Kontakte: Adressbuch, Familien und Tags
Der Kontakte-Hub ist die zentrale Adressbuch-Ansicht im Web-Client. Jede Lehrkraft, jede Sekretariatskraft, jede Schulleitung findet hier alle Menschen, mit denen sie im Alltag zu tun hat — gefiltert nach Rolle, sortiert nach Familie, auffindbar über Tags.
Was du im Kontakte-Hub siehst
Der Hub ist ein dreigeteilter Bildschirm:
- Sidebar mit Kontaktliste — scrollbar, durchsuchbar, gefiltert
- Detail-Panel rechts mit den Infos zur ausgewählten Person (Name, Kontaktdaten, Benutzertyp, Familien-Beziehungen)
- Tag-Pills oben zum schnellen Filtern nach Tag
Plus ein globaler Sidebar-Filter in der linken Hauptnavigation, mit dem du die gesamte Kontaktliste auf einen Benutzertyp einschränkst (dazu gleich mehr).
Kontakte filtern
Die Kontaktliste laesst sich auf zwei Wegen einschraenken:
- Suchfeld oben — tippe einen Namen, Benutzernamen oder eine E-Mail-Adresse ein, und die Liste filtert sich sofort
- Tag-Pills — klicke auf einen Tag, um nur Kontakte mit diesem Tag zu sehen (mehr dazu unter Kontakt-Tags)
Der Benutzertyp jeder Person wird unterhalb des Namens angezeigt, sodass du auf einen Blick erkennst, ob es sich um eine Lehrkraft, einen Schueler oder ein Elternteil handelt.
Admin-Support: Benutzer-Ansicht
Als Administrator kannst du direkt aus dem Kontakte-Hub heraus in die Ansicht eines Benutzers wechseln — um zu sehen, was diese Person sieht. Das ist hilfreich fuer Support-Anfragen wie "Ich finde meinen Space nicht" oder "Ich sehe keine Kalendertermine".
Fahre mit der Maus ueber einen Kontakt und klicke auf das Auge-Symbol rechts. Alles Weitere erfaehrst du unter Admin-Support: Benutzer-Ansicht.
Kontakt-Tags
Neben Benutzertypen (die sind strukturell fest — Schüler, Lehrer, Eltern) kannst du Kontakten frei vergebbare Tags anheften. Typische Anwendungen:
- Klassenführung: Tag „7a-Eltern" an alle Elternteile der 7a → du findest sie in einem Klick, ohne die Klassenliste durchzugehen
- Projekte: Tag „Klassenfahrt 2027" an alle Eltern, die an der geplanten Klassenfahrt teilnehmen
- Notfall-Listen: Tag „Erste-Hilfe-Team" an Lehrkräfte mit aktueller Ausbildung
- Beziehungs-Status: Tag „unterschrieben" an Eltern, die das Formular X zurückgeschickt haben
Kontakt-Tags vs. DMS-Tags
Kontakt-Tags sind vollständig getrennt von den Tags im Dokumenten-Modul. Ein Tag „7a" am Kontakt hat nichts mit einem Tag „7a" an einem Dokument zu tun. Das ist absichtlich so: Dokumente und Kontakte haben unterschiedliche Lebenszyklen und Zielgruppen, gemischte Tags wären für Admins verwirrend. Wenn du ein Thema auf beiden Seiten taggen willst (z.B. einen Klassenfahrt-Ordner und die teilnehmenden Eltern), legst du den Tag zweimal an, einmal im Kontakt-Hub und einmal im DMS.
Tags verwalten
Im Kontakte-Hub gibt es rechts oben einen Tag-Manager-Button (Tag-Icon). Dort:
- Neue Tags anlegen — Label und optional eine Farbe
- Bestehende Tags umbenennen oder löschen
- Zuordnungen prüfen — pro Tag siehst du, wie viele Kontakte ihn tragen
Tags an Kontakte anheften
Im Detail-Panel eines Kontakts gibt es eine kleine +-Schaltfläche bei den Tags. Ein Klick öffnet eine Liste aller vorhandenen Tags, du pickst welche du willst. Entfernen geht über das X auf der Tag-Pill.
Nach Tags filtern
Im Kontakte-Hub siehst du oben eine Tag-Pills-Bar mit allen verfügbaren Tags. Ein Klick darauf filtert die Kontaktliste auf diesen Tag. Mehrere Tags anklicken = AND-Filter (alle ausgewählten Tags müssen vorhanden sein).
Familien-Beziehungen
Das wahrscheinlich wichtigste Feature für Schulen: die FamilyRelation verbindet Eltern und Kinder sauber miteinander, damit du nicht über Klassenlisten oder E-Mail-Adressen raten musst.
Was eine Familien-Beziehung abbildet
Eine Familien-Beziehung besteht zwischen zwei Prilog-Benutzern und hat mehrere Eigenschaften:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rolle | Elternteil, Sorgeberechtigt, Notfallkontakt, Geschwister, Partner, Sonstige |
| Hauptkontakt | Nur eine Person gilt als primärer Ansprechpartner für Schulmeldungen |
| Abholberechtigt | Darf das Kind aus der Schule abholen |
| Erhält Zeugnisse | Ist in Zeugnis-/Notenverteilern |
| Notfall | Wird bei Notfällen benachrichtigt |
Diese Felder sind bewusst detaillierter als ein einfaches „Vater/Mutter" — getrennt lebende Eltern, Patchwork-Familien, Pflegeverhältnisse und gesetzliche Betreuungssituationen lassen sich damit sauber abbilden.
Wie du eine Familien-Beziehung anlegst
Von der Eltern-Seite aus („Ich sehe den Elternteil im Kontakte-Hub und will ein Kind zuweisen"):
- Kontakte-Hub öffnen, den Elternteil anklicken
- Im Detail-Panel rechts zum Abschnitt „Kinder" scrollen
- Auf „Kind hinzufügen" klicken
- Im Dialog das Kind suchen (nach Name oder Benutzername)
- Rolle auswählen (Elternteil / Sorgeberechtigt / ...)
- Haken setzen bei Hauptkontakt / Abholberechtigt / Zeugnisse / Notfall, je nach Verantwortlichkeit
- Speichern
Von der Kind-Seite aus („Ich sehe den Schüler und will einen Kontakt zuweisen"):
Analog — aber mit dem Button „Kontakt / Familienmitglied hinzufügen" im Kind-Panel. Das ist der gleiche Dialog, nur mit invertierten Rollen.
Wie du eine Beziehung wieder entfernst
Im Detail-Panel hover über einer Familien-Zeile → rechts erscheint ein Mülleimer-Symbol. Klick → Beziehung wird sofort gelöscht. Die beiden Personen bleiben im System, sie sind nur nicht mehr familiär verknüpft.
Wichtig für den Schul-Alltag
Die Familien-Beziehungen sind die Datenbasis, auf der später Gruppen-Nachrichten an Eltern, Abholbestätigungen, Notfall-Alarme und Zeugnis-Verteilung aufsetzen. Wenn du diese Beziehungen sauber pflegst, hast du damit automatisch die Grundlage für alle Eltern-Kommunikations-Features, die Prilog später liefert. Unsere Empfehlung: bei der initialen Einrichtung einer Schule einen halben Tag einplanen, in dem Sekretariat und Klassenleitungen die Eltern-Kind-Zuordnungen einmal komplett erfassen.
Kontakt-Sichtbarkeit: Wer sieht wen?
Nicht jeder Benutzer darf jeden Kontakt sehen — das wäre in einer Schule weder praktisch noch datenschutzkonform. Prilog steuert das über die Kontakt-Sichtbarkeit am Benutzertyp (siehe Benutzertypen).
Kurzfassung der drei Stufen:
| Einstellung am Typ | Wer sieht die Kontakte dieses Typs? |
|---|---|
| Space-only | Nur andere Mitglieder gemeinsamer Spaces. Empfohlen für Schüler, Eltern. |
| Staff-only | Alle Mitarbeiter (Lehrer, Verwaltung, Hausmeisterei), aber keine Schüler/Eltern. Empfohlen für technisches Personal. |
| Tenant-wide | Alle im Tenant. Empfohlen für Lehrkräfte, Verwaltung, Schulleitung. |
Das erklärt auch, warum ein Schüler im Kontakte-Hub nur eine kleine Liste sieht (seine Mit-Klassen plus die Lehrkräfte seiner Klasse), während eine Lehrkraft die gesamte Lehrer- und Verwaltungsriege auf einen Blick hat. Das ist kein Bug, sondern gewollte Rechte-Trennung.
Integration mit Chat und DMs
Jeder Kontakt im Hub ist eine klickbare Schnittstelle zu zwei Dingen:
- Direktnachricht (DM) — sofort einen 1:1-Chat starten, ohne erst einen Space zu suchen
- E-Mail — wenn die Person eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat und deine Kontakt-Sichtbarkeit sie dir zeigt
Aus Space-Info-Panels und Mitgliederlisten kannst du direkt zum Kontakt-Detail springen, um z.B. bei einer Lehrkraft zu sehen, welche Kinder sie hat (falls sie zugleich Elternteil in der Schule ist) oder welche Rollen sie in welchen Spaces einnimmt.
Häufige Fragen
Kann ein Benutzer mehrere Tags haben?
Ja, beliebig viele. Tags sind additive Markierungen, keine exklusive Kategorisierung (das wäre der Benutzertyp).
Was passiert mit Tags, wenn ich einen Benutzer archiviere?
Bei der DSGVO-Löschung (siehe DSGVO-Löschung) werden auch Tag-Zuordnungen und Familien-Beziehungen der betroffenen Person entfernt. Die Tags selbst bleiben bestehen und können weiterhin an andere Kontakte angeheftet werden.
Mein Kollege hat eine Person getaggt, aber ich sehe den Tag nicht
Tags sind tenant-weit sichtbar, d.h. alle Benutzer des Tenants sehen die Tag-Zuordnungen. Wenn du einen Tag nicht siehst, liegt das meistens daran, dass deine Kontakt-Sichtbarkeit (siehe oben) dir die getaggte Person gar nicht zeigt. Ein Schüler mit space-only-Sichtbarkeit sieht nur Kontakte aus seinen eigenen Spaces — wenn die getaggte Person nicht dort ist, fällt sie aus seiner Liste komplett raus, mit oder ohne Tag.
Kann ein Schüler mehrere Eltern haben?
Ja, beliebig viele. Typisch: Mutter + Vater als Hauptkontakte, dann noch Grosseltern als Notfallkontakte, eventuell ein Stiefelternteil. Jede Beziehung wird einzeln angelegt, jede kann eigene Flags haben (wer ist abholberechtigt, wer bekommt Zeugnisse).
Wann wird ein „Hauptkontakt" automatisch benachrichtigt?
Aktuell noch manuell. Die Familien-Beziehungen mit dem isPrimaryContact-Flag sind die Datengrundlage für spätere Features: automatische Notfallrufe, Zeugnis-Versand, Gruppen-E-Mails an alle Eltern einer Klasse. Sobald diese Features gebaut sind, ziehen sie automatisch die bestehenden Hauptkontakte als Empfänger. Wenn du die Beziehungen heute schon sauber pflegst, sparst du dir die Nacharbeit, wenn die Features kommen.
Tags oder Benutzertypen — wann welches?
Als Faustregel:
- Benutzertyp = unveränderliche Identität der Person in der Schule. „Was ist diese Person?" → Schüler, Lehrer, Elternteil, Hausmeister. Jede Person hat genau einen Typ, Wechsel sind die absolute Ausnahme.
- Tag = thematische, zeitlich begrenzte oder projektbezogene Zuordnung. „In welcher Sache ist diese Person gerade relevant?" → „Klassenfahrt 2027", „Erste-Hilfe-Team", „BTW-Wahlhelfer". Tags können jederzeit gesetzt und entfernt werden.
Wenn du unsicher bist: es ist wahrscheinlich ein Tag. Benutzertypen solltest du nur selten ändern.