⚠️ Veraltet (Stand 2026-04-30)
Diese Dokumentation beschreibt das alte System vor dem Process-Engine-Refactor (Phase 4.7). Die zugrundeliegenden Tabellen (cascade_*, concept_instances/bausteine, crisis_scenarios/events/tasks, workflow_*) wurden gedroppt. Die hier dokumentierten Routen und Models existieren so nicht mehr.
Aktuelle Architektur: Process-Engine API — eine Engine, mehrere Apps (flow.*, concept.*, crisis.*).
Diese Datei bleibt als historische Referenz erhalten.
Administration: Konzepte verwalten
Diese Seite richtet sich an Schul-Administratoren, die Konzepte für ihre Schule im Portal aktivieren, konfigurieren und verwalten.
Konzepte im Portal
Zugang
- Melde dich im Prilog Portal an
- Klicke in der Seitenleiste auf „Konzepte" (Buch-Symbol)
Du siehst eine Übersicht aller verfügbaren Konzept-Vorlagen, aufgeteilt in:
- Aktive Konzepte — bereits für deine Schule aktiviert
- Weitere Konzepte — noch nicht aktiviert, bereit zur Nutzung
Konzept aktivieren
- Finde die gewünschte Vorlage (z.B. „Kinderschutzkonzept")
- Klicke auf „Aktivieren"
- Das System erstellt automatisch alle benötigten Ressourcen
Was passiert bei der Aktivierung?
Prilog legt automatisch an:
- Einen geschützten Space als Arbeitsbereich
- Kanban-Boards für die Risikoanalyse
- Kalender-Layer für Termine und Schulungen
- DMS-Ordner für Dokumente und Protokolle
- Workflow-Templates für Handlungsabläufe
Du musst nichts manuell konfigurieren.
Konzept-Kalender — eigene Gruppe in der Sidebar
Die bei der Aktivierung angelegten Kalender-Layer (z.B. „Kinderschutz: Schulungen §8a", „Gewaltprävention: Fortbildungen") landen nicht im Schul- oder Space-Kalender, sondern in einer eigenen Gruppe „Konzept- Kalender" ganz unten in der Kalender-Sidebar. So bleibt der Schul- Kalender frei von konzept-spezifischen Terminen, und Konzept- Verantwortliche sehen ihre Termine sofort.
Der/die Aktivator:in wird automatisch Mitglied des Konzept-Spaces und ist damit standardmäßig auf die Konzept-Kalender abonniert. Alle anderen sehen die Layer in der Sidebar (zum Einblenden), aber default ausgeblendet — vermeidet Clutter im Hauptkalender.
In jedem Konzept-Baustein (z.B. „Prävention", „Qualifizierung") gibt es zudem einen Kalender deaktivieren-Button — verfügbar wenn keine Termine im Layer hängen — und einen Kalender aktivieren-Button für den Fall, dass man ihn später wieder braucht.
Konzept archivieren
Wenn ein Konzept nicht mehr benötigt wird (z.B. bei Zusammenlegung oder Ablösung durch ein neues Konzept):
- Finde das aktive Konzept in der Liste
- Klicke auf „Archivieren"
Daten bleiben erhalten
Archivierung bedeutet nicht Löschung. Alle Dokumente, Workflows und Protokolle bleiben erhalten und sind weiterhin einsehbar. Das Konzept wird lediglich als inaktiv markiert und verschwindet aus der aktiven Ansicht im Web-Client.
Preise
| Vorlage | Monatlicher Preis |
|---|---|
| Kinderschutzkonzept | 19 €/Monat |
| Krisenmanagement | 29 €/Monat |
| Medienkonzept | 14 €/Monat |
| Gewaltprävention | 14 €/Monat |
| Inklusionskonzept | Kostenlos |
Die Kosten erscheinen auf der monatlichen Rechnung als separater Posten.
Konzepte im Web-Client
Zugang für Endnutzer
Lehrkräfte und andere Mitarbeitende erreichen die Konzepte über:
- Sidebar → Buch-Symbol (Konzepte)
- Direkt-URL →
/konzepte
Was Endnutzer sehen
- Nur aktivierte Konzepte sind sichtbar
- Endnutzer können Templates nicht selbst aktivieren oder archivieren — das ist eine Admin-Funktion
- Endnutzer können die Inhalte der 9 Bausteine bearbeiten (Leitbild, Risiken, Zuständigkeiten etc.)
- Endnutzer können Workflows starten und Checkpoints bestätigen
Berechtigungen
| Aktion | Wer darf das? |
|---|---|
| Konzept aktivieren/archivieren | Portal-Admin |
| Baustein-Inhalte bearbeiten | Alle Mitarbeitenden mit Zugang |
| Workflow starten | Alle Mitarbeitenden mit Zugang |
| Checkpoint bestätigen | Nur die zugewiesene Rolle |
| Vier-Augen-Bestätigung | Nur die zugewiesenen Personen |
| Evaluation einsehen | Alle Mitarbeitenden mit Zugang |
Workflow-Management
Workflows anpassen
Die mitgelieferten Workflow-Templates können angepasst werden:
- Öffne das Konzept im Web-Client
- Wechsle zum Tab Intervention (z.B. „Fallbearbeitung")
- Klicke „Editor öffnen"
- Der visuelle Graph-Editor öffnet sich
- Passe den Ablauf an die Bedürfnisse deiner Schule an
- Klicke „Speichern" und anschliessend „Freigeben"
Versionierung
Änderungen an einem aktiven Workflow erstellen automatisch eine neue Version. Laufende Durchläufe werden dadurch nicht beeinflusst — sie laufen mit der Version weiter, mit der sie gestartet wurden.
Node-Typen im Graph-Editor
| Typ | Symbol | Beschreibung | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| Start | ▶ | Einstiegspunkt | Jeder Workflow beginnt hier |
| Formular | 📋 | Strukturierte Dateneingabe | Gefährdungseinschätzung, Meldebogen |
| Entscheidung | ◇ | Automatische Verzweigung | „Ist die Gefährdung akut?" |
| Bestätigung | ✓ | Einzelperson bestätigt | „Fachkraft einbezogen" |
| Genehmigung | ✓✓ | Mehrere Personen bestätigen | Vier-Augen-Prinzip |
| Nachricht | 💬 | Automatische Benachrichtigung | „Jugendamt informieren" |
| Aktion | ⚡ | Technische Aktion | PDF generieren, Kalender-Eintrag |
| Wartezeit | ⏱ | Zeitverzögerung | „Wiedervorlage in 14 Tagen" |
| Zeitpunkt | ⏰ | Warten auf Datum/Uhrzeit | „Am nächsten Schultag" |
| Eskalation | ⚠ | Höhere Stelle informieren | „Schulleitung einschalten" |
| Parallel | ⑃ | Gleichzeitige Pfade | „Eltern UND Behörde informieren" |
| Unterablauf | ⊡ | Anderen Workflow einbetten | Wiederverwendbare Teilprozesse |
| Abschluss | ⬛ | Workflow beenden | Optional mit Berichterstellung |
SLA-Tracking
Für jeden Checkpoint im Workflow kann eine Frist konfiguriert werden:
- Warnzeit — z.B. nach 30 Minuten: gelbe Markierung
- Eskalationszeit — z.B. nach 60 Minuten: automatische Eskalation an Schulleitung
- Auto-Aktion — Was passiert bei Fristüberschreitung: Eskalieren, Überspringen oder Fehlschlagen
SLA-Verletzungen werden im Evaluation-Dashboard (Baustein 9) erfasst und ausgewertet.
Eigene Konzepte erstellen
Neben den mitgelieferten Vorlagen können Schulen eigene Konzepte anlegen. Die 9-Bausteine-Struktur wird automatisch bereitgestellt — du füllst sie mit schulspezifischen Inhalten.
Typische Anwendungsfälle:
| Konzept | Beschreibung |
|---|---|
| Vertretungskonzept | Abläufe bei Unterrichtsausfall |
| Hygienekonzept | Massnahmen zur Infektionsprävention |
| Digitalisierungskonzept | Strategie für digitale Transformation |
| Beschwerdemanagement | Systematischer Umgang mit Beschwerden |
| Berufsorientierung | Konzept zur Berufsvorbereitung |
Häufige Fragen
Kann ich ein Konzept nach dem Archivieren wieder aktivieren? Ja. Archivierte Konzepte können jederzeit wieder aktiviert werden. Alle Daten bleiben erhalten.
Was passiert wenn ich eine Vorlage aktiviere, die schon als archiviertes Konzept existiert? Das archivierte Konzept wird reaktiviert — es wird kein neues erstellt.
Können Eltern die Konzepte sehen? Nein. Konzepte sind nur für Mitarbeitende sichtbar. Eltern sehen weder die Konzept-Ansicht noch die Workflows. Informationen an Eltern werden gezielt über den Kommunikations-Baustein (Tab 7) gesteuert.
Wer kann Workflows starten? Jeder Mitarbeitende mit Zugang zum Konzept kann einen Workflow starten. Die Checkpoints und Genehmigungen innerhalb des Workflows sind aber rollenbasiert — nur die zugewiesene Rolle (z.B. „Kinderschutzbeauftragte") kann den jeweiligen Schritt bestätigen.
Was kostet ein eigenes Konzept (ohne Vorlage)? Das leere 9-Bausteine-Framework ist kostenlos. Kosten entstehen nur für die professionell aufbereiteten Vorlagen mit vorkonfigurierten Workflows.
Berichte und Dokumentation
Automatische Berichtsgenerierung
Wenn im Abschluss-Node eines Workflows „Bericht generieren" aktiviert ist, erstellt das System bei jedem abgeschlossenen Durchlauf automatisch einen HTML-Bericht. Dieser enthält:
- Alle ausgefüllten Formulardaten
- Den Workflow-Kontext (Variablenwerte)
- Das vollständige Ablauf-Protokoll mit Zeitstempeln
Berichte einsehen
Generierte Berichte finden sich im Dokumentation-Tab des Konzepts. Dort können sie:
- Angesehen werden (eingebetteter HTML-Viewer)
- Gedruckt werden (Browser-Druckdialog → „Als PDF speichern")
Berichte erscheinen automatisch in Echtzeit — kein Seiten-Refresh nötig.
Mobile Nutzung
Das Konzept-Framework ist vollständig mobil nutzbar:
- Startseite: Quick-Links „Konzepte" und „Favoriten" direkt unter dem Suchfeld
- TopBar: Konzepte-Icon (Buch) in der Navigationsleiste
- 9-Tab-View: Horizontaler Tab-Scroll mit Snap
- Formulare: Ausfüllbar auf dem Handy
- Berichte: Ansehen und Drucken auf dem Handy