Kanban — Visuelle Aufgaben-Boards
Kanban ist ein eigener Bereich in Prilog für Boards mit Listen und Karten — wie Sie es vielleicht aus Trello kennen. Es eignet sich für persönliche Projektübersichten, Team-Boards in einem Space oder geteilte Workspaces über Space-Grenzen hinweg.
Diese Anleitung führt Sie durch alle wichtigen Schritte: vom ersten persönlichen Board bis zum geteilten Team-Workspace.
Auf einen Blick
Workspace Board Liste Karte
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"Mein Kanban" "Schuljahresplan" "Zu erledigen" "Stundenplan-Konferenz"
"Klasse 5a" "Klassenpost" "In Bearbeitung" "Sommerfest organisieren"
"Schulleitung" "Bauprojekt Aula" "Erledigt"Wichtig: Kanban ist ein Werkzeug für Mitarbeiter, Schulleitung und Verwaltung. Gäste, Schüler und Eltern sehen die Kanban-Welt nicht und können nicht darauf zugreifen.
Kanban öffnen
Klicken Sie links in der Welten-Leiste auf das Kanban-Symbol (view_kanban). Beim ersten Aufruf wird automatisch Ihr persönliches Kanban „Mein Kanban" angelegt.
Wenn Sie das Symbol nicht sehen:
- Prüfen Sie, ob die Kanban-App im Tenant aktiviert ist (Einstellungen → Apps).
- Prüfen Sie, ob die Welt in Ihrem persönlichen Weltmenü versteckt ist (Sidebar → Bleistift-Symbol → Welten anzeigen).
- Sind Sie als Gast/Schüler/Elternteil angemeldet, ist Kanban nicht für Sie freigeschaltet.
Workspaces — drei Arten
Ein Workspace ist ein Behälter für Boards. Es gibt drei Arten:
| Art | Wer sieht es? | Wozu? |
|---|---|---|
| Persönlich | Nur Sie | Eigene Projekte, To-do-Listen, Notizen, die niemand sonst sehen soll |
| Space | Alle Mitglieder eines Space | Klassen-Boards, Kollegium-Boards, Fachschafts-Boards |
| Geteilt | Explizit eingeladene Mitarbeiter | Schulleitungs-Board, Schulträger-Projekt, etwas das quer durch Spaces läuft |
In der Sidebar links sehen Sie alle drei Bereiche untereinander.
Persönliches Kanban
„Mein Kanban" gibt es nur einmal pro Person. Es ist privat: kein anderer Benutzer sieht Ihre persönlichen Boards. Auch der Tenant-Admin nicht — außer per ausdrücklicher Impersonation mit Audit-Spur.
Geteilten Workspace erstellen
- In der Sidebar bei „Geteilt" auf + Workspace klicken.
- Name vergeben (z. B. „Schulleitung 2026").
- Erstellen.
- Im neuen Workspace auf Mitglieder und Personen einladen.
Hinweis: Sie können nur interne Mitarbeiter einladen. Eltern, Schüler und Gäste können kein Workspace-Mitglied werden — das System blockiert das mit Fehler „Benutzertyp nicht erlaubt".
Space-Workspace
Wenn ein Space schon Aufgaben/Boards hat, taucht er automatisch unter „Spaces" auf. Mitglieder des Space sehen das Kanban automatisch — keine separate Einladung nötig.
Ein Board anlegen
- Workspace in der Sidebar auswählen.
- + Board klicken.
- Board-Namen eingeben (z. B. „Sommerfest 2026", „Klassenpost", „Bauprojekt Aula").
- Anlegen.
Das Board öffnet sich mit drei Standard-Listen:
- Zu erledigen (Status: offen)
- In Bearbeitung (Status: in Bearbeitung)
- Erledigt (Status: fertig)
Sie können beliebig weitere Listen anlegen, umbenennen oder die Reihenfolge ändern.
Karten erstellen und verschieben
Karte hinzufügen
Klicken Sie unten in einer Liste auf + Karte hinzufügen. Tippen Sie den Titel ein und drücken Sie Enter. Die Karte erscheint sofort.
Karte verschieben (Drag-and-Drop)
Karten lassen sich per Maus zwischen Listen ziehen. Beim Verschieben in die Liste „Erledigt" wird der Status der Karte automatisch auf „done" gesetzt — dadurch erscheint sie nicht mehr in Ihrer „Meine Aufgaben"-Liste.
Karten-Details öffnen
Klick auf die Karte öffnet rechts ein Detail-Fenster (Slide-Over):
- Details — Beschreibung, Labels, Fälligkeit, Priorität, Verantwortlich, Anhänge
- Dokumente — gekoppelte Dokumente & Tabellen (siehe unten)
- Kommentare — Diskussion zu dieser Karte
- Aktivität — wer hat wann was geändert (kommt in einer späteren Version)
Über das +-Menü oben in der Karte fügst du Elemente hinzu: Datum, Kommentar, Checkliste sowie Dokument und Tabelle.
Karten-Eigenschaften
Beschreibung
Klick auf die Beschreibung öffnet einen Editor. Speichern mit Schaltfläche, Abbrechen mit Esc.
Labels (Farbmarkierungen)
Labels sind farbige Marker pro Board. Beispiele: „Dringend" rot, „Eltern" blau, „Konferenz" gelb.
Labels werden zuerst auf Board-Ebene erstellt (siehe „Labels bearbeiten" im Karten-Detail), dann pro Karte angeheftet.
Fälligkeitsdatum
Datum-Feld setzen. Überfällige Karten werden in der Board-Ansicht rot markiert.
Priorität
Auswahl Niedrig / Mittel / Hoch / Dringend. Wirkt sich auf die Sortierung der Karten aus.
Verantwortlich
Eine einzelne Person, die den Hut für die Karte aufhat. Tragen Sie die Matrix-User-ID ein (z. B. @hans.mueller:schule-musterstadt).
Anhänge
Anhänge werden über das Dokumenten-Management (DMS) verwaltet. In P0 wird die Datei zunächst im DMS hochgeladen, dann an die Karte gehängt. Eine dedizierte „Datei hier ablegen"-Option pro Karte folgt in einer späteren Version.
Cover-Bild
Ein Anhang kann als Cover gesetzt werden — es erscheint dann oben auf der Karten-Vorschau im Board.
Dokumente & Tabellen
Eine Karte kann echte Dokumente und Tabellen tragen — als Tab „Dokumente" in der Karte. Diese sind mit dem DMS gekoppelt: Sie liegen also nicht „in der Karte", sondern als richtige Objekte im Dokumenten-Management — versioniert, durchsuchbar und auffindbar.
- Neues Dokument — ein Rich-Text-Dokument (wie im DMS-Editor).
- Neue Tabelle — eine Tabelle (Tabellen-/Sheets-Editor).
- Vorhandenes verknüpfen — ein bereits bestehendes DMS-Objekt der Karte zuordnen.
Du legst sie über das +-Menü oben in der Karte an (oder im Tab „Dokumente"). Ein Klick auf einen Eintrag öffnet den vollen Editor. Mehrere pro Karte sind möglich. Entfernen löst nur die Verknüpfung — das Dokument bleibt im DMS erhalten.
Wo landet das Dokument? Bei einer Team-Karte (Space) im Space-DMS — sichtbar für alle Mitglieder. Bei einer persönlichen Karte in deinem Mein Fach.
Karten archivieren oder löschen
Im Karten-Detail-Fenster unten:
- Archivieren — Karte verschwindet aus dem Board, bleibt aber im Hintergrund. Wiederherstellbar.
- Löschen — Karte wird gelöscht. Eine Begründung ist Pflicht (DSGVO-Audit). Die Karte landet im Papierkorb und wird nach 30 Tagen endgültig entfernt.
Kanban im Zusammenspiel
- Aus dem Chat: Jede Nachricht lässt sich über „Als Kanban-Karte" direkt in eine Karte im Space-Board verwandeln (siehe Chat).
- Aus den Listen: Ein Todo oder eine ganze Liste wird per „In Kanban übernehmen" zur Karte (siehe Listen).
- Kalender: Karten mit Fälligkeit erscheinen im Kalender-Layer „Aufgaben & Kanban".
- Mentions:
@personin Karten-Kommentaren erreicht die Person über die zentrale Mentions-Inbox.
Hinweis: Die frühere separate „Aufgaben"-Welt gibt es nicht mehr — Aufgaben leben jetzt im Kanban. Für schnelle Abhak-Listen nutzt du die Listen-App.
WIP-Limit (visuell)
Sie können in den Listen-Einstellungen ein WIP-Limit (Work-in-Progress) setzen, z. B. „maximal 5 Karten in 'In Bearbeitung'". Wird die Liste voller, erscheint der Zähler rot — die Karte wird aber nicht blockiert, das Limit ist ein Hinweis.
Tipps für Schul-Alltag
Schulleitungs-Board
„Geteilten" Workspace „Schulleitung" anlegen, Mitglieder: Schulleitung, Stellvertretung, Sekretariat. Boards:
- „Schuljahresplan" — Quartals-Karten
- „Personalplanung" — Bewerbungen, Vertragsverlängerungen
- „Bauprojekt" — Sanierungen, Anschaffungen
Klassen-Board
Im Space „Klasse 5a" → Workspace „Klasse 5a" auf-rufen → Board „Klassenpost". Liste „Termine 5a", „Eltern-Mitteilungen", „Vertretungen".
Persönliche To-do-Liste
„Mein Kanban" → Board „Persönlich" → Listen „Heute", „Diese Woche", „Demnächst", „Erledigt". Karten ziehen, fertig.
Was Kanban noch NICHT kann (P0)
Damit Sie keine falschen Erwartungen haben — folgende Funktionen sind geplant aber noch nicht da:
- Templates / Board-Vorlagen — Boards aus Vorlage erstellen
- Automatisierungen — „Wenn Karte nach Erledigt → Label X setzen"
- Trello-Import — bestehende Trello-Boards übernehmen
- Globale Suche über alle Boards — aktuell nur im geöffneten Board
- Eigener Datei-Drop pro Karte — aktuell Umweg über DMS
- Englische Übersetzung der Oberfläche — aktuell nur Deutsch
Was seit dem ersten Live-Wurf dazugekommen ist (2026-06-03)
- Solo-Modus vollständig — persönliche Boards laufen ohne unsichtbaren Hilfs-Space, sauber im Datenmodell verankert
- Kommentare schreibbar — Diskussion direkt unter der Karte, mit @-Mentions
- „Beobachten"-Button — Karten beobachten löst Mention-Inbox-Einträge bei jeder Änderung aus
- Echtzeit — Karten-Verschiebungen und Updates erscheinen sofort bei allen Workspace-Mitgliedern (kein manuelles Reload)
- „Meine Aufgaben"-Spalte „Kontext" — zeigt einheitlich „Space: …", „Workspace: …" oder „Mein Kanban"
- Drag-and-Drop in Trello-Qualität — Kanban nutzt jetzt die Atlassian-Pragmatic-Bibliothek (dieselbe wie Trello und Jira), inkl. präzisem Drop-Indikator zwischen Karten und sauberem Touch-Verhalten auf Tablets
Eine vollständige Liste finden Sie im internen Backlog-Dokument prilog_docs/umsetzung/kanban/prilog-kanban-p0-backlog.md.
Fragen?
- Ich sehe Kanban gar nicht — App ist nicht aktiviert (Settings → Apps) oder Ihre Rolle ist Gast/Schüler/Eltern.
- Ich kann jemanden nicht einladen — die Person ist Gast/Schüler/Elternteil und darf nicht Kanban-Mitglied werden.
- Karte erscheint nicht in Meine Aufgaben — nur Karten mit Ihnen als Verantwortliche/r oder in Ihrer Assignees-Liste erscheinen dort.
- Karte verschwindet nach Verschieben — Sie haben sie wahrscheinlich nach „Erledigt" gezogen und Ihr „Meine Aufgaben"-Filter blendet erledigte Aufgaben aus. Filter umstellen.
Bei tieferen Fragen: an die Tenant-Administration wenden oder im Schulleitungs-Chat fragen.