Ordnerstruktur der Schulverwaltung

Stand 22.09.2026 · Leander Seyffer

Zweck und Geltungsbereich

Dieses Handbuch legt die verbindliche Ordnerstruktur (Aktenplan) für die Schulverwaltung im Prilog DMS fest und begründet jede Entscheidung. Ziel: Jedes Verwaltungsdokument hat genau einen richtigen Ort, den jede berechtigte Person ohne Rückfrage findet.

Die Struktur gilt für Dokumente mit Verwaltungs-, Nachweis- oder Rechtscharakter: Akten, Verträge, Protokolle, Bescheide, Nachweise, verbindliche Konzepte. Sie gilt nicht für Unterrichtsmaterial, Arbeitsstände in Klassen-Spaces und Chat-Anhänge (siehe Abgrenzung).

Zielgruppe sind Sekretariat, Schulleitung, Geschäftsführung, Personal, Buchhaltung und Datenschutz. Die Struktur ist als Vorlage für alle Prilog-Schulen gedacht; schulspezifische Anpassungen sind nur auf Ebene 2 und tiefer vorgesehen.

Was Prilog davon heute kann

Die Struktur ist in Prilog hinterlegt und lässt sich in einem Behälter anlegen: 13 Hauptordner, 60 Ordner samt Ebene 2. Ebene 1 ist danach fest — sie lässt sich weder umbenennen noch löschen noch verschieben.

Ebenfalls gebaut: Schutzstufen am Ordner (vererbt, nur erhöhbar), Ordnervorlagen für Schüler- und Personalakten, das Anlegen und Verschieben von Akten aus den Stammdaten, Leserechte auf Schülerakten aus der Klassenzuordnung, das Zugriffsprotokoll für S3 und S4, der Abschluss von Jahresordnern mit Schreibschutz, die Frist am Ordner, der Löschlauf mit Sperre, Freigabe und Protokoll nach 09.6 sowie die Auskunft je Person nach Art. 15 DSGVO.

Die offenen Entscheidungen am Ende dieses Handbuchs sind weiterhin offen.

Leitprinzipien – warum die Struktur so ist

Die Struktur folgt acht Prinzipien. Jedes löst ein konkretes Problem, das gewachsene Schulablagen typischerweise haben.

#	Prinzip	Was es bedeutet	Welches Problem es löst
P1	Aufgabe statt Person	Ordner heißen nach Zuständigkeit (Personal, Finanzen), nie nach Menschen („Ordner Frau M.”)	Personalwechsel zerstört sonst die Ablage; Wissen bleibt an Köpfen hängen
P2	Ordnergrenze = Berechtigungsgrenze	Wer einen Ordner der Ebene 1 sehen darf, darf alles darin sehen; Rechte werden nur auf Ebene 1–2 gesetzt und vererbt	Einzelfreigaben tief im Baum sind unprüfbar und führen zu Datenpannen
P3	Lebenszyklus bestimmt den Ort	Was gemeinsam aufbewahrt und gemeinsam gelöscht wird, liegt zusammen (z. B. eine Schülerakte pro Kind)	Löschfristen sind sonst nicht umsetzbar, weil Dokumente einer Person verstreut liegen
P4	Zwei Zeitachsen, bewusst getrennt	Pädagogik und Gremien nach Schuljahr (Aug–Jul), Finanzen nach Geschäftsjahr (meist Kalenderjahr)	Mischung führt zu Belegen im falschen Jahr und doppelten Ordnern
P5	Ein Ort pro Dokument	Jedes Dokument existiert einmal; andere Stellen verlinken oder finden es über Metadaten	Kopien laufen auseinander; niemand weiß, welche Fassung gilt
P6	Flach und stabil	Maximal 4 Ebenen; Ebene 1 ist nummeriert und ändert sich nur per Beschluss	Tiefe Bäume werden nicht gepflegt; wechselnde Hauptordner zerstören Gewohnheit
P7	Frist hängt am Ordner	Jeder Aktenordner trägt Aufbewahrungsregel und Fristbeginn	Löschung wird sonst nie gemacht (DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e)
P8	Das System legt Akten an, nicht der Mensch	Schüler-, Personal- und Schuljahresordner erzeugt Prilog aus den Stammdaten nach fester Vorlage	Handangelegte Akten haben uneinheitliche Namen und fehlende Unterordner

P2 und P3 sind die tragenden Prinzipien. Wo sie kollidieren, gewinnt P2: Ein Dokument mit höherer Schutzstufe bekommt einen eigenen Unterordner, auch wenn es inhaltlich zur Akte gehört.

Die oberste Ebene spiegelt zugleich das Prilog-Sphärenmodell: Pädagogik (03, 04), Verwaltung (05–09, 11) und Verein bzw. Träger (10). Leitung und Gremien (01, 02) liegen quer dazu.

Die Ordnerstruktur im Überblick

Die Struktur hat 13 Hauptordner. Nummern halten die Reihenfolge stabil und machen Ordner im Gespräch eindeutig („liegt in 05”). Die Lücke 12–98 ist Reserve.

00 Eingang
01 Leitung und Organisation
   01.1 Schulprofil und Konzepte
   01.2 Ordnungen und Richtlinien
   01.3 Organigramm und Zuständigkeiten
   01.4 Schulaufsicht und Behörden
   01.5 Qualitätsentwicklung
02 Gremien und Konferenzen
   02.<Gremium>/<Schuljahr>        z. B. 02.1 Gesamtkonferenz/2026-27
03 Schülerverwaltung
   03.1 Aufnahme und Warteliste/<Schuljahr>
   03.2 Schülerakten (aktiv)/<Nachname, Vorname – ID>
   03.3 Schülerakten (ehemalig)/<Abgangsjahr>/<Nachname, Vorname – ID>
   03.4 Klassen und Jahrgänge/<Schuljahr>
   03.5 Schulstatistik und Meldungen/<Schuljahr>
04 Unterricht und Prüfungen
   04.1 Curricula und Stundentafeln
   04.2 Prüfungen und Abschlüsse/<Schuljahr>/<Abschlussart>
   04.3 Zeugnisse und Berichte – Vorlagen und Termine
   04.4 Schulveranstaltungen, Fahrten, Praktika/<Schuljahr>
05 Personal
   05.1 Personalakten (aktiv)/<Nachname, Vorname – ID>
   05.2 Personalakten (ehemalig)/<Austrittsjahr>/…
   05.3 Stellen und Bewerbungen/<Ausschreibung>
   05.4 Deputate und Einsatzplanung/<Schuljahr>
   05.5 Fortbildung
   05.6 Honorar- und Ehrenamtskräfte
   05.7 BEM und Arbeitsunfähigkeit (S4, getrennt von der Personalakte)
06 Finanzen
   06.1 Haushalt und Planung/<Geschäftsjahr>
   06.2 Schulgeld und Elternbeiträge/<Geschäftsjahr>
   06.3 Zuschüsse und Fördermittel/<Programm>
   06.4 Buchhaltung und Belege/<Geschäftsjahr>
   06.5 Jahresabschluss und Prüfung/<Geschäftsjahr>
07 Verträge und Recht
   07.1 Verträge/<Vertragspartner>
   07.2 Versicherungen
   07.3 Rechtsangelegenheiten/<Vorgang>
08 Gebäude, Sicherheit und IT
   08.1 Liegenschaft und Mietsache
   08.2 Brandschutz und Evakuierung
   08.3 Arbeitsschutz und Unfälle
   08.4 Hygiene und Infektionsschutz
   08.5 IT, Geräte und Zugänge
09 Datenschutz
   09.1 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
   09.2 TOM und Datenschutz-Folgenabschätzungen
   09.3 Auftragsverarbeitung
   09.4 Betroffenenanfragen/<Jahr>
   09.5 Datenschutzvorfälle/<Jahr>
   09.6 Löschprotokolle/<Jahr>
10 Verein und Träger
   10.1 Satzung und Register
   10.2 Vorstand/<Geschäftsjahr>
   10.3 Mitgliederversammlung/<Jahr>
   10.4 Mitgliederverwaltung
11 Kommunikation und Öffentlichkeit
   11.1 Elternbriefe und Rundschreiben/<Schuljahr>
   11.2 Presse und Website
   11.3 Corporate Design
99 Vorlagen und Formulare

Platzhalter in spitzen Klammern werden von Prilog automatisch erzeugt (P8). Alles andere legt nur die Struktur-Verantwortliche an.

Die Bereiche im Einzelnen

Jeder Hauptordner hat genau eine verantwortliche Funktion (Owner). Der Owner entscheidet über Unterordner und ist Ansprechperson bei Ablagefragen.

Ordner	Owner (Funktionsrolle)	Inhalt	Warum eigener Hauptordner
00 Eingang	Sekretariat	Unsortierte Eingänge, Scans, Post	Trennt „noch nicht bewertet” von „abgelegt”; nichts bleibt länger als 14 Tage
01 Leitung und Organisation	Schulleitung	Leitbild, Konzepte, Schul- und Hausordnung, Genehmigung als Ersatzschule, Behördenschriftverkehr	Dauerhaft gültige Grundlagen, für alle Mitarbeitenden lesbar
02 Gremien und Konferenzen	Schulleitung, je Gremium Protokollführung	Einladungen, Protokolle, Anlagen je Gremium und Schuljahr	Gremien haben unterschiedliche Leserkreise; Protokolle sind dauerhafte Nachweise
03 Schülerverwaltung	Sekretariat	Aufnahme, Schülerakten, Klassenlisten, Statistik	Personenbezogene Daten Minderjähriger, eigene Schutzstufe
04 Unterricht und Prüfungen	Schulleitung / Oberstufenkoordination	Curricula, Prüfungsunterlagen, Abschlusslisten, Fahrten	Prüfungsunterlagen haben lange Fristen und strenge Formvorgaben
05 Personal	Personalreferat	Personalakten, Bewerbungen, Deputate, Fortbildung	Höchste Vertraulichkeit gegenüber Kollegium; eigener Leserkreis
06 Finanzen	Buchhaltung / Geschäftsführung	Haushalt, Schulgeld, Zuschüsse, Belege, Abschlüsse	Steuerliche Fristen und Geschäftsjahr-Logik
07 Verträge und Recht	Geschäftsführung	Verträge je Partner, Versicherungen, Rechtsvorgänge	Verträge laufen über Jahre; Kündigungsfristen müssen auffindbar sein
08 Gebäude, Sicherheit und IT	Geschäftsführung / Haustechnik	Brandschutz, Begehungen, Unfallanzeigen, Geräte	Nachweispflichten gegenüber Unfallkasse und Behörden
09 Datenschutz	Datenschutzkoordination	VVT, TOM, DSFA, AV-Verträge, Vorfälle, Löschprotokolle	Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) an einem Ort nachweisbar
10 Verein und Träger	Vorstand	Satzung, Registerauszüge, Vorstands- und MV-Protokolle, Mitglieder	Eigene Rechtsperson; Vereinsmitglieder sind nicht Schulpersonal
11 Kommunikation und Öffentlichkeit	Öffentlichkeitsarbeit	Versandte Elternbriefe, Presse, Logos	Trennt veröffentlichte Endfassungen von internen Entwürfen
99 Vorlagen und Formulare	Sekretariat	Leere Formulare, Briefvorlagen, Aktenvorlagen	Eine gültige Fassung je Formular, von überall verlinkt

Warum Schüler- und Personalakten als Einzelakte

Eine Akte pro Person ist die einzige Form, in der Fristen sauber greifen. Die Frist beginnt mit dem Abgang bzw. Austritt, also für jede Person zu einem anderen Zeitpunkt. Deshalb wandert die Akte beim Abgang als Ganzes nach „ehemalig/” und wird dort gemeinsam fristgerecht gelöscht.

Jede Schülerakte hat dieselben Unterordner (Vorlage aus 99):

1. 01 Stammdaten und Schulvertrag

2. 02 Aufnahme

3. 03 Zeugnisse und Berichte

4. 04 Förderung, Gutachten, Nachteilsausgleich – erhöhte Schutzstufe

5. 05 Schriftverkehr

6. 06 Einwilligungen (unterschrieben)

7. 07 Abgang

Jede Personalakte hat diese Unterordner:

1. 01 Stammdaten und Vertrag

2. 02 Qualifikation und Nachweise

3. 03 Tätigkeit, Deputat, Änderungen

4. 04 Abmahnungen und Ermahnungen – erhöhte Schutzstufe, mit Entfernungsfrist

5. 05 Schriftverkehr

Bewusst nicht in der Personalakte: BEM-Unterlagen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Gesundheitsdaten. Sie liegen getrennt mit eigenem, engem Leserkreis, weil sie sonst jede Person mit Akteneinsicht mitsieht. Vom erweiterten Führungszeugnis wird nur ein Einsichtsvermerk (Datum, Ergebnis ohne Eintrag, Prüfer) abgelegt, keine Kopie.

Warum Gremien getrennt von Leitung

Protokolle der Gesamtkonferenz dürfen alle Mitarbeitenden lesen, Protokolle einer Schulführungs- oder Personalkonferenz nicht. Ein eigener Hauptordner mit einem Unterordner je Gremium erlaubt genau diese Rechte ohne Ausnahmen. Das Beschlussregister im Prilog-Modul Konferenzen bleibt die führende Quelle für Beschlüsse; das DMS hält das unterschriebene Protokoll als Nachweis.

Warum Verein getrennt von Schule

Der Träger ist eine eigene Rechtsperson mit eigenem Personenkreis. Vereinsmitglieder sind oft Eltern, dürfen als Mitglieder aber keine Schulverwaltungsdaten sehen. Hat die Schule einen anderen Träger (gGmbH, Stiftung), heißt 10 „Träger” und enthält Gesellschafter- bzw. Stiftungsunterlagen.

Benennung, Metadaten und Versionen

Dateinamen folgen einem festen Muster, damit sie sortierbar sind und ohne Öffnen verständlich bleiben:

JJJJ-MM-TT_Dokumentart_Gegenstand.ext
2026-09-15_Protokoll_Gesamtkonferenz.pdf
2026-08-01_Vertrag_Reinigung-Fa-Muster.pdf

• Datum im ISO-Format zuerst: Es sortiert chronologisch und ist eindeutig. Maßgeblich ist das Datum des Dokuments, nicht des Uploads.

• Keine Personennamen im Dateinamen, wenn das Dokument in einer Akte liegt. Der Aktenordner trägt den Namen bereits; Dateinamen erscheinen sonst in Suchtreffern und Benachrichtigungen.

• Keine Versionszusätze wie „final”, „v2” oder „neu”. Das DMS versioniert selbst; ein Dokument wird überschrieben, nicht dupliziert.

• Keine Umlaute-Ersatzschreibung nötig, aber keine Sonderzeichen außer Bindestrich und Unterstrich.

Jedes Dokument trägt Metadaten. Pflichtfelder werden beim Hochladen abgefragt oder aus dem Ordner vererbt:

Feld	Pflicht	Quelle	Zweck
Dokumentart	ja	Auswahlliste	Suche und Fristzuordnung
Schuljahr bzw. Geschäftsjahr	ja	vom Ordner geerbt	Zeitachse (P4)
Personenbezug	bei Akten	vom Aktenordner geerbt	Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Löschung
Schutzstufe	ja	vom Ordner geerbt, nur erhöhbar	Zugriff (siehe Berechtigungen)
Status	ja	Entwurf · gültig · abgelöst · archiviert	Welche Fassung gilt
Aufbewahrung bis	automatisch	Regel des Ordners + Fristbeginn	Löschlauf
Löschsperre	optional	manuell mit Begründung	Laufende Verfahren (Legal Hold)

Warum Metadaten statt tieferer Ordner: Ein Dokument kann nur an einem Ort liegen, aber mehrere Eigenschaften haben. Die Volltextsuche findet Inhalte; Metadaten beantworten Fragen wie „alle gültigen Ordnungen” oder „alle Dokumente zu Person X”, die ein Ordnerbaum allein nicht beantworten kann.

Berechtigungen und Datenschutz

Das Verwaltungs-DMS ist ausschließlich dem Kreis Mitarbeitende zugänglich. Eltern, Schüler und Externe haben keinen Zugriff, auch nicht lesend; was sie erhalten sollen, wird über ihre eigenen Spaces bereitgestellt.

Innerhalb der Mitarbeitenden gelten vier Schutzstufen. Sie werden am Ordner gesetzt und vererbt; ein Dokument kann höher, nie niedriger eingestuft werden als sein Ordner.

Stufe	Bedeutung	Beispiele	Zugriff	Protokollierung
S1 intern	Für alle Mitarbeitenden bestimmt	01, 99, Gesamtkonferenz-Protokolle	alle Mitarbeitenden lesen, Owner schreibt	Änderungen
S2 Funktion	Für eine Funktion bestimmt	06, 07, 08, Schulführungs-Protokolle	Funktionsrollen des Bereichs	Änderungen
S3 personenbezogen	Akten über einzelne Menschen	03.2, 05.1, 09.4	eng definierte Funktionsrollen	Lesen und Ändern
S4 besonders schutzbedürftig	Gesundheit, Gutachten, Abmahnungen, Vorfälle (Art. 9 DSGVO und vergleichbar)	Schülerakte/04, Personalakte/04, 05.7, 09.5	benannte Einzelrollen, Vier-Augen-Freigabe für neue Rechte	Lesen und Ändern, regelmäßige Sichtprüfung

Zugriffsmatrix für die Hauptordner (L = lesen, S = schreiben, — = kein Zugriff):

Ordner	Schulleitung	Sekretariat	Personalreferat	Buchhaltung	Geschäftsführung	Klassenlehrkraft	Kollegium	Datenschutz
00	L	S	—	—	L	—	—	—
01	S	L	L	L	S	L	L	L
02	S	L	—	—	L	je Gremium	je Gremium	L
03	L	S	—	—	L	L (eigene Klasse)	—	L
04	S	S	—	—	L	L	L	—
05	L (ohne S4)	—	S	—	S	—	—	—
06	L	L (nur 06.2)	—	S	S	—	—	—
07	L	L	—	L	S	—	—	—
08	L	S	—	—	S	L (nur 08.2)	L (nur 08.2)	L
09	L	—	—	—	L	—	—	S
10	—	—	—	L	L	—	—	—
11	S	S	—	—	L	L	L	—
99	L	S	L	L	L	L	L	L

Die Matrix ist ein Vorschlag für eine Waldorfschule mit Verein als Träger und muss beim Setup je Schule bestätigt werden. Zwei Regeln bleiben unverhandelbar: Klassenlehrkräfte sehen nur die Akten der eigenen Klasse, und S4 wird nie über eine breite Gruppe freigegeben.

Die Buchhaltung braucht keinen Zugriff auf Schüler- oder Personalakten: Beitrags- und Vergütungsdaten kommen aus den Prilog-Stammdaten bzw. der Lohnabrechnung und werden in 06 belegt. Die einzige bewusste Ausnahme von P2 ist „eigene Klasse” in 03.2 – sie wird nicht von Hand vergeben, sondern von Prilog aus der Klassenzuordnung abgeleitet und endet automatisch mit dem Zuordnungswechsel.

Warum so streng: Die meisten Datenpannen in Schulablagen entstehen nicht durch Angriffe, sondern durch zu weit gefasste Ordnerfreigaben, die niemand mehr überblickt. Wenige, vererbte Rechte auf Ebene 1–2 sind die einzige Form, die ein Mensch jährlich prüfen kann.

Aufbewahrung, Schuljahreswechsel, Archiv und Löschung

Archivieren heißt in dieser Struktur: Status „abgeschlossen” setzen und schreibschützen, nicht in einen zentralen Archivordner verschieben. Ein zentrales Archiv würde alle Rechtegrenzen aus P2 wieder vermischen. Einzige Ausnahme sind Einzelakten, die beim Abgang nach „ehemalig” wandern, weil sich dort Leserkreis und Fristbeginn ändern.

Die Fristen unten sind Richtwerte aus Bundesrecht und gängiger Schulpraxis. Die schulrechtlichen Fristen für Schülerunterlagen in Hamburg und ihre Geltung für Ersatzschulen müssen vor Inbetriebnahme mit der Datenschutzbeauftragten und der Steuerberatung verifiziert werden. Fristbeginn ist immer der Schluss des Jahres, in dem das auslösende Ereignis liegt.

Unterlage	Ordner	Auslöser	Richtwert	Grundlage (zu prüfen)
Abgelehnte Bewerbungen Personal	05.3	Absage	6 Monate	AGG § 15 Abs. 4 (2 Monate Klagefrist) + Puffer
Aufnahme-/Wartelisten, nicht aufgenommen	03.1	Absage bzw. Ende Aufnahmeverfahren	6–12 Monate	Zweckbindung
Schülerakte (ohne Abschlussnachweise)	03.3	Abgang	5 Jahre	Landesschulrecht, zu prüfen
Zweitschriften Abschlusszeugnisse	04.2	Abschluss	langfristig, in vielen Ländern 50 Jahre	Landesschulrecht, zu prüfen
Prüfungsunterlagen, -arbeiten	04.2	Prüfung	1–10 Jahre je Dokumentart	Prüfungsordnung, zu prüfen
Personalakte	05.2	Austritt	3 Jahre (Verjährung), Lohn- und SV-relevantes länger	BGB § 195, HGB/AO, SGB IV
Abmahnungen	Personalakte/04	Erteilung	Entfernung nach 2–3 Jahren Bewährung	Rechtsprechung BAG, Einzelfall
BEM-Unterlagen	05.7	Abschluss BEM	3 Jahre	Verjährung, Zweckbindung
Buchungsbelege	06.4	Schluss Geschäftsjahr	8 Jahre	AO § 147, HGB § 257 (seit 2025)
Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare	06.5	Schluss Geschäftsjahr	10 Jahre	AO § 147, HGB § 257
Handels- und Geschäftsbriefe	07.1	Versand/Eingang	6 Jahre	AO § 147, HGB § 257
Verträge	07.1	Vertragsende	Vertragsende + 10 Jahre	Verjährung, AO
Unfallanzeigen	08.3	Unfall	5 Jahre	DGUV-Praxis, zu prüfen
Gremienprotokolle, Satzung, Beschlüsse	02, 10	—	dauerhaft	Nachweis, Vereinsrecht
Datenschutzvorfälle, Betroffenenanfragen	09.4, 09.5	Abschluss	3 Jahre	Rechenschaftspflicht, Verjährung

Ablauf zum Schuljahreswechsel (1. August)

1. Neue Schuljahresordner anlegen

2. Vorjahr auf „abgeschlossen” setzen

3. Abgänger-Akten nach „ehemalig” verschieben

4. Klassenzuordnung und Rechte neu setzen

5. Eingang 00 leeren

Schritte 1 bis 4 führt Prilog automatisch aus den Stammdaten aus; das Sekretariat bestätigt nur. Der Wechsel des Geschäftsjahres für 06 läuft getrennt zum 1. Januar.

Jährlicher Löschlauf

1. Prilog erstellt im Januar eine Liste aller Dokumente, deren „Aufbewahrung bis” abgelaufen ist.

2. Der jeweilige Owner prüft die Liste und setzt bei laufenden Verfahren eine Löschsperre mit Begründung.

3. Die Datenschutzkoordination gibt frei; Prilog löscht endgültig, einschließlich aller Versionen.

4. Ein Löschprotokoll (was, wann, wer, auf welcher Grundlage – ohne Inhalte) wird in 09.6 abgelegt.

Ohne Schritt 4 ist die Löschung nicht nachweisbar; ohne Schritt 2 droht die Vernichtung von Beweismitteln.

Was nicht ins Verwaltungs-DMS gehört

Das DMS ist die Ablage für Verbindliches, nicht der Arbeitsplatz. Alles andere hat in Prilog einen besseren Ort.

Inhalt	Richtiger Ort	Warum
Unterrichtsmaterial, Epochenhefte, Arbeitsblätter	Dateien im Space der Klasse bzw. des Fachs	Pädagogische Arbeit, anderer Leserkreis, keine Aktenfrist
Chat-Anhänge und Entwürfe	bleiben im Chat; Endfassung wird ins DMS abgelegt	Ein Chat ist kein Nachweis; Anhänge sind schwer auffindbar
Beschwerden, Kinderschutz- und Krisenfälle	Prilog Fall-Kontext (Fallakte)	Braucht Fallrollen, Fristen und Protokoll; Ergebnis wird in der Akte nur vermerkt
Beschlüsse als Datensatz	Modul Konferenzen (Beschlussregister)	Das Register ist führend; DMS hält das unterschriebene Protokoll
Stammdaten (Adressen, Klassen, Beiträge)	Prilog-Stammdaten	Daten in Dokumenten veralten; DMS verweist nur
Tabellen, die laufend bearbeitet werden	Prilog Tabellen	Kollaborativ und versioniert; Stichtagsfassung bei Bedarf als PDF ins DMS
Persönliche Notizen von Lehrkräften zu Kindern	nicht in Prilog-Ablagen der Verwaltung	Keine Aktenqualität; verleitet zu Schattenakten

Faustregel für Mitarbeitende: Ins DMS kommt, was man in drei Jahren noch vorzeigen können muss. Alles, woran man heute noch arbeitet, bleibt im Space.

Pflege, Governance und offene Entscheidungen

Eine Struktur verfällt, wenn niemand sie verantwortet. Deshalb gelten drei Regeln:

• Ebene 1 ändert sich nur per Beschluss der Schulleitung mit Anhörung der Datenschutzkoordination; jede Änderung erhöht die Version dieses Handbuchs.

• Ebene 2 und tiefer ändert der jeweilige Owner; neue Unterordner erben die Schutzstufe und dürfen sie nur erhöhen.

• Einmal jährlich (nach dem Schuljahreswechsel) prüfen Owner und Datenschutz die Zugriffsmatrix und den Eingang 00.

Anforderungen an das Prilog DMS

Die Struktur funktioniert nur, wenn das DMS diese Fähigkeiten hat. Sie sind Grundlage für die Umsetzungsplanung:

• ☐ Ordnervorlagen mit Unterordnern, Schutzstufe und Fristregel (Aktenvorlage aus 99)

• ☐ Automatisches Anlegen und Verschieben von Einzelakten aus Stammdaten-Ereignissen (Aufnahme, Abgang, Eintritt, Austritt)

• ☐ Vererbte Rechte auf Ebene 1–2; Einstufung nur nach oben änderbar

• ☐ Aus der Klassenzuordnung abgeleitete Leserechte auf Schülerakten

• ☐ Lesezugriffs-Protokoll für S3 und S4, auswertbar durch die Datenschutzkoordination

• ☐ Status „abgeschlossen” mit Schreibschutz je Schuljahres- bzw. Geschäftsjahresordner

• ☐ Berechnetes Feld „Aufbewahrung bis”, Löschsperre mit Begründung, Löschlauf mit Freigabe und Protokoll

• ☐ Löschung inklusive aller Versionen und Volltextindex-Einträge

• ☐ Auskunftsexport je Person (Art. 15 DSGVO) über das Metadatenfeld Personenbezug

Offene Entscheidungen

• ☐ Hamburger Fristen für Schülerunterlagen und Prüfungsarbeiten an Ersatzschulen verifizieren

• ☐ Liste der Gremien je Schule festlegen (Selbstverwaltungsorgane unterscheiden sich stark zwischen Waldorfschulen)

• ☐ Kindergarten, Hort und Ganztag: eigener Hauptordner oder Teil von 03?

• ☐ Liegt die Lohnabrechnung im Haus oder extern? Davon hängt der Inhalt von 06.4 ab

• ☐ Zugriffsmatrix mit einer Pilotschule durchspielen, bevor sie Vorlage für alle Tenants wird