Import/Export — Anleitung

Aufgaben-Listen, Kontakte und (später) ganze Datensätze zwischen Prilog und externen Tools austauschen — als JSON für Prilog↔Prilog-Migration oder als CSV (Excel-kompatibel) für Vorbereitung im Sekretariat.

Aktuell unterstützte Daten: Aufgaben. Kontakte, Dokumente und mehr folgen in späteren Phasen.

Wo finde ich Import/Export?

In der Welten-Leiste links (das Symbol mit den zwei Pfeilen ↕). Erscheint, sobald die App in Settings → Workspace → Apps aktiviert ist.

Ist sie deaktiviert, wird das Welt-Symbol ausgeblendet.

Aufgaben exportieren

Welten-Leiste → Import/Export.
In der linken Sidebar: Aufgaben ist gewählt (Default).
Space-Auswahl in der Sidebar: hier den Space wählen, dessen Aufgaben exportiert werden sollen.
Im rechten Panel: Tab Export (Download-Symbol).
Optionen:
- Erledigte Aufgaben mit exportieren — Standard an. Wenn Sie nur offene Aufgaben sichern wollen, abwählen.
- Gelöschte Aufgaben (Papierkorb) mit exportieren — Standard aus. Für DSGVO-Audits oder Datenrettung anwählen.
JSON herunterladen (Standard) oder CSV herunterladen (Excel).

Wann JSON, wann CSV?

Format	Wann sinnvoll?
JSON	Backup, Migration zwischen Prilog-Instanzen, Auditierung. Enthält alles inkl. Checklisten, Kommentaren, Resultat-Dokumentation.
CSV	Excel-Auswertung, Bericht für die Schulleitung, manuelles Bearbeiten vor einem Import. Keine Sub-Daten (Checklisten/Kommentare fehlen).

Die heruntergeladene Datei heißt prilog-tasks-<space-id>.json bzw. .csv.

Aufgaben importieren

Datei vorbereiten (s.u.).
Welten-Leiste → Import/Export → Tab Import.
Datei wählen — .json oder .csv.
Format wird automatisch erkannt; Dateigröße + Format werden angezeigt.
Import starten.
Ergebnis-Bericht erscheint:
- Importiert: wie viele Aufgaben wurden angelegt
- Fehlgeschlagen: wie viele Items konnten nicht importiert werden (Pflichtfeld fehlt, ungültiger Status, …)
- Warnungen: Items wurden importiert, aber etwas war nicht perfekt (z.B. unbekannte Email)

Jede Aufgabe landet im Space, der in der Sidebar gewählt ist (außer das Item selbst gibt einen anderen Space an).

Der Import erscheint im Aktivitäten-Tab des Spaces als „X Aufgaben importiert" — DSGVO-konform nachvollziehbar.

Datei-Format vorbereiten

Variante 1 — Excel (CSV)

Excel öffnen, Spalten-Header in die erste Zeile schreiben, eine Zeile pro Aufgabe. Dann „Speichern unter" → CSV (Komma-getrennt) oder CSV (Trennzeichen-getrennt).

Pflicht-Spalte:

title — der Aufgaben-Titel.

Empfohlene Spalten:

Spalte	Werte	Beispiel
`title`	Pflicht. Aufgaben-Titel.	`Eltern-Mitteilung verschicken`
`description`	Längere Beschreibung.	`Wegen Klassenfahrt 2026/27`
`status`	`todo`, `in_progress`, `review`, `done`	`todo`
`priority`	`low`, `medium`, `high`, `critical`	`high`
`due_date`	YYYY-MM-DD	`2026-05-15`
`start_date`	YYYY-MM-DD	`2026-05-01`
`assignee_emails`	Eine oder mehrere Emails, mit Pipe `\|` getrennt	`anna@schule.de\|lee@schule.de`
`responsible_email`	Eine Email	`lee@schule.de`
`completion_type`	Bei status=done: `decision`, `letter`, `note`, `snoozed`, `other`	`decision`
`completion_note`	Notiz beim Abschluss	`Klassenrat hat zugestimmt`

Beispiel-CSV:

title,description,status,priority,due_date,assignee_emails,responsible_email
"Eltern-Brief KlassenfahRT","wegen Schloss Mannheim","in_progress","high","2026-05-15","anna@schule.de","anna@schule.de"
"Materialschrank räumen","Listen aktualisieren","todo","medium","",""

Wichtig: Wenn ein Wert ein Komma enthält, muss er in "…" stehen. Excel macht das automatisch beim CSV-Export.

Variante 2 — JSON

Wer programmiert oder ein Tool wie Trello/Asana exportiert, bekommt JSON. Der Container muss so aussehen:

json

{
  "schema_version": 1,
  "entity_type": "tasks",
  "items": [
    {
      "title": "Eltern-Brief Klassenfahrt",
      "description": "wegen Schloss Mannheim",
      "status": "in_progress",
      "priority": "high",
      "due_date": "2026-05-15T00:00:00Z",
      "assignee_emails": ["anna@schule.de"],
      "responsible_email": "anna@schule.de",
      "checklists": [
        {
          "title": "Vorbereitung",
          "items": [
            { "title": "Schulleitung informieren", "checked": true },
            { "title": "Eltern anschreiben", "checked": false }
          ]
        }
      ],
      "comments": [
        { "content": "Schulleitung hat zugestimmt", "created_by_email": "anna@schule.de" }
      ]
    }
  ]
}

Pflichtfelder im Container: schema_version: 1, entity_type: "tasks", items: [ ... ].

Pflichtfeld pro Item: title. Alles andere ist optional.

Was passiert mit Emails?

Beim Import werden Email-Adressen der Bearbeiter / Verantwortlichen über das Tenant-Verzeichnis zur Matrix-User-ID aufgelöst.

Email gefunden → der Benutzer wird als Bearbeiter / Verantwortlich gesetzt.
Email nicht gefunden → Warnung im Ergebnis-Bericht. Aufgabe wird trotzdem angelegt, nur ohne den jeweiligen Bearbeiter.
Email-Schreibweise ist Groß-/Kleinschreibung egal.

Heißt: bevor Sie importieren, muss der Mensch in Prilog schon angelegt sein (mit derselben Email). Sonst landet er nicht als Verantwortlicher.

Wenn ein Import schief geht

Der Ergebnis-Bericht zeigt jedes Problem mit _import_id (falls Sie eine in der Datei mitgegeben haben), Feldname und Fehlermeldung.

Häufige Probleme:

Fehler	Was tun?
`title fehlt — Pflichtfeld`	Spalte `title` in der CSV / Feld `title` im JSON ergänzen.
`status=done erfordert completion.type`	Beim Erledigen muss ein Resultat-Typ gesetzt sein. CSV: `completion_type`-Spalte füllen. JSON: `completion: { type: "note" }` ergänzen.
`Email "..." nicht im Tenant-Verzeichnis gefunden`	Der angegebene Benutzer ist im Prilog-Tenant nicht angelegt — entweder zuerst einladen oder Email weglassen.
`Kein Board im Space ... gefunden`	Im Ziel-Space gibt es noch kein Aufgaben-Board. Im Space → Aufgaben-Tab einmal öffnen, das legt das Default-Board an.

Ein harter Fehler (Pflichtfeld fehlt) verhindert nur die einzelne Aufgabe — die anderen werden importiert. Sie können die fehlerhaften Items korrigieren und einen zweiten Import-Lauf starten.

Zukunft

Die App wächst Schritt für Schritt:

Phase 1 (heute live) — Aufgaben Import/Export
Phase 2 (geplant) — Kontakte (externe + Mitglieder)
Phase 3 (geplant) — Dokumente (Bulk-ZIP-Export aus dem DMS)
Phase 4 (geplant) — Briefe, Kalender-Einträge, Checklisten-Templates

Das Format-Schema (schema_version) garantiert: ein Export, den Sie heute machen, lässt sich auch in Jahren noch importieren.

Datenschutz und Audit

Jeder Import wird im Aktivitäten-Stream des Ziel-Spaces dokumentiert (X Aufgaben importiert, mit Anzahl, Quelle, Akteur).
Jeder Export ist eine Lese-Operation und wird heute nicht extra protokolliert — bei Bedarf später ergänzbar.
Email-Adressen aus dem Tenant-Verzeichnis werden beim Import nur intern aufgelöst, nicht an externe Tools weitergegeben.
Daten gehören dem Kunden: Export ist jederzeit frei verfügbar — kein Vendor-Lock.

Detaillierter Standard: Konzept-Doc Import/Export.

Import/Export — Anleitung ​

Wo finde ich Import/Export? ​

Aufgaben exportieren ​

Wann JSON, wann CSV? ​

Aufgaben importieren ​

Datei-Format vorbereiten ​

Variante 1 — Excel (CSV) ​

Variante 2 — JSON ​

Was passiert mit Emails? ​

Wenn ein Import schief geht ​

Zukunft ​

Datenschutz und Audit ​