Benutzertypen
Benutzertypen sind das Herzstück, wenn es darum geht, Ordnung in Ihre Organisation zu bringen. Sie helfen Prilog zu verstehen, wer welche Rolle im Alltag hat – und sie ersparen Ihnen viel manuelle Arbeit.
Die einfache Erklärung
Stellen Sie sich vor, jemand neues kommt in Ihre Schule. Sie würden als erstes fragen: "Bist du Lehrkraft? Schüler? Elternteil?" Je nach Antwort würden Sie unterschiedlich reagieren – der Lehrkraft erklären Sie den Zugang zum Lehrerzimmer, dem Schüler den Stundenplan, dem Elternteil die Anmeldewege.
Genau das sind Benutzertypen in Prilog. Sie beantworten die Frage: "Wer ist dieser Mensch?"
Beispiele für eine Schule
So könnten die Benutzertypen in Ihrer Schule aussehen:
- Lehrkraft
- Schüler:in
- Elternteil
- Verwaltung
- Schulleitung
- Hausmeister
- Externe (z. B. Praktikant:innen, Referent:innen)
Sie entscheiden selbst, wie viele Typen Sie haben und wie sie heissen. Es gibt keine Vorgabe von Prilog – was für Ihre Organisation Sinn macht, ist richtig.
Wozu das Ganze?
Auf den ersten Blick wirken Benutzertypen wie reine Beschriftungen. Tatsächlich sind sie aber automatisch wirksam – sie ersparen Ihnen manuelle Schritte bei vielen Tätigkeiten.
1. Beim Einladen neuer Nutzer
Wenn Sie jemanden einladen, wählen Sie den Benutzertyp. Das System weiss dann schon, wie es diese Person behandeln soll – ohne dass Sie jedes Mal zehn Einstellungen manuell treffen müssen.
2. Als Erkennungszeichen
Im Kontaktbereich und in Chats sehen alle Nutzer unter dem Namen auch den Benutzertyp. Statt "wer ist Maria Müller?" sieht man sofort "Maria Müller, Lehrkraft". Das hilft besonders in grossen Organisationen, in denen man sich nicht persönlich kennt.
3. Automatische Rollen in Spaces
Sie können festlegen: "In diesem Space werden alle Lehrkräfte automatisch Moderator:innen, alle Schüler:innen normale Mitglieder." Das heisst:
Beispiel: Sie erstellen den Space "Klasse 5a". Sobald ein Nutzer mit Benutzertyp Lehrkraft beitritt, wird er automatisch Moderator. Schüler:innen werden automatisch normale Mitglieder. Sie müssen niemanden manuell einstufen.
4. Wer sieht wen im Kontaktbereich
Das ist besonders wichtig für den Datenschutz. Sie können pro Benutzertyp eine von drei Sichtbarkeits-Stufen festlegen:
| Sichtbarkeit | Wer sieht was | Empfohlen für |
|---|---|---|
| Nur aus gemeinsamen Spaces | Sieht nur Personen, mit denen man in einem gemeinsamen Raum ist | Schüler:innen, Eltern, Externe |
| Alle Mitarbeiter (keine Schüler/Eltern) | Sieht alle Mitarbeiter:innen der Organisation – aber keine Schüler:innen oder Eltern | Hausmeisterei, Mensa, Bibliothek, Reinigung |
| Alle Kontakte im Tenant | Sieht alle Personen der Organisation | Lehrkräfte, Verwaltung, Schulleitung |
Beispiel Hausmeister Max: Hat die Stufe "Alle Mitarbeiter". Er sieht alle Lehrkräfte, die Schulleitung, die Verwaltung, andere Hausmeister, das Mensa-Personal – und kann sie alle kontaktieren wenn er ein technisches Problem melden will. Gleichzeitig sieht er keine Schüler:innen und keine Eltern.
Beispiel Schüler Tim: Hat die Stufe "Nur aus gemeinsamen Spaces". Er sieht seine Klassenkamerad:innen und seine Lehrkräfte (aus dem Klassen-Space). Hausmeister Max ist für ihn unsichtbar – über den Klassenlehrer läuft die Kommunikation.
Beispiel Lehrerin Maria: Hat die Stufe "Alle Kontakte im Tenant". Sie sieht alle – inklusive ihre Schüler:innen, andere Lehrkräfte, Verwaltung und auch Hausmeister Max.
So vermeiden Sie, dass Schüler die E-Mail-Adressen aller Eltern einsehen können – und gleichzeitig bleibt Ihr technisches Personal arbeitsfähig, ohne Zugang zu sensiblen Schülerdaten zu haben.
5. Filtern und Gruppieren
Im Kontaktbereich können Sie mit einem Klick alle Lehrkräfte sehen, alle Eltern, alle Schüler. Das funktioniert auch über Space-Grenzen hinweg.
6. Spätere Automatisierungen
In kommenden Versionen werden Benutzertypen auch für Dinge wie automatische Benachrichtigungen verwendet. Beispiel: "Bei einem Notfall werden alle Nutzer mit Benutzertyp Lehrkraft benachrichtigt" oder "Alle Eltern der Klasse 5a bekommen diesen Rundbrief".
Was Benutzertypen nicht sind
Damit keine Verwirrung entsteht, hier die wichtigste Unterscheidung:
| Begriff | Beantwortet die Frage | Beispiel |
|---|---|---|
| Benutzertyp | Wer ist dieser Mensch? | Lehrkraft, Schüler:in, Elternteil |
| Rolle in einem Space | Was darf diese Person hier tun? | Eigentümer, Moderator, Mitglied |
Ein kleines Beispiel: Frau Meyer ist Lehrkraft (Benutzertyp). In ihrem eigenen Klassen-Space ist sie Moderatorin (Rolle). Im Konferenz-Space der gesamten Schule ist sie Mitglied. In einem privaten Arbeitskreis vielleicht wieder Moderatorin.
- Ihr Benutzertyp bleibt immer gleich – sie ist und bleibt Lehrkraft
- Ihre Rollen können sich von Space zu Space unterscheiden
Diese Trennung ist wichtig, weil sie das System flexibel macht. Eine Schulleiterin kann z. B. in manchen Spaces viele Rechte haben, in anderen nur wenige – ohne dass ihr Benutzertyp sich ändert.
Benutzertypen im Portal verwalten
Sie finden die Benutzertyp-Verwaltung unter Organisation → Konten → Benutzertypen.
Einen neuen Benutzertyp anlegen
Rechts im Formular sehen Sie "Benutzertyp anlegen"
Tragen Sie ein:
- Bezeichnung – der sichtbare Name (z. B. "Lehrkraft")
- Technischer Schlüssel – intern verwendet, klein und ohne Leerzeichen (z. B. "lehrkraft")
- Beschreibung – optional, hilft Ihnen später sich zu erinnern wofür der Typ gedacht war
- Sortierung – Zahlen, die die Reihenfolge bestimmen (niedrig = weiter oben)
Haken setzen bei:
- Aktiv – der Typ kann vergeben werden
- Standardtyp – der Typ wird automatisch bei neuen Nutzern verwendet wenn nichts anderes gewählt wird
Kontakt-Sichtbarkeit wählen:
- Nur aus gemeinsamen Spaces – Standard für Schüler:innen, Eltern und Externe
- Alle Mitarbeiter, keine Schüler/Eltern – empfohlen für Hausmeisterei, Mensa, Bibliothek, Reinigung
- Alle Kontakte im Tenant – empfohlen für Lehrkräfte, Verwaltung, Schulleitung
Verwaltungsebene wählen (Standard für neue Benutzer dieses Typs):
- Gast – Besucher, externer Gast (nur Portal ansehen)
- Mitglied – Schüler, Eltern, Standardnutzer (eigene Kontaktdaten pflegen)
- Manager – Lehrkraft, Fachleitung (Benutzer und Spaces verwalten)
- Administrator – Schulleitung (zusätzlich Rechnungen, Module, Server-Einstellungen)
- Inhaber – Schulträger, Geschäftsführung (höchste Ebene, Portal-Accounts verwalten)
Diese Ebene wird allen Benutzern, die diesen Typ bekommen, automatisch zugewiesen. Im Einzelfall kann ein Tenant-Admin im Benutzer-Editor abweichen. Siehe auch Spaces und Rollen › Verwaltungsebene.
Infotafel-Verhalten konfigurieren (seit April 2026):
- Darf in Infotafeln senden — wenn aktiv, dürfen Benutzer dieses Typs in Spaces mit Modus "Infotafel" Nachrichten schreiben. Typischerweise an für Lehrer, Verwaltung, Schulleitung — aus für Eltern und Schüler. Der Schutz wird auch auf Matrix-Ebene durchgesetzt (Power-Level 50), nicht nur in der UI.
- Default-Modus für neue Spaces — Chat (bidirektional, Standard) oder Infotafel (unidirektional). Wenn du häufig Eltern-Spaces anlegst, die standardmäßig Infotafel sein sollen, setz den Default für den Benutzertyp "Elternteil" auf Infotafel. Siehe auch Chat › Space-Modi.
Klick auf "Benutzertyp anlegen"
Einen bestehenden Typ bearbeiten
Links in der Liste auf den gewünschten Typ klicken. Das Formular rechts lädt die Daten. Ändern Sie was nötig ist und klicken Sie auf "Änderungen speichern".
Einen Typ loeschen
Neben jedem Eintrag in der Liste sehen Sie ein Muelleimer-Symbol. Ein Klick darauf loescht den Typ nach Bestaetigung.
Was passiert dabei? Prilog raeumt automatisch auf:
- Benutzer, die diesen Typ hatten, werden auf "kein Benutzertyp" gesetzt
- Automatische Rollen-Zuweisungen in Spaces, die an diesen Typ geknuepft waren, werden entfernt
- Die betroffenen Benutzer bleiben vollstaendig erhalten — nur ihre Typ-Zuordnung wird geloescht
Empfehlung
Wenn Sie unsicher sind, ob ein Typ noch gebraucht wird: lieber deaktivieren statt loeschen. Deaktivierte Typen koennen nicht mehr neuen Nutzern zugewiesen werden, aber bestehende Zuordnungen bleiben erhalten. So koennen Sie den Typ spaeter bei Bedarf wieder aktivieren.
Deaktivierte Benutzertypen
Deaktivierte Benutzertypen werden systemweit ausgeblendet — sie erscheinen weder in Auswahllisten noch in den Filter-Optionen. Das haelt die Oberflaeche aufgeraeumt, ohne dass Daten verloren gehen. Bestehende Benutzer mit einem deaktivierten Typ behalten ihre Zuordnung, aber der Typ wird neuen Benutzern nicht mehr angeboten.
Tipps aus der Praxis
Mit wenigen Typen starten
Beginnen Sie mit 3-5 Benutzertypen. Zu viele Typen werden unübersichtlich und bringen kaum Mehrwert. Fangen Sie mit den wirklich wichtigen an und ergänzen Sie bei Bedarf.
Pragmatisch benennen
"Lehrkraft" ist besser als "Lehrer:in (Sek. I + II)". Halten Sie die Bezeichnungen kurz und klar. Alle Details können später über Tags oder Space-Zugehörigkeit verfeinert werden.
Einen Standardtyp setzen
Markieren Sie einen Typ als "Standard" – meist den häufigsten in Ihrer Organisation (z. B. "Schüler:in" in einer Schule). Das beschleunigt die Einladung neuer Nutzer deutlich.
Kontakt-Sichtbarkeit bewusst setzen
Das ist der wichtigste Datenschutz-Hebel. Unsere Empfehlung für Schulen:
- Lehrkräfte, Verwaltung, Schulleitung → "Alle Kontakte im Tenant"
- Hausmeisterei, Mensa, Bibliothek, Reinigung, andere technische Mitarbeiter → "Alle Mitarbeiter, keine Schüler/Eltern"
- Schüler:innen, Eltern, Externe → "Nur aus gemeinsamen Spaces"
So sehen Schüler nicht die E-Mail-Adressen anderer Eltern, Lehrkräfte können aber problemlos Kolleg:innen aus anderen Fachbereichen kontaktieren – und der Hausmeister kann alle Mitarbeiter:innen erreichen, ohne Zugang zu sensiblen Schülerdaten zu haben.
Später anpassbar
Machen Sie sich keinen Stress bei der Ersteinrichtung. Sie können Benutzertypen jederzeit umbenennen, erweitern oder inaktiv setzen. Die Klassifizierungen Ihrer Nutzer bleiben dabei erhalten.
Häufige Fragen
Kann eine Person mehrere Benutzertypen haben?
Nein. Jede Person hat genau einen Benutzertyp. Wenn eine Lehrkraft gleichzeitig auch Mutter eines Schülers ist, wählen Sie den Typ, der im Alltag der Schule die Hauptrolle spielt – also "Lehrkraft". Ihre Rolle als Elternteil wird über die Familienbeziehungen im Kontaktbereich abgebildet (siehe Kontakte, Familien & Tags).
Ändert sich etwas, wenn ich einen Typ umbenenne?
Nein. Die Zuordnung der Nutzer bleibt erhalten, nur die angezeigte Bezeichnung ändert sich. Wenn Sie "Lehrer:in" in "Lehrkraft" umbenennen, sehen alle Nutzer ab sofort den neuen Namen.
Was passiert mit inaktiven Benutzertypen?
Inaktive Typen können nicht mehr neuen Nutzern zugewiesen werden. Bestehende Nutzer behalten ihren Typ aber. Das ist nützlich, wenn Sie z. B. den Typ "Referent" früher mal genutzt haben, aber heute nicht mehr.
Muss ich Benutzertypen anlegen, bevor ich Nutzer einlade?
Ja. Ohne Benutzertyp wird ein Nutzer zwar angelegt, aber ihm fehlen automatische Verhaltensweisen. Legen Sie am Anfang Ihre 3-5 Typen an, dann wird die Arbeit danach deutlich schneller.
Unterscheiden sich Benutzertypen zwischen Schulen?
Ja – jeder Tenant (jede Organisation) hat seine eigenen Benutzertypen. Wenn Prilog an zehn Schulen eingesetzt wird, hat jede Schule ihre eigene Liste, die zu ihrer Organisation passt.