Mein Fach – Persoenliche Dokumente und Postfach

Jeder Nutzer in Prilog hat ein persoenliches Fach — vergleichbar mit einem eigenen Schliessfach im Lehrerzimmer oder Klassenraum. Hier liegen Ihre eigenen Dokumente, hier kommen Briefe und Dateien anderer an, und hier verteilen Lehrkraefte Hausaufgaben an ganze Klassen.

Wofuer ist das gut?

• Sie wollen Ihre eigenen Notizen, Skizzen, Vertraege in Prilog ablegen — getrennt von Spaces.
• Sie wollen, dass Kollegen, Eltern oder Mitschueler Ihnen Dateien direkt zustellen koennen, ohne dass Sie einen Chat oeffnen muessen.
• Sie sind Lehrkraft und wollen mit einem Klick eine Hausaufgabe an die ganze Klasse in deren persoenliches Fach legen.

---

Aufbau eines Fachs

Ihr Fach hat drei Bereiche:

Mein Fach
├── 📁 Dokumente   ← Ihre eigene Ablage (nur Sie sehen das)
├── 📝 Notizen     ← Schnelle Text-Notizen (optional)
└── 📬 Postfach
    ├── Neu        ← was andere Ihnen zuschicken
    └── Archiv     ← was Sie aus dem Postfach uebernommen haben

Dokumente

Ihre persoenliche Ablage. Was Sie hier hochladen, sehen nur Sie — kein Admin, kein Lehrer, kein Mitnutzer. Sie koennen Ordner anlegen, Tags vergeben und Volltextsuche nutzen wie im normalen DMS.

Notizen

Schnelle Text-Notizen mit dem Tiptap-Editor. Ideal fuer Gedanken, To-do-Listen, oder Linksammlungen. Auch hier gilt: nur Sie sehen es.

Postfach

Das Postfach ist Ihr digitaler Eingangskorb. Andere Personen koennen Ihnen Dateien zustellen — Lehrer schicken Hausaufgaben, Kollegen reichen Vertraege ein, Eltern senden Krankmeldungen. Sie selbst entscheiden, was damit passiert.

Sie koennen sich zusaetzlich eine persoenliche E-Mail-Adresse generieren lassen (dms-xxxx@mail.prilog.chat). Mails inklusive Anhaenge an diese Adresse landen automatisch in Ihrer Postfach-Inbox — siehe Mein Fach per E-Mail.

---

Mein Fach oeffnen

In der Welten-Leiste (links auf dem Desktop, oben auf dem Smartphone) finden Sie das Fach-Symbol. Ein Klick darauf oeffnet Ihr Fach.

Auf der linken Seite sehen Sie:

• Dokumente (mit Anzahl)
• Notizen (mit Anzahl)
• Postfach mit Neu / Archiv und einem Eingangs-Badge, falls neue Drops vorliegen
• Speicher — Anzeige Ihres verbrauchten Speichers (siehe Quotas)
• Einstellungen — wer Ihnen Dateien zustellen darf, Aufbewahrungszeit, Benachrichtigungen

---

Eigene Dokumente

Hochladen

1. Klicken Sie auf Hochladen in der Werkzeugleiste
2. Waehlen Sie eine oder mehrere Dateien aus
3. Optional: Tags und eine Beschreibung vergeben
4. Fertig — die Datei liegt in Ihrer eigenen Ablage

Drag & Drop funktioniert genauso wie im normalen DMS — ziehen Sie eine Datei einfach ins Fenster.

Bearbeiten und Loeschen

Wie im normalen DMS koennen Sie Dokumente:

• Markieren (Lesezeichen)
• Beschreibung und Tags pflegen
• Versionen hochladen
• Loeschen — geloeschte Dokumente landen im Papierkorb und sind dort 30 Tage wiederherstellbar

Dauerhafte Loeschung

Nach 30 Tagen im Papierkorb wird die Datei endgueltig geloescht — sowohl aus der Datenbank als auch vom Speicher. Es gibt keine Wiederherstellung danach.

Aus dem Chat in Mein Fach speichern

Sehen Sie im Chat eine Datei, die Sie behalten moechten? Rechtsklick (Desktop) bzw. langes Tippen (Mobile) auf die Datei und "In mein Fach speichern" waehlen — die Datei landet in Ihren eigenen Dokumenten.

---

Postfach — Wie Drops funktionieren

Was ist ein Drop?

Ein Drop ist eine Datei, die jemand Ihnen zustellt. Drops landen automatisch im Bereich Postfach > Neu und Sie bekommen eine Benachrichtigung.

Was Sie als Empfaenger sehen

Jeder Drop wird angezeigt mit:

Information	Bedeutung
Absender	Wer Ihnen die Datei zugestellt hat
Zeitstempel	Wann der Drop eingegangen ist
Dateiname	Original-Name der Datei
Begleitnotiz	Optionaler kurzer Hinweis (max. 140 Zeichen)
Kontext	Bei Verteiler-Drops: Aus welchem Space ("Von Frau Mueller ueber Klasse 5b")
Ablaufdatum	Wann der Drop automatisch geloescht wird (siehe Auto-Loeschung)

Was der Absender sieht — und was nicht

Wenn Ihnen jemand etwas zuschickt:

• ✅ Der Absender bekommt eine Bestaetigung, dass die Datei zugestellt wurde
• ❌ Der Absender sieht nicht, ob Sie die Datei gelesen haben
• ❌ Der Absender kann den Drop nicht zurueckziehen (analog zur Briefpost)
• ❌ Der Absender sieht nicht den Inhalt Ihres Postfachs

Das nennt sich Sichtbarkeits-Asymmetrie und ist der Kern des Postfach-Konzepts: Wie ein echtes Briefkastenfach — jeder darf einwerfen, nur Sie sehen rein.

Was Sie mit einem Drop tun koennen

Aktion	Wirkung
Lesen	Datei wird angezeigt — bleibt im Postfach
Ins Archiv verschieben	Drop wird "uebernommen" — bleibt dauerhaft erhalten, kein Auto-Loeschen mehr
In Dokumente verschieben	Datei wandert in Ihre eigene Ablage, Drop wird aus Postfach entfernt
Loeschen	Drop wird in den Papierkorb verschoben (30 Tage Wiederherstellung)
Antworten	Oeffnet einen Chat mit dem Absender (oder Direktnachricht, falls noch keine besteht)

Drop ins Archiv: Was passiert genau?

Wenn Sie einen Drop ins Archiv verschieben, signalisieren Sie damit: "Den behalte ich."

• Der Drop verlaesst den Bereich Neu und landet in Archiv
• Die Datei zaehlt nun zu Ihrer persoenlichen Quota (nicht mehr zur Postfach-Quota)
• Die Auto-Loeschung greift nicht mehr — der Drop bleibt so lange, wie Sie ihn behalten

Das Archiv ist also Ihr "Ja, das ist meins"-Bereich.

---

Drop senden — Anderen ins Fach legen

Wem koennen Sie etwas zustellen?

Standardmaessig koennen Sie jeder Person aus Ihrem Tenant (Schule, Verein, Firma) etwas in deren Postfach legen — sofern diese das in ihren Einstellungen erlaubt (siehe Privacy).

Wie senden Sie einen Drop?

Aus dem Hub heraus

1. Oeffnen Sie den Kontakte-Hub und waehlen Sie eine Person
2. Klicken Sie auf "Ins Fach legen"
3. Datei auswaehlen, optional Begleitnotiz, Senden

Aus dem Chat heraus

1. Im Chat-Fenster mit der Person auf das + Symbol klicken
2. "Ins Fach legen" waehlen
3. Datei und Notiz eingeben, Senden

Aus eigenen Dokumenten heraus

1. In Mein Fach > Dokumente auf eine Datei klicken
2. Rechts im Detail-Panel "An Postfach senden"
3. Empfaenger waehlen, Senden

Begleitnotiz

Vor dem Senden koennen Sie eine kurze Notiz mitgeben — max. 140 Zeichen, Klartext. Das ist die digitale Variante eines Post-it auf der Datei.

Beispiele:

• "Hausaufgabe fuer Donnerstag, bitte bis 8 Uhr abgeben"
• "Krankmeldung Tom, KW17"
• "Korrektur Mathe-Probe — bitte unterschreiben"

Wenn Sie mehr schreiben moechten als 140 Zeichen, schicken Sie stattdessen eine Chat-Nachricht.

Vorab sehen, ob das Postfach voll ist

Vor dem Senden zeigt Prilog Ihnen an, wie voll das Postfach des Empfaengers ist:

📬 Postfach von Tom Mueller — 90% voll
   Empfehlung: Vorhandene Drops werden bald ablaufen.

Bei 100% voll wird das Senden abgelehnt mit klarer Meldung — der Empfaenger muss erst aufraeumen.

Anti-Spam — Limits beim Senden

Damit niemand das Postfach anderer Nutzer mit Spam fluten kann, gelten folgende Limits:

• Max. 50 MB pro Drop (Tenant-Admin kann anpassen)
• Max. 20 Drops pro Stunde zwischen einem Sender-Empfaenger-Paar
• Hard-Limit bei vollem Empfaenger-Postfach

Diese Limits sehen Sie nur, wenn Sie sie ueberschreiten — fuer den normalen Alltag merken Sie nichts davon.

---

Verteiler-Fach — Drops an ganze Spaces

Wofuer ist das?

Stellen Sie sich vor, Sie sind Klassenlehrer von Klasse 5b mit 27 Schuelern. Sie wollen die Mathe-Hausaufgabe an alle 27 verschicken, sodass jeder sie in seinem persoenlichen Fach findet.

Ohne Verteiler-Fach muessten Sie:

• 27 mal einzeln auf jeden Schueler klicken
• 27 mal die Datei auswaehlen
• 27 mal senden

Mit dem Verteiler-Fach machen Sie das in einem Klick.

Wo finde ich das Verteiler-Fach?

Im Space (z.B. "Klasse 5b") gibt es einen Tab Verteiler-Fach. Den Tab sehen nur Personen, die verteilen duerfen — standardmaessig Lehrer und Admins. Schueler sehen den Tab nicht.

Pro Space konfigurierbar

Der Schul-Admin kann pro Space festlegen, wer verteilen darf — z.B. zusaetzlich auch Eltern-Vertreter oder Schuelersprecher. Standardmaessig nur Admins und Moderatoren.

Wie funktioniert das Verteilen?

1. Gehen Sie in den Space (z.B. "Klasse 5b")
2. Oeffnen Sie den Tab Verteiler-Fach
3. Klicken Sie auf + Datei verteilen
4. Datei auswaehlen und optional eine Begleitnotiz eingeben
5. Vor dem Senden sehen Sie eine Vorschau:

   ⚠️  Diese Datei wird an 27 Personen verteilt:
       - 25 Schueler
       - 2 Eltern-Vertreter

6. Sie koennen einen Filter setzen, z.B. "nur an Schueler"
7. Verteilen klicken — fertig

Jeder Empfaenger findet die Datei jetzt in seinem Postfach > Neu mit dem Vermerk "Von: Frau Mueller (ueber Klasse 5b)".

Was sehen die Empfaenger?

📄 Mathe_Hausaufgabe_KW17.pdf
   Von: Frau Mueller (ueber Klasse 5b)
   Vor 2 Stunden
   "Bitte bis Donnerstag 8 Uhr loesen."

Empfaenger sehen nicht den Verteiler-Tab — sie sehen nur den Drop in ihrem eigenen Postfach. Es ist fuer sie als waere die Datei direkt an sie gesendet worden, nur mit dem zusaetzlichen Kontext-Hinweis "ueber Klasse 5b".

Was sehen Sie als Lehrer?

Im Verteiler-Tab sehen Sie das Verteilungs-Log:

Was	Wer	Wann	An wie viele
Mathe_Hausaufgabe_KW17.pdf	Frau Mueller	17.04. 14:32	27
Korrektur_Klassenarbeit.pdf	Frau Mueller	12.04. 09:15	27
Elternbrief_Klassenfahrt.pdf	Frau Mueller	03.04. 16:45	25 (nur Eltern)

Bei jedem Eintrag sehen Sie aggregiert (anonymisiert), wie viele Empfaenger den Drop geoeffnet haben — z.B. "23 von 27 geoeffnet". Welche Personen das sind, sehen Sie nicht — das schuetzt einzelne Schueler vor sozialem Druck.

Datei nachreichen oder korrigieren

Falls Sie einen Tippfehler bemerken oder eine neue Version verteilen wollen:

1. Im Verteilungs-Log auf den Eintrag klicken
2. "Neue Version verteilen" waehlen
3. Korrigierte Datei hochladen — sie ersetzt automatisch die alte Version in allen 27 Postfaechern
4. Empfaenger sehen einen Vermerk "Aktualisiert" an ihrem Drop

Was passiert mit neuen Klassenmitgliedern?

Wenn ein Schueler mid-term in die Klasse 5b kommt, bekommt er alte Verteilungen nicht rueckwirkend. Andernfalls wuerde sein Postfach mit Hunderten alter Hausaufgaben geflutet.

Sie koennen aber gezielt einzelne Drops nachreichen:

1. Im Verteilungs-Log auf den Eintrag klicken
2. "An neuen Schueler nachreichen" waehlen
3. Empfaenger waehlen, Senden

Was, wenn ich eine Verteilung loesche?

Loeschen Sie eine verteilte Datei im Verteiler-Tab, bleiben die einzelnen Empfaenger-Refs in den Postfaechern — sie bekommen einen Vermerk "Original entfernt". Damit verlieren Schueler, die noch nicht reagiert haben, nicht ploetzlich ihre Hausaufgabe.

---

Quotas und Speicher

Wie viel Platz habe ich?

Standardmaessig pro Rolle:

Rolle	Eigene Dokumente	Postfach
Schueler	2 GB	500 MB
Eltern	1 GB	500 MB
Lehrer	10 GB	1 GB
Admin	20 GB	2 GB

Pro-Plan / Tenant-Override

Im Pro-Plan sind die Quotas in der Regel fuenffach so gross. Ihr Schul-Admin kann die Quotas pro Tenant anpassen — fragen Sie im Zweifel nach.

Wo sehe ich meinen verbrauchten Speicher?

In Mein Fach > Speicher sehen Sie zwei Balken:

Eigene Dokumente
[██████████░░░░░░░░░░] 1.2 GB / 2 GB

Postfach
[█████░░░░░░░░░░░░░░░] 120 MB / 500 MB

Bei 80% Auslastung bekommen Sie eine Warnung, bei 100% ist Schluss — neue Drops oder Uploads werden abgelehnt mit klarer Meldung.

Wie schaffe ich Platz?

Eigene Dokumente:

• Alte Dateien loeschen (Papierkorb-Schutz: 30 Tage Wiederherstellung)
• Versionen-Verlauf bereinigen — alte Versionen einer Datei zaehlen mit
• Grosse Dateien als ZIP-Archiv komprimieren

Postfach:

• Neue Drops, die Sie nicht mehr brauchen, einfach liegen lassen — sie werden automatisch geloescht (siehe naechster Abschnitt)
• Alte Archiv-Drops, die Sie behalten haben aber nicht mehr brauchen, loeschen oder in eigene Dokumente verschieben

---

Auto-Loeschung

Standard-Verhalten

Drops im Postfach werden nach 60 Tagen automatisch geloescht. Das gilt unabhaengig davon, ob Sie sie gelesen haben oder nicht.

Wichtig

Was Sie behalten wollen, muessen Sie aktiv ins Archiv oder in eigene Dokumente verschieben. Sonst ist es nach 60 Tagen weg.

Eigene Einstellungen

In Mein Fach > Einstellungen > Postfach koennen Sie individuell festlegen:

Einstellung	Beschreibung
Aufbewahrungszeit	Aus / 30 Tage / 60 Tage (Standard) / 90 Tage / 1 Jahr / Unbegrenzt
Gelesene Drops nicht loeschen	Ein/Aus — wenn aktiviert, bleiben gelesene Drops, ungelesene werden geloescht
Vor Loeschung warnen	Ein/Aus — 3 Tage vor Auto-Loeschung erhalten Sie eine Benachrichtigung

Tenant-Maximalwert

Der Schul-Admin kann eine maximale Aufbewahrungszeit pro Tenant festlegen — z.B. "max. 90 Tage". Sie koennen dann nur Werte bis 90 Tage waehlen. Das ist eine DSGVO-Sicherung.

Archiv und Auto-Loeschung

Was im Archiv liegt, wird nicht automatisch geloescht — egal welche Einstellung. Das Archiv gilt als "von Ihnen uebernommen", die Datei zaehlt zu Ihrer eigenen Quota.

---

Privacy — Wer darf mir etwas zustellen?

In Mein Fach > Einstellungen > Postfach > Privacy koennen Sie festlegen, wer Ihnen Drops senden darf:

Option	Bedeutung
Alle (Standard)	Jede Person aus Ihrem Tenant darf Ihnen Drops senden
Nur Mitarbeiter	Nur Lehrer / Admin / interne Mitarbeiter (nicht Schueler oder Eltern)
Nur meine Kontakte	Nur Personen, die Sie als Kontakt gespeichert haben
Niemand	Niemand darf Ihnen direkt etwas zustellen — Verteiler-Drops aus Spaces kommen weiterhin an

Schul-Empfehlung

Fuer Schueler wird oft "Nur Mitarbeiter" empfohlen — so vermeiden Sie Schueler-zu-Schueler-Spam und schuetzen vor Cybermobbing-Vektoren. Ihr Schul-Admin kann das in der zentralen Konfiguration vorgeben.

Block-Liste

Zusaetzlich zur Privacy-Einstellung koennen Sie einzelne Personen blockieren — egal welche Privacy-Stufe Sie sonst gesetzt haben:

1. Mein Fach > Einstellungen > Postfach > Block-Liste
2. + Person blockieren — Person aus Kontakten waehlen
3. Bestaetigen

Geblockte Personen koennen Ihnen gar nichts mehr zustellen. Sie selbst werden nicht informiert, wenn jemand versucht hat, Sie zu blocken — aus DSGVO-Gruenden.

Verteiler-Drops bleiben

Beachten Sie: Wenn Sie Mitglied eines Spaces sind und der Lehrer dort etwas verteilt, bekommen Sie das, auch wenn Sie generell "Niemand" eingestellt haben. Verteiler-Drops gelten als Pflicht-Kommunikation im Space-Kontext (vergleichbar mit "der Lehrer haengt etwas ans Schwarze Brett" — das duerfen Sie sehen, ob Sie wollen oder nicht). Sie koennen den Space verlassen, wenn Sie keine Verteilungen mehr bekommen wollen.

---

Audit-Log — Wer hat was gemacht?

In Mein Fach > Einstellungen > Audit sehen Sie ein Log Ihres Postfachs:

Wann	Was	Wer
17.04. 14:32	Drop empfangen: "Hausaufgabe.pdf"	Frau Mueller (ueber Klasse 5b)
17.04. 16:00	Drop gelesen	(Sie selbst)
17.04. 16:05	Drop ins Archiv verschoben	(Sie selbst)

Das Log zeigt alle Aktivitaeten Ihres Postfachs. Es bleibt mindestens 1 Jahr erhalten, danach wird es geloescht (Tenant-Admin kann anders konfigurieren).

Tenant-Admin-Notfallzugriff

In Ausnahmefaellen kann der Schul-Admin Ihr Postfach einsehen — z.B. bei einem Mobbing-Vorfall, einer DSGVO-Anfrage oder einer Datenrettung. Wenn das passiert:

1. Der Admin muss einen Grund angeben
2. Der Zugriff landet im Audit-Log (sowohl bei Ihnen als auch tenant-weit)
3. Sie bekommen eine Benachrichtigung:

   ⚠️  Schul-Admin hat Ihr Postfach am 17.04. eingesehen.
       Grund: DSGVO-Anfrage Erziehungsberechtigte.

So koennen Sie nachvollziehen, wer wann auf Ihr Fach zugegriffen hat — Transparenz schuetzt vor Missbrauch.

---

Suche und Tags

Volltextsuche

Im Bereich Mein Fach > Dokumente gibt es ein Such-Feld. Tippen Sie ein Stichwort ein — Prilog durchsucht:

• Dateinamen
• Beschreibung
• Den extrahierten Inhalt des Dokuments (PDF-Text, Word, Excel, etc.)

Die Suche ist auf Deutsch optimiert und versteht Wortstaemme automatisch (z.B. findet "Protokoll" auch "Protokolle").

Tags

Sie koennen jedem Dokument eigene Tags (Schlagwoerter) vergeben — z.B. "Steuer", "Vertrag", "Schule". Tags sind tenant-weit; ein Tag den Sie anlegen, kann auch in anderen Bereichen (Kontakten, Space-DMS) verwendet werden.

Tag hinzufuegen:

1. Dokument auswaehlen
2. Im Detail-Panel auf + Tag klicken
3. Bestehenden Tag aus der Liste oder neuen Namen tippen → Enter

Tag-Filter: in der Suchzeile nach tag:steuer filtern (kommt in Phase 9.5) — aktuell ueber API-Param ?tags=steuer.

Mehrere Dokumente gleichzeitig (Bulk-Aktionen)

In Mein Fach > Dokumente koennen Sie mehrere Dokumente gleichzeitig verwalten:

1. Klicken Sie die Checkbox vor jedem Dokument an, das Sie auswaehlen wollen
2. Oben erscheint ein Hinweis "X ausgewaehlt"
3. Klicken Sie auf Loeschen — alle ausgewaehlten Dokumente landen im Papierkorb

Im Postfach funktioniert das genauso — nur dort koennen Sie zusaetzlich Archivieren oder In Dokumente verschieben als Bulk-Aktion ausloesen.

Limit

Max. 200 Dokumente pro Bulk-Aktion. Bei groesseren Mengen mehrfach selektieren.

Datei-Versionen

Wenn Sie ein Dokument ueberarbeiten, brauchen Sie nicht eine neue Datei hochzuladen — Prilog speichert Versionen.

So fuegen Sie eine neue Version hinzu:

1. Dokument oeffnen
2. Versionen → + Neue Version hochladen
3. Datei auswaehlen, hochladen
4. Die alte Version bleibt erhalten und ist im Versions-Tab sichtbar

Sie koennen jederzeit auf eine alte Version zurueckspringen oder eine bestimmte Version herunterladen.

Aus dem Chat in Mein Fach speichern

Sie sehen im Chat eine Datei, die Sie behalten moechten? Klicken Sie auf das Postfach-Symbol rechts neben der Datei. Die Datei wird automatisch:

1. aus dem Chat heruntergeladen
2. in Ihr Mein Fach > Dokumente kopiert
3. mit dem Vermerk "Aus Chat in Mein Fach kopiert" in der Beschreibung versehen

Funktioniert mit allen Datei-Arten (PDF, Word, Bilder, Videos, Audio).

Auf dem Smartphone

Auf Mein Fach zugreifen

Tippen Sie in der Top-Bar auf das Fach-Symbol. Es oeffnet sich Ihr Fach mit den drei Bereichen.

Datei vom Handy hinzufuegen

Aus der Foto-Galerie

1. + Hochladen in Ihrem Fach tippen
2. Foto/Video aus Galerie waehlen
3. Bilder oder Videos auswaehlen, Fertig

Aus einer anderen App per "Teilen"

Sie koennen aus jeder App heraus eine Datei in Prilog landen lassen:

1. In der App (z.B. Mail, Browser, Dateien) auf "Teilen" tippen
2. Prilog auswaehlen
3. Auswaehlen, wo die Datei landen soll: Mein Fach > Dokumente oder Postfach von …
4. Senden

iOS-Hinweis

Auf dem iPhone werden Datei-Referenzen aus dem Teilen-Dialog von Safari sehr kurzfristig ungueltig — Prilog liest die Datei deshalb sofort beim Tippen ein und nicht erst beim Klick auf Senden. So vermeiden Sie Fehler.

Vom Handy aus teilen → Prilog

Auf Android koennen Sie aus jeder App heraus teilen → Prilog auswaehlen → die Datei landet in Ihrem Mein Fach > Dokumente. Voraussetzung: Prilog muss als PWA auf dem Handy installiert sein.

So installieren Sie Prilog als App:

1. Im Browser zu Ihrer Schul-Domain (z.B. https://schule-mustermann.prilog.team) gehen
2. Browser-Menue → Zum Startbildschirm hinzufuegen / App installieren
3. Prilog erscheint im App-Drawer und im System-Share-Sheet

Auf iOS/Safari ist die Share-Target-API derzeit eingeschraenkt — Foto/Datei-Sharing funktioniert nur ueber den Hochladen-Button im Mein Fach.

---

Mein Fach per E-Mail

Sie wollen schnell mal einen Beleg, einen Brief oder eine Mail-Anlage in Ihr Fach bringen — ohne Login? Mit der persoenlichen DMS-E-Mail-Adresse geht das per E-Mail aus jedem Mail-Programm.

Adresse generieren

1. Einstellungen → Mein Fach Email (Cluster "Persoenlich")
2. Adresse generieren klicken
3. Sie erhalten eine Adresse wie dms-h7k2m4n8p3q5@mail.prilog.chat
4. Kopieren — als Kontakt "Mein Fach" in Ihrem Mail-Programm speichern

Was passiert, wenn jemand an die Adresse mailt?

• Mail-Inhalt (Absender, Betreff, Text) wird als .txt-Datei in Mein Fach > Postfach > Neu abgelegt
• Jeder Anhang wird als separates Dokument gespeichert (auch in Postfach > Neu)
• Sie sehen alles wie einen normalen Drop und koennen ins Archiv oder in Ihre Dokumente verschieben

Anwendungs-Beispiele

• Einkaufs-Belege: Beim Kauf "Belege per E-Mail" auswaehlen, Ihre DMS-Adresse eintragen — der Beleg landet in Ihrem Fach
• Mail-Anhaenge weiterleiten: Eine Mail mit wichtigem Anhang? An Ihre DMS-Adresse weiterleiten — Anhang ist dauerhaft archiviert
• Foto vom Smartphone: Foto per Mail an die DMS-Adresse senden — kein Prilog-Login noetig
• Scanner mit E-Mail: Multifunktions-Drucker direkt in Ihr Fach scannen lassen

Adresse rotieren oder deaktivieren

In den gleichen Einstellungen koennen Sie:

• Rotieren — generiert eine neue Adresse, alte wird sofort ungueltig (z.B. wenn die Adresse ungewollt weitergegeben wurde)
• Deaktivieren — eingehende Mails an die Adresse werden ignoriert

Sicherheit

• Die Adresse ist Ihr Geheimnis — geben Sie sie nicht weiter
• Jeder, der die Adresse hat, kann Dateien in Ihr Fach legen (zaehlt zu Ihrer Postfach-Quota)
• Bei Verdacht auf Missbrauch: Rotieren — fertig

Was wird nicht verarbeitet?

• Kein Mail-Spoofing-Filter (jeder Absender wird akzeptiert) — daher: Adresse geheim halten
• Maximale Anhang-Groesse: gleich der normalen Upload-Quota
• HTML-Mails werden in einfachen Text umgewandelt fuer die .txt-Datei

---

Vorlagen — neue Dokumente aus Mustern

Statt jedes Dokument von Grund auf zu erstellen, koennen Sie aus einer Vorlage ein neues Dokument in Ihrem Fach erzeugen — z.B. Standard-Antrag, Aufnahme-Formular.

1. Im DMS-Hub oben rechts auf Vorlage (Stern-Symbol)
2. Vorlage waehlen, neuen Titel eintragen
3. Mein Fach als Ziel auswaehlen
4. Erstellen — die Vorlage wird kopiert und liegt in Ihren eigenen Dokumenten

Die verfuegbaren Vorlagen werden vom Schul-Admin gepflegt — siehe Admin-Handbuch.

---

FAQ

Kann ich einen Drop nachtraeglich zurueckziehen?

Nein. Drops verhalten sich wie Briefpost — einmal zugestellt, ist die Datei beim Empfaenger. Wenn Sie eine falsche Datei geschickt haben, schreiben Sie dem Empfaenger eine Chat-Nachricht und bitten um Loeschen, oder verteilen Sie eine Korrektur-Version (im Verteiler-Fall).

Sieht der Schul-Admin meine eigenen Dokumente?

Standardmaessig nein. Nur in Notfall-Situationen mit dokumentiertem Grund (siehe Audit-Log). Sie werden in jedem Fall benachrichtigt.

Was passiert mit meinem Fach, wenn ich aus der Schule ausscheide?

Wenn Ihr Account geloescht wird:

• Eigene Dokumente und Notizen bleiben 30 Tage abrufbar fuer einen DSGVO-Export, dann werden sie endgueltig geloescht
• Postfach-Inhalt wird hart geloescht

Wenn Sie Ihre Dokumente behalten wollen, laden Sie sie vorher herunter oder lassen sich vom Schul-Admin einen Export erstellen.

Kann mein Lehrer ueber mein Postfach mitlesen?

Nein. Auch nicht ueber Verteiler-Drops, die er selbst gesendet hat — er sieht nur aggregiert anonymisiert, wie viele geoeffnet haben, nicht wer.

Kann ich mein eigenes Fach mit anderen teilen?

Aktuell nein — Mein Fach ist strikt persoenlich. Wenn Sie eine Datei mit jemand teilen wollen:

• Drop senden an die andere Person (kommt in deren Postfach)
• Im Space ablegen und Mitglieder informieren
• Chat-Nachricht mit Datei-Anhang

Was, wenn jemand mir absichtlich Schadcode oder unangemessene Inhalte schickt?

Drei Schutzmechanismen:

1. Privacy-Einstellung — schalten Sie auf "Nur meine Kontakte" oder "Niemand", wenn Sie haeufig solche Drops bekommen
2. Block-Liste — Person blockieren
3. Schul-Admin informieren — das Audit-Log zeigt eindeutig, wer wann was geschickt hat — wichtig fuer Mobbing-Vorfaelle

Alle Drops werden automatisch auf Schadcode geprueft (ClamAV) und bei einem Treffer wird der Drop abgelehnt und der Sender benachrichtigt.

Wie lange werden Drops aufbewahrt?

Default 60 Tage, danach Auto-Loeschung. Sie koennen das in den Einstellungen anpassen — innerhalb des Tenant-Maximums (Schul-Admin-Vorgabe).

---

Zusammenfassung

• Mein Fach ist Ihre persoenliche DMS-Ebene — eigene Dokumente, Notizen, Postfach
• Postfach funktioniert wie ein Briefkastenfach: jeder darf einwerfen, nur Sie sehen rein
• Auto-Loeschung schuetzt vor Verstopfung — was Sie behalten wollen, ins Archiv verschieben
• Verteiler-Fach macht Drop an ganze Klassen mit einem Klick moeglich
• Privacy-Einstellungen und Block-Liste schuetzen vor Spam und Mobbing
• Audit-Log macht alle Aktivitaeten transparent — auch Admin-Zugriffe
• Quotas sind grosszuegig dimensioniert — der Quota-Mechanismus ist primaer Verhaltenssteuerung, nicht Kostendeckel

Bei Fragen wenden Sie sich an den Schul-Admin oder schauen Sie in die Architektur-Doku (technisch).