
Prilog macht den Inhalt dieser Formate per Volltextsuche durchsuchbar:
| Format | Dateitypen |
|---|---|
| .pdf (auch gescannt — siehe OCR) | |
| Office | .docx, .xlsx, .pptx |
| OpenDocument | .odt, .ods, .odp |
| Text | .txt, .md, .csv, .json, .xml, .html |
| Rich Text | .rtf |
| .eml | |
| E-Books | .epub |
| Bilder | .jpg, .png, .gif, .svg (Vorschau, optional OCR) |
Andere Formate können hochgeladen und heruntergeladen werden — nur die Volltextsuche greift dann nicht.
Duplikat-Erkennung
Laden Sie eine Datei hoch, deren Inhalt bereits existiert, erscheint ein Hinweis: "Ein Dokument mit gleichem Inhalt existiert bereits." — Sie können trotzdem hochladen oder das Original öffnen.
Dokumente finden
Volltextsuche
Das Suchfeld oben durchsucht gleichzeitig:
- Dateinamen
- Beschreibungen
- den gesamten Textinhalt (auch PDFs, Office-Dokumente, gescannte Belege)
- Tags
- benutzerdefinierte Felder (siehe Dokumenten-Typen)
Die Suche ist auf Deutsch optimiert: Eine Suche nach "Protokoll" findet auch "Protokolle", "Protokollen".
Such-Operatoren
| Eingabe | Was es macht |
|---|---|
Protokoll Kollegium | UND-Suche: Beide Wörter müssen vorkommen |
Prot | Prefix: Findet Protokoll, Protein, Protagonist |
Protokoll ODER Bericht | ODER-Suche (auch OR) |
Protokoll -Entwurf | Schließt Wort aus (Minuszeichen direkt davor) |
"Beschluss vom 12.05." | Exakte Phrase |
"Schuljahr 2026" Zeugnis | Phrase und weiteres Wort |
Such-Hervorhebung
Bei aktiver Suche werden Fundstellen in der Liste gelb markiert. Im Detail-Panel werden die Fundstellen ebenfalls hervorgehoben.
Ranking
Treffer im Titel zählen mehr als Treffer in der Beschreibung. Treffer in der Beschreibung mehr als im Inhalt. Ergebnisse werden nach Relevanz sortiert.
Ordner-Hierarchien (mehrere parallele Bäume)
Klassische DMS haben eine Ordnerstruktur. Prilog erlaubt mehrere parallele Hierarchien — und ein Dokument kann gleichzeitig in mehreren Ordnern liegen.
Beispiel aus dem Schulalltag
Sie haben einen Elternbrief zur Klassenfahrt. Klassisch müssten Sie sich entscheiden:
- in "Schuljahr 2025/2026 → Klasse 7a", oder
- in "Verwaltung → Elternbriefe → 2026"?
In Prilog legen Sie zwei Ordner-Bäume an: "Schuljahr" und "Verwaltung". Der Brief liegt in beiden Bäumen gleichzeitig — ohne Kopie.
So legen Sie einen Baum an
- In der Sidebar unter "Ordner-Bäume" auf + Neuer Baum
- Name vergeben (z.B. "Schuljahr 2025/2026")
- Optional: ein Symbol auswählen
- Im Baum dann + Neuer Ordner für Unterordner
Dokument in einen Ordner einsortieren
- Dokument in der Liste auswählen
- Im Detail-Panel zum Bereich "In Ordnern"
- + Ordner hinzufügen klicken
- Den Ziel-Ordner aus einem oder mehreren Bäumen auswählen
Tipp: Auch per Drag-&-Drop möglich — Dokument auf den Ordner in der Sidebar ziehen.
Smart Folders (Gespeicherte Suchen)
Smart Folders sind dynamische Ordner: Sie speichern eine Filter-Definition, und Prilog zeigt jedes Mal die Dokumente, die aktuell zu diesem Filter passen.
Beispiel
- "Alle PDFs im Space 'Verwaltung' der letzten 30 Tage, sortiert nach Datum"
- "Alle Verträge mit Ablauf in den nächsten 60 Tagen"
So legen Sie einen Smart Folder an
- Stellen Sie die gewünschte Ansicht ein (Filter, Sortierung, Tag-Auswahl)
- In der Sidebar unter Gespeicherte Suchen auf +
- Namen vergeben — fertig
Der Smart Folder erscheint in der Sidebar. Bei einem Klick öffnet sich die gespeicherte Ansicht, automatisch aktualisiert.
Dokumenten-Typen (mit eigenen Feldern)
Ein Dokumenten-Typ ist eine Klassifizierung mit eigenen Feldern. Beispiel: Der Typ "Rechnung" hat die Felder Rechnungsdatum, Betrag, Lieferant, Fälligkeit. Der Typ "Schülerakte" hat Felder wie Schüler-ID, Klasse, Aufnahme-Datum.
Typ zuweisen
- Dokument auswählen → Detail-Panel
- Im Bereich Dokument-Typ den passenden Typ wählen
- Die Felder erscheinen darunter und können ausgefüllt werden
Auto-Klassifizierung
Wenn schon einige typisierte Dokumente vorhanden sind, schlägt Prilog beim Hochladen automatisch einen Typ vor — mit einer Konfidenz in Prozent. Bei sehr hoher Konfidenz wird der Typ automatisch gesetzt.
Die Klassifizierung lernt aus Ihrem Bestand — je mehr Beispiele, desto besser die Vorschläge.
Felder automatisch füllen
Manche Typen haben Extraktions-Regeln für ihre Felder (z.B. "Rechnungsdatum erkennen anhand des Musters Rechnungsdatum: dd.mm.yyyy"). Diese Felder werden bei der Klassifizierung automatisch gefüllt — Sie können sie überschreiben.
Beziehungen zwischen Dokumenten
Verknüpfen Sie Dokumente miteinander, um Zusammenhänge sichtbar zu machen.
Beziehungs-Typen
| Typ | Beispiel |
|---|---|
| Gehört zu (BELONGS_TO) | Anhang gehört zu einem Vertrag |
| Verwandt mit (RELATED_TO) | Zwei Berichte über das gleiche Thema |
| Ersetzt (SUPERSEDES) | Aktualisierte Fassung eines Dokuments |
| Teil von (PART_OF) | Kapitel eines größeren Dokuments |
So legen Sie eine Beziehung an
- Dokument öffnen → Detail-Panel → Beziehungen
- + Hinzufügen klicken
- Ziel-Dokument auswählen, Beziehungs-Typ wählen, optional Notiz
- Speichern
Beziehungen sind bidirektional sichtbar: Sehen Sie sich das Ziel-Dokument an, sehen Sie auch die Rückbeziehung.
Kommentare am Dokument
Direkt am Dokument können Sie und Ihre Kollegen Diskussions-Threads führen — wie Kommentare unter einem Beitrag.
Kommentar schreiben
- Dokument öffnen → Detail-Panel → Kommentare
- Text in das Eingabefeld → Posten
Antworten
Unter jedem Top-Kommentar steht Antworten. So entstehen Threads.
Als gelöst markieren
Der Author oder ein Admin kann einen Kommentar als gelöst markieren (Häkchen-Symbol). Gelöste Threads werden grün hinterlegt und Antworten sind dann gesperrt. Die offenen Kommentare zählt Prilog oben in einem Badge.
Wieder öffnen
Gelöste Threads können jederzeit wieder geöffnet werden (Pfeil-Symbol).
Vorlagen — neue Dokumente aus Mustern
Statt jedes Dokument von Grund auf zu erstellen, können Sie Vorlagen nutzen — z.B. Standard-Mahnung, Aufnahme-Antrag, Unfallbericht.
Aus Vorlage neu anlegen
- Im DMS-Hub oben rechts auf Vorlage (Stern-Symbol)
- Im Picker eine Vorlage wählen (gruppiert nach Kategorie)
- Neuen Titel eingeben
- Ziel wählen: Mein Fach (persönlich) oder In Space
- Bei Space: Den Space auswählen
- Erstellen — die Vorlage wird kopiert
Die Felder, der Typ und die Custom Fields der Vorlage werden mit übernommen.
Vorlagen anlegen (für Admins)
Admins können jedes Dokument als Vorlage markieren — siehe Admin-Handbuch.
Aufbewahrung & Legal Hold
Manche Dokumente müssen über Jahre aufbewahrt werden (Steuerbelege 10 Jahre, Personalakten 30 Jahre …). Prilog hilft mit Aufbewahrungsregeln und Legal Hold.
Was Sie als Anwender sehen
Im Detail-Panel finden Sie unter Aufbewahrung:
- Aufbewahrt bis: 31.12.2035 — Datum, ab dem das Dokument bearbeitet werden darf
- Legal Hold: Ja — wenn das Dokument unter rechtlichem Schutz steht (z.B. laufendes Verfahren)
- Grund und gesetzt von — wer hat den Hold wann mit welcher Begründung gesetzt
Auswirkungen
- Ein Dokument unter Legal Hold kann nicht gelöscht werden, auch nicht vom Admin — es muss erst freigegeben werden.
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument archiviert oder gelöscht werden — je nach Regel, die der Admin festgelegt hat. Sie sehen einen Hinweis im Detail-Panel.
Aufbewahrungsregeln werden vom Admin konfiguriert, meist pro Dokumenten-Typ.
Öffentliche Freigabe-Links
Sie wollen ein Dokument an jemanden außerhalb von Prilog schicken? Erstellen Sie einen öffentlichen Link.
Link erstellen
- Dokument öffnen → Detail-Panel → Symbol Teilen in der Werkzeugleiste
- Optional ein Passwort vergeben
- Optional ein Ablaufdatum setzen
- Optional Maximalanzahl Aufrufe beschränken
- Erstellen — Sie erhalten einen Link, den Sie kopieren und versenden können
Was der Empfänger sieht
Eine schlanke Seite mit:
- Dem Dokument-Titel
- Vorschau (PDF inline, Bilder, Text)
- Download-Button
- ggf. Passwort-Eingabe
Audit-Log
Jeder Aufruf wird protokolliert — Sie sehen im Detail-Panel: "5 Aufrufe, zuletzt am 02.05. um 14:30 Uhr von 88.99.x.x".
Link widerrufen
Über das Detail-Panel können Sie einen aktiven Link jederzeit widerrufen. Der Empfänger sieht dann eine Hinweis-Seite "Link nicht mehr gültig".
Elektronische Signatur (eIDAS)
Verträge oder Erklärungen elektronisch unterschreiben lassen — direkt aus Prilog heraus, mit fortgeschrittener elektronischer Signatur nach eIDAS Art. 26.
Wann ist das die richtige Signatur-Form?
eIDAS Art. 26 deckt rund 95 % aller Geschäftsdokumente ab — Schul-Verträge, NDA, Zustimmungserklärungen, interne Genehmigungen. Nicht geeignet für formgebundene Verträge (z.B. Grundstückskauf, Eheverträge — dort gilt weiter Schriftform-Erfordernis nach BGB §126).
Signatur-Anfrage stellen (Sie wollen, dass jemand unterschreibt)
- Dokument öffnen → Symbol Unterschreiben
- Neue Anfrage
- Eine oder mehrere Personen hinzufügen — pro Person Name + E-Mail
- Optional: Titel, Notiz, Ablaufdatum
- Senden — jeder Unterzeichner bekommt eine Mail mit einem Link
Status verfolgen
Im Detail-Panel sehen Sie für jeden Unterzeichner:
- Ausstehend — Mail wurde gesendet, noch nicht unterschrieben
- Unterschrieben am 03.05. um 09:15 Uhr — Erfolgreich
- Abgelehnt mit Grund — Wurde abgelehnt
Sobald alle unterschrieben haben, wird der Status auf Vollständig unterschrieben gesetzt.
Signatur-Zertifikat
Nach Abschluss können Sie ein Audit-PDF herunterladen mit:
- Original-Hash des Dokuments (SHA256)
- Pro Unterzeichner: Name, Email, IP, Zeitpunkt, Signatur-Hash, Nonce
- eIDAS-Hinweis
Das PDF dokumentiert die Signatur unwiderlegbar.
Selbst unterschreiben (Sie haben einen Link bekommen)
- Klick auf den Link in der Mail
- Dokument-Vorschau ansehen
- Vollen Namen eingeben
- Häkchen "Ich bestätige, dass ich gelesen habe und elektronisch unterschreibe"
- Jetzt unterschreiben
Die Bestätigung mit Hash wird gespeichert — Sie können das Fenster schließen.
Mein Fach per E-Mail (DMS-Adresse)
Sie wollen schnell mal einen Beleg, einen Brief oder eine Mail-Anlage in Ihr DMS bringen — ohne Login? Mit der persönlichen DMS-Adresse geht das per E-Mail.
Adresse generieren
- Einstellungen → Mein Fach Email (unter "Persönlich")
- Adresse generieren — Sie erhalten eine Adresse wie
dms-h7k2m4n8p3q5@mail.prilog.chat - Kopieren — als Kontakt "Mein Fach" in Ihrem Mail-Programm speichern
Was passiert mit der Mail?
- Die Mail-Inhalte (Absender, Betreff, Text) werden als
.txtin Mein Fach → Inbox abgelegt - Jeder Anhang wird als separates Dokument im Personal-Bereich abgelegt
Adresse rotieren oder deaktivieren
In den gleichen Einstellungen:
- Rotieren — generiert eine neue Adresse, die alte wird sofort ungültig
- Deaktivieren — eingehende Mails werden ignoriert
Sicherheit
Die Adresse ist Ihr Geheimnis — geben Sie sie nicht weiter. Jeder, der die Adresse hat, kann Dateien in Ihr Fach legen.
Versionen
Bei einer aktualisierten Fassung eines Dokuments müssen Sie kein neues Dokument anlegen.
Neue Version hochladen
- Bestehendes Dokument öffnen → Detail-Panel → Versionen
- Neue Version hochladen klicken
- Datei auswählen — wird als neue Version verknüpft
Versionshistorie ansehen
Im Detail-Panel zeigt Versionen alle bisherigen Fassungen mit Datum und Hochlader. Sie können jede Version einzeln herunterladen.
Tags und Markierungen
Tags
Tags sind Schlagwörter — kurz und prägnant. Pro Dokument 2-3 Tags reichen.
- + Tag im Detail-Panel zum Erstellen
- Klick auf einen Tag in der Sidebar filtert die Liste
Markieren (Lesezeichen)
Klick auf das Stern-Symbol in der Liste oder im Detail-Panel. Markierte Dokumente erscheinen unter "Markiert" in der Sidebar.
Schloss (sperren)
Schloss-Symbol im Detail-Panel: Sperrt das Dokument vor versehentlichem Löschen. Vor dem Löschen muss es erst entsperrt werden.
Vier Ansichten
Mit den Symbolen oben rechts in der Werkzeugleiste wechseln Sie zwischen:
| Ansicht | Wofür |
|---|---|
| Liste | Klassische Dateiliste — kompakt, schnell zu scannen |
| Kacheln | Vorschau-Karten mit Tags — visueller |
| Ordner | Ihre Ordner-Bäume als Baumstruktur |
| Zeitstrom | Chronologische Timeline mit Aktivitätskurve |
Zeitstrom
Der Zeitstrom zeigt Ihre Dokumente als lebendigen Strom der Zeit. Jeder Monat ist ein Abschnitt mit:
- Aktivitätskurve — eine weiche Welle zeigt, wann viel los war
- Kalender-Events — Termine an dem Tag
- Neue Mitglieder — wer in dem Zeitraum dazukam
- Dokument-Karten mit Tags, Stern, Space, Uhrzeit
Ideal wenn Sie sich fragen: "Was war letzte Woche los?"
Vorschau im Detail
Klicken Sie auf ein Dokument in der Liste. Rechts öffnet sich das Detail-Fenster mit zwei Tabs:
Vorschau
- PDF wird direkt im Browser angezeigt
- Bilder werden inline dargestellt
- Markdown / Textdateien werden formatiert dargestellt
- Word, Excel, PowerPoint zeigen den extrahierten Text
Das Vollbild-Symbol oben rechts blendet die Liste aus und zeigt die Vorschau großflächig.
Details
- Aktionen: Markieren, Download, Löschen, Teilen, Unterschreiben
- Metadaten: Typ, Größe, Hochlader, Daten, Hash
- Beschreibung (klickbar zum Bearbeiten)
- Ablaufdatum
- Ordner, Dokument-Typ + Felder, Aufbewahrung, Beziehungen
- Vorlage-Markierung (für Admins)
- Kommentare
- Tags
- Versionen
- Aktivität (wer hat wann was gemacht)
OCR — Text aus Bildern erkennen
Wenn Sie einen gescannten Beleg oder eine Bilddatei mit Text hochladen, erkennt Prilog automatisch den Text per OCR (Tesseract). Der erkannte Text wird genauso indiziert wie ein normales PDF — Sie finden den Beleg per Volltextsuche.
OCR läuft im Hintergrund. Bei großen PDFs kann es ein paar Minuten dauern, bis das Dokument suchbar ist.
Papierkorb
Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb — 30 Tage wiederherstellbar.
- Wiederherstellen über das Wiederherstellungs-Symbol
- Endgültig löschen entfernt das Dokument sofort vom Speicher
- Nach 30 Tagen wird automatisch endgültig gelöscht
Tipps für den Alltag
- Beginnen Sie breit, grenzen Sie ein — bei der Suche
- Nutzen Sie Wortanfänge —
Einverist schneller alsEinverständniserklärung - Smart Folders für wiederkehrende Suchen — z.B. "Alle Verträge mit Ablauf in 60 Tagen"
- Dokument-Typen früh einführen — der Auto-Klassifikator wird mit jedem Beispiel besser
- Beziehungen pflegen — nach 6 Monaten dankbar, wenn Vertrag und Anhang verlinkt sind
- Vorlagen für Standardbriefe — spart Zeit und sorgt für einheitliche Form
- Mein Fach per Mail — für Einkaufs-Belege Gold wert
Mein Fach (persönliche Dokumente)
Neben dem Team-DMS hat jeder Nutzer ein eigenes Mein Fach — siehe Mein Fach – Handbuch.