Hubs
Was ist ein Hub?
Ein Hub ist eine Querschnitts-Uebersicht in Prilog. Er buendelt Inhalte einer bestimmten Art -- Personen, Termine, Aufgaben, Dokumente -- aus dem ganzen System an einem Ort. Anders als ein Space, der einen abgegrenzten Arbeitsraum mit eigenen Mitgliedern und eigenen Inhalten ist, lebt ein Hub auf Tenant-Ebene und zeigt, was Sie aus allen Spaces zur jeweiligen Sache angeht.
Wer in der linken Sidebar (Desktop) oder in der oberen Leiste (Mobile) auf eines der Welt-Icons tippt, oeffnet einen Hub. Daher der Name "Welten" -- jedes Icon ist die Tuer in eine eigene Sicht auf das System. Hub und Welt meinen dasselbe: die zugehoerige URL ist /contacts, /calendar, /dms und so weiter.
| Hub | URL | Wofuer |
|---|---|---|
| Spaces | / | Liste aller Spaces, Baum-Navigation, Default nach Login |
| Adressen | /contacts | Alle Personen des Tenants, Familien, Tags |
| Meine Aufgaben | /meine-aufgaben | Eigene Aufgaben quer durch alle Spaces |
| Termine | /calendar | Kalender-Layer aller Spaces auf einer Sicht |
| DMS | /dms | Dokumente quer durch alle Spaces |
| Flows | /flows | Prozess-Vorlagen (Workflow-Designer) |
| Favoriten | /favorites | Mit Stern markierte Objekte (Header) |
| Mein Fach | /mein-fach | Persoenliche Dokumente und Postfach (Header) |
TIP
Hubs sind die Antwort auf "Wo finde ich alles X auf einen Blick?". Spaces sind die Antwort auf "Wo arbeite ich an Thema Y?". Beides hat seinen Platz -- Hubs sparen den Klickweg in einzelne Spaces, Spaces sparen den Filter quer durch alles.
Die Welten-Leiste
Die Welten-Leiste ist der zentrale Einstiegspunkt in alle Hubs. Sie ist immer sichtbar, solange Sie nicht in einem "tiefen" Bereich (Chat in einem Space, Direktnachricht, Einstellungen) sind. Sechs Welten sind regulaer dort verankert; Favoriten und Mein Fach liegen aus gutem Grund daneben (siehe unten).
Reihenfolge und Gestalt
Die Welten erscheinen in einer festen Reihenfolge, die der typischen Arbeitsroutine entspricht:
- Adressen -- "An wen denke ich?"
- Spaces -- "In welchem Raum bin ich gerade?"
- Aufgaben -- "Was muss ich tun?"
- Termine -- "Was kommt heute / diese Woche?"
- DMS -- "Wo liegt das Dokument?"
- Flows -- "Welche Prozesse laufen?"
Auf dem Desktop sind diese als kompakte Icons in der linken Sidebar, mit aufklappbarer Spalte daneben fuer den jeweiligen Inhalt. Auf dem Smartphone bilden sie die obere Leiste; ein Tipp oeffnet die jeweilige Welt im Vollbild.
Wann ist die Welten-Leiste nicht sichtbar?
Wenn Sie in einer "tiefen" Ansicht arbeiten -- in einem Space-Chat, in einer Direktnachricht, in den Einstellungen, oder im Detail eines Hubs -- wird die Welten-Leiste auf Mobile ausgeblendet, damit der Bildschirm der eigentlichen Arbeit gehoert. Auf dem Desktop bleibt die Sidebar sichtbar, kann aber zu einer schmalen Symbol-Leiste eingeklappt werden.
Sichtbarkeit pro Benutzertyp
Nicht jede Welt ist fuer jeden Benutzer hilfreich. Eltern brauchen meistens keinen Flows-Hub, Schueler keinen DMS-Hub, externe Kontakte vielleicht nur den Chat. Daher kann ein Administrator pro Benutzertyp festlegen, welche Welten erscheinen.
Die Steuerung erfolgt ueber die Sichtbarkeits-Matrix in den Tenant-Einstellungen. Pro Welt gibt es einen Schluessel:
| Welt | Sichtbarkeits-Schluessel |
|---|---|
| Adressen | hub_contacts |
| Spaces | hub_spaces |
| Meine Aufgaben | hub_my_tasks |
| Termine | hub_calendar |
| DMS | hub_spaces (gemeinsam mit Spaces) |
| Flows | hub_workflows |
| Favoriten | hub_favorites |
Wer als Schule etwa "Eltern sehen nur Spaces, Termine und Adressen" einstellen will, deaktiviert fuer den Benutzertyp "Eltern" einfach hub_my_tasks, hub_workflows und so weiter. Die zugehoerigen Welten verschwinden bei den betroffenen Konten aus der Leiste, der direkte URL-Aufruf bleibt geblockt.
Modul-Gating
Manche Welten haengen an installierten Apps. Wer den Plugin-Store nicht aktiviert hat, sieht keine zugehoerigen Welten:
| Welt | Erforderliche App |
|---|---|
| Aufgaben | project (Aufgaben & Boards) |
| Termine | calendar |
| DMS | personal-fach (DMS-Komponente) |
Adressen, Spaces, Flows und Favoriten haben keine App-Bindung -- sie sind Teil des Grundsystems und immer erreichbar (sofern die Sichtbarkeits-Matrix sie zulaesst).
Die Welten im Detail
Spaces -- der Raum der Raeume
Die Spaces-Welt zeigt die Hierarchie aller Spaces, an denen Sie beteiligt sind. Auf dem Desktop ist das ein Baum mit aufklappbaren Knoten: das Klassen-Space enthaelt die Eltern-Sub-Spaces, der Konferenz-Raum enthaelt die Arbeitsgruppen, und so weiter.
Was Sie hier finden:
- die vollstaendige Space-Hierarchie als Baum
- ungelesene Nachrichten pro Space (kleines Badge)
- die Suche nach Space-Namen
- der Zugriff zum Anlegen neuer Spaces (sofern Sie das Recht haben)
Klick auf einen Space oeffnet ihn -- damit verlassen Sie die Welt und sind in der Space-Ansicht (Chat, Aufgaben, Dateien, je nach Modus).
INFO
Die Spaces-Welt ist die Default-Welt: nach dem Login landen Sie hier. Wer eine andere Welt als Startseite haben moechte, navigiert dorthin und merkt sich den Weg im Browser-Lesezeichen.
Adressen -- alle Personen auf einen Blick
Die Adressen-Welt ist Prilogs Kontakt-Buch. Sie sehen alle Personen des Tenants, sortiert oder gefiltert nach Namen, Familie, Tag oder Benutzertyp.
Was Sie hier tun:
- nach Personen suchen
- Familien aufklappen, um zusammengehoerige Mitglieder (Eltern, Kinder, Geschwister) zu sehen
- per Klick eine Direktnachricht starten
- Tags an Personen vergeben, um eigene Listen zu fuehren ("Skifahrt-Begleitung", "Klassenelternbeirat")
- die Profil-Karte einer Person oeffnen (Name, Funktion, Telefon, Email, Mitgliedschaften)
Wer keine Berechtigung hat, eine Person zu sehen, sieht sie hier auch nicht. Welche Personen ueberhaupt sichtbar sind, regelt der Benutzertyp ueber die contactVisibility-Einstellung -- "nur in eigenen Spaces", "nur Mitarbeiter", oder "tenant-weit".
Meine Aufgaben -- die Pipeline der ganzen Woche
Die Aufgaben-Welt sammelt alle Aufgaben, die Ihnen in irgendeinem Board des Systems zugewiesen sind. Vier Ansichten stehen zur Auswahl:
| Ansicht | Sortier-Logik |
|---|---|
| Dringlichkeit | Faellige zuerst, dann nach Frist sortiert |
| Nach Space | Gruppiert nach dem Space, in dem die Aufgabe lebt |
| Kanban | Spalten nach Status (Offen, In Arbeit, Erledigt) |
| Gantt | Zeitachsen-Darstellung mit Faelligkeiten |
Die Welt erspart das Durchklicken durch jeden Space einzeln. Wer 14 Klassen betreut und jede Klasse hat ihr eigenes Board, sieht hier alle 14 Aufgaben-Listen verschmolzen.
Eine Aufgabe von hier aus oeffnen heisst, in den jeweiligen Space mit aufgeklapptem Aufgaben-Detail zu springen. Bearbeitung erfolgt also dort, wo die Aufgabe lebt -- die Welt ist die Lese- und Such-Sicht, nicht die Edit-Oberflaeche.
Termine -- alle Kalender-Layer in einer Ansicht
Die Termine-Welt zeigt alle Kalender, an denen Sie beteiligt sind, ueberlagert in einer Sicht. Jeder Space, jeder Schul-Layer (Schulferien, Praesenz-Tage, eigene Termine), jeder importierte ICS-Feed bekommt eine Farbe.
Was Sie hier tun:
- die Kalender-Layer ein- oder ausschalten ("nur Klasse 7a anzeigen")
- zwischen Monats-, Wochen- und Tages-Ansicht wechseln
- neue Termine direkt anlegen (mit Auswahl, in welchen Layer er gehoert)
- Termine ueber Drag-and-Drop verschieben (sofern Sie Schreibrechte am Layer haben)
Auf dem Smartphone steht ohne ?view=-Parameter zuerst die Layer-Liste -- das mobile Pendant zur Desktop-Sidebar. Nach Auswahl eines Layers oder einer Ansicht springt die App in die Detail-Sicht.
DMS -- alles Schriftliche an einem Ort
Die DMS-Welt ist der zentrale Ort fuer Dokumente. Sie zeigt alle Dokumente aller Spaces, an denen Sie beteiligt sind, plus die Templates und persoenlichen Mein-Fach-Dokumente. Listen, Karten, Folder-Trees und Volltextsuche stehen zur Auswahl.
Was Sie hier tun:
- in allen Dokumenten quer durch alle Spaces suchen
- nach Tags, Document-Type, Aufbewahrung filtern
- neue Tabellen, Briefe, Vorlagen aus dem oberen Knopf-Bereich starten
- per Drag-and-Drop Dateien hochladen (in den jeweils gewaehlten Space)
Die DMS-Welt ist eng mit Mein Fach und mit den Sheets verbunden. Tabellen tauchen mit eigenem Symbol in der Liste auf, eine zusaetzliche Schaltflaeche "Neue Tabelle" oeffnet den Tabellen-Anlege-Dialog.
INFO
Die DMS-Welt zeigt nur Dokumente, fuer die Sie Leserechte haben. Wer eine Datei nicht sehen darf, fuer den existiert sie hier nicht.
Flows -- Prozesse, die laufen
Die Flows-Welt ist der Workflow-Designer und gleichzeitig die Liste aller bestehenden Prozess-Vorlagen. Sie zeigt eine Liste aller Templates aller App-Arten -- Krisen-Szenarien, generische Ablaeufe, Genehmigungs-Workflows.
Was Sie hier tun:
- vorhandene Vorlagen einsehen (welche Schritte, welche Bedingungen, welche Aktionen)
- neue Vorlagen anlegen ueber den "Neuer Flow"-Knopf
- bestehende Vorlagen oeffnen, um sie zu bearbeiten
- Flows starten, sofern Sie das passende Recht haben
Der Begriff "Flow" hat in Prilog die Process-Engine als Heimat -- die alten "Kaskaden" und "Konzepte" wurden in der Phase 5 (April 2026) durch diesen einheitlichen Designer ersetzt. Die alte URL /ablaeufe ist weiterhin erreichbar, sie zeigt die Krisen-spezifischen Szenarien, gehoert in der Welten-Sortierung aber unter "Flows".
Hubs im Header (statt in der Welten-Leiste)
Zwei Hubs leben bewusst nicht in der Welten-Leiste, sondern im Header neben dem Benutzer-Menue: Favoriten und Mein Fach. Beide sind persoenliche Konstrukte -- nicht Tenant-weit, sondern an Sie als Benutzer gebunden. Daher gehoeren sie nicht in eine Leiste, die alle Tenant-Bereiche aufzaehlt.
Favoriten
Auf jedem Space, jedem Kontakt, jedem Dokument, jeder Aufgabe gibt es einen kleinen Stern. Ein Klick darauf merkt sich das Objekt fuer Sie. Im Favoriten-Hub sehen Sie alle markierten Objekte gebuendelt, sortiert nach Typ und Name.
Wofuer es nuetzlich ist:
- die fuenf Spaces, in denen Sie taeglich arbeiten, sind im Favoriten-Hub immer eine Klick-Distanz entfernt
- wichtige Dokumente (Schulordnung, Notfallplan) liegen dort schneller bereit als ueber DMS-Filter
- Personen, mit denen Sie taeglich Kontakt haben, sind als Direktnachricht-Einstieg da
Frueher war Favoriten eine eigene Welt in der Sidebar. Mit dem Wachstum von Termine, Aufgaben und Flows wurde der Platz dort knapp -- Favoriten sind jetzt ein Power-User-Feature, das ein Stern-Symbol im Header oeffnet.
Mein Fach
Mein Fach ist Ihr persoenliches DMS plus Postfach. Vier Bereiche stehen zur Auswahl:
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Dokumente | Eigene Dateien, die niemand anderes sieht |
| Postfach | Eingehende Mails an Ihre Mein-Fach-Adresse, Verteiler-Drops von Kollegen |
| Archiv | Aussortiert, aber aufbewahrt |
| Einstellungen | Speicher-Quote, Mein-Fach-Email-Adresse, Konfiguration |
Im Header steht ein kleines Postfach-Symbol mit einem Badge, sobald ungelesene Mein-Fach-Eintraege vorliegen. Klick fuehrt direkt in den Postfach-Bereich.
Mein Fach hat seinen eigenen Handbuch-Eintrag fuer Details (/dms/mein-fach).
Sonderfall: Sheets, Documents, Ablaeufe
Drei URLs sind erreichbar, ohne dass sie eine eigene Welt in der Leiste haben. Sie liegen unter den Welten DMS oder Flows und werden indirekt aufgerufen.
Sheets-Hub (/sheets)
Eine eigene Liste aller Tabellen des Tenants, sortiert nach letzter Aenderung. Verlinkt ist sie nicht direkt in der Welten-Leiste -- die Tabelle wird stattdessen ueber die DMS-Welt erstellt und gefunden. Die /sheets-Seite bleibt fuer Power-User erreichbar, die alle Tabellen ohne DMS-Filter sehen wollen.
Documents-Hub (/documents)
Eine Cross-Space-Sicht auf Dokumente, etwas anders strukturiert als die DMS-Welt: stark filterzentriert, mit URL-Parametern fuer Tags und Sichten. Wird in der Welten-Leiste vom DMS-Hub uebernommen.
Ablaeufe-Hub (/ablaeufe)
Die Krisen-Szenarien-Liste. Frueher unter eigener Welt im Krisenmanagement-Pfad, heute Teil der Flows-Welt. Wer auf das URL /ablaeufe springt (etwa aus Bookmarks), landet weiterhin in der Krisen-Szenarien-Sicht; die aktive Welten-Anzeige steht aber auf "Flows".
Wie haengen die Hubs zusammen?
Hubs sind keine isolierten Listen -- sie greifen alle auf dieselbe Datenbasis zu, jeweils gefiltert auf ihren Aspekt. Eine Aufgabe lebt in einem Space, taucht aber in mehreren Hubs auf:
| Aufgabe lebt in | Sichtbar in welchen Hubs? |
|---|---|
| Klassen-Space | Spaces (im Space-Detail), Meine Aufgaben (wenn zugewiesen), Favoriten (wenn markiert) |
| Klassen-Space mit Frist | zusaetzlich Termine (als Faelligkeits-Eintrag, falls Aufgaben-Layer aktiviert) |
| Aufgabe verlinkt eine Datei | zusaetzlich DMS (Datei dort sichtbar), evtl. Mein Fach (wenn dort abgelegt) |
Andersherum gilt: was Sie in einem Hub aendern, schlaegt sofort in den anderen durch. Wer in der Adressen-Welt eine Person mit einem neuen Tag versieht, sieht den Tag im naechsten Aufruf der Personen-Karte aus dem Space-Chat heraus.
Typische Wege durch das System
Drei Routen, die zeigen, wie Hubs ineinander greifen:
Vom Hub in den Space:
- Termine-Welt zeigt einen anstehenden Elternabend.
- Klick auf den Termin oeffnet ihn in der Tages-Ansicht.
- Kontext-Knopf "Zum Space" springt in den Klassen-Space, der den Termin angelegt hat.
- Dort dann der Chat, die Aufgaben, das DMS dieses Spaces.
Vom Space in den Hub:
- Im Klassen-Space erstellen Sie eine Aufgabe "Material besorgen", weisen sie sich selbst zu.
- Sofort danach ist sie in der Welt "Meine Aufgaben" sichtbar -- ohne weiteres Zutun.
- Wenn die Aufgabe eine Frist hat, taucht sie zusaetzlich in der Welt "Termine" als Faelligkeits-Eintrag auf.
Vom Hub in den Hub:
- Adressen-Welt: Sie filtern auf Tag "Eltern Klasse 7a".
- Klick auf "Brief schreiben" schreibt einen Brief an alle gefilterten Personen.
- Brief landet als Dokument in der DMS-Welt unter dem Klassen-Space, gleichzeitig gehen die Nachrichten ins Postfach jeder Person.
Mobile vs. Desktop
Die Welten-Leiste hat auf den beiden Geraete-Klassen leicht unterschiedliche Form, dieselbe Funktion.
| Desktop | Mobile | |
|---|---|---|
| Position | Linke Sidebar (vertikal) | Obere Leiste (horizontal) |
| Auf-/Eingeklappt | Sidebar laesst sich auf Symbol-Breite einklappen | Immer Symbole, kein Text |
| Tap auf Welt | Welt-Inhalte oeffnen rechts daneben in der Detail-Spalte | Welt-Inhalte oeffnen als Vollbild |
| In tiefen Ansichten | Sidebar bleibt sichtbar (Symbol-Breite) | Welten-Leiste blendet aus, eigener Header mit Zurueck-Pfeil uebernimmt |
Die unterschiedliche Behandlung von "deep views" hat einen Grund: auf dem Smartphone ist jeder Pixel kostbar, eine Welten-Leiste plus Chat-Header plus Tasten waere zu viel. Auf dem Desktop ist Platz da -- die Sidebar bleibt als Orientierungsleiste sichtbar.
Verhaltens-Details, die ueberraschen koennen
Drei Punkte, die in der Praxis manchmal Fragen aufwerfen:
Eine Welt erscheint nicht, obwohl die App installiert ist. Sehr wahrscheinlich ist die Sichtbarkeit fuer Ihren Benutzertyp deaktiviert. Schauen Sie in die Tenant-Einstellungen unter "Benutzertypen" -- dort die Sichtbarkeits-Matrix kontrollieren.
Sheets liegen unter DMS, nicht unter einer eigenen Welt. Das ist Absicht. Tabellen sind im Datenmodell Dokumente mit einem speziellen MIME-Type. Sie tauchen daher dort auf, wo alle Dokumente sind. Eine eigene Sheets-Welt wuerde die Welten-Leiste unnoetig aufblasen.
Eine Aufgabe ist im Hub, aber nicht im Kalender, obwohl Frist gesetzt. Der Aufgaben-als-Termin-Layer ist auf vielen Tenants standardmaessig aus. Im Kalender oben rechts auf "Layer" tippen, dann "Aufgaben-Faelligkeiten" einschalten.
Fuer Administratoren
Wer als Administrator die Welten-Sicht anpasst, hat zwei Hebel:
- Sichtbarkeits-Matrix pro Benutzertyp -- Tenant-Einstellungen, Reiter "Benutzertypen", Spalten
hub_*an oder aus. Wirkt sofort, kein Logout noetig. - App-Installation -- Settings, Reiter "Apps". Wer eine App entfernt (z. B.
project), nimmt damit auch die Aufgaben-Welt aus der Sidebar. Wer eine App spaeter wieder installiert, bekommt die zugehoerige Welt automatisch zurueck.
Die Reihenfolge der Welten ist nicht konfigurierbar -- sie ist bewusst fest, damit Power-User auf Muscle-Memory bauen koennen ("Aufgaben ist immer das dritte Symbol von oben").
Wie es weitergeht
Die Welten-Architektur ist ein laufendes Konzept und wird mit jeder Iteration geschaerft. Aktuell laufen folgende Ueberlegungen:
- die Sheets-Welt als eigener Eintrag bei Tenants, die viele Tabellen haben -- aktuell ueber DMS erreichbar, koennte auf Wunsch heraufgezogen werden
- ein Konzept-Hub als zukuenftige Welt fuer das gemeinsame Erarbeiten paedagogischer Konzepte (Konzept-Framework, eigene Doku-Sektion)
- ein Berichte-Hub mit Vorlagen-Designer und PDF-Export (geplant, noch nicht in der Sidebar)
Was hier morgen schon anders sein kann, ist absichtlich nicht zu fest verdrahtet -- Welten kommen und gehen mit den Apps. Was bleibt, ist das Prinzip: alles, was Sie tenant-weit sehen wollen, hat einen Hub. Alles, was Sie pro Raum sehen wollen, hat einen Space.