Elternbriefe, Umfragen & Formulare
Ueberblick
Das Modul Briefe, Umfragen & Formulare ersetzt den klassischen Papier-Elternbrief durch eine digitale Loesung mit Rueckmeldungsfunktion. Lehrkraefte erstellen Mitteilungen direkt in Prilog und sehen in Echtzeit, welche Eltern bereits reagiert haben. Eltern erhalten eine Benachrichtigung im Chat und koennen mit wenigen Klicks antworten.
| Typ | Zweck | Rueckmeldung |
|---|---|---|
| Brief | Informationen mitteilen | Keine, Kenntnisnahme oder Ja/Nein |
| Umfrage | Meinungsbild einholen | Auswahl aus Optionen |
| Formular | Daten strukturiert erfassen | Ausgefuellte Felder |
TIP
Nutzen Sie Briefe fuer einfache Informationen, Umfragen fuer Terminabstimmungen und Formulare fuer alles, was Sie frueher als Papierzettel verteilt haetten.
Einen Elternbrief erstellen
Schritt fuer Schritt
- Oeffnen Sie den gewuenschten Space (z. B. "Klasse 3b").
- Waehlen Sie im Menue den Punkt Briefe & Umfragen.
- Klicken Sie auf Neuer Brief.
- Fuellen Sie die folgenden Felder aus:
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Titel | Kurze, aussagekraeftige Betreffzeile | Ja |
| Inhalt | Der eigentliche Brieftext (Formatierung moeglich) | Ja |
| Rueckmeldung | Keine / Kenntnisnahme / Ja-Nein | Ja |
| Frist | Datum, bis wann geantwortet werden soll | Nein |
| Angeheftet | Brief wird oben im Space fixiert | Nein |
- Pruefen Sie die Vorschau.
- Klicken Sie auf Senden.
Der Brief wird an alle Mitglieder des Spaces verteilt. Jedes Elternteil erhaelt eine Benachrichtigung im Chat.
Rueckmeldungstypen im Detail
- Keine Rueckmeldung: Reine Information, z. B. Stundenplan-Aenderungen.
- Kenntnisnahme: Eltern bestaetigen mit einem Klick, dass sie den Brief gelesen haben. Geeignet fuer wichtige Hinweise.
- Ja / Nein: Eltern stimmen einer Frage zu oder lehnen ab. Ideal fuer Einverstaendniserklaerungen.
WARNING
Setzen Sie bei Einverstaendniserklaerungen (z. B. Ausflug, Schwimmunterricht) immer eine Frist. So koennen Sie rechtzeitig Erinnerungen versenden und haben Planungssicherheit.
Eine Umfrage erstellen
- Navigieren Sie zum Space und waehlen Sie Briefe & Umfragen.
- Klicken Sie auf Neue Umfrage.
- Geben Sie die Fragestellung ein (z. B. "Welcher Termin passt Ihnen fuer den Elternabend?").
- Fuegen Sie mindestens zwei Antwortoptionen hinzu.
- Aktivieren Sie bei Bedarf Mehrfachauswahl, wenn Eltern mehr als eine Option waehlen duerfen.
- Legen Sie optional eine Frist fest.
- Klicken Sie auf Senden.
Ergebnis einsehen
Nach Ablauf der Frist -- oder jederzeit vorher -- sehen Sie die Ergebnisse als Balkendiagramm. Sie koennen auch waehrend der laufenden Umfrage den Zwischenstand pruefen.
Ein Formular erstellen
Formulare eignen sich fuer strukturierte Datenerhebung, z. B. Anmeldeformulare oder Einverstaendniserklaerungen mit mehreren Feldern.
- Waehlen Sie Neues Formular.
- Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein.
- Fuegen Sie Felder hinzu:
| Feldtyp | Beispiel |
|---|---|
| Textfeld | Name des Kindes |
| Auswahl (Dropdown) | Klassenstufe |
| Ja/Nein (Checkbox) | Einverstaendnis erteilt |
| Datum | Geburtsdatum |
| Datei-Upload | Scan einer Bescheinigung |
- Markieren Sie Pflichtfelder mit dem Stern-Symbol.
- Aktivieren Sie bei Bedarf die digitale Signatur -- Eltern bestaetigen dann mit einer handschriftlichen Unterschrift auf dem Bildschirm.
- Klicken Sie auf Senden.
TIP
Nutzen Sie Vorlagen fuer wiederkehrende Formulare. Einmal erstellte Formulare koennen Sie als Vorlage speichern und im naechsten Schuljahr wiederverwenden.
Fuer Eltern: So antworten Sie
Auf einen Brief reagieren
- Sie erhalten eine Benachrichtigung im Chat Ihres Spaces.
- Oeffnen Sie den Brief ueber die Benachrichtigung oder unter Briefe & Umfragen im Space.
- Lesen Sie den Inhalt.
- Je nach Rueckmeldungstyp:
- Kenntnisnahme: Klicken Sie auf "Gelesen".
- Ja / Nein: Waehlen Sie Ihre Antwort.
- Ihre Antwort wird sofort gespeichert.
An einer Umfrage teilnehmen
- Oeffnen Sie die Umfrage.
- Waehlen Sie eine oder mehrere Optionen (je nach Einstellung).
- Klicken Sie auf Abstimmen.
- Sie koennen Ihre Stimme bis zum Fristende aendern.
Ein Formular ausfuellen
- Oeffnen Sie das Formular.
- Fuellen Sie alle Pflichtfelder aus.
- Unterschreiben Sie digital, falls gefordert.
- Klicken Sie auf Absenden.
Fuer Lehrkraefte: Rueckmeldungen verwalten
Fortschrittsanzeige
Jeder Brief, jede Umfrage und jedes Formular zeigt einen Fortschrittsbalken:
- Gruen: Antwort erhalten
- Grau: Noch keine Antwort
- Rot: Frist ueberschritten, keine Antwort
Wer hat noch nicht geantwortet?
Klicken Sie auf den Fortschrittsbalken, um die Detail-Ansicht zu oeffnen. Dort sehen Sie:
- Liste aller Empfaenger mit Status (beantwortet / ausstehend)
- Filter nach Status
- Moeglichkeit, gezielt Erinnerungen an einzelne Eltern oder alle ausstehenden Empfaenger zu senden
Erinnerungen versenden
- Oeffnen Sie die Detail-Ansicht.
- Waehlen Sie Alle erinnern oder markieren Sie einzelne Personen.
- Klicken Sie auf Erinnerung senden.
Die Erinnerung wird als Chat-Nachricht im Space zugestellt.
Typische Anwendungsfaelle
| Anlass | Empfohlener Typ | Rueckmeldung |
|---|---|---|
| Ausflug-Einverstaendnis | Brief | Ja / Nein |
| Elternabend-Terminwahl | Umfrage | Auswahl |
| Schwimmunterricht-Teilnahme | Brief | Ja / Nein |
| Foto-Erlaubnis | Formular | Signatur + Ja/Nein |
| Materialliste | Brief | Kenntnisnahme |
| Projektwoche-Workshopwahl | Umfrage | Auswahl (Mehrfach) |
| Notfall-Kontaktdaten aktualisieren | Formular | Textfelder |
| Schuljahresende-Information | Brief | Keine |
Tipps fuer wirksame Kommunikation
- Kurze Titel: "Ausflug Zoo am 15.06." ist besser als "Wichtige Information bezueglich des geplanten Ausflugs".
- Ein Thema pro Brief: Mischen Sie nicht Ausflug-Erlaubnis und Materialliste in einem Brief.
- Fristen realistisch setzen: Geben Sie Eltern mindestens 3 Werktage Zeit.
- Erinnerungen nutzen: Senden Sie eine Erinnerung 1-2 Tage vor Fristende.
- Anheften bei Wichtigkeit: Heften Sie zeitkritische Briefe oben im Space an.
- Formulare fuer Datenschutz: Nutzen Sie Formulare mit Signatur, wenn Sie eine rechtssichere Einwilligung benoetigen.
Haeufig gestellte Fragen
Kann ich einen bereits gesendeten Brief nachtraeglich aendern? Nein. Sobald ein Brief versendet ist, kann er nicht mehr bearbeitet werden. Sie koennen jedoch einen neuen Brief mit aktualisierten Informationen senden.
Sehen andere Eltern meine Antwort? Nein. Ihre Rueckmeldung ist nur fuer die Lehrkraft sichtbar. Bei Umfragen sehen andere Eltern lediglich das Gesamtergebnis, nicht einzelne Stimmen.
Was passiert nach Ablauf der Frist? Der Brief oder die Umfrage wird als abgelaufen markiert. Eltern koennen dann nicht mehr antworten. Die Lehrkraft sieht den finalen Stand.
Kann ich als Elternteil fuer mehrere Kinder antworten? Ja. Wenn Sie Kinder in verschiedenen Klassen haben, erhalten Sie die Briefe pro Space. Sie antworten fuer jedes Kind separat.
Werden Antworten im DMS gespeichert? Formulare mit Signatur koennen als PDF in das Dokumenten-Management-System (DMS) exportiert werden. Sprechen Sie Ihre Schule auf die Archivierung an.
Kann ich einen Brief auch als Push-Nachricht erhalten? Wenn Sie die Prilog-App als PWA installiert haben, erhalten Sie Push-Benachrichtigungen fuer neue Briefe automatisch.
Formulare erstellen
Formulare ermoeglich die strukturierte Erfassung von Daten mit verschiedenen Feldtypen und optionaler digitaler Signatur.
Formular-Builder
- Navigieren Sie zum Space und waehlen Sie Briefe & Umfragen.
- Klicken Sie auf Neu und waehlen Sie Formular.
- Es erscheint die Vorlagenauswahl:
- Systemvorlagen wie Schwimmunterricht, Ausflug, Medikamente, Foto-Erlaubnis etc.
- Leeres Formular fuer individuelle Anforderungen
- Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein.
- Fuegen Sie Felder hinzu.
Verfuegbare Feldtypen
| Feldtyp | Beschreibung |
|---|---|
| Textfeld | Einzeiliges Freitextfeld |
| Mehrzeiliger Text | Laengere Eingaben, z. B. Anmerkungen |
| Ja/Nein | Einfache Entscheidungsfrage |
| Checkbox | Einzelne aktivierbare Option |
| Auswahl | Dropdown mit vordefinierten Optionen |
| Datum | Datumsauswahl mit Kalender |
| Zahl | Numerische Eingabe |
Jedes Feld kann als Pflichtfeld oder optional markiert werden.
Digitale Signatur
Aktivieren Sie die digitale Signatur, wenn Sie eine rechtssichere Bestaetigung benoetigen. Eltern geben ihren Namen und das Datum ein. Die Signaturfunktion kann pro Formular ein- oder ausgeschaltet werden.
Ausfuellen und Auswertung
Eltern erhalten das Formular als Benachrichtigung und fuellen die Felder ueber die normale Eingabemaske aus. Die Lehrkraft sieht anschliessend alle eingegangenen Formulare mit den jeweiligen Antworten und Signaturen in der Uebersicht.
Vorlagen
Das System stellt pro Einrichtungstyp passende Vorlagen bereit. Diese werden beim ersten Zugriff automatisch angelegt.
Systemvorlagen nach Einrichtungstyp
| Einrichtungstyp | Beispiel-Vorlagen |
|---|---|
| Schule | Einverstaendnis Schwimmunterricht, Klassenfahrt, Medikamentengabe, Foto-/Video-Erlaubnis, Mediennutzung |
| Kita | Sonnencreme-Erlaubnis, Abholberechtigung, Allergien, Foto-/Video-Erlaubnis, Medikamentengabe |
| Altersheim | Medikamentengabe, Foto-/Video-Erlaubnis, Allergien |
Eigene Vorlagen erstellen
Administratoren koennen zusaetzlich eigene Vorlagen anlegen. Einmal erstellte Formulare lassen sich als Vorlage speichern und in zukuenftigen Schuljahren oder fuer andere Spaces wiederverwenden.
Archivierung
Abgelaufene oder vollstaendig beantwortete Briefe, Umfragen und Formulare koennen archiviert werden, um die aktive Liste uebersichtlich zu halten.
Ablauf
- Beitraege mit abgelaufener Frist erhalten automatisch ein rotes Badge "Frist abgelaufen".
- Klicken Sie auf Archivieren, um den Beitrag zu archivieren.
- Es wird eine Markdown-Zusammenfassung aller Antworten und Signaturen erstellt.
- Die Zusammenfassung wird als DMS-Dokument im jeweiligen Space gespeichert.
- Archivierte Beitraege verschwinden aus der aktiven Liste.
Filteroptionen
| Filter | Anzeige |
|---|---|
| Offen | Nur unbeantwortete Beitraege |
| Alle | Alle Beitraege einschliesslich bereits beantworteter |
Frist-Erinnerungen
Prilog versendet automatisch Erinnerungen an Eltern, die noch nicht auf einen Beitrag reagiert haben.
Automatische Erinnerung
- 3 Tage vor Fristende wird automatisch eine Erinnerung ausgeloest.
- Die Erinnerung wird per SSE (Server-Sent Events) an alle verbundenen Clients zugestellt.
- Eltern sehen die Erinnerung als Benachrichtigung in Echtzeit.