Dokumente ablegen und wiederfinden

Stand 23.09.2026 — die Seite beschreibt die Dokumente-App, wie sie heute an allen Schulen läuft.

Womit die App aufmacht

Beim Öffnen steht Zuletzt oben: was dir in letzter Zeit begegnet ist, schulweit und über alle Ablagen hinweg. Gemeint ist nicht nur, was du geöffnet hast, sondern auch, was du selbst abgelegt hast. Meistens ist genau das die Datei, die du suchst.

Die linke Spalte hat drei Bereiche, mehr nicht:

• Zuletzt — der Einstieg, siehe oben. Darunter „Alle Dokumente" und „Markiert".
• Meine Orte — dein Fach und die Räume, in denen du bist, jeder mit seinem Ordnerbaum.
• Geteilt — was du weitergegeben hast.

Papierkorb und Speicherübersicht stehen leiser am Ende. Sie braucht man selten.

Ordner anlegen

Ordner gibt es in beiden Welten: in deinem Fach und in jedem Raum.

1. Wähle links den Raum oder dein Fach.
2. Darunter erscheint der Ordnerbaum.
3. Ganz unten in der Liste auf Neuer Ordner.
4. Namen eintippen, Eingabetaste.

Für einen Unterordner mit der Maus über einen Ordner fahren. Rechts erscheint ein kleines Plus.

Umbenennen und Löschen liegen im selben Menü. Ein gelöschter Ordner ist nicht sofort weg: Er liegt 30 Tage im Papierkorb, und die Verwaltung kann ihn zurückholen.

Tiefer als acht Ebenen geht es nicht. Das reicht für jede Schule und verhindert, dass ein Baum sich versehentlich in sich selbst verschachtelt.

Wer sieht welchen Ordner

Grundregel: Der Behälter entscheidet. Ein Ordner in deinem Fach gehört dir allein. Ein Ordner in einem Raum gehört allen, die in dem Raum sind. Wer dort ablegen darf, darf auch Ordner anlegen, umbenennen und löschen.

Es gibt eine Ausnahme, und die ist gewollt: Die Ordnerstruktur der Schulverwaltung trägt eigene Regeln. In ihr entscheidet nicht nur der Raum, sondern auch die Funktion. Wer nicht im Personalreferat ist, sieht den Ordner „05 Personal" nicht, selbst wenn er im selben Raum sitzt. Das steht im Ordnerstruktur-Handbuch.

Aus einem Ordner mit eigener Zugriffsregel geht nichts hinaus: Ein Dokument darin lässt sich weder schulweit sichtbar machen noch in einen anderen Raum teilen. Sonst wäre die Regel mit zwei Klicks umgangen.

Dokumente verschieben

Ein Dokument anklicken, rechts öffnet sich die Spalte mit der Vorschau. Unter den Angaben liegt Verschieben; das öffnet die Ordnerauswahl.

Hochladen

Dateien einfach in die Liste ziehen. Läuft eine grössere Datei, zeigt eine Leiste, wie weit sie ist. Wenn nicht eindeutig ist, wohin die Datei gehört, fragt Prilog vorher nach dem Raum und nimmt die gezogenen Dateien dann mit.

Ist eine Datei schon einmal hochgeladen worden, meldet sich Prilog und bietet an, sie trotzdem abzulegen.

Wenn die Virenprüfung ausfällt

Prilog prüft jede hochgeladene Datei. Ist der Prüfdienst gerade nicht erreichbar oder die Datei sehr gross, wird sie trotzdem angenommen und trägt den Vermerk ungeprüft. Der Vermerk ist in der Matrix-Ansicht als eigene Spalte sichtbar. Prilog holt die Prüfung selbstständig nach, sobald der Dienst wieder antwortet.

Wiederfinden

• Suchfeld oben. Es sucht auch im Text der Dokumente, nicht nur in Namen.
• Schlagwörter an den Dokumenten, für Sichten quer durch alle Räume. Ein gesetztes Schlagwort lässt sich links als Filter speichern.
• Matrix-Ansicht: eine Tabelle, Zeile gleich Datei, Spalte gleich Wert. 45 Spalten stehen zur Wahl, von der Grösse über den Ordner bis zur Aufbewahrungsfrist. Spaltenauswahl, Filter, Sortierung und Gruppierung lassen sich als eigene Voreinstellung speichern. Das ist der schnellste Weg, wenn man nicht eine Datei sucht, sondern eine Frage an den ganzen Bestand hat.

Zeigt die Liste 50 Einträge, liegt darunter Mehr laden.

Weitergeben

Im Detail eines Dokuments:

• In einen Raum teilen — das Dokument bleibt, wo es ist, und erscheint zusätzlich im Zielraum. Du musst im Zielraum ablegen dürfen.
• Schulweit sichtbar — für Rundschreiben und Formulare.
• Link erstellen — für Menschen ohne Zugang. Der Link kann ablaufen, ein Passwort tragen und nach einer bestimmten Zahl von Aufrufen schliessen.

Alle Links, die du erstellt hast, stehen links unter Geteilt, mit Aufrufen, Ablauf und Schutz. Von dort lässt sich ein Link mit einem Klick kopieren.

Am Telefon

Alles Genannte funktioniert auch mobil. Ein Tipp öffnet einen Ordner, langes Drücken das Menü, der Knopf unten rechts legt an oder lädt hoch.