⚠️ Veraltet (Stand 2026-04-30)
Diese Dokumentation beschreibt das alte System vor dem Process-Engine-Refactor (Phase 4.7). Die zugrundeliegenden Tabellen (cascade_*, concept_instances/bausteine, crisis_scenarios/events/tasks, workflow_*) wurden gedroppt. Die hier dokumentierten Routen und Models existieren so nicht mehr.
Aktuelle Architektur: Process-Engine API — eine Engine, mehrere Apps (flow.*, concept.*, crisis.*).
Diese Datei bleibt als historische Referenz erhalten.
Automatisierung mit Prilog
Prilog kann mehr als Dokumente verwalten und Nachrichten senden. Mit der eingebauten Workflow-Engine koennen Sie Ablaeufe automatisieren — von einfachen Benachrichtigungen bis hin zu komplexen Krisenszenarien mit mehrstufiger Eskalation.
Dieses Kapitel fuehrt Sie durch alles was Sie zur Automatisierung wissen muessen.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine Kette von Aktionen, die automatisch ablaufen, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt.
Alltags-Beispiel: Sie druecken im Portal den Knopf "Feueralarm aktivieren". Danach passiert automatisch:
- Ein Krisenraum im Chat wird erstellt
- Alle Beteiligten werden benachrichtigt
- Aufgaben werden angelegt ("Feuerwehr rufen", "Gebaeude raeumen")
- Nach 3 Minuten wird geprueft: Sind alle Aufgaben erledigt?
- Falls nicht: Eskalation an die naechste Stufe
- Am Ende: Nachbericht wird automatisch erstellt
Ohne Workflow muessten Sie das alles manuell machen — unter Stress, in einer echten Krise. Der Workflow nimmt Ihnen die Koordination ab.
Der Workflow-Editor: n8n
Prilog nutzt n8n (gesprochen "n-eight-n") als Workflow-Engine. Das ist ein visueller Editor, in dem Sie Ablaeufe wie Bausteine zusammensetzen — ohne Programmierung.
So oeffnen Sie den Editor
- Melden Sie sich im Portal an
- Gehen Sie zu Ablaeufe
- Klicken Sie auf den Tab n8n Workflows
- Klicken Sie auf den Button "Workflow-Designer oeffnen" — ein neuer Tab oeffnet sich
Sie sind dank Single Sign-On automatisch eingeloggt — kein zweites Passwort noetig.
Die Oberflaeche auf einen Blick
Der n8n-Editor besteht aus drei Bereichen:
| Bereich | Was Sie dort finden |
|---|---|
| Linke Sidebar | Liste aller Ihrer Workflows |
| Arbeitsflaeche (Mitte) | Der aktuelle Workflow als visuelles Diagramm |
| Node-Panel (rechts) | Einstellungen des ausgewaehlten Bausteins |
Die Arbeitsflaeche ist wie eine Leinwand: Sie platzieren Nodes (Bausteine) darauf und verbinden sie mit Linien. Jeder Node fuehrt eine Aktion aus — zum Beispiel "Warte 5 Minuten" oder "Sende eine HTTP-Anfrage".
Lernpfad
Empfohlene Reihenfolge zum Einstieg:
- Erster Workflow — Schritt fuer Schritt einen ersten Workflow bauen
- Der Prilog-Node — Bequemer Zugang zu Prilog-Operationen mit Logo und vorausgefuellten Feldern
- Workflow-Import — Wie aus einem n8n-Workflow ein aktivierbares Szenario wird
- Spaces & Benutzer — Verwaltungs-Operationen automatisieren
- Chat automatisieren — Auf Matrix-Nachrichten reagieren, Antworten senden
- Prilog-Callbacks — Volle API-Referenz fuer fortgeschrittene Workflows
Was Sie alles automatisieren koennen
- Krisenmanagement: Standardisierte Notfallablaeufe mit Eskalation, Matrix-Raum, Nachbericht
- Schuljahres-Wechsel: Klassen-Spaces anlegen, Lehrkraefte zuweisen, Mitgliedschaften uebertragen
- Kommunikation: Automatische Antworten, Schluesselwort-Erkennung, Wochen-Zusammenfassungen
- Onboarding: Neue Lehrkraft → automatisch in alle wichtigen Spaces
- Benachrichtigungen: Geburtstage, Erinnerungen, externe System-Events
- Berichte: Statistiken, Listen, Inventuren — wiederkehrend per Schedule
- Externe Integration: Schultraeger-Systeme, SMS-Gateway, Email-Versand, KI-Tools (OpenAI)
Datenschutz
n8n laeuft auf dem Server Ihrer Schule — nicht in der Cloud. Keine Daten verlassen Ihren Server. Das ist datenschutzrechtlich gleichwertig mit jeder anderen Software, die auf Ihrem Schulserver laeuft.
- Keine Daten bei Dritten: n8n ist self-hosted, Open Source (MIT-Lizenz)
- Keine Telemetrie: Diagnostik-Daten sind deaktiviert
- Auditierbar: Der komplette Quellcode ist einsehbar
- Ihre Instanz, Ihre Daten: Jede Schule hat eine eigene n8n-Instanz
Architektur fuer Technik-Interessierte
Wenn Sie wissen wollen wie das SSO mit dem Portal funktioniert: siehe n8n SSO-Architektur. Wenn Sie eine neue Schule provisionieren: siehe n8n Provisioning.