Chat-Rechte

Kurz: Unter Einstellungen → Kommunikation → Chat-Rechte sieht die Verwaltung alle Gruppen auf einer Seite: ob dort Chat, Infotafel oder gar kein Chat ist, und welche Funktionsrollen in der Gruppe sind und in der Infotafel schreiben. Geregelt wird hier nur über Funktionsrollen. Einzelne Personen nehmen die Gruppenverantwortlichen in ihrer Gruppe auf.

Wofür

Bisher war der Chat einer Gruppe nur in der Gruppe selbst einzustellen, eine nach der anderen. Wer wissen wollte, welche Elternräume Infotafeln sind, musste jeden Raum öffnen. Die Seite zeigt das auf einen Blick und lässt es dort ändern.

Die Arbeit ist geteilt:

Wer	Was
Verwaltung (diese Seite)	Modus jeder Gruppe; welche Funktionsrollen in der Gruppe sind; welche Funktionsrollen in der Infotafel schreiben
Gruppenverantwortliche (in der Gruppe)	einzelne Personen aufnehmen und herausnehmen

Jede Gruppe sollte mindestens einen Verantwortlichen haben. Die Seite zeigt, wo noch niemand eingetragen ist.

Drei Reiter

Reiter	Was darin steht
Klassenstrukturen	die Klassen, ihre Räume (Eltern, Intern, Schüler …) und die Klassenstufen darüber
Schulstrukturen	alles andere: Kollegium, Konferenzen, AGs, Räume für Funktionsrollen
Archiv	archivierte Gruppen — dort lassen sie sich wiederherstellen

Hinter jedem Reiter steht, wie viele Gruppen er enthält.

Die Liste

Jede Zeile ist eine Gruppe, darunter steht, wo sie liegt, und wie viele Mitglieder sie hat.

• Modus — Chat (alle schreiben), Infotafel (nur Berechtigte schreiben, die anderen lesen) oder Aus. Bei einer Infotafel kommen zwei Häkchen dazu: Reaktionen (Eltern bestätigen mit einem Emoji) und Lesequittungen (wer schreibt, sieht, wie viele gelesen haben — ohne Namen).
• Funktionsrollen — welche Funktionsrollen in der Gruppe sind; verwaltet heißt, sie dürfen die Gruppe auch einstellen. Ein Stift-Zeichen bedeutet: Diese Rolle schreibt in der Infotafel. Ein Klick öffnet die Auswahl.
• Verantwortlich — wer sich um die Gruppe kümmert. Bei Klassen sind es die Klassenlehrkräfte aus der Lehrer-Tabelle, sonst die unter Einstellungen → Stammdaten → Verantwortlichkeiten Eingetragenen. niemand (orange) heißt: noch keiner. Ein Klick führt zu den Verantwortlichkeiten.

Oben filtern Sie nach Modus und auf nur ohne Verantwortliche, unter Schulstrukturen zusätzlich nach Art (Gruppen, Konferenzen, übrige Spaces).

Mehrere Gruppen auf einmal. Häkchen vor die Gruppen setzen — oben erscheint Modus setzen: Chat · Infotafel · Aus. So werden zum Beispiel alle Elternräume einer Stufe in einem Schritt zu Infotafeln.

Funktionsrollen einer Gruppe

Für jede Funktionsrolle zwei Fragen:

1. In der Gruppe? — nein, Mitglied oder verwaltet. Wer die Rolle trägt, kommt in die Gruppe; wer sie verliert, verlässt sie (wie bei den Räumen für Funktionsrollen). Klassen bekommen ihre Mitglieder aus der Klasse — dort fehlt diese Spalte.
2. Schreibt in Infotafel? — wer die Rolle trägt, darf in dieser Infotafel schreiben. Das gilt nur für Mitglieder der Gruppe.

Schon vergebene Rollen stehen oben. Ist die Gruppe gerade ein Chat, schreiben dort ohnehin alle — das Schreibrecht wirkt, sobald sie Infotafel wird.

Eine Gruppe archivieren

Gruppen werden nicht gelöscht, sondern archiviert. Der Knopf steht rechts in jeder Zeile; vorher fragt Prilog nach.

Was beim Archivieren geschieht:

• Die Gruppe verschwindet für alle Mitglieder; niemand kann mehr schreiben. Auch in anderen Chat-Programmen ist sie weg.
• Der Verlauf bleibt aufbewahrt.
• Niemand kommt mehr hinein — weder über eine Einladung noch über den Import noch von Hand. Ein archivierter Klassenraum wird auch nachts nicht neu angelegt.

Wiederherstellen geht unter dem Reiter Archiv. Die Mitglieder kommen zurück, ebenso eine Space-Mail, die vorher an war. Wer inzwischen nicht mehr hinein darf — etwa ein Kind, das die Klasse verlassen hat —, kommt nicht zurück; die Meldung nennt, wie viele es sind.

Nicht archivieren lassen sich (der Knopf ist dann grau, beim Darüberfahren steht der Grund):

• Klassen selbst — sie werden in den Stammdaten stillgelegt,
• Konferenzen — ihr Raum geht mit der Konferenz,
• Behälter mit Klassen darunter, etwa eine Klassenstufe,
• Gruppen, unter denen noch aktive Räume liegen — erst die Räume darunter archivieren.

Wer in einer Infotafel schreibt

• Rollen mit „Darf in Infotafel-Spaces senden“ — in jeder Infotafel der Schule. Das steht unter Einstellungen → Personen & Rollen → Rollen; die Seite nennt diese Rollen oben.
• Die Administratoren der Schule.
• Neu: wer eine Funktionsrolle trägt, die für diese Gruppe „schreibt in Infotafel“ hat.

Das Recht gilt auch in anderen Chat-Programmen (etwa Element), nicht nur in Prilog. Wird es entzogen — Rolle weg, Häkchen weg, Funktionsrolle abgelaufen —, fällt es auch dort weg, spätestens nach einer Stunde.

Gut zu wissen

• Ändern dürfen nur Administratoren. Beim Speichern von Funktionsrollen fragt Prilog noch einmal nach dem Passwort oder Passkey.
• Jede Änderung steht im Audit-Protokoll.
• Nach dem Update werden Gruppen, die schon vorher auf Infotafel oder Aus standen, im Chat zum ersten Mal wirklich gesperrt. Ein Blick mit dem Filter Modus zeigt, welche das sind.