Zeugnisse — Schritt für Schritt

Wie Du in Prilog ein Textzeugnis schreibst — vom leeren Editor bis zur unterzeichneten PDF im Archiv. Geschrieben für Lehrkräfte, die mit Technik wenig am Hut haben.

Dieses Handbuch erklärt das Warum hinter den einzelnen Schritten. Du musst nicht alles auf einmal lesen — aber es lohnt sich, die ersten zwei Kapitel zu überfliegen, bevor Du loslegst. Dann weisst Du, wer was wann macht und warum die App manchmal sagt „Du darfst hier nicht schreiben".

Wenn es klemmt: am Ende gibt es „Wenn etwas hängt" mit den häufigsten Fallen.

Was ist das Zeugnisprogramm in Prilog?

Ein Werkzeug für textbasierte Zeugnisse — also Berichte, in denen jede Lehrkraft pro Schüler:in und Fach einen ausformulierten Text schreibt (kein reines Notenraster). Typisch für Grundschulen, Waldorf-Schulen, Reformpädagogik. Die Schulleitung gibt am Ende frei, und Prilog erzeugt automatisch eine signierte PDF, die im DMS der Schule archiviert wird.

Drei Dinge macht Prilog dabei besonders:

1. Generator: Du klickst Bewertungen an („Beteiligung: gut", „Heftführung: sehr gut"…), und Prilog setzt aus Deinen eigenen Text-Bausteinen einen Vorschlag zusammen. Du musst nur noch glattschleifen.
2. Workflow mit Freigaben: Fachlehrer:in → Klassenleitung → Schulleitung. Jede Stufe sieht, was geprüft wurde, was zurückkommt, wer freigegeben hat.
3. DSGVO-Schutz von Anfang an: Du siehst nur die Schüler:innen, die Du tatsächlich unterrichtest. Der Schul-Admin sieht zwar die Anzahl der Zeugnisse, aber keine Inhalte. Notfallzugriffe („Break-Glass") sind möglich, aber immer protokolliert und mit Pflicht-Begründung.

Die vier Rollen — wer macht was

Das Zeugnisprogramm kennt vier Rollen. Jede Person in Deiner Schule hat eine oder mehrere davon.

Rolle	Wer ist das typisch?	Was kann diese Rolle?
Fachlehrer:in	Du, wenn Du das Fach unterrichtest	Den Fachbeitrag (Text + Bewertungen) für Deine Schüler:innen in Deinen Fächern schreiben
Klassenleitung	Klassenlehrer:in der jeweiligen Klasse	Alle Fachbeiträge der eigenen Klasse sehen, Klassen­leitungs-Text schreiben, an Schulleitung zur Freigabe weiterreichen
Schulleitung	Schulleiter:in, Stellvertretung	Finale Freigabe der Zeugnisse, Druck, Archivierung. Darf alle Klassen sehen.
Datenschutzbeauftragte:r (DSB) / Admin	Schul-Admin oder externer DSB	Konfiguration (Bausteine, Kriterien, Designvorlage), DSGVO-Freigabe. Sieht keine Zeugnis-Inhalte ohne Notfallzugriff.

Warum Du als Fachlehrer:in nicht alle Schüler:innen siehst

Wenn Du in Mathe die 8b unterrichtest, hat es einen Grund, warum Du nicht in die Beiträge der 8a oder die Sport-Beiträge Deiner eigenen 8b reinschauen kannst: Zeugnistexte enthalten sehr persönliche Beobachtungen über Minderjährige. Die DSGVO verlangt, dass nur Personen darauf zugreifen, die einen konkreten dienstlichen Grund haben. Prilog leitet diese Berechtigung automatisch aus dem Stundenplan ab — wer in einer Klasse ein Fach unterrichtet, darf dort schreiben. Das spart der Schule die manuelle Pflege einer langen Rechteliste.

Was vorher bereit sein muss

Bevor in Deiner Schule der erste Lehrer den ersten Zeugnistext schreiben kann, muss einmalig der Admin / die Schulleitung sechs Dinge einrichten. Du als Fachlehrer:in machst davon nichts — aber Du solltest wissen, dass diese Dinge da sind, damit Du verstehst, warum etwas in Deinem Editor fehlt oder geht.

1. Datenschutz-Freigabe (DSGVO-Gate)

Warum: Zeugnisse enthalten sensible personenbezogene Beobachtungen über Kinder. Ohne dokumentierte Freigabe durch den/die DSB darf Prilog dieses Modul nicht in den Produktiv-Betrieb gehen. Das ist eine rechtliche Pflicht, kein Software-Detail.

Wer macht das einmal: Schul-Admin / DSB im Tab Einstellungen → Datenschutz (DSB-Konsole). Dort hängt eine Karte „Zeugnisprogramm" mit Checkliste und einer Pflicht-Anlage „DSFA-Zeugnisprogramm" (Datenschutz-Folgenabschätzung). Diese muss vom DSB unterzeichnet und als PDF hochgeladen werden — sonst lässt sich die Karte nicht freigeben.

Was Du davon merkst: wenn das Gate nicht freigegeben ist, sind alle Tabs unter „Zeugnisse" leer mit einer Meldung „Modul noch nicht aktiviert".

2. Klassen-Spaces

Warum: Prilog organisiert alles um Klassen herum. Eine Klasse ist in Prilog ein Chat-Raum („Space") mit Schüler:innen drin. Wenn die 8b in Prilog kein Klassen-Space ist, weiss das Zeugnisprogramm nicht, wessen Zeugnisse es anlegen soll.

Wer macht das: Sekretariat / Admin im Tab Kontakte und beim Schul-Setup (siehe Handbuch Schule einrichten).

3. Stundenplan ODER manuelle Lehrer-Zuordnung

Warum: Das Zeugnisprogramm muss wissen, wer welches Fach in welcher Klasse unterrichtet. Sonst weiß es nicht, welche Fachlehrer:in den Mathe-Text für Anton in 8b schreiben darf. Diese Information liest Prilog aus dem Stundenplan-Modul (siehe Stundenplan-Handbuch) — automatisch, ohne dass Du irgendwas eintragen musst.

Wenn die Schule keinen digitalen Stundenplan in Prilog pflegt (z. B. Übergangsphase, externes Tool): die Klassenleitung kann die Lehrer-Zuordnung pro Fach manuell setzen. Das ist mühsam (25 Fächer × 36 Schüler:innen = 900 Klicks für eine Klasse), aber möglich.

Was Du davon merkst: wenn Du im Editor die Warnung „Kein Lehrer zugeordnet" siehst, fehlt entweder der Stundenplan-Eintrag oder die manuelle Zuweisung. Solange das fehlt, darfst Du nicht schreiben — die DSGVO-Schicht blockt es.

4. Tonalitäten, Textlängen, Bewertungs-Skalen und Kriterien

Warum: Damit der Generator funktioniert, braucht er Bausteine wie „Anna zeigt im Unterricht gute Beteiligung." — und diese Bausteine sind sortiert nach

• Ton (sachlich, wohlwollend, entwicklungsorientiert),
• Länge (kurz, mittel, lang),
• Skalenwert (sehr gut, gut, befriedigend …),
• Kriterium (Beteiligung, Heftführung, Sozialverhalten …).

Wenn Du als Lehrer:in für Anton in Mathe „Beteiligung: sehr gut" und Tonalität „wohlwollend" wählst, sucht Prilog genau die Bausteine raus, die zu dieser Kombination passen.

Wer macht das einmal: Schul-Admin im Tab Zeugnisse → Einstellungen (Kriterien, Skalen, Tonalitäten, Textlängen). Defaults bringt Prilog beim ersten Mal automatisch mit — die kann der Admin überschreiben, wenn die Schule eigene Formulierungen will.

5. Textbausteine

Warum: Das ist die eigentliche „Munition" für den Generator. Eine Textbaustein-Datenbank wie:

Skala: sehr gut, Kriterium: Beteiligung, Ton: wohlwollend, Länge: mittel „{firstName} beteiligt sich engagiert und mit großem Interesse am Unterrichtsgeschehen."

Wenn 0 Bausteine angelegt sind, erzeugt der Generator-Button leeren Text. Dann musst Du jeden Zeugnistext komplett selbst schreiben.

Wer macht das einmal: Die Schule trägt typischerweise pro Fach 10–30 Bausteine ein. Entweder einzeln im Tab Zeugnisse → Textbausteine, oder als CSV-Import (Tab Import → Text-Bausteine) für Bulk-Bearbeitung in Excel. Bausteine durchlaufen einen Entwurf → freigegeben-Workflow, damit nicht ein einzelner Lehrer das Bausteinlager der ganzen Schule beeinflusst.

6. Designvorlage

Warum: Das Layout der finalen PDF — Schul-Logo, Schriftart, Kopfzeile, Unterschriften-Block. Eine Default-Vorlage bringt Prilog mit; die Schule kann eigene HTML-Vorlagen hochladen.

Wer macht das einmal: Admin im Tab Zeugnisse → Designvorlagen.

Setup-Status hilft Dir

Im Tab Zeugnisse → Einstellungen → Datenschutz gibt es eine Checkliste „Setup-Status". Sie zeigt Dir mit grünen/roten Häkchen, was noch fehlt. Wenn alles grün ist, kann's losgehen. Wenn etwas rot ist, klick auf den Eintrag — er springt direkt in den entsprechenden Tab.

Der Lebenszyklus eines Zeugnisses

Bevor wir zum Klick-Pfad kommen, hier das Gesamtbild — was passiert mit einem Zeugnis von der Idee bis zum Archiv:

1. Periode anlegen (Schulleitung): „Halbjahr 1 2026/27" wird als Container angelegt.
2. Periode öffnen (Schulleitung): Schulleitung wählt aus, welche Klassen in dieser Periode Zeugnisse bekommen. Pro ausgewählter Klasse legt Prilog automatisch ein Zeugnis pro Schüler:in an, samt einem leeren Fachbeitrag pro Fach.
3. Fachbeiträge schreiben (Fachlehrer:innen, parallel): jede:r Fachlehrer:in schreibt für jeden ihrer/seiner Schüler:innen den Text und vergibt die Bewertungen.
4. Klassenleitungs-Sicht (Klassenleitung): die Klassenleitung sichtet alle Fachbeiträge ihrer Klasse, ergänzt einen Klassen­leitungs-Text und reicht das Zeugnis zur finalen Freigabe weiter.
5. Schulleitungs-Freigabe (Schulleitung): die Schulleitung prüft, gibt frei oder reicht zur Korrektur zurück.
6. PDF-Export (Schulleitung): aus jedem freigegebenen Zeugnis erzeugt Prilog die signierte PDF und legt sie im DMS der Schule ab.
7. Archivierung & Aufbewahrung: PDFs bleiben gemäß landesrechtlicher Aufbewahrungsfrist im DMS. Nach Ablauf markiert Prilog sie zur Löschung (30 Tage Gnadenfrist).

Zwischen jedem dieser Schritte gibt es Status auf Zeugnis- und Fachbeitrag-Ebene. Du siehst diese Status als farbige Badges in jeder Liste.

Status	Bedeutung
nicht_begonnen (grau)	Niemand hat etwas geschrieben
in_bearbeitung (gelb)	Fachlehrer:in arbeitet daran
vollständig (blau)	Alle Pflichtfelder gefüllt, Klassenleitung kann sichten
klassenleitung_geprüft (lila)	Klassenleitung hat OK gegeben
zur_finalen_freigabe (lila)	Schulleitung sieht es in der Eingangsliste
final_freigegeben (grün)	Schulleitung hat freigegeben — Druck möglich
exportiert (grün)	PDF ist im DMS
gesperrt / freigegeben (rot/grün)	Druck-Freeze: niemand kann mehr ändern
wieder_geöffnet (gelb)	Mit Pflicht-Begründung wieder geöffnet (z. B. für Korrektur)

Schritt 1: Den Zeugnisse-Hub öffnen

In der Seitenleiste auf das Dokument-Icon „Zeugnisse" klicken. Du landest auf einem Tab, der zu Deiner Rolle passt — als Fachlehrer:in typisch auf „Meine Aufgaben", als Klassenleitung typisch auf „Klassen".

In der linken Sidebar siehst Du alle Tabs. Die wichtigsten zuerst:

Tab	Für wen?	Was findest Du dort?
Meine Aufgaben	Fachlehrer:in	Liste aller Deiner offenen Fachbeiträge (welcher Schüler, welches Fach, welcher Status)
Klassen	Klassenleitung	Pro Klasse eine Tabelle aller Schüler:innen mit Zeugnis-Status
Cockpit	Schulleitung	Übersicht aller Klassen mit Fortschritts-Balken, blockierenden Issues, Klassen-Freeze-Status
Export	Schulleitung	Massen-PDF-Erzeugung für eine Periode
Zeugnisperioden	Schulleitung	Neue Periode anlegen, öffnen, schließen
Einstellungen → ...	Admin / DSB	Bausteine, Kriterien, Skalen, Designvorlagen, Datenschutz

Schritt 2 (als Fachlehrer:in): Eigene Fachbeiträge sehen

Tab Meine Aufgaben. Du siehst zwei Tabellen:

• Eigene Fachbeiträge: hier bist Du als Hauptlehrer:in eingetragen. Du musst den Text schreiben.
• Als Co-Teacher: hier bist Du als Co-Teacher dabei (z. B. Tandem-Unterricht). Du darfst mitschreiben, musst aber nicht.

Klick auf eine Zeile öffnet den Fachbeitrag-Editor.

Wenn die Liste leer ist

Drei mögliche Gründe:

1. Die Schulleitung hat noch keine Periode für die Klasse(n) geöffnet, in denen Du unterrichtest.
2. Der Stundenplan ordnet Dich für die laufende Periode keinem Fach zu (kann passieren, wenn Du das Fach erst seit dieser Woche übernommen hast — in dem Fall: Klassenleitung bitten, Dich manuell zuzuordnen).
3. Du bist in der falschen Rolle — Klassenleitungen sehen die Aufgaben nicht hier, sondern unter „Klassen".

Schritt 3: Einen Fachbeitrag schreiben

Wenn Du eine Zeile klickst, öffnet sich rechts ein Slide-Over-Panel. Das ist der Editor — ein langes Formular von oben nach unten:

A) Lehrer-Zuordnung (Info-Sektion)

Zeigt Dir, wer als Hauptlehrer:in eingetragen ist (Du, hoffentlich), wer als Co-Teacher dabei ist, und aus welcher Stundenplan-Stunde diese Zuordnung kommt („Quelle Stundenplan: Mo 1. Std"). Klassenleitung und Schulleitung können hier per Bearbeiten etwas ändern, normale Fachlehrer:innen nur lesen.

Wenn hier „Kein Lehrer zugeordnet" steht

Du siehst eine gelbe Warn-Box. Das heißt: die Stundenplan-Bridge fand niemanden. Solange das so ist, blockt die DSGVO-Schicht jeden Schreibversuch. Bitte die Klassenleitung, Dich manuell zuzuordnen — sie kann das per Lehrer-Zuordnung > Bearbeiten.

B) Bewertungen (Skala × Kriterium)

Pro Kriterium (Beteiligung, Sozialverhalten, …) wählst Du einen Skalenwert aus einem Dropdown („sehr gut", „gut", …). Optional ein interner Kommentar — der ist nur für Dich und die Klassenleitung sichtbar, nicht im finalen Zeugnis.

Warum Bewertungen wichtig sind, obwohl im Zeugnis nur Text steht

Die Bewertungen sind die Grundlage für den Generator. Wenn Du keinen Skalenwert anklickst, weiss der Generator nicht, welchen Baustein er für „Beteiligung" picken soll. Plus: einige Schulen drucken die Bewertungen unter dem Text als kleines Raster mit aufs Zeugnis (Designvorlage entscheidet).

C) Textvorschlag erzeugen (Generator)

Drei Felder + Knopf:

• Vorname der/des Schüler:in (vorausgefüllt) — wird im Text als {firstName} eingesetzt
• Tonalität (optional) — schränkt die Baustein-Auswahl ein
• Länge (optional) — dito

Knopf „Textvorschlag erzeugen" — Prilog kombiniert die passenden Bausteine zu einem Text-Vorschlag und schreibt ihn in das Feld „Generierter Vorschlag" (read-only). Den kannst Du dann ins Zeugnistext-Feld kopieren und glattschleifen.

Wenn der Generator leeren Text liefert

Du siehst die gelbe Warn-Box „Noch keine freigegebenen Textbausteine angelegt." Das heißt: die Schule hat den Baustein-Schritt aus dem Setup übersprungen. Mögliche Wege:

• Klassenleitung / Admin bitten, im Tab Textbausteine mindestens ein paar Bausteine pro Skalenwert anzulegen + freizugeben
• Den Text komplett selbst schreiben (geht auch — Generator ist nur eine Hilfe)

D) Zeugnistext (final)

Das große Textfeld unten. Hier kommt der Text rein, der im PDF steht. Auto-Save läuft alle paar Sekunden — Du musst nichts manuell speichern, aber Du siehst rechts den Status („Speichere…", „Gespeichert.", „Konflikt.").

Unter dem Textfeld erscheinen automatisch Qualitätshinweise wenn der Text z. B. zu kurz ist (unter der konfigurierten Mindestlänge), wenn er gegen die Schreibrichtlinien verstößt (eine zweite Liste, die der Admin pflegen kann), oder wenn Pflicht-Bewertungen fehlen.

E) Status setzen

Sobald Du fertig bist, klick oben rechts „Vollständig markieren". Damit signalisierst Du der Klassenleitung: bereit zur Sichtung.

Was tun, wenn die Klassenleitung Dir den Beitrag zurückgibt?

Du bekommst eine Nachricht im Chat (Modul-Bot) und siehst den Beitrag in „Meine Aufgaben" wieder mit Status in_bearbeitung und einem Kommentar von der Klassenleitung. Anpassen, wieder auf „Vollständig" — fertig.

Schritt 4 (als Klassenleitung): Zeugnisse Deiner Klasse sichten

Tab Klassen. Oben rechts eine Drop­down-Liste mit den Perioden — typischerweise wählst Du die laufende.

Du siehst Deine Klasse(n) mit allen Schüler:innen. Pro Zeile: Name, Status, Aktionen.

Klick auf einen Namen → Slide-Over mit allen Fachbeiträgen dieses Zeugnisses. Jedes Fach ist eine Zeile mit Status-Badge und (wenn vorhanden) einem Stift-Symbol „Text liegt vor". Klick auf ein Fach öffnet den Fachbeitrag-Editor.

Workflow als Klassenleitung pro Schüler:in:

1. Alle Fachbeiträge sind vollständig → Du sichtest sie der Reihe nach. Wenn etwas nicht passt: bei dem einzelnen Fachbeitrag auf „Zurückgeben" mit Kommentar — geht an die jeweilige Fachlehrer:in zurück.
2. Klassenleitungs-Text schreiben: das ist ein Pflicht-Feld auf Zeugnis-Ebene (nicht pro Fach). Im Slide-Over oben — vermutlich ein zusätzliches Textfeld „Klassenleitungs­bemerkung".
3. Zur finalen Freigabe weiterreichen: in der Klassen-Tabelle bei dem Schüler-Eintrag auf „Zur Freigabe" klicken. Der Status springt auf zur_finalen_freigabe, die Schulleitung sieht den Eintrag.

Reopen — wenn schon freigegebenes wieder geöffnet werden muss

Wenn die Schulleitung schon freigegeben hat und Du merkst: da war ein Tippfehler — Aktion „Reopen" mit Pflicht-Begründung (mind. 5 Zeichen). Der Status springt zurück. Diese Aktion landet im Audit-Log und ist für den/die DSB sichtbar.

Schritt 5 (als Schulleitung): Final freigeben

Tab Cockpit. Pro Klasse siehst Du eine Karte mit:

• Wieviele Zeugnisse insgesamt, wieviele schon final freigegeben
• Wieviele warten auf Deine Freigabe (Status zur_finalen_freigabe)
• Wieviele blockierende Quality-Issues (z. B. fehlende Lehrer-Zuordnungen, leerer Pflicht-Text)
• Ob die Klasse bereits „eingefroren" wurde

Pro Zeugnis klickst Du Dich rein, prüfst, und klickst oben rechts auf „Freigeben". Wenn etwas nicht passt: „Zurück an Klassenleitung" mit Kommentar.

Ist eine ganze Klasse fertig, kannst Du sie als eingefroren markieren — dann kann niemand mehr Texte ändern, ohne dass Du explizit eine Begründung gibst (Druck-Freeze, §7.6 Spec).

Schritt 6 (als Schulleitung): PDF-Export

Tab Export. Du wählst eine Periode (und optional einzelne Klassen) und klickst „Final ins DMS". Prilog:

1. erzeugt aus jedem final_freigegeben-Zeugnis eine PDF nach der aktiven Designvorlage,
2. legt sie im DMS der Schule unter Spaces > <Klasse> > Zeugnisse > <Schuljahr> ab,
3. setzt den Status auf exportiert und speichert die DMS-Document-ID am Zeugnis (für spätere Nach-Recherche),
4. schreibt einen Audit-Eintrag pro Export.

Solltest Du Dir das Resultat vorher ansehen wollen, gibt es pro Zeugnis einen Vorschau-Link („Preview-PDF") — das öffnet die PDF in einem neuen Tab ohne sie im DMS abzulegen.

Schritt 7 (als Admin / DSB): Aufräumen über die Zeit

Periode-Status durchläuft am Ende:

• geschlossen — keine neuen Texte mehr, aber bestehende noch sichtbar
• archiviert — Periode ist abgeschlossen, Inhalte werden nur noch für Aufbewahrungsfrist gehalten

Der Retention-Worker (läuft täglich) prüft archivierte Zeugnisse gegen die DMS-Retention-Policy (z. B. „10 Jahre nach Schulabschluss"). Sobald die Frist abgelaufen ist, markiert er das Zeugnis mit retentionDueAt = NOW + 30 Tage Gnadenfrist. In dieser Frist kann die Schulleitung noch einsehen; danach gibt es einen manuellen Lösch-Endpoint (/reports/:id/retention-delete), der die Daten endgültig entfernt + im Audit dokumentiert.

Datenschutz — warum manche Aktionen blockieren

Das Zeugnisprogramm hat sieben Schutzschichten übereinander (Spec §8.1). Du merkst sie als Lehrer:in nur, wenn Du etwas tust, das nicht erlaubt ist — dann gibt es eine konkrete Fehlermeldung statt einer stillen 403. Hier eine Übersetzung:

Wenn Du das siehst	Heißt das	Was tun
„Modul nicht aktiviert"	DSGVO-Gate noch nicht freigegeben	Schul-DSB ansprechen, dass er das Gate im Tab Datenschutz freigibt
„Kein Lehrer zugeordnet"	Stundenplan-Bridge fand nichts	Klassenleitung um manuelle Zuweisung bitten
403 / „Keine Berechtigung"	Sicht-Resolver verweigert (Du unterrichtest dieses Fach nicht)	Wenn Du wirklich Zugriff brauchst (z. B. Krankheits-Vertretung): Klassenleitung/Schulleitung gibt Dir einen Break-Glass-Grant — max. 24 Stunden, mit Pflicht-Begründung, voll auditiert
„Periode gesperrt / eingefroren"	Druck-Freeze ist aktiv	Schulleitung muss erst un-freezen — wieder mit Pflicht-Begründung
„Optimistic-Lock-Konflikt"	Jemand anderes hat parallel gespeichert	Editor neu laden — Du siehst die aktuelle Version + Deine Änderungen sind verloren (Auto-Save fängt das normalerweise ab)

Was Workspace-Admins sehen — und was nicht

Der Schul-Admin (Person mit manageModules-Capability) sieht in der Liste dass ein Zeugnis für Anton existiert, welchen Status es hat und ob es exportiert wurde. Aber nicht den Text, nicht die Bewertungen und nicht den Klassenleitungs-Kommentar. Wenn der Admin ausnahmsweise Zugriff braucht — z. B. weil der zuständige Lehrer im Krankenhaus liegt und morgen Zeugnisausgabe ist — kann er sich selbst einen Break-Glass-Grant ausstellen: mit Begründung (mind. 20 Zeichen), max. 24 Stunden, und es taucht im Audit-Log auf. Der Vorgang ist sichtbar für DSB, Schulleitung und gegebenenfalls den/die betroffene:n Schüler:in selbst (Selbstauskunft, Art. 15 DSGVO).

Bulk-Import statt Tippen — wenn die Schule schon Bewertungen hat

Manche Schulen haben Bewertungen schon in einer Tabelle (Excel-Liste, externes Notenprogramm). Statt 36 Schüler × 25 Fächer von Hand abzutippen, gibt es den CSV-Import.

Tab Zeugnisse → Import → Modus „Bewertungen":

1. Periode auswählen
2. CSV einfügen oder Datei wählen (Format siehe Tooltip — Spalten student_display_name, subject_label, eine Spalte pro Kriterium wie criterion:Beteiligung)
3. Validieren klicken — Prilog zeigt Dir eine Tabelle: was ist OK, was hat Fehler („Schüler X nicht in dieser Klasse gefunden")
4. Anwenden — alle fehlerfreien Zeilen werden importiert

Der Import landet als ein einzelner Bulk-Audit-Eintrag pro Run (report.bulk_import) — DSB kann später nachvollziehen, wer wann wie viel auf einmal importiert hat.

Textbausteine bulk importieren oder exportieren

Im selben Import-Tab, Modus „Text-Bausteine":

• Export lädt alle vorhandenen Bausteine als CSV (eine Zeile pro Baustein, inkl. Nutzungs-Statistik). Geeignet als Excel-Arbeitsdatei für die Konferenz.
• Import akzeptiert CSV im gleichen Format. Wichtig: importierte Bausteine landen immer als Entwurf — keine bestehenden approved Bausteine werden überschrieben. Das schützt vor Unfällen.

Wenn etwas hängt

„Ich bin Fachlehrer:in, aber 'Meine Aufgaben' ist leer"

→ Periode ist noch nicht geöffnet ODER Stundenplan ordnet Dich nicht zu. Klassenleitung fragen.

„Im Editor steht 'Kein Lehrer zugeordnet'"

→ Klassenleitung muss Dich in der Lehrer-Zuordnungs-Sektion manuell als Hauptlehrer:in eintragen.

„Der Generator-Knopf macht nichts / liefert leeren Text"

→ Es sind keine approved Textbausteine angelegt. Admin / Schulleitung muss im Tab Textbausteine mindestens ein paar anlegen + freigeben. Workaround: Text komplett selbst schreiben.

„403 / Keine Berechtigung"

→ Sicht-Resolver verweigert. Mögliche Gründe (mit absteigender Wahrscheinlichkeit):

1. Du unterrichtest dieses Fach in dieser Klasse laut Stundenplan nicht
2. Stundenplan-Eintrag ist noch nicht published
3. Du bist auf der falschen Tenant-Instanz angemeldet
4. Capability-Flag fehlt an Deiner Rolle (Admin / Schulleitung prüfen — typisch canWriteSubjectReports)

„Status springt nicht auf 'vollständig'"

→ Eine Pflicht-Bewertung fehlt, oder der Text ist unter der Mindestlänge. Schau auf die Quality-Issues unter dem Textfeld.

„PDF sieht komisch aus"

→ Designvorlage prüfen. Admin im Tab Designvorlagen öffnet die Vorlage und kann sie editieren (HTML mit ). Es gibt einen Preview-Modus mit drei Szenarien (normal / langer Text / Waldorf-Langbericht), um vor dem Aktivieren zu testen.

„Klassenleitung kann mein Zeugnis nicht sehen"

→ Klassenleitungs-Verantwortlichkeit fehlt. Admin im Tab Klassen-Verantwortung muss die Person dort als class_teacher der Klasse für die Periode eintragen.

„Wir wollten ein Zeugnis nachträglich ändern, aber es ist gesperrt"

→ Druck-Freeze ist aktiv. Schulleitung im Tab Klassen auf der Klasse „Periode wieder öffnen" mit Pflicht-Begründung. Damit gehen alle Beiträge wieder in wieder_geöffnet. Aktion ist auditiert.

Was Du als DSB / Admin im Auge behalten solltest

• Setup-Status im DSB-Tab regelmäßig prüfen, vor allem nach Schuljahr-Wechsel (Stundenplan neu, Bausteine ggf. nicht mehr passend)
• Audit-Log stichprobenartig sichten — auffällig sind viele Break-Glass-Zugriffe oder Reopens
• DSFA-Anlage ggf. alle 12 Monate erneuern (Prilog erinnert automatisch)
• Bausteine pflegen: pädagogische Sprache ändert sich. Einmal pro Jahr durchsehen, ob die Formulierungen noch zeitgemäß sind

Verwandte Handbücher

• Stundenplan — Schritt für Schritt: Voraussetzung für die automatische Lehrer-Zuordnung
• Kontakte & Familien: Wer ist „abholberechtigt", wer „bekommt Zeugnisse" — Grundlage für Zeugnis-Versand
• Datenschutz & DSGVO: das Gate-Modell und DSB-Konsole im Überblick
• DMS — Dokumentenmanagement: wohin Prilog die fertigen Zeugnis-PDFs ablegt
• Aufgaben: die „Meine Aufgaben"-Liste, in der auch Deine Fachbeiträge auftauchen

Stand & Spec-Referenz

Stand: Sprint 7 LIVE (2026-05-31). Verbindliche Spezifikation: prilog_zeugnisprogramm_p0_freeze_v7.md. Diese Spec dokumentiert die exakten DSGVO-Schichten, Sicht-Resolver, Capability-Flags und Workflow-Status — relevant für DSB-Audit und IT-Compliance.

Open Items, die das Endnutzer-Erlebnis betreffen: keine Bulk-Lehrer-Zuordnung-UI (manuelle Einzel-Zuweisung im Editor möglich, aber mühsam bei vielen Fächern), keine mitgelieferte Default-Baustein-Sammlung (jede Schule legt eigene an). Beide Punkte sind im Backlog (/umsetzung/Zeugnis/13-status.md).