Krisenmanagement — Endnutzer-Handbuch
Dieses Handbuch richtet sich an Schulleitung, Sekretariat und Lehrkraefte, die im Krisenfall mit dem Krisenmanagement-Modul arbeiten.
Ueberblick
Das Krisenmanagement-Modul ist ein Workflow- und Dokumentationslayer in Prilog. Es hilft Ihnen bei:
- Krisenaktivierung — Vordefinierte Szenarien schnell aktivieren
- Checklisten — Aufgaben Schritt fuer Schritt abarbeiten
- Kommunikation — Automatischer Matrix-Krisenraum fuer alle Beteiligten
- Dokumentation — Lueckenlose Protokollierung und Nachberichte
- Schulreisen — Teilnehmerlisten und Notfallkontakte verwalten
- Kinderschutz — §8a SGB VIII dokumentieren
Was das System NICHT tut
Das System trifft keine fachlichen Entscheidungen. Es orchestriert Ablaeufe — die Verantwortung liegt bei Ihnen.
Zugang
Das Krisenmanagement finden Sie im Prilog Portal unter dem Menuepunkt Ablaeufe in der Seitenleiste (zwischen "Benutzer" und "Rechnungen"). Im Web-Client unter /ablaeufe ueber das Ablaeufe-Icon in der Sidebar.
Krisen-Banner im Web-Client
Sobald in Ihrer Schule eine Krise aktiv ist, sehen alle eingeloggten Benutzer im Web-Client einen markanten Hinweisbanner im Header (oben in der Mitte):
[PUNKT] [DREIECK] Schulausfall / Unwetter 12 Min. · Schulleitung, Verwaltung
Was der Banner zeigt:
- Rot pulsierender Punkt — sofort sichtbar dass etwas los ist
- Szenario-Name — z.B. "Feueralarm" oder "Schulausfall"
- Laufzeit — wie lange die Krise schon aktiv ist (in Minuten)
- Informierte Gruppen — wer wurde benachrichtigt (Schulleitung, Verwaltung, ...)
- Klickbar — fuehrt direkt zur aktiven Krise unter
/ablaeufe?view=active
Der Banner verschwindet automatisch sobald die Krise beendet wird. Er erscheint bei jedem User der eingeloggt ist — egal welche Rolle, egal welcher Space.
Warum so prominent?
Im Krisenfall muss jeder mit einem Blick erkennen koennen dass etwas los ist — unabhaengig davon ob man gerade im Chat tippt, ein Dokument liest oder im Kalender plant. Der Banner ist deshalb dauerhaft sichtbar und visuell aufdringlich. Das ist Absicht.
Workflow-Tab
Keine aktive Krise
Wenn keine Krise aktiv ist, sehen Sie:
- Szenario-Auswahl — Alle freigegebenen Szenarien als klickbare Liste
- Verlauf — Abgeschlossene Krisen mit Status und Nachbericht-Link
Krise aktivieren
- Klicken Sie auf ein freigegebenes Szenario
- Der Aktivierungs-Assistent oeffnet sich:
- Vorschau: Name, Schweregrad, Anzahl Aufgaben, Raum-Name
- Aktivierungsnotiz (optional): Ort, Ausloeser, erste Beobachtungen
- Klicken Sie auf "Krise jetzt aktivieren"
- Das System:
- Erstellt einen Matrix-Krisenraum
- Postet die Checkliste als angepinnte Nachricht
- Postet externe Kontakte (Polizei, Feuerwehr, etc.)
- Startet den n8n-Workflow fuer Eskalation und Benachrichtigungen
Zwei-Schritt-Aktivierung
Die Aktivierung erfordert eine explizite Bestaetigung. Ein versehentliches Klicken auf ein Szenario startet noch keine Krise.
Aktive Krise
Wenn eine Krise aktiv ist, sehen Sie:
- Roter Banner mit Szenario-Name, Aktivierungszeit und Dauer
- Checkliste mit Fortschrittsbalken
- Aktions-Buttons: "Krise beenden" und "Fehlalarm"
Checkliste abarbeiten
Jede Aufgabe hat einen Status:
| Symbol | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
| ○ | Offen | Noch nicht begonnen |
| ◔ | In Bearbeitung | Jemand arbeitet daran |
| ✓ | Erledigt | Abgeschlossen |
| ⚠ | Eskaliert | Zeitlimit ueberschritten |
- Klicken Sie "Starten" um eine Aufgabe als "In Bearbeitung" zu markieren
- Klicken Sie "Erledigt" wenn die Aufgabe abgeschlossen ist
- Jede Statusaenderung wird im Krisenraum gepostet und im Audit-Log festgehalten
Krise beenden
- Klicken Sie auf "Krise beenden"
- Bestaetigen Sie die Beendigung
- Das System erstellt automatisch einen Nachbericht
Fehlalarm markieren
- Klicken Sie auf "Fehlalarm"
- Geben Sie eine Begruendung ein (Pflichtfeld)
- Das System postet eine Entwarnung im Krisenraum
Schulreisen-Tab
Neue Schulreise anlegen
- Klicken Sie auf "Neue Schulreise"
- Fuellen Sie aus:
- Titel, Ziel, Zeitraum
- Teilnehmer (Name, Klasse, Notfallkontakt)
- Begleitpersonen (Name, Rolle, Telefon)
- Optionale Notizen
- Klicken Sie auf "Schulreise erstellen"
Reise starten / beenden
- Geplant → Aktiv: Klicken Sie auf "Reise starten" am Reisetag
- Aktiv → Abgeschlossen: Klicken Sie auf "Reise abschliessen" nach Rueckkehr
- Waehrend einer aktiven Reise koennen Krisen-Szenarien (z.B. "Schulreise-Notfall") aktiviert werden
Notfallkontakte
Bei Auslandsreisen koennen Sie zusaetzlich hinterlegen:
- Versicherung (Anbieter, Policennummer, Telefon)
- Naechstes Krankenhaus (Name, Adresse, Telefon)
- Botschaft (Name, Adresse, Telefon)
Kinderschutz-Tab
Vertraulichkeit
Kinderschutzfaelle unterliegen besonderen Datenschutzanforderungen. Jeder Zugriff wird protokolliert. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre nach Schliessung.
Neuen Fall dokumentieren
- Klicken Sie auf "Neuer Fall"
- Geben Sie optional eine Referenznummer ein
- Beschreiben Sie Ihre erste Beobachtung (Pflichtfeld)
- Klicken Sie auf "Fall dokumentieren"
Beobachtungen hinzufuegen
Im Fall-Detail koennen Sie jederzeit neue Beobachtungen hinzufuegen. Jede Beobachtung wird mit Datum, Beobachter und Text gespeichert.
Gefaehrdungseinschaetzung
Dokumentieren Sie Ihre Einschaetzung der Gefaehrdungslage im Freitext-Feld. Dies ist ein wichtiger Bestandteil fuer die Fachkraft-Konsultation.
Fachkraft einbeziehen
Nach §8a SGB VIII muessen Sie eine "insoweit erfahrene Fachkraft" einbeziehen:
- Geben Sie die User-ID der Fachkraft ein
- Klicken Sie auf "Einbeziehen"
- Der Status wechselt zu "Fachkraft einbezogen"
Meldung ans Jugendamt (Vier-Augen-Prinzip)
Die Meldung ans Jugendamt erfordert die Zustimmung von zwei verschiedenen Personen:
- Erste Person klickt auf "Ans Jugendamt melden" → Meldung: "Erste Zustimmung erhalten"
- Zweite Person (anderer Account) klickt erneut → Meldung wird dokumentiert
Warum Vier-Augen-Prinzip?
Eine so weitreichende Entscheidung sollte nie von einer einzelnen Person getroffen werden. Das System stellt sicher, dass mindestens zwei Verantwortliche zustimmen.
Fall schliessen
- Geben Sie eine Begruendung fuer die Schliessung ein
- Klicken Sie auf "Fall schliessen"
- Das System setzt die Aufbewahrungsfrist (10 Jahre ab Schliessung)
Krisenraum in Matrix
Bei jeder Krisenaktivierung wird automatisch ein privater Matrix-Raum erstellt:
- Name: "Krise: [Szenario] — [Datum/Uhrzeit]"
- Angepinnt: Die Checkliste als Nachricht
- Gepostet: Externe Kontakte (Polizei, Feuerwehr, etc.)
- Updates: Jede erledigte Aufgabe und Eskalation wird gepostet
Sie finden den Krisenraum in Ihrem Chat-Client (Element oder Prilog Web-Client).
Haeufige Fragen
Was passiert bei einem Fehlalarm?
Der Krisenraum bleibt bestehen, aber eine Entwarnungsnachricht wird gepostet. Im Nachbericht wird der Fehlalarm dokumentiert.
Kann ich eine Krise ohne Szenario aktivieren?
Nein. Alle Krisen basieren auf freigegebenen Szenarien. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Szenarien zu erstellen oder freizugeben.
Was passiert wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wird?
Der n8n-Workflow eskaliert automatisch: Eine Warnung wird im Krisenraum gepostet, und die naechsthoehere Rolle wird benachrichtigt.
Wo finde ich alte Nachberichte?
Im Verlauf am Ende des Workflow-Tabs. Abgeschlossene Krisen zeigen einen "PDF"-Link zum Herunterladen.