⚠️ Veraltet (Stand 2026-04-30)

Diese Dokumentation beschreibt das alte System vor dem Process-Engine-Refactor (Phase 4.7). Die zugrundeliegenden Tabellen (cascade_*, concept_instances/bausteine, crisis_scenarios/events/tasks, workflow_*) wurden gedroppt. Die hier dokumentierten Routen und Models existieren so nicht mehr.

Aktuelle Architektur: Process-Engine API — eine Engine, mehrere Apps (flow.*, concept.*, crisis.*).

Diese Datei bleibt als historische Referenz erhalten.

Der Prilog-Node

n8n bringt Hunderte Standard-Nodes mit. Fuer Prilog haben wir einen eigenen Custom-Node gebaut der die wichtigsten Operationen mit einem Klick verfuegbar macht — keine HTTP-Request-URLs eintippen, keine JSON-Bodies basteln.

So finden Sie ihn

Im Workflow auf + klicken
Im Suchfeld Prilog eintippen
Sie sehen den Node mit dem gruenen Prilog-Logo (Kreis mit "P")

Was der Node kann

Im Node-Panel waehlen Sie zuerst eine Resource und dann eine Operation:

Resource	Operationen
Space	Erstellen, Auflisten
Mitglied	Hinzufuegen
Benutzer	Auflisten
Matrix-Chat	Nachricht senden, Raeume auflisten
Krise	Aktive Krisen, Task eskalieren

Statt URL, Method, Body selber zu konfigurieren bekommen Sie ausgefuellte Formularfelder mit Tooltips. Die Tenant-ID muss einmal pro Workflow eingegeben werden — am besten ueber [$vars.TENANT_ID] aus den n8n-Variablen.

Tenant-ID

Die Tenant-ID Ihrer Schule finden Sie im Portal unter Ablaeufe → n8n Workflows mit Copy-Button.

Die 8 Actions im Detail

Der Prilog-Node bietet aktuell 8 Aktionen in 5 Resource-Kategorien.

1. Space erstellen

Resource: Space → Operation: Erstellen

Erzeugt einen neuen Space (z.B. Klasse, Fachschaft, Arbeitsgruppe) in Prilog.

Felder:

Space Name (Pflicht) — sichtbarer Name, z.B. "Klasse 5a"
Type — Allgemein / Klasse / Fachschaft
Sichtbarkeit — Privat (Standard) oder Oeffentlich
Eltern-Space ID (optional) — fuer verschachtelte Hierarchien

Anwendungsfaelle:

Schuljahresanfang: alle neuen Klassen mit einem Klick anlegen
Onboarding-Workflow: wenn ein neuer Benutzer angelegt wird, automatisch einen persoenlichen Space erstellen
Projekt-Spaces: zeitlich begrenzte Spaces fuer Projektwochen, AGs, Klassenfahrten

Beispiel-Workflow "Klassenfahrt-Space anlegen":

Manual Trigger
    ↓
Prilog: Space erstellen
    Name: "Klassenfahrt 5a Italien"
    Type: Allgemein
    Eltern-Space: Klasse 5a
    ↓
Prilog: Mitglied hinzufuegen (Lehrkraft als MANAGER)

Eltern-Space-IDs herausfinden

Nutzen Sie zuerst die Action Space → Auflisten um die IDs aller bestehenden Spaces zu sehen. Dann referenzieren Sie sie ueber n8n-Expressions.

2. Spaces auflisten

Resource: Space → Operation: Auflisten

Gibt alle Spaces des Tenants zurueck (mit ID, Name, Typ, Sichtbarkeit, Erstelldatum).

Felder: Nur Standard-Felder (Tenant-ID + API-URL)

Anwendungsfaelle:

Inventur: Liste aller bestehenden Klassen-Spaces fuer einen Bericht
Abhaengigkeiten: vor dem Anlegen eines Sub-Spaces pruefen ob der Parent existiert
Aufraeumen: alte Klassen-Spaces erkennen die geloescht werden koennen
Bericht-Generierung: Liste aller Spaces als CSV/PDF per Email senden

Beispiel-Workflow "Wochenbericht aller Spaces":

Schedule: Jeden Freitag 16:00
    ↓
Prilog: Spaces auflisten
    ↓
Filter: name beginnt mit "Klasse"
    ↓
Send Email: Liste an Schulleitung

3. Mitglied hinzufuegen

Resource: Mitglied → Operation: Hinzufuegen

Fuegt einen Benutzer einem Space mit einer bestimmten Rolle hinzu. Wenn der Benutzer schon Mitglied ist, wird die Rolle aktualisiert.

Felder:

Space ID (Pflicht) — interner Bezeichner des Spaces
User ID (Pflicht) — Matrix-User-ID, Format @mueller:ihre-schule.prilog.team
Rolle — Owner / Admin / Manager / Mitglied / Gast

Anwendungsfaelle:

Onboarding: neuer Lehrer wird automatisch in Kollegium + alle seine Klassen hinzugefuegt
Klassenwechsel: zum Schuljahreswechsel alte Klassenschueler aus alter Klasse entfernen, in neue uebernehmen
Projektgruppen: Schueler einer Arbeitsgruppe automatisch zuweisen

Beispiel-Workflow "Neue Lehrkraft Onboarding":

Webhook: Neuer User angelegt (mit userType=Lehrkraft)
    ↓
Prilog: Spaces auflisten
    ↓
Filter: name = "Kollegium"
    ↓
Prilog: Mitglied hinzufuegen
    User: [neuer User]
    Space: [Kollegium-ID]
    Rolle: MANAGER

Rollen sinnvoll waehlen

OWNER — kann alles, auch loeschen. Nur fuer Schulleitung
ADMIN — kann Mitglieder verwalten und einstellen
MANAGER — kann Inhalte moderieren (typisch fuer Lehrkraefte in ihrer Klasse)
MEMBER — kann lesen und schreiben (typisch fuer Schueler/Eltern)
GUEST — nur lesen (Externe, Praktikanten)

4. Benutzer auflisten

Resource: Benutzer → Operation: Auflisten

Gibt alle aktiven Benutzer des Tenants zurueck mit userId, username, fullName, email, userType, userTypeKey.

Felder: Nur Standard-Felder

Anwendungsfaelle:

Filter nach UserType: "alle Lehrkraefte holen" fuer eine Massen-Aktion
Email-Verteiler: alle Eltern einer Klasse fuer einen Rundbrief
Sync mit externem System: Liste exportieren um sie mit dem Schulverwaltungs-Programm abzugleichen
Statistik: wie viele Schueler/Lehrkraefte/Eltern hat die Schule gerade

Beispiel-Workflow "Email-Rundbrief an alle Lehrkraefte":

Manual Trigger
    ↓
Prilog: Benutzer auflisten
    ↓
Filter: userTypeKey === "lehrkraft"
    ↓
Loop: fuer jede Lehrkraft
    ↓
Send Email: Wochen-Rundbrief

5. Nachricht senden (Matrix)

Resource: Matrix-Chat → Operation: Nachricht senden

Sendet eine Nachricht in einen Matrix-Raum als Admin (also als die Schule, nicht als persoenlicher Benutzer).

Felder:

Raum-ID (Pflicht) — Format !abc123:ihre-schule.prilog.team
Nachricht (Pflicht) — der Text
HTML-Formatierung (optional) — formatierte HTML-Version (fuer Fett, Listen, Links)

Anwendungsfaelle:

Erinnerung: taegliche Erinnerung in den Lehrer-Chat ("Vergiss nicht die Anwesenheit zu pruefen")
Auto-Antwort: auf Schluesselworte in Chats reagieren
Statusmeldung: "Server-Wartung heute Nacht 23:00-01:00" in alle wichtigen Raeume
Berichts-Posting: automatische Wochen-Zusammenfassung ins Schulleitungs-Chat

Beispiel-Workflow "Geburtstags-Glueckwunsch":

Schedule: Taeglich 8:00
    ↓
Prilog: Benutzer auflisten
    ↓
Filter: birthday === heute
    ↓
Loop: fuer jeden Geburtstagskind
    ↓
Prilog: Matrix Nachricht senden
    Raum: [Klassen-Chat]
    Text: "Heute hat [Name] Geburtstag — alles Gute!"

Markdown vs HTML

Fuer einfache Nachrichten reicht das Nachricht-Feld. Wenn Sie Fett, Links oder Listen brauchen, fuellen Sie zusaetzlich HTML-Formatierung mit der HTML-Variante. Matrix nutzt dann automatisch die formatierte Version wo der Client sie unterstuetzt.

6. Raeume auflisten (Matrix)

Resource: Matrix-Chat → Operation: Raeume auflisten

Gibt alle Matrix-Raeume des Tenants zurueck mit Raum-ID, Name, Mitgliederzahl und Ersteller.

Felder: Nur Standard-Felder

Anwendungsfaelle:

Raum-IDs herausfinden fuer andere Workflows die dann gezielt Nachrichten senden
Inaktive Raeume erkennen (kleine Mitgliederzahl, alt) → aufraeumen
Bericht: wie viele Chat-Raeume hat die Schule, wie viele Mitglieder pro Raum
Mass-Posting: in alle Raeume gleichzeitig eine Nachricht senden

Beispiel-Workflow "Wartungsfenster-Ankuendigung":

Manual Trigger
    ↓
Prilog: Matrix Raeume auflisten
    ↓
Filter: memberCount > 5 (nur aktive Raeume)
    ↓
Loop: fuer jeden Raum
    ↓
Prilog: Matrix Nachricht senden
    Text: "Wartung heute 23:00-01:00, kurze Unterbrechung moeglich"

7. Aktive Krisen abrufen

Resource: Krise → Operation: Aktive Krisen

Listet alle aktuell aktiven Krisen-Events der Schule. Liefert Event-IDs, Szenario-Namen, Aktivierungs-Zeit, betroffene Tasks.

Felder: Nur Standard-Felder (kein Tenant-ID noetig — wird aus dem Kontext bezogen)

Anwendungsfaelle:

Status-Dashboard: alle 5 Min pruefen ob eine Krise aktiv ist und ein externes System updaten
SMS-Eskalation: wenn laenger als 30 Min eine Krise aktiv ist, SMS an Schultraeger
Auto-Verlaengerung: wenn eine Krise zu lange laeuft, nochmal benachrichtigen
Externe Integration: Krisen-Status in ein Schultraeger-System spiegeln

Beispiel-Workflow "Eskalation bei langer Krisendauer":

Schedule: Alle 5 Minuten
    ↓
Prilog: Aktive Krisen
    ↓
Filter: aktivierte Zeit > 30 Min
    ↓
HTTP Request: SMS an Schultraeger

8. Task eskalieren

Resource: Krise → Operation: Task eskalieren

Markiert einen offenen Krisen-Task als eskaliert (mit Stufen-Nummer). Wird normalerweise von n8n-Workflows automatisch nach Wartezeiten aufgerufen.

Felder:

Task ID (Pflicht) — die ID der Task die eskaliert werden soll
Eskalations-Stufe — 1, 2, 3, ... (hoeher = dringender)

Anwendungsfaelle:

Standard-Krisen-Workflow: nach 3 Min Wartezeit den ersten offenen Task eskalieren
Mehrstufige Eskalation: Stufe 1 → Klassenleitung, Stufe 2 → Schulleitung, Stufe 3 → Schultraeger
Auto-Eskalation bei Inaktivitaet: wenn Krise 1h aktiv und Task noch offen, eskalieren

Beispiel-Workflow "Standard-Krisen-Eskalation":

Webhook: crisis-activated
    ↓
Wait: 3 Minuten
    ↓
HTTP Request: GET /n8n-callback/events/[ID]/tasks
    ↓
IF: openTasks.length > 0
    ↓
Prilog: Task eskalieren
    Task ID: [erstes openTasks Element]
    Eskalations-Stufe: 1

Kombinations-Beispiel: Schuljahres-Wechsel-Workflow

So koennten alle 8 Actions in einem realen Workflow zusammenwirken — der jaehrliche Schuljahres-Wechsel:

Schedule: 1. August um 8:00
    ↓
1. Prilog: Spaces auflisten
   → alle Klassen-Spaces holen
    ↓
2. Filter: name beginnt mit "Klasse"
    ↓
3. Loop: fuer jeden Klassen-Space
    ↓
4. Prilog: Space erstellen
   Name: "Klasse [+1 Jahr]"
   Eltern: gleicher Parent
    ↓
5. Prilog: Benutzer auflisten
    ↓
6. Filter: userTypeKey === "lehrkraft"
    ↓
7. Prilog: Mitglied hinzufuegen
   neuer Klassen-Space, MANAGER
    ↓
8. Prilog: Matrix Nachricht senden
   Raum: Lehrer-Chat
   Text: "Klassen-Spaces fuer neues Schuljahr angelegt"

Mit einem einzigen Workflow ist der jaehrliche Schuljahreswechsel komplett automatisiert. Die Schulleitung muss nichts manuell anlegen.

Wann lieber HTTP Request statt Prilog-Node?

Wenn Sie eine Operation brauchen die der Node noch nicht kennt
Fuer komplexe Body-Strukturen die Sie dynamisch zusammenbauen wollen
Wenn Sie sehr viele Felder gleichzeitig lesen wollen

Fuer 80% der Faelle ist der Prilog-Node der schnellere Weg. Fuer den Rest gibt es weiterhin den HTTP Request Node, der unter Prilog-Callbacks dokumentiert ist.

Der Prilog-Node ​

So finden Sie ihn ​

Was der Node kann ​

Die 8 Actions im Detail ​

1. Space erstellen ​

2. Spaces auflisten ​

3. Mitglied hinzufuegen ​

4. Benutzer auflisten ​

5. Nachricht senden (Matrix) ​

6. Raeume auflisten (Matrix) ​

7. Aktive Krisen abrufen ​

8. Task eskalieren ​

Kombinations-Beispiel: Schuljahres-Wechsel-Workflow ​

Wann lieber HTTP Request statt Prilog-Node? ​

Der Prilog-Node

So finden Sie ihn

Was der Node kann

Die 8 Actions im Detail

1. Space erstellen

2. Spaces auflisten

3. Mitglied hinzufuegen

4. Benutzer auflisten

5. Nachricht senden (Matrix)

6. Raeume auflisten (Matrix)

7. Aktive Krisen abrufen

8. Task eskalieren

Kombinations-Beispiel: Schuljahres-Wechsel-Workflow

Wann lieber HTTP Request statt Prilog-Node?