Dokumente & Folder (DMS)

Stand 2026-05-05 — Folder-System (Phase 12) live, additiv neben den alten Ordnersystemen.

Worum geht's?

Das DMS in Prilog ist ein einfaches Datei-Ablage-System nach Google-Drive-Vorbild. Du hast zwei Welten:

1. Mein Fach — deine persönliche Ablage (nur du siehst sie)
2. Spaces — Team-Ablagen (alle Mitglieder des Spaces sehen sie)

In beiden Welten kannst du Folder anlegen, beliebig verschachtelt, um deine Dokumente zu sortieren.

Folder anlegen

In der DMS-Sidebar (linke Spalte, sobald du auf DMS klickst):

1. Wähle einen Space aus dem Spaces-Block.
2. Direkt darunter erscheint der Folder-Tree dieses Spaces.
3. Klick auf + Neuer Folder ganz unten in der Liste.
4. Tippe den Namen ein, drücke Enter.

Unterordner: Beim Hover über einem Folder erscheint rechts ein kleines +-Icon — Klick legt einen Subfolder an.

Folder umbenennen / löschen

• Umbenennen: Hover → kleines Stift-Icon → Doppelklick auf den Namen
• Löschen: Hover → kleines Trash-Icon → Bestätigen

Gelöschte Folder landen in einem 30-Tage-Soft-Trash. Wenn du dich verklickst, kann der Admin sie wiederherstellen.

Dokumente verschieben

Im Doc-Detail-Panel (rechts wenn du ein Dokument anklickst) gibt's einen "Verschieben"-Button. Der öffnet einen Folder-Picker, in dem du das Ziel auswählst.

Bulk-Move: Mehrere Dokumente gleichzeitig verschieben → über die Bulk-Aktions-Leiste in der Doku-Liste (kommt in einer der nächsten Versionen).

Permissions

Folder erben automatisch die Berechtigungen des Containers:

• Mein-Fach-Folder: nur du siehst und änderst sie
• Space-Folder: alle Space-Mitglieder sehen sie. Wer in dem Space hochladen darf, darf auch Folder anlegen / umbenennen / löschen.

Wir haben bewusst keine Per-Folder-Berechtigungen eingebaut. Wenn ein Dokument für eine bestimmte Gruppe nicht sichtbar sein soll, gehört es in einen anderen Space.

Maximale Tiefe

8 Ebenen. Das reicht für so gut wie jeden Schul-/Behörden-Use-Case und verhindert versehentliche Endlos-Schachtelungen.

Was ist mit den alten "Ordnersystemen"?

Wenn du Prilog schon länger nutzt, kennst du vielleicht die tenant-weiten parallelen Ordner-Hierarchien ("Schuljahr", "Fachbereich", …). Die existieren weiter und sind in der Sidebar unter "Alte Ordnersysteme" eingeklappt erreichbar.

Im Laufe der nächsten Wochen werden die alten Hierarchien zu Tags konvertiert und die Sidebar-Sektion entfernt. Bis dahin: keine Aktion nötig, beide Welten koexistieren parallel.

Querschnitts-Sichten

Du willst alle Mathe-Dokumente quer durch alle Klassen sehen? Nutze Tags:

1. Bei jedem Mathe-Doc das Tag mathe setzen
2. In der Sidebar → Smart-Folders → Filter "Tag = mathe" speichern
3. Klick auf den Smart-Folder zeigt alle gefilterten Docs

Geteilt / Verschoben

• Cross-Space-Share (in einen anderen Space teilen): Doc-Detail → "In Space teilen"
• Schul-weit sichtbar machen: Doc-Detail → Toggle "Schul-weit sichtbar"
• Public-Link (für externe ohne Login): Doc-Detail → "Public-Link"

Sharing ist unabhängig vom Folder — wenn ein Doc geteilt wird, ändert sich am Original-Folder nichts.

Mobile

In der Mobile-App funktioniert alles identisch:

• Tap auf einen Folder → reingehen
• Long-Press → Menü mit Umbenennen / Verschieben / Löschen
• +-Button (FAB) unten rechts → Neuer Folder oder Datei hochladen

Phase 2 (geplant)

Folgende Features sind in Vorbereitung und kommen je nach Bedarf:

• Verknüpfungen (ein Doc in mehreren Foldern sichtbar, wie Google-Drive-Shortcuts)
• Watch-Logik auf Folder ("Alarm wenn X Tage nichts passiert", "Alarm wenn > N unbearbeitete Dokumente")
• Folder-E-Mail (Mails landen direkt im Folder)
• Folder-Templates (z.B. "neue Klasse anlegen → automatisch Standard-Struktur")

Sag uns Bescheid welche dieser Features in deiner Schule am wichtigsten wären — wir bauen nach Bedarf.