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Flurfunk konfigurieren (Schul-Administration) ​

Flurfunk ist Prilogs Voice-to-Text-Funktion: Mitarbeiter nehmen kurze Sprachnachrichten im Chat auf, ein zentraler Whisper-Server transkribiert sie automatisch und das Transkript erscheint unter der Audio-Bubble.

Aus Datenschutz- und Kosten-Gründen ist Flurfunk opt-in pro Schule und opt-in pro Benutzertyp. Diese Seite zeigt, wie du es einschaltest, konfigurierst und im Notfall fehlertolerant betreust.

Voraussetzung ​

  • Du brauchst die Portal-Berechtigung „Runtime & Sync ausführen" (manageRuntime). Mit dieser kannst du auch das Upload-Limit ändern.
  • Der zentrale Prilog-Whisper-Dienst muss laufen — den siehst du im Prilog-Admin-Dashboard unter „Flurfunk-Server" (Status grün/rot). Kontaktiere den Prilog-Support, wenn der Status rot ist.

Schritt 1 — Flurfunk für deine Schule aktivieren ​

  1. Öffne das Schul-Portal und gehe zu Mein Server.
  2. Scrolle zur Karte „Flurfunk — Sprachnachrichten mit Transkription".
  3. Aktiviere die Checkbox „Flurfunk für diese Schule aktivieren".
  4. Klicke Speichern.

Ab sofort werden eingehende m.audio-Events in den Räumen deiner Schule transkribiert — sofern der Sender das Recht dazu hat (Schritt 3).

Schritt 2 — Aufnahmedauer und Vokabular setzen ​

In der gleichen Karte siehst du zwei weitere Felder:

Max. Aufnahme (Sekunden) ​

Standard ist 30 Sekunden — das reicht für die meisten Schnell-Mitteilungen und hält die Transkriptions-Latenz und Server-Last niedrig. Du kannst zwischen 5 und 300 Sekunden wählen. Empfehlungen:

WertAnwendung
15Sehr knappe Hinweise, ähnlich WhatsApp-Voice
30Standard — passt für die meisten Schul-Mitteilungen
60Detaillierte Berichte, z.B. ein Vorfall im Sportunterricht
120Lange Mitteilungen — nur wenn wirklich nötig, da Transkription dann 1–2 Min braucht
300Maximum — für seltene Fälle, z.B. Diktate (5 Min Audio = ca. 3 Min Wartezeit)

Längere Aufnahmen kosten den Whisper-Server linear mehr Rechenzeit. Wenn deine Schule viele Sprachnachrichten gleichzeitig sendet, bleib lieber bei 30s damit niemand unnötig auf sein Transkript wartet.

Schul-Vokabular (optional) ​

Hier trägst du Begriffe ein, die in deiner Schule häufig vorkommen aber von Whisper sonst falsch erkannt würden — Eigennamen, Schul-spezifische Abkürzungen, Fachbegriffe. Beispiel:

Klassenlehrerin Frau Müller, Förderunterricht, Übermittagsbetreuung,
Abiturprüfung, GTS, OGS, Stufenkonferenz, Frau Geck, Herr Kollar

Trenne die Begriffe einfach mit Komma. Whisper bekommt diesen Text als „initial prompt" übergeben und gewichtet die Erkennung dann zugunsten dieser Wörter.

Wann das hilft

Ohne Vokabular wird „Frau Geck" oft als „Frau Gegg" transkribiert. Mit Vokabular trifft Whisper den Namen fast immer. Genauso bei Schulkürzeln wie GTS, OGS oder Stundenplan-Begriffen.

Vorsicht

Schreib nur Wörter rein, die wirklich öfter vorkommen. Wenn du 50 willkürliche Begriffe einträgst, beeinflussen sie auch andere Transkripte negativ. Halte das Vokabular auf ca. 5–20 wirklich relevante Wörter beschränkt.

Klicke Speichern — die Änderung ist sofort aktiv für alle nachfolgenden Aufnahmen.

Schritt 3 — Benutzertypen freischalten ​

Flurfunk soll nicht jeder benutzen können. Du musst das Recht explizit pro Benutzertyp aktivieren:

  1. Im Portal: Organisation → Benutzertypen.
  2. Wähle einen Benutzertyp aus, der das Recht bekommen soll, z.B. „Lehrkraft", „Sekretariat" oder „Schulleitung".
  3. Scrolle zur Sektion „Flurfunk — Sprachnachrichten".
  4. Aktiviere „Darf Flurfunk benutzen".
  5. Klicke Aenderungen speichern.

Wiederhole das für alle Mitarbeiter-Benutzertypen, die Flurfunk benutzen sollen. Eltern und Schüler bekommen das Recht typischerweise nicht — sie können die Sprachnachrichten der Mitarbeiter trotzdem empfangen und anhören.

Warum nicht für alle?

Flurfunk verbraucht zentrale Server-Ressourcen — jede Transkription belegt ~20 Sekunden CPU-Zeit auf dem Whisper-Server. Wenn alle Schüler einer Schule gleichzeitig Sprachnachrichten schicken könnten, wäre der Server schnell überlastet und niemand bekäme rechtzeitig sein Transkript. Außerdem ist die Funktion pädagogisch eher für knappe Mitarbeiter-Kommunikation gedacht, nicht für Schüler-Geplauder.

Was Mitarbeiter dann sehen ​

Sobald du Flurfunk aktiviert hast und ein Lehrer das Recht hat, erscheint im Web-Client beim Tippen einer Nachricht rechts neben dem Plus-Knopf ein Mikrofon-Symbol. Tippt der Lehrer drauf, beginnt sofort die Aufnahme mit Countdown.

Empfänger sehen die Sprachnachricht im Chat wie eine normale Audio-Nachricht — plus das Transkript darunter, sobald es fertig ist.

Vollständige Anwender-Anleitung: Flurfunk im Anwender-Handbuch.

Datenschutz-Hinweis für Eltern ​

Wenn du Flurfunk an deiner Schule einführst, kommuniziere die folgenden Punkte an Eltern und Schüler — am besten in einem Elternbrief oder im Aufnahmeformular:

Flurfunk-Hinweis
An unserer Schule können Mitarbeiter (Lehrer, Sekretariat, Schulleitung) kurze Sprachnachrichten im Chat aufnehmen. Diese werden automatisch in Text umgewandelt, damit sie zusätzlich gelesen werden können.

Die Spracherkennung läuft auf einem Server, den unser Dienstleister Prilog in Deutschland (Hetzner) betreibt. Die Audio wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert — sie wird nur kurz im Arbeitsspeicher gehalten, transkribiert und sofort verworfen. Es findet keine Übermittlung an externe Dienste wie OpenAI oder Google statt.

Die transkribierten Texte und die ursprünglichen Audio-Dateien werden im Chat genauso behandelt wie alle anderen Nachrichten und unterliegen den gleichen Lösch- und Aufbewahrungsregeln.

Diese Formulierung kannst du 1:1 übernehmen oder anpassen.

Troubleshooting ​

Lehrer sehen kein Mikrofon-Symbol im Chat ​

Reihe nach prüfen:

  1. Tenant-Schalter aktiv? Portal → Mein Server → Flurfunk-Card → Checkbox an?
  2. UserType-Recht aktiv? Portal → Organisation → Benutzertypen → der UserType des Lehrers → „Darf Flurfunk benutzen" angehakt?
  3. Browser/App neu geladen? Der Web-Client cached Berechtigungen — nach einer Änderung muss der Lehrer einmal die Seite neu laden (oder einfach neu einloggen). Die Auto-Update-Funktion macht das normalerweise innerhalb von 60 Sekunden automatisch.

Wenn alle drei stimmen und der Knopf trotzdem fehlt: das Endgerät hat keinen Mikrofon-Zugriff erlaubt. iOS Safari und Android Chrome zeigen beim ersten Aufnahme-Versuch eine Berechtigungs-Abfrage — wenn die einmal verweigert wurde, muss der User sie in den Browser-/App-Einstellungen wieder erlauben.

Sprachnachricht kommt an, aber kein Transkript erscheint ​

Kein Grund zur Panik — die Audio ist trotzdem zugestellt und kann angehört werden. Mögliche Ursachen:

  • Whisper-Server temporär nicht erreichbar. Der Prilog-Support sieht das im Admin-Dashboard und kümmert sich. Sobald der Server wieder läuft, kommen NEUE Nachrichten wieder mit Transkript. Die alten Nachrichten ohne Transkript werden nicht nachträglich transkribiert.
  • Aufnahme zu kurz oder zu leise. Whisper gibt dann einfach keinen Text aus. Der Lehrer sollte die Nachricht neu aufnehmen, näher am Mikro.
  • Sprache ist nicht Deutsch. Aktuell ist Flurfunk auf Deutsch konfiguriert. Englisch oder andere Sprachen werden zwar erkannt aber landen oft mit schlechter Qualität als „deutsch verzerrt" im Transkript.

Whisper-Server ist down — was tun? ​

Du als Schul-Admin musst nichts machen. Audio-Nachrichten funktionieren weiter, nur die Transkripte fallen vorübergehend weg. Sobald Prilog den Server wieder hochbringt, sind die nachfolgenden Nachrichten wieder mit Transkript. Optional kannst du Mitarbeiter informieren („Flurfunk-Transkripte sind heute deaktiviert, Audio funktioniert normal"), das ist aber nicht zwingend.

Transkript ist falsch / hat den falschen Namen erkannt ​

Trag den korrekten Namen ins Schul-Vokabular ein (Schritt 2 oben). Beim nächsten Mal wird Whisper ihn richtig hören. Beispiel: trägst du „Frau Geck" ein, erkennt Whisper das nicht mehr als „Frau Gegg".

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