Prilog Handbuch

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Freemium-Modell — Anleitung ​

So funktioniert das Preismodell ​

Prilog ist gratis testbar — 90 Tage lang voll funktionsfaehig. Nach 90 Tagen werden Inhalte aelter als 90 Tage automatisch ausgeblendet (nicht geloescht), bis ein Abo aktiviert wird.

Drei Stufen ​

  1. Sichtbar (Standard / mit Abo) — Alle Daten zugaenglich, alle Funktionen offen.
  2. Hidden (90 Tage ohne Abo) — Inhalte aelter als 90 Tage werden nicht angezeigt. Sie sind weiterhin gespeichert, aber filterbar erst wieder mit Abo.
  3. Geloescht — passiert nur in zwei Faellen:
    • Ein Admin schliesst das Konto explizit (30-Tage-Gnadenfrist mit Mail-Bestaetigung)
    • Ein Tenant ist 12 Monate inaktiv UND ohne Abo (Auto-Cancel mit 30-Tage-Vorwarnung)

Was kostet das Abo? ​

3 EUR pro aktivem User pro Monat.

Definition "aktiv" ​

Ein User gilt fuer einen Monat als aktiv, wenn er in dem Monat:

  • mindestens einmal eingeloggt war UND
  • mindestens einmal eine schreibende Aktion ausgefuehrt hat (Nachricht senden, Aufgabe erstellen, Dokument hochladen, Termin anlegen, Kommentar schreiben, Post veroeffentlichen, ...)

User die nur passiv lesen, zaehlen nicht als aktiv.

Inaktive User → Gutschrift ​

Wenn ein User in einem Monat nicht aktiv war, fallen keine Kosten fuer ihn an. Stattdessen wird der nicht-genutzte Monatsbeitrag (3 EUR) als Credit dem Workspace gutgeschrieben.

Beispiel: Ein Workspace hat 10 User, davon waren im April 7 aktiv und 3 inaktiv:

  • Berechnet: 7 × 3 EUR = 21 EUR (statt 30 EUR)
  • Credit: 3 × 3 EUR = 9 EUR
  • Im Mai werden Credits zuerst aufgebraucht. Wenn im Mai wieder 7 aktiv: 21 EUR − 9 EUR Credit = 12 EUR Rechnung.

Credit-Cap: Maximal 6 Monate Vorrat (sonst sammelt sich endlos an).

Trial-Verlaengerung ​

Wenn die 90 Tage zu kurz waren, kann der Workspace-Admin den Trial einmalig kostenlos um +30 Tage verlaengern (Settings → Rechnungen → "Trial verlaengern"). Danach hilft nur noch das Abo.

Was bedeutet "Hidden"? ​

Wenn der Workspace ohne Abo ist und Inhalte aelter als 90 Tage existieren, sind diese nicht in den Listen sichtbar:

  • Aufgaben/Tasks: alte erscheinen nicht in Listen
  • Dokumente: aus DMS-Liste/Suche ausgeblendet
  • Termine: nicht im Kalender
  • Posts/Mitteilungen: nicht in Infotafel-Liste
  • Notebook-Eintraege: nicht in Schueler-Verlauf
  • Chat: Matrix-Messages aelter als 90 Tage werden im Web-Client ausgeblendet

Wichtig: Die Daten sind nicht weg. Direkter Zugriff per ID waere technisch moeglich, ist aber UI-seitig nicht angeboten. Sobald das Abo aktiviert wird, sind alle Inhalte sofort wieder normal sichtbar.

Das sind Ausnahmen — immer sichtbar ​

Diese Daten sind unabhaengig vom Alter immer zugaenglich (Strukturobjekte und Compliance-Daten):

  • Workspace-Struktur (Spaces, Boards, Mitglieder, Rollen, Berechtigungen)
  • User-Profile + Einstellungen
  • Vorlagen (Space-/Konzept-/Report-/Post-Templates, Process-Templates)
  • Aktive Aufgaben (status: open / in_progress)
  • Laufende Workflow-Instanzen
  • Recurring Calendar-Events (Serien werden nicht mitten zerrissen)
  • Rechnungen (10 Jahre HGB)
  • Audit-Logs (Impersonation, Postfach, Krise)
  • Kinderschutz-Faelle (10 Jahre §8a SGB VIII)

Tag 1 bis 82 (kein Abo): Stille Phase, kein Banner.

Tag 83 bis 89: Gelber Banner: "In N Tagen werden erste Inhalte ausgeblendet — [Jetzt 3 EUR/User abonnieren]"

Ab Tag 90: Roter Banner: "Inhalte aelter 90 Tage sind ausgeblendet — Abo macht sie wieder sichtbar"

Mit aktivem Abo: Kein Banner.

Mit Konto-Schliessung (geplante Loeschung): Roter Banner mit Datum — "Workspace wird am DD.MM.YYYY geloescht. [Abbrechen]"

Was passiert wenn ich kuendige? ​

Du gehst zu Settings → Rechnungen → "Konto schliessen" und bestaetigst.

  1. Ab sofort: Banner zeigt das geplante Loeschdatum (heute + 30 Tage).
  2. Workspace bleibt 30 Tage normal nutzbar — Du hast Zeit, alle wichtigen Daten zu exportieren.
  3. Du kannst die Loeschung im Banner jederzeit abbrechen.
  4. Nach 30 Tagen: Hard-Delete inkl. aller Daten in Synapse, MinIO und der Datenbank. Unwiderruflich.
  5. Eine DSGVO-Loeschbestaetigung wird per Mail an den Admin gesendet.

Aenderungen ohne Abo ​

WasVor 90 TagenNach 90 Tagen
Login + neue Inhalte erstellen✅✅
Alte Inhalte (>90d) sehen✅❌ ausgeblendet
Alle aktuellen Funktionen nutzen✅✅
Banner sichtbar❌✅

Mit Abo verschwindet der Banner und alle Inhalte sind sofort wieder zugaenglich.

FAQ ​

Was passiert mit unseren Daten wenn wir das Abo wieder kuendigen? Die Daten verschwinden nicht. Inhalte juenger als 90 Tage bleiben weiterhin sichtbar, aeltere werden ausgeblendet. Du kannst jederzeit reaktivieren.

Warum nicht einfach loeschen? Wir wollen, dass Du jederzeit zurueckkommen kannst — z.B. nach den Sommerferien. Loeschen passiert nur explizit (Konto-Schliessung) oder bei langer Inaktivitaet.

Werden auch Backups geloescht? Bei Hard-Delete ja — auch aus den Backups (DSGVO-Recht auf Loeschung).

Was zaehlt als "schreibende Aktion"? Nachricht senden, Aufgabe erstellen, Dokument hochladen, Termin anlegen, Kommentar schreiben, Post veroeffentlichen, Abwesenheit melden, Notebook-Eintrag schreiben.

Bot-/Service-Accounts kosten? Nein — @admin, @bot, @system, @workflow u.a. werden nicht als User abgerechnet.

Kann ich mehrere Workspaces unter einem Abo haben? Nein — jeder Workspace (Tenant) hat sein eigenes Abo.