Projekt-Plugin — Benutzerhandbuch
Dateien, Aufgaben und Kalender für deinen Space. Alles an einem Ort, vollständig vernetzt.
Was ist das Projekt-Plugin?
Das Projekt-Plugin erweitert jeden Space um drei Werkzeuge:
- Dateien — Dokumente hochladen, organisieren und teilen
- Aufgaben — Arbeit planen, verteilen und nachverfolgen
- Kalender — Termine verwalten mit Schul- und Space-Kalender
Alle drei Werkzeuge arbeiten zusammen: Eine Aufgabe kann ein Fälligkeitsdatum haben das im Kalender erscheint. Eine Chat-Nachricht kann mit einem Klick zur Aufgabe werden. Dateien können an Aufgaben angehängt werden.
Erste Schritte
Wo finde ich das Plugin?
Öffne einen Space (z.B. "Kollegium") im Web-Client. Rechts neben dem Chat siehst du ein Panel mit Icon-Tabs:
| Icon | Bedeutung |
|---|---|
| 📁 Ordner | Dateien |
| ✅ Haken | Aufgaben |
| 📅 Kalender | Kalender |
| 📊 Aktivität | Aktivitäts-Feed |
| ℹ️ Info | Space-Informationen |
Klicke auf ein Icon um zwischen den Werkzeugen zu wechseln.
Vollbildmodus
Rechts oben im Panel gibt es ein Maximieren-Icon. Klick darauf — das Panel nimmt den gesamten Bildschirm ein und der Chat wird ausgeblendet. Klick auf Minimieren um zurück zur Spaltenansicht zu wechseln.
Dateien
Dateien hochladen
- Wechsle zum Dateien-Tab (Ordner-Icon)
- Klicke auf das Upload-Icon (Pfeil nach oben) in der Werkzeugleiste
- Wähle eine Datei von deinem Computer
- Die Datei wird hochgeladen und erscheint sofort in der Liste
Die Datei wird sicher auf dem Schulserver gespeichert — nicht in der Cloud.
Ordner erstellen
- Klicke auf das Ordner-Plus-Icon in der Werkzeugleiste
- Gib einen Ordnernamen ein
- Drücke Enter
Der neue Ordner erscheint in der Liste. Klicke darauf um hineinzunavigieren.
In Ordnern navigieren
- Klicke auf einen Ordner um ihn zu öffnen
- Die Breadcrumb-Leiste oben zeigt den aktuellen Pfad (z.B. / > Dokumente > Mathe)
- Klicke auf / um zum Stammverzeichnis zurückzukehren
- Klicke auf einen Pfad-Abschnitt um direkt dorthin zu springen
Dateien herunterladen
Klicke auf den Dateinamen — der Download startet automatisch.
Dateien löschen
Fahre mit der Maus über eine Datei — rechts erscheint ein Mülleimer-Icon. Klicke darauf.
Die Datei wird in den Papierkorb verschoben (Soft-Delete). Ein Administrator kann sie wiederherstellen.
Ordner löschen
Fahre mit der Maus über einen Ordner — rechts erscheint ein Mülleimer-Icon. Alle Dateien und Unterordner werden dabei mitgelöscht.
Dateien suchen
Gib einen Suchbegriff in das Suchfeld oben ein. Die Ergebnisse werden sofort gefiltert.
Speicherplatz
Am unteren Rand des Dateien-Tabs siehst du einen Speicherbalken:
- Grün: Weniger als 70% belegt
- Gelb: 70-90% belegt
- Rot: Über 90% belegt
Der verfügbare Speicher hängt vom gebuchten Plan ab (Starter: 10 GB, Standard: 50 GB, Professional: 200 GB).
Aufgaben
Ansichten
Das Aufgaben-Tool bietet vier verschiedene Ansichten. Wechsle mit den Icons oben im Panel:
| Icon | Ansicht | Wann nutzen |
|---|---|---|
| ☰ Liste | Einfache Liste | Schneller Überblick, tägliche Arbeit |
| ▤ Kanban | Spalten-Board | Workflow visualisieren, Team-Arbeit |
| 📊 Gantt | Zeitstrahl | Projektplanung mit Terminen |
| 🌳 Mindmap | Baumstruktur | Komplexe Aufgaben aufteilen |
Aufgabe erstellen
In der Listenansicht:
- Tippe den Titel in das Feld "Neue Aufgabe..." oben
- Drücke Enter
- Die Aufgabe erscheint sofort in der Liste
Im Kanban-Board:
- Klicke auf "+ Hinzufügen" am Ende einer Spalte
- Tippe den Titel und drücke Enter
- Die Aufgabe wird in der gewählten Spalte erstellt
In der Mindmap:
- Fahre mit der Maus über einen Knoten — ein grünes + erscheint
- Klicke darauf oder auf "Unteraufgabe..." darunter
- Tippe den Titel und drücke Enter
- Die neue Aufgabe erscheint als Kind-Knoten
Aus dem Chat:
- Fahre mit der Maus über eine Chat-Nachricht
- Klicke auf "Aufgabe" (Haken-Icon)
- Der Nachrichtentext wird automatisch zum Aufgabentitel
- "Aufgabe erstellt" erscheint als Bestätigung
Aufgabe bearbeiten
Klicke auf eine Aufgabe — der Detail-Editor öffnet sich:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Offen → In Arbeit → Prüfung → Erledigt (klickbare Buttons) |
| Priorität | Kritisch (rot) · Hoch (orange) · Mittel (gelb) · Niedrig (grau) |
| Zeitraum | Startdatum und Enddatum (wichtig für Gantt-Ansicht) |
| Übergeordnete Aufgabe | Ordne die Aufgabe einer anderen unter (für Mindmap) |
| Löschen | Entfernt die Aufgabe dauerhaft |
Status wechseln (schnell)
- Listenansicht: Klicke auf das Status-Icon links — es wechselt automatisch zum nächsten Status
- Kanban: Ziehe die Aufgabe per Drag-and-Drop in eine andere Spalte
Prioritäten verstehen
| Farbe | Bedeutung | Wann verwenden |
|---|---|---|
| 🔴 Rot | Kritisch | Muss sofort erledigt werden |
| 🟠 Orange | Hoch | Wichtig, zeitnah erledigen |
| 🟡 Gelb | Mittel | Normaler Arbeitsablauf (Standard) |
| ⚪ Grau | Niedrig | Kann warten, kein Zeitdruck |
Kanban-Board
Das Kanban-Board zeigt Aufgaben in vier Spalten:
Zu erledigen → In Bearbeitung → Prüfung → Erledigt- Aufgabe verschieben: Greife eine Karte und ziehe sie in eine andere Spalte
- Neue Aufgabe: Klicke "+ Hinzufügen" am Ende einer Spalte
- Details: Klicke auf eine Karte — der Editor öffnet sich oben
Gantt-Ansicht
Die Gantt-Ansicht zeigt Aufgaben als Zeitbalken auf einem horizontalen Kalender:
- Aufgabennamen stehen links (bleiben beim Scrollen sichtbar)
- Farbige Balken zeigen die Dauer (Start bis Ende)
- Die rote Linie markiert den heutigen Tag
- Wochenenden sind leicht grau hinterlegt
- Scrolle horizontal um Termine in der Zukunft zu sehen
Damit Aufgaben im Gantt erscheinen, müssen sie ein Startdatum und/oder Enddatum haben. Setze diese im Detail-Editor.
| Balkenfarbe | Status |
|---|---|
| Grau | Offen |
| Gelb | In Bearbeitung |
| Blau | Prüfung |
| Grün | Erledigt |
Mindmap
Die Mindmap zeigt Aufgaben als Baumstruktur — ideal für komplexe Projekte:
Elternsprechtag
├── Einladungen verschicken
├── Raumplan erstellen
│ ├── Räume reservieren
│ └── Beschilderung vorbereiten
└── Catering organisieren- Aufklappen/Zuklappen: Klicke auf das Dreieck vor einem Knoten
- Unteraufgabe hinzufügen: Hover → grünes + oder klicke auf "Unteraufgabe..."
- Status wechseln: Klicke auf das Status-Icon eines Knotens
- Die Zahl in Klammern zeigt wie viele Kinder ein Knoten hat
Aufgaben filtern
In der Listenansicht gibt es oben rechts ein Dropdown zum Filtern:
- Alle — Zeigt alle Aufgaben
- Offen — Nur noch nicht begonnene
- In Arbeit — Aktuell in Bearbeitung
- Prüfung — Warten auf Freigabe
- Erledigt — Abgeschlossene Aufgaben
Aufgaben-Gruppen
Aufgaben können in Gruppen organisiert werden — praktisch um thematisch zusammengehörende Aufgaben zu bündeln.
Gruppe erstellen:
- Klicke auf das Ordner-Plus-Icon (📁+) in der Aufgaben-Toolbar
- Gib einen Gruppennamen ein (z.B. "Erstmassnahmen", "Vorbereitung", "Nachbereitung")
- Die Gruppe erscheint als klappbare Sektion in der Listenansicht
Gruppenfarbe wählen: Klicke auf den Farbpunkt neben dem Gruppennamen. 7 Farben stehen zur Verfügung — die Farbe erscheint als Rand in der Listenansicht und als Badge auf Kanban-Karten.
Aufgabe einer Gruppe zuordnen:
- Per Drag & Drop: Ziehe eine Aufgabe in eine andere Gruppe
- Im Detail-Editor: Wähle die Gruppe im Dropdown "Gruppe"
- Beim Erstellen: Erstelle die Aufgabe direkt innerhalb einer Gruppe
In der Listenansicht: Gruppen werden als klappbare Sektionen angezeigt. Klicke auf den Gruppen-Header um die Aufgaben darunter ein- oder auszuklappen. Aufgaben ohne Gruppe erscheinen unter "Ungegruppiert".
Im Kanban-Board: Jede Karte zeigt einen farbigen Gruppen-Badge mit dem Gruppennamen.
Kommentare
Jede Aufgabe kann Kommentare haben — ideal für kurze Abstimmungen und Rückfragen direkt an der Aufgabe:
- Öffne eine Aufgabe im Detail-Editor
- Scrolle nach unten zum Kommentare-Bereich
- Schreibe deinen Kommentar und drücke Enter
- Die Anzahl der Kommentare erscheint als Badge auf der Kanban-Karte
Checklisten
Für Aufgaben mit mehreren Schritten bieten Checklisten eine visuelle Fortschrittsverfolgung:
- Öffne eine Aufgabe im Detail-Editor
- Klicke auf "Checkliste hinzufügen"
- Gib einen Titel und die einzelnen Einträge ein
- Hake erledigte Einträge ab
Ein Fortschrittsbalken (z.B. 3/7) zeigt den aktuellen Stand — auch auf der Kanban-Karte.
Meine Aufgaben — Der persönliche Hub
"Meine Aufgaben" zeigt alle Aufgaben über alle Spaces hinweg — an einem Ort. Der Hub ist über die Seitenleiste erreichbar (Aufgaben-Icon ✅).
Zwei Ansichten
| Ansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Dringlichkeit | Aufgaben sortiert nach Zeitdruck: Überfällig → Heute → Diese Woche → Später → Ohne Datum |
| Nach Space | Aufgaben gruppiert nach dem Space, in dem sie leben |
Wechsle zwischen den Ansichten mit den Buttons "Dringlichkeit" und "Nach Space" oben rechts.
Was wird angezeigt?
- Aufgaben die dir zugewiesen sind
- Aufgaben die niemandem zugewiesen sind (in Spaces in denen du Mitglied bist)
- Optional: Erledigte Aufgaben einblenden (Checkbox "Erledigte")
Jede Aufgabe zeigt:
- Status-Icon (farbig nach Zustand)
- Titel der Aufgabe
- Space-Badge (farbig, zeigt in welchem Space die Aufgabe lebt)
- Gruppen-Badge (wenn einer Gruppe zugeordnet)
- Fälligkeitsdatum (rot wenn überfällig)
Klicke auf eine Aufgabe um direkt zum jeweiligen Space zu navigieren.
Sidebar-Zusammenfassung
In der Seitenleiste zeigt das Aufgaben-Widget eine Kurzübersicht:
- 🔴 X überfällig — Aufgaben die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben
- 🟡 X heute — Aufgaben die heute fällig sind
- ⚪ X offen — Alle nicht erledigten Aufgaben
Darunter erscheinen die Top 5 dringendsten Aufgaben mit Space-Farbe und Titel. Ein Klick navigiert zum Hub.
Benachrichtigungen für Aufgaben
Prilog benachrichtigt Sie automatisch über wichtige Aufgaben-Ereignisse — direkt im Chat als System-Nachricht.
Morgen-Briefing (täglich, 07:00)
Jeden Morgen erhalten Sie eine Zusammenfassung per Chat-Nachricht:
Aufgaben-Briefing 3 überfällig · 2 heute fällig · 12 offen ― Elternabend planen (3d überfällig) ― Materialbestellung prüfen (heute)
Das Briefing erscheint nur wenn Sie offene oder fällige Aufgaben haben.
Überfällig-Warnung (alle 2 Stunden)
Wenn eine Aufgabe neu überfällig wird, erhalten die zugewiesenen Personen eine Warnung:
⚠ Aufgabe überfällig: "Elternabend planen" ist seit gestern überfällig.
Zuweisungs-Benachrichtigung (sofort)
Wenn Sie einer Aufgabe neu zugewiesen werden, erhalten Sie sofort eine Nachricht:
✅ Neue Aufgabe: Sie wurden der Aufgabe "Raumplan erstellen" zugewiesen.
Benachrichtigungen kommen per Chat
Alle Aufgaben-Benachrichtigungen erscheinen als System-Nachrichten in Ihrem Chat — so verpassen Sie nichts, auch wenn Sie gerade nicht im Aufgaben-Bereich sind.
Kalender
Ansichten
Der Kalender bietet fünf Ansichten:
| Icon | Ansicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| 📅 Monat | Monatsraster | Gesamtüberblick eines Monats |
| 📆 Woche | Wochenraster | Stundengenauer 7-Tage-Plan |
| 🕐 Tag | Tagesansicht | Detaillierter Tagesplan |
| 📊 Gantt | Gantt-Zeitstrahl | Termine als horizontale Balken über Tage |
| ☰ Liste | Terminliste | Chronologische Auflistung |
Layer-System
Das Herzstück des Kalenders ist das Layer-System. Jeder Kalender hat mehrere Ebenen:
| Layer | Farbe | Wer pflegt | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Schulkalender | Blau | Schulleitung | Ferien, Prüfungen, Events |
| Space-Kalender | Grün | Space-Mitglieder | Klassentreffen, AG-Termine |
Oben im Kalender siehst du farbige Pillen für jeden Layer. Klicke auf eine Pille um den Layer ein- oder auszublenden. Ausgeblendete Layer erscheinen grau.
Termin erstellen
- Klicke auf einen Tag in der Monats- oder Wochenansicht
- Ein Formular erscheint oben:
- Titel eingeben
- Layer wählen (in welchem Kalender soll der Termin erscheinen?)
- Ganztägig an/aus
- Klicke "Termin erstellen"
Termin bearbeiten
Klicke auf einen bestehenden Termin in jeder Ansicht — der Detail-Editor öffnet sich:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Name des Termins |
| Start/Ende | Datum und Uhrzeit (oder Datum bei ganztägig) |
| Ort | Raum, Adresse oder Link |
| Wiederholung | Keine · Täglich · Wöchentlich · Werktags · Monatlich · Jährlich |
| Farbe | 8 Farben zur Auswahl (überschreibt Layer-Farbe) |
| Beschreibung | Ausführlicher Text zum Termin |
| Status | Bestätigt · Vorläufig · Abgesagt |
Termine verschieben (Drag-and-Drop)
In der Wochen- und Tagesansicht kannst du Termine per Drag-and-Drop verschieben:
- Greife einen Termin (er wird zum Greif-Cursor)
- Ziehe ihn auf eine andere Uhrzeit oder einen anderen Tag
- Lasse los — der Termin wird automatisch verschoben
- Die Dauer bleibt dabei erhalten
Konflikte erkennen
Wenn zwei Termine sich zeitlich überlappen, werden sie mit einem roten Rand und einem Warnsymbol (⚠) markiert. So erkennst du sofort Terminüberschneidungen.
Ganztägige Termine
Ganztägige Termine (z.B. Ferientage, Wandertag) erscheinen als farbige Banner über dem Stundenraster — in der Wochen- und Tagesansicht.
Kalender drucken
Klicke auf das Drucker-Icon in der Navigationsleiste. Die aktuelle Ansicht wird für den Druck optimiert — Navigationsleisten werden automatisch ausgeblendet.
Wiederkehrende Termine
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins kannst du eine Wiederholung festlegen:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Keine | Einmaliger Termin |
| Täglich | Jeden Tag |
| Wöchentlich | Jede Woche am selben Tag |
| Werktags (Mo-Fr) | Montag bis Freitag |
| Monatlich | Jeden Monat am selben Tag |
| Jährlich | Jedes Jahr am selben Datum |
iCal-Export
Jeder Kalender-Layer kann als .ics-Datei exportiert werden. Diese Datei kann in Apple Kalender, Google Kalender, Outlook oder Thunderbird abonniert werden.
Der Export-Link ist über die API verfügbar: /api/platform/v1/calendar/ical/{layerId}
Aufgaben im Kalender
Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum erscheinen automatisch im Kalender — im amber-farbenen "Aufgaben"-Layer. Du musst nichts extra tun:
- Aufgabe mit Datum erstellen → erscheint sofort im Kalender
- Datum ändern → Kalender-Event wird aktualisiert
- Aufgabe auf "Erledigt" setzen → Event wird ausgegraut
- Datum entfernen → Event verschwindet aus dem Kalender
Mehrtägige Aufgaben (Startdatum bis Fälligkeitsdatum) werden an allen Tagen dazwischen angezeigt.
Gantt-Ansicht
Die Gantt-Ansicht zeigt alle Termine als horizontale Balken auf einem Zeitstrahl:
- Terminname links (bleibt beim Scrollen sichtbar)
- Farbige Balken zeigen die Dauer (Start bis Ende)
- Heute-Linie markiert den aktuellen Tag
- Wochenenden sind leicht grau hinterlegt
- Horizontal scrollen für Termine in der Zukunft
- Klick auf einen Balken öffnet den Termin-Editor
Besonders nützlich für:
- Projektplanung mit mehreren parallelen Aufgaben
- Ferien- und Prüfungsplanung über mehrere Wochen
- Überblick über die zeitliche Verteilung aller Termine
Aktivitäts-Feed
Der Aktivitäts-Tab zeigt eine chronologische Liste aller Aktionen im Space:
| Icon | Aktion |
|---|---|
| 📄 Datei | Datei hochgeladen / gelöscht / verschoben |
| ✅ Aufgabe | Aufgabe erstellt / erledigt / zugewiesen |
| 📅 Termin | Termin erstellt / geändert / abgesagt |
| 📋 Board | Board erstellt / gelöscht |
Jeder Eintrag zeigt:
- Wer die Aktion ausgeführt hat
- Was passiert ist
- Wann (relative Zeitangabe: "vor 5m", "vor 2h", "gestern")
Am Ende der Liste kannst du auf "Mehr laden..." klicken um ältere Einträge zu sehen.
Tipps für den Alltag
Schneller arbeiten
- Enter erstellt sofort eine neue Aufgabe (kein Klick auf "Speichern" nötig)
- Escape schliesst Formulare und Editoren
- Status-Klick auf das Icon wechselt zum nächsten Status (kein Editor nötig)
- Chat → Aufgabe mit einem Klick: Hover über Nachricht → "Aufgabe"
Welche Ansicht wann?
| Situation | Beste Ansicht |
|---|---|
| "Was muss ich heute tun?" | Aufgaben-Liste, Filter: "Offen" |
| "Wie ist der Projektstand?" | Kanban-Board |
| "Wann ist was fällig?" | Gantt oder Kalender-Monat |
| "Wie teile ich eine grosse Aufgabe auf?" | Mindmap |
| "Was ist letzte Woche passiert?" | Aktivitäts-Feed |
Zusammenarbeit
- Jeder Space-Mitglied sieht die gleichen Aufgaben und Dateien
- Änderungen erscheinen sofort für alle (nach Aktualisierung)
- Der Aktivitäts-Feed zeigt wer was gemacht hat
- Kalender-Layer können individuell ein-/ausgeblendet werden
Häufige Fragen
Wo sind meine gelöschten Dateien? Gelöschte Dateien landen im Papierkorb (Soft-Delete). Ein Administrator kann sie über die API wiederherstellen.
Warum sehe ich keine Aufgaben im Gantt? Aufgaben brauchen ein Startdatum und/oder Enddatum. Öffne die Aufgabe und setze die Daten im Detail-Editor.
Kann ich Dateien an Aufgaben anhängen? Ja — über die API. Die Frontend-Integration dafür kommt in einer zukünftigen Version.
Wie exportiere ich den Kalender? Der iCal-Export (.ics) ist über die API verfügbar. Abonniere den Link in deiner Kalender-App für automatische Aktualisierungen.
Was passiert wenn zwei Personen gleichzeitig einen Termin bearbeiten? Der Kalender nutzt Optimistic Locking — die erste Änderung wird gespeichert, die zweite Person erhält einen Hinweis dass der Termin in der Zwischenzeit geändert wurde.
Wie viel Speicherplatz habe ich? Der Speicherbalken am unteren Rand des Dateien-Tabs zeigt den aktuellen Verbrauch. Der verfügbare Platz hängt vom gebuchten Plan ab.