Prilog Handbuch

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Aufgaben — Anleitung für den Schul-Alltag ​

Eine Aufgabe ist alles, was zu tun ist: ein Klassenrat-Beschluss umsetzen, einen Brief an Eltern schreiben, einen Termin organisieren, eine Vertretung organisieren. Prilog hilft, dass nichts vergessen wird — und dass am Ende dokumentiert ist, was gemacht wurde.

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den ganzen Lebenszyklus einer Aufgabe — vom Anlegen bis zur fertigen Akte im Dokumenten-Management.

Auf einen Blick ​

Aufgabe anlegen   →   Bearbeiten   →   Erledigen   →   Akte im DMS
       │                  │                │                │
   Verantwortlich     Status, Datum,   Resultat-Typ +    Wird automatisch
   und Frist setzen   Kommentare       Notiz eintragen   für Sie erstellt

In Prilog gibt es zwei Wege zu Aufgaben:

Wo?Was sehen Sie?
Innerhalb eines Spaces (z.B. Kollegium, Klasse 5b)Aufgaben dieses Spaces — Liste, Kanban, Gantt
Hub „Meine Aufgaben" (links in der Welten-Leiste)Alle Aufgaben über alle Spaces hinweg, nach Dringlichkeit sortiert

Beide zeigen dieselben Aufgaben in unterschiedlicher Sortierung.

1. Eine Aufgabe anlegen ​

  1. Gehen Sie in den Space (zum Beispiel Klasse 5b).
  2. Klicken Sie rechts auf das Aufgaben-Symbol (Häkchen ✅).
  3. Tippen Sie einen kurzen Titel ein, zum Beispiel:
    • „Eltern-Mitteilung Klassenfahrt verschicken"
    • „Notenkonferenz vorbereiten"
    • „Vertretungsplan für Frau Müller"
  4. Drücken Sie Enter — die Aufgabe ist da.

Tipp: Sie können auch direkt aus einer Chat-Nachricht eine Aufgabe machen. Bewegen Sie die Maus über die Nachricht und klicken Sie auf das ✅-Symbol, das erscheint.

Verantwortlich, Frist, Priorität ​

Klicken Sie auf die neue Aufgabe, um die Details zu öffnen. Sie können einstellen:

  • Verantwortlich — eine einzelne Person, die den Hut für diese Aufgabe aufhat
  • Bearbeiter — alle Personen, die mitmachen (Verantwortliche und Bearbeiter dürfen sich überschneiden)
  • Fälligkeitsdatum — bis wann muss es fertig sein
  • Priorität — Niedrig, Mittel, Hoch oder Kritisch
  • Beschreibung — was genau ist zu tun

Die Verantwortlich-Person ist wichtig: Sie steht später in der Aufgaben-Akte als „Wer hat sich darum gekümmert?". Auch wenn fünf Leute mithelfen — eine Person hat den Hut auf.

2. An einer Aufgabe arbeiten ​

Während die Aufgabe läuft, können Sie:

  • den Status ändern (Zu erledigen → In Bearbeitung → Prüfung → Erledigt)
  • Kommentare schreiben (z.B. „Schulleitung hat zugestimmt")
  • Checklisten anlegen (z.B. einzelne Eltern abhaken, die schon Bescheid wissen)
  • Dateien anhängen (Anschreiben-Vorlage, Fotos vom Aushang)

Alles, was Sie hier eintragen, landet später automatisch in der Aufgaben-Akte. Sie müssen nichts doppelt schreiben.

3. Eine Aufgabe als erledigt markieren ​

Hier kommt der wichtigste Schritt für die Schul-Verwaltung: das Resultat dokumentieren. Prilog ist DSGVO-konform und für Schulen gemacht — das heißt, es genügt nicht zu sagen „ist erledigt". Wir müssen wissen, was das Resultat war.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie die Aufgabe (Klick auf den Titel in der Liste).
  2. Klicken Sie auf den Status-Button Erledigt (grünes Häkchen).
  3. Es öffnet sich ein Resultat-Block unter den Status-Buttons. Dieser fragt zwei Dinge:

Resultat-Typ wählen ​

Wählen Sie einen der vier Typen:

TypWann verwenden?Beispiel
BeschlussEine Entscheidung wurde getroffen„Klassenrat hat zugestimmt, Theaterprojekt findet statt"
SchreibenEin Brief, eine Mail oder eine Mitteilung wurde versendet„Anschreiben an alle Eltern wegen Klassenfahrt verschickt"
NotizReine Erledigung ohne externes Resultat„Materialschrank aufgeräumt"
SonstigesAlles andere — Begründung ist dann Pflicht„Termin abgesagt wegen Krankheit, neuer Termin folgt"

Notiz schreiben ​

Im Textfeld darunter beschreiben Sie kurz, was das Resultat ist. Diese Notiz ist:

  • bei „Sonstiges" Pflicht
  • bei den anderen Typen optional, aber sehr empfohlen
  • kommt automatisch in die Akte und in spätere Berichte

Beispiel-Notizen:

  • „Beschluss einstimmig — 23 Ja-Stimmen. Aufführung am 17.6., Bühnenbau ab 10.6."
  • „Anschreiben an 24 Eltern raus (siehe Anhang). 3 Eltern bereits zurückgemeldet."
  • „Termin verschoben auf 22.5., neuer Aushang im Lehrerzimmer."

Abschließen ​

Klicken Sie auf Abschließen (grüner Button). Die Aufgabe ist jetzt erledigt — und Prilog tut zwei Dinge automatisch:

  1. Aufgaben-Akte erstellen. Im DMS des Spaces, im Ordner Akten → Aufgaben, erscheint ein neues Dokument. Es enthält den ganzen Verlauf: wer hat wann was gemacht, alle Kommentare, alle Status-Wechsel, das Resultat.
  2. Eintrag im Verlaufsstrom. Im Aktivitäten-Tab des Spaces erscheint „Aufgabe erledigt" mit Resultat-Typ.

Die Aufgaben-Akte ist das, was später in den Schul-Jahresbericht oder in eine Eltern-Anfrage eingefügt werden kann. Sie ist auch nach Jahren noch lesbar, ohne dass Prilog dazu nötig ist — das Dokument lebt im DMS.

4. Erledigte Aufgaben wiederfinden ​

Erledigte Aufgaben verschwinden nicht. Sie sind in der Standard-Sicht nur ausgeblendet, damit die offene Liste übersichtlich bleibt. Sie finden sie wieder so:

  • In der Liste (Aufgaben-Tab im Space): klicken Sie in der Sidebar auf „Erledigt" unter „Status".
  • In der Kanban-Ansicht: in der vierten Spalte rechts.
  • In der Verlaufs-Ansicht (Detail-Tab im „Meine Aufgaben"-Hub): die unterste der vier Lanes.
  • Im DMS (Dokumente-Symbol): Ordner Akten → Aufgaben enthält alle Akten chronologisch.

Beim Öffnen einer erledigten Aufgabe sehen Sie oben einen grünen Resultat-Block, der zeigt: erledigt am … von … , Typ, Notiz, Link zur Akte im DMS.

5. Eine Aufgabe nachträglich ändern ​

Manchmal ist eine erledigte Aufgabe doch nicht ganz fertig — die Klassenfahrt fällt aus, der Brief muss neu, die Notiz war falsch.

So korrigieren Sie:

  1. Öffnen Sie die Aufgabe.
  2. Klicken Sie auf den Status-Button In Bearbeitung (oder einen anderen). Der Resultat-Block verschwindet, das Resultat wird zurückgesetzt.
  3. Arbeiten Sie weiter wie gewohnt.
  4. Wenn Sie wieder auf Erledigt klicken, wird eine neue Akten-Version erstellt. Die alte Akte bleibt im DMS für die Nachvollziehbarkeit erhalten.

Das ist DSGVO-konform: Korrigieren ist erlaubt, aber jede Korrektur wird als neue Version dokumentiert. Die ursprüngliche Version bleibt einsehbar.

6. Aufgaben in der Reede (vor Anker) ​

„Reede" ist nautisch — Schiffe vor Anker liegen, bevor sie in den Hafen einlaufen. In Prilog ist die Reede der Wartebereich für Aufgaben, die sich angesammelt haben:

  • Termin überschritten, aber nicht erledigt
  • Schon lange nicht mehr angefasst (über zwei Wochen ohne Update)
  • Bewusst vertagt

So finden Sie die Reede:

  1. In einem Space → Aufgaben-Tab → oben den View-Schalter auf Reede (Anker-Symbol ⚓).
  2. Sie sehen alle Aufgaben, die schlafen oder hängen, mit einem Hinweis warum.

Pro Aufgabe gibt es vier Aktionen:

AktionWann sinnvoll?
Wiederbeleben (Pfeile-im-Kreis)Die Aufgabe wird wieder akut — neuer Termin setzen, weiter geht's
Vertagen (Mond-Symbol)Die Aufgabe wartet bewusst auf etwas (z.B. nächstes Halbjahr)
Einschlafen lassen (Häkchen)Die Aufgabe wird nicht mehr verfolgt, aber dokumentiert
Löschen (Mülleimer)Die Aufgabe war ein Versehen oder ist gegenstandslos

Einschlafen lassen — was bedeutet das? ​

„Einschlafen lassen" ist die bewusste Entscheidung, eine Aufgabe nicht mehr weiterzuverfolgen. Beispiele:

  • Der Klassenrat hat zwischenzeitlich entschieden, das Theaterprojekt doch nicht zu machen.
  • Der Brief, den wir schreiben wollten, hat sich durch ein anderes Schreiben erübrigt.
  • Wir haben das Vorhaben verworfen, weil sich die Lage geändert hat.

Wenn Sie auf Einschlafen lassen klicken, fragt Prilog Sie: „Warum wird diese Aufgabe ohne Erledigung beendet?". Schreiben Sie eine kurze Begründung — sie kommt automatisch in die Akte. Damit gibt es keinen Vorgang, der einfach „verschwindet": jede Entscheidung ist dokumentiert.

7. Aufgaben löschen ​

Manchmal muss eine Aufgabe weg — z.B. wenn sie versehentlich angelegt wurde, doppelt erstellt ist, oder ein Test-Eintrag.

So löschen Sie eine Aufgabe (sowohl Eigentümer als auch Moderatoren dürfen das):

  1. Öffnen Sie die Aufgabe.
  2. Ganz unten klicken Sie auf Aufgabe löschen (rotes Mülleimer-Symbol).
  3. Es erscheint ein Begründungs-Feld. Diese Begründung ist Pflicht (mindestens 3 Zeichen).
  4. Beispiele für gute Begründungen:
    • „Doppelt erstellt — Original ist Aufgabe #4711."
    • „Test-Eintrag während Schulungs-Workshop."
    • „Klassenrat hat sich gegen das Vorhaben entschieden, nicht weiter verfolgt."
  5. Klick auf Löschen bestätigen.

Die Aufgabe ist jetzt im Papierkorb. Sie wird nicht sofort hart gelöscht:

  • 30 Tage lang bleibt sie im Papierkorb wiederherstellbar (nur Moderatoren+ sehen den Papierkorb).
  • Nach 30 Tagen wird sie automatisch endgültig gelöscht.
  • Für jede Löschung wird automatisch eine Kurz-Akte im DMS erzeugt, die Begründung enthält. Damit ist auch eine Löschung nachvollziehbar.

Das ist DSGVO-konform: Recht auf Vergessenwerden + Rechenschaftspflicht zugleich. Niemand kann sagen „Da war doch eine Aufgabe — wo ist die hin?". Die Antwort steht immer im DMS.

8. Wo sehe ich, was ich zu tun habe? ​

Drei Wege, je nachdem wie Sie arbeiten:

Im einzelnen Space ​

Aufgaben-Tab in dem Space, in dem die Aufgabe lebt. Gut, wenn Sie sich gerade um eine Klasse oder ein Gremium kümmern.

„Meine Aufgaben"-Hub ​

In der Welten-Leiste links das Häkchen-Symbol. Hier sehen Sie alle Aufgaben über alle Spaces hinweg. Mit Filtern in der Sidebar:

  • Dringlichkeit: Überfällig, Heute, Diese Woche, Diesen Monat, Später, Ohne Datum
  • Status: Offene (Standard), In Arbeit, Prüfung, Erledigt, Alle
  • Priorität: Kritisch, Hoch, Mittel, Niedrig
  • Spaces: Liste der Spaces mit offenen Aufgaben — klicken Sie einen, um nur dessen Aufgaben zu sehen
  • Verantwortliche: alle Personen, die in Ihren Aufgaben mitwirken

Im rechten Panel können Sie zwischen fünf Ansichten wählen:

  • Details — die einzelne Aufgabe bearbeiten
  • Kanban — Status-Spalten (zum Verschieben per Drag & Drop)
  • Gantt — Zeitleiste aller Aufgaben
  • Eisenhower — 4 Quadranten: Wichtig × Dringend (klassisch nach Eisenhower-Matrix)
  • Verlauf — vier waagerechte Bahnen, eine pro Status, mit Zeitleiste

Die Eisenhower-Matrix ist besonders gut, wenn Sie morgens fragen „Was muss ich heute zuerst tun?". Tasks oben links („Sofort tun") sind die Antwort.

Aktivitäten-Feed im Space ​

Wenn Sie wissen wollen, wer was wann gemacht hat, gehen Sie im Space auf den Aktivitäten-Tab (Puls-Symbol). Dort sehen Sie alle Status-Wechsel, Kommentare, Erledigungen — chronologisch.

9. Häufige Fragen ​

„Ich habe eine Aufgabe erledigt, aber kein Resultat-Block erscheint."

Wenn die Aufgabe schon vor der Resultat-Funktion erledigt wurde, hat sie kein gespeichertes Resultat. Setzen Sie sie einmal kurz auf „In Bearbeitung" zurück und dann wieder auf „Erledigt", dann können Sie das Resultat eintragen. Die alte Erledigung bleibt im Aktivitäts-Feed sichtbar.

„Ich kann eine Aufgabe nicht löschen — der Knopf ist weg."

Sie sehen den Lösch-Button nur, wenn Sie:

  • die Aufgabe selbst angelegt haben (Eigentümer), oder
  • mindestens Moderator-Rechte im Space haben.

Wenn beides nicht zutrifft, bitten Sie eine Lehrkraft mit Moderator-Rechten oder die Schulleitung.

„Wo finde ich die Akte einer Aufgabe wieder, wenn ich sie der Schulleitung zeigen soll?"

Drei Wege:

  1. Öffnen Sie die Aufgabe → im Resultat-Block oben gibt es einen Link „Beleg im DMS öffnen".
  2. Im DMS-Tab des Spaces → Ordner Akten → Aufgaben → die Akten heißen <Datum>-aufgabe-<titel>.md.
  3. Suchfunktion im DMS — nach dem Aufgaben-Titel suchen.

„Was ist der Unterschied zwischen „Vertagen" und „Einschlafen lassen"?"

  • Vertagen = die Aufgabe wartet bewusst auf einen späteren Zeitpunkt. Sie wird nicht erledigt, sie schläft nur. Wenn die Zeit kommt, „wiederbeleben".
  • Einschlafen lassen = die Aufgabe wird endgültig nicht weiter verfolgt. Sie wird als erledigt markiert (mit Resultat-Typ „Eingeschlafen") und eine Akte mit Begründung wird angelegt.

Vertagte Aufgaben können Jahre warten. Eingeschlafene sind abgeschlossen.

„Werden Mit-Bearbeiter benachrichtigt, wenn ich eine Aufgabe abschließe?"

Im Aktivitäten-Feed erscheint die Erledigung. Wer den Space-Chat liest oder auf den Aktivitäten-Tab schaut, sieht es. Eine separate Push-Benachrichtigung wird derzeit nicht versendet — das wird in einer späteren Version ergänzt.

10. Datenschutz und Aufbewahrung ​

Prilog ist für deutsche Schulen und Firmen entwickelt — und unterliegt entsprechend strengen Datenschutz-Anforderungen (DSGVO, Schulgesetze der Länder).

Was bedeutet das für Aufgaben?

Was passiertWo dokumentiert
Aufgabe angelegtAktivitäts-Feed + im Item selbst (createdBy, createdAt)
Status-WechselAktivitäts-Feed (mit „von wem, wann")
ErledigungAktivitäts-Feed + Aufgaben-Akte im DMS
LöschungAktivitäts-Feed mit Begründung + Kurz-Akte im DMS
Endgültige Löschung nach 30 TagenAktivitäts-Feed („purged")

Aufbewahrungsfristen:

  • Aktive Aufgaben: solange sie laufen, plus die übliche Schulakten-Aufbewahrung (5–10 Jahre je nach Bundesland)
  • Aufgaben-Akten im DMS: gelten als Schulakten, Aufbewahrung wird über die DMS-Retention-Policy des Spaces gesteuert (Schul-Admin verwaltet)
  • Papierkorb: 30 Tage, danach automatisch gelöscht

Wer Fragen zur Aufbewahrung in Ihrer Schule hat, fragt die Schulleitung oder den DSGVO-Beauftragten — die haben über das Admin-Portal die Tenant-Settings im Blick.

Hilfe & Support ​

  • Wenn etwas nicht funktioniert wie hier beschrieben: bitte den Schul-Admin informieren.
  • Direkter Bug-Report: support@prilog.team.
  • Schulungsvideos und weitere Anleitungen: docs.prilog.chat.