Space-E-Mail — der Briefkasten pro Projekt

Schulen arbeiten projekt­bezogen: ein Elternrat für diese Klasse, eine Arbeits­gruppe für die Neustrukturierung der Pausen­aufsicht, ein Kinderschutz­fall, bei dem das Jugendamt mit im Boot ist. Sobald das Thema abgeschlossen ist, rückt anderes in den Vordergrund. Prilog ist genau für diesen Rhythmus gebaut — und die Space-E-Mail ist der fehlende Baustein, damit auch externe Personen ohne Prilog-Zugang mitkommunizieren können.

Kurzfassung

Jeder Space kann per Knopfdruck eine eigene anonymisierte E-Mail- Adresse bekommen, z.B. blauer-falter-k3@mail.prilog.chat. Mails, die dorthin gehen, landen im Space (Chat-Bot-Post, E-Mail-Tab, DMS). Antworten laufen mit derselben Adresse raus — nie persönlich.

Der rote Faden

Jugendamt → info@mail.prilog.chat                (existiert bei uns zentral)
          → oder direkt an blauer-falter-k3@…    (die Adresse eines Spaces)
          ↓
   Prilog-Mailserver (Stalwart)
          ↓
   Prilog-Backend ordnet zu
          ↓
   ┌──────┴──────┬──────────────┬──────────────┐
   ▼             ▼              ▼              ▼
 E-Mail-Tab   Chat-Bot-     DMS-            Web-Client
 im Space     Hinweis       Dokument+        sieht SSE-Push
              im Chat       Anhaenge         (sofort sichtbar)

Alles bleibt im Space. Keine Weiterleitung an Privat-Postfächer. Das Team diskutiert im Chat, antwortet gemeinsam, die E-Mail ist im DMS archiviert.

Aktivieren — nur Space-Admin

Im Space-Sidepanel gibt's einen neuen Tab 📨 E-Mail. Beim ersten Öffnen zeigt er eine Einladungskarte:

E-Mail aktivieren Dieser Space bekommt eine anonymisierte Adresse, über die externe Personen per E-Mail in den Space schreiben können. Antworten gehen mit derselben Adresse raus.

[ E-Mail für diesen Space einrichten ]

Ein Klick, und Prilog generiert eine zufällige Adresse nach dem Muster:

<adjektiv>-<substantiv>-<zweizeichen>@mail.prilog.chat

Beispiele:

• blauer-falter-k3@mail.prilog.chat
• ruhige-bucht-m9@mail.prilog.chat
• goldener-stein-x2@mail.prilog.chat

Warum Fantasiewörter?

Datenschutz. Der Space heißt vielleicht „Kinderschutz 2026-04 Fall Schmidt". Diese Information darf aber nicht im E-Mail-Header landen, denn Mail-Header wandern durch Dutzende Systeme und Backup-Tapes. Der Adress-Generator nutzt deshalb ausschließlich neutrale Substantive und Adjektive (kein Tier mit Bedeutung, kein Beruf, kein Körperteil, kein Ort). So lässt sich aus der Adresse kein Rückschluss auf Inhalt, Schule oder Person ziehen — und am Telefon ist sie trotzdem diktierbar.

Neben der Adresse stehen zwei Knöpfe:

• 📋 Kopieren — Adresse in die Zwischenablage
• 🔄 Neu generieren — andere Adresse, z.B. falls die alte zu viel Spam bekommt

Was externe Personen sehen und tun

Aus Sicht des Jugendamts, Handwerkers, Elternteils ohne Prilog-Zugang:

1. Mail schreiben an blauer-falter-k3@mail.prilog.chat
2. Optional mit Anhängen (PDFs, Bilder — bis ~25 MB pro Mail)
3. Fertig — keine Registrierung, kein Passwort, keine App

Sie schreiben genauso wie an jede andere E-Mail-Adresse. Prilog kümmert sich um alles Weitere.

Was im Space passiert, wenn eine Mail eingeht

Innerhalb weniger Sekunden nach dem Absenden durch den Externen:

1. Chat-Bot-Hinweis

Ein System-Post landet im Chat des Spaces:

🤖 Prilog · gerade eben
┌─────────────────────────────────────────┐
│ 📨 Neue E-Mail                          │
│ von: Anna Klein <a.klein@jugendamt.de>   │
│ Betreff: Termin Hilfeplan 22.04.        │
│ · 1 Anhang                              │
└─────────────────────────────────────────┘

Als m.notice-Nachricht markiert (nicht als reguläre Unterhaltung). Alle Space-Mitglieder sehen es sofort. Niemand muss Mailbox-Alarme abonniert haben.

2. E-Mail-Tab mit Badge

Der 📨-Tab im Sidepanel zeigt eine blaue Zahl mit Ungelesen-Count. Klick → volle Mail mit:

• Absender, Empfänger, Datum
• Betreff
• Body (HTML oder Text, gesäubert von Tracking-Pixeln und JavaScript)
• Anhangsliste mit Dateinamen und Größen
• Historie aller bisherigen Antworten

3. Automatisches DMS-Dokument

Zusätzlich legt Prilog die Mail als Dokument im DMS des Spaces ab:

• 2026-04-14_Termin Hilfeplan 22.04..txt mit Absender + Betreff + Body
• Jeder Anhang als separates Dokument (die PDF, die Bilder usw.)

So bleibt die Mail auch nach Jahren im DMS auffindbar — mit Volltextsuche und Datei-Vorschau genauso wie jedes andere Dokument.

Antworten — aus dem Space raus

Im E-Mail-Tab, unter jeder Mail, steht ein Antwort-Composer:

Von: blauer-falter-k3@mail.prilog.chat
An:  a.klein@jugendamt-bremen.de

┌──────────────────────────────────────┐
│  [Textarea für Antwort]              │
└──────────────────────────────────────┘

[ Antwort senden ]

Wichtige Punkte:

• Der Space ist der Absender, nicht die Person, die gerade tippt. So bleibt die Kommunikation unpersönlich. Externe sehen nie die private Mail-Adresse einer einzelnen Lehrkraft.
• Alle Antworten werden im Space gespeichert und sind für jedes Mitglied einsehbar. Keine parallele Mail-Konversation, die im Postfach einer einzelnen Person untergeht.
• Der In-Reply-To-Header ist korrekt gesetzt, sodass Mail-Clients die Antwort als Thread zum Original anzeigen.

Der Lebenszyklus — wie „Projekte sauber abschließen" funktioniert

Wenn der Space seinen Zweck erfüllt hat (Kinderschutzfall abgeschlossen, Elternrat-Wahlperiode vorbei, Projekt-AG aufgelöst):

1. Space-Admin klickt Archivieren am Space
2. Prilog generiert ein Export-Paket als druckbares PDF mit:
   • Chat-Verlauf
   • Alle E-Mails (eingehend + ausgehend) mit Anhängen
   • Alle DMS-Dokumente
   • Aufgaben, Kalender-Einträge, Notizen
3. Paket zum Download → Admin lädt runter, legt es lokal ab
4. Erst nach bestätigter Download löscht Prilog den Space endgültig
5. Die E-Mail-Adresse wird dabei freigegeben (kann später für einen anderen Space wiederverwendet werden, wenn der Zufalls­generator sie trifft)

Wie Du archivierst (live)

Im Info-Tab des Spaces, ganz unten im Abschnitt „Space abschliessen", findest Du den Archivieren-Button (gelb hinterlegt). Klick führt Dich durch den Flow:

1. Bestätigen, dass Du archivieren willst
2. Backend erzeugt sofort ein Markdown-Paket mit allen Inhalten (Mitglieder, Mails, Dokument-Liste, Aufgaben, Kalender). Datei wird in MinIO abgelegt, Download-Link öffnet sich automatisch.
3. Datei landet im Download-Ordner. Speichern an sicheren Ort (Compliance-Akte, Archivlaufwerk, …).
4. Bestätigen, dass Du heruntergeladen hast → Soft-Delete:
   • Space wird inaktiv (isActive=false, deactivatedAt)
   • E-Mail-Adresse wird deaktiviert (kein Empfang mehr)
   • DMS-Dokumente bleiben erhalten — werden via separatem Cleanup-Cron nach 90 Tagen final gelöscht (DSGVO-Frist)
5. Browser navigiert zur Startseite, Space verschwindet aus der Liste.

Das Markdown-Paket enthält:

• Space-Metadaten (Name, Typ, Erstellungsdatum)
• Mitgliederliste mit Rollen und Beitrittsdatum
• Komplette E-Mail-Historie mit Antworten
• Dokumentenliste (Dateien selbst bleiben in MinIO bis zur Cleanup-Frist)
• Alle Aufgaben mit Status
• Alle Kalendereinträge

Was nicht im Paket ist

• Chat-Verlauf: bleibt in Matrix erhalten, Export ist hier noch nicht automatisiert (kommt in einer späteren Iteration). Workaround: manueller Export aus Matrix Element/Synapse Admin.
• Tatsächliche Anhang-Dateien: nur Liste mit Dateinamen + Größen, nicht die Binärdaten selbst — sonst würde das Paket zu groß werden. Bei Bedarf vor Archivierung einzeln aus dem DMS herunterladen.

Datenschutz & Compliance

Thema	Umsetzung
Absenderanonymität	Wörterbuch-Adresse, kein Rückschluss auf Space-Name, Schule, Person
Keine persönlichen Mailadressen im Header	Antworten gehen mit Space-Adresse raus, nicht mit Privat-Mail
EU-Hosting	Stalwart-Server in Deutschland (Hetzner, Nürnberg), keine US-Provider im Mail-Pfad
Kein Tracking	Ausgehende Mails enthalten keine Pixel oder Tracking-Links — Prilog schreibt nichts in ausgehende Mails
Aufbewahrung	Mails leben im DMS des Spaces und folgen dessen Retention. Bei Space-Archivierung werden sie ins Export-Paket aufgenommen
AV-Vertrag	Mail-Verarbeitung ist Teil des Standard-AVV nach Art. 28 DSGVO

Technisches Konzept (für Neugierige)

Extern → SMTP auf Port 25 bei mail.prilog.chat
       → Stalwart nimmt an (Catch-all *@mail.prilog.chat)
       → Stalwart ingesiert + Webhook an api.prilog.chat
       → Prilog-Backend ordnet zu Space (nach To-Adresse)
       → Backend legt SpaceEmail-Eintrag an (Metadaten)
       → Backend ruft Vollinhalt via JMAP bei Stalwart ab
       → Backend triggert: Matrix-Bot-Post + DMS-Upload
       → SSE-Push an Web-Client-Tabs
       → Badge aktualisiert, Liste lädt neu, Chat zeigt Bot-Post

Der gleiche Weg funktioniert auch antwortend: Reply-Composer → Backend → Stalwart SMTP-Submission → externer Empfänger.

Häufige Fragen

Braucht jede Lehrkraft ein eigenes Postfach auf mail.prilog.chat? Nein. Das Mailsystem kennt nur Space-Adressen. Persönliche Postfächer gibt es nicht und sind auch nicht nötig — Kommunikation läuft über den Space.

Was ist mit Spam? Stalwart prüft eingehende Mails mit SPF, DKIM, DMARC und einem integrierten Spam-Filter. Offensichtlicher Spam wird verworfen. Falls trotzdem mal etwas durchrutscht: Adresse rotieren (siehe oben) macht den alten Spam- Strom unbrauchbar.

Kann man mehrere E-Mail-Adressen pro Space haben? Nein, pro Space eine. Wenn Du separate Verteiler brauchst — z.B. „Eltern" und „Ehrenamt" — lege zwei Spaces an.

Funktioniert das auch auf dem Handy? Ja. Der 📨-Tab ist im mobilen Space-Sidepanel genauso verfügbar wie am Computer. Antworten ebenfalls.

Wie schnell ist die Zustellung? Im Test: zwischen 1 und 3 Sekunden von „Externer klickt Senden in Gmail" bis „Mail erscheint im Space-Tab". Ein Großteil davon ist Gmails eigene Server-Queue.