Genehmigung (Person) (flow.human-approval)

Legt einen Schritt einer oder mehreren Person(en) zur Genehmigung vor und wartet auf die Entscheidung.

Wofür Sie diesen Baustein nutzen

Viele schulische Abläufe kommen an einen Punkt, an dem eine menschliche Entscheidung unumgänglich ist: Ein Kind möchte das Schulgelände verlassen — ein Elternteil muss zustimmen. Eine Klasse plant einen Ausflug — die Schulleitung muss freigeben. Eine Lehrkraft beantragt einen Vertretungsplan-Tausch — die zuständige Koordinatorin muss abnicken. Genau für solche Situationen gibt es den Baustein „Genehmigung (Person)".

Der Baustein hält den laufenden Durchlauf des Flows an und wartet darauf, dass die festgelegten Personen oder Rolleninhaber eine Entscheidung treffen. Sobald die Entscheidung vorliegt, läuft der Flow auf dem passenden Pfad weiter — entweder in Richtung „genehmigt" oder in Richtung „abgelehnt". Eine einzige Ablehnung durch eine der beteiligten Personen beendet die Wartezeit sofort; der Flow verzweigt dann unmittelbar auf den Ablehnungs-Pfad.

Der Baustein ist in der Farbe Bernstein dargestellt und trägt das Symbol einer wartenden Person. Er ist ein Aktions-Baustein: Er steht immer mitten im Flow, nicht am Ende — denn nach ihm folgt zwingend mindestens eine weitere Verbindung.

Tipp

Wenn Sie denselben Genehmigungsschritt für unterschiedliche Personengruppen vorsehen möchten — etwa erst Eltern, dann Schulleitung — setzen Sie einfach mehrere Genehmigungsbausteine hintereinander in den Flow. Jeder Baustein wartet eigenständig auf seine zugewiesenen Personen.

Die Einstellungen im Detail

Feld	Pflicht	Was es bewirkt
Titel (title)	✓ Ja	Die Überschrift der Anfrage, die die genehmigende Person sieht; unterstützt ${data.X}
Beschreibung (description)	✗ Nein (aber empfohlen)	Langer Freitext mit Details; funktional — wird als Push-Text und im Genehmigungspostfach gezeigt
Rollen (approverRoles)	✗ Nein*	UserType-Schlüssel; bezieht alle aktiven Nutzer dieser Rolle ein
Personen (approverUsers)	✗ Nein*	Matrix-User-IDs einzelner Personen; Platzhalter ${data.X} möglich
Regel (policy)	✓ Ja	„Alle müssen genehmigen" oder „Einer genügt"
Push-Link (linkUrl)	✗ Nein	Ziel des Tipps auf die Push-Benachrichtigung; Standard: /genehmigungen

*Es muss mindestens eines der beiden Felder — Rollen oder Personen — belegt sein, damit der Baustein Genehmiger auflösen kann.

Titel

Der Titel ist das Erste, was die genehmigende Person sieht: er erscheint als Überschrift im Genehmigungspostfach. Formulieren Sie ihn so, dass die Entscheidung auf einen Blick greifbar wird — zum Beispiel „Campus-Ausgang für ${data.schueler_name}" statt nur „Anfrage". Das Feld ist Pflicht und unterstützt Variablen in der Syntax ${data.FELDNAME}.

Beschreibung

Die Beschreibung ist kein reiner Notiztext für die Flow-Erstellerin — sie ist funktional und für die genehmigenden Personen sichtbar. Prilog übermittelt sie auf zwei Wegen: als Text der Push-Benachrichtigung, die auf dem Gerät der Genehmiger erscheint, und als Detailtext der Anfrage im Genehmigungspostfach.

Wer die Beschreibung leer lässt, bekommt im Push lediglich den Standardtext „Eine Anfrage wartet auf deine Genehmigung." angezeigt. Die Genehmiger sehen dann keine inhaltlichen Details und müssen erst das Postfach öffnen — falls dort überhaupt mehr steht. Das Feld unterstützt Variablen aus dem Flow-Kontext.

Hinweis

Tragen Sie in die Beschreibung alle Informationen ein, die eine Entscheidung ermöglichen: Grund der Anfrage, betroffener Zeitraum, beantragte Summe, Name des Kindes oder ähnliche Kontextdaten. Je vollständiger der Text, desto weniger Rückfragen entstehen.

Rollen (UserType-Schlüssel)

Über dieses Feld bestimmen Sie ganze Benutzergruppen als Genehmiger. Geben Sie den Schlüssel einer Rolle ein — zum Beispiel leitung, tutor, parent oder family-head — und bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder dem „+"-Knopf. Sie können mehrere Rollen eintragen.

Prilog bezieht beim Ausführen des Bausteins automatisch alle aktiven Nutzer, die zum Zeitpunkt des Durchlaufs dieser Rolle angehören. Die Schlüssel der verfügbaren Rollen finden Sie in Ihren Prilog-Einstellungen unter „Rollen".

Personen (Matrix-User-ID)

Wenn Sie gezielt eine bestimmte Person ansprechen möchten — statt eine ganze Rolle — tragen Sie deren Matrix-User-ID ein, zum Beispiel @max.mustermann:prilog.team. Auch hier sind mehrere Einträge möglich.

Besonders nützlich ist das dynamische Befüllen dieses Feldes über Platzhalter: Wenn ein vorheriger Baustein die Matrix-ID der Mutter oder des Vaters eines bestimmten Kindes bereitstellt, können Sie ${data.parentUserId} eintragen. Prilog löst den Platzhalter dann für jeden Durchlauf individuell auf — so gelangt die Genehmigungsanfrage immer genau an die richtige Person.

Regel

Die Regel bestimmt, wie viele der einbezogenen Genehmiger entscheiden müssen:

• Alle müssen genehmigen — erst wenn jede einbezogene Person zugestimmt hat, gilt die Anfrage als genehmigt. Eine einzige Ablehnung beendet die Wartezeit sofort, und der Flow verzweigt auf den Ablehnungs-Pfad.
• Einer genügt — sobald eine einzige Person genehmigt, läuft der Flow auf dem Genehmigungs-Pfad weiter. Das eignet sich gut für Rollen mit mehreren gleichrangigen Stelleninhabern, von denen nur eine anwesend sein muss.

Achtung

Auch bei der Regel „Einer genügt" führt eine Ablehnung durch eine Person zum sofortigen Abbruch. Wenn Sie möchten, dass eine Ablehnung ignoriert werden kann, solange jemand anderes genehmigt, ist dieser Baustein in der aktuellen Version nicht für diesen Fall konzipiert.

Push-Link

Dieser Wert steuert, wohin der Tippen-auf-die-Benachrichtigung auf dem Gerät der genehmigenden Person führt. Voreingestellt ist /genehmigungen, also direkt das Genehmigungspostfach in der Prilog-App. Für die meisten Flows ist diese Einstellung passend und muss nicht verändert werden.

Ist die „Beschreibung" nur ein Hinweistext?

Nein — das ist ein häufiges Missverständnis. Die Beschreibung wirkt nach außen: Sie erscheint im Push, den die genehmigende Person auf ihrem Smartphone empfängt, und sie erscheint als Detailansicht der Anfrage im Genehmigungspostfach. Wer sie leer lässt, riskiert, dass Genehmiger eine kontextlose Anfrage erhalten und entweder nachfragen oder raten müssen.

Behandeln Sie die Beschreibung deshalb wie den Inhalt eines kurzen Briefes: Was ist der Anlass, wer ist betroffen, was genau soll entschieden werden?

Rolle oder Person?

Die Felder „Rollen" und „Personen" können einzeln oder gemeinsam befüllt werden. Sie ergänzen sich:

• Rollen sind dann sinnvoll, wenn die Entscheidungszuständigkeit an eine Funktion gebunden ist und sich die Person dahinter ändern kann — etwa weil es mehrere Stelleninhaber gibt oder Vertretungen auftreten. Prilog zieht zum Zeitpunkt des Flow-Durchlaufs alle aktuell aktiven Rolleninhaber heran.
• Personen sind dann sinnvoll, wenn Sie gezielt eine namentlich bekannte Person ansprechen — oder wenn die Person pro Anfrage variiert und erst zur Laufzeit aus den Flow-Daten hervorgeht (dynamischer Platzhalter).

Kombinieren Sie beide Felder, wenn zum Beispiel sowohl ein bestimmtes Elternteil als auch die Schulleiterin einem Vorgang zustimmen müssen. Dann fasst der Baustein alle so aufgelösten Personen zusammen und wendet die eingestellte Regel darauf an.

Variablen / Platzhalter

Sowohl das Titel-Feld als auch das Beschreibungs-Feld und das Personen-Feld unterstützen Variablen aus dem Flow-Kontext. Die Syntax lautet durchgehend:

${data.FELDNAME}

Typische Beispiele:

• ${data.schueler_name} — Name des Schülers aus einem vorangegangenen Formular-Trigger
• ${data.klasse} — Klasse, die beim Auslösen des Flows übergeben wurde
• ${data.parentUserId} — Matrix-User-ID des Elternteils, dynamisch aus den Flow-Daten
• ${data.betrag} — beantragter Betrag für eine Anschaffungsfreigabe
• ${data.datum} — Datum des betreffenden Ereignisses

Tipp

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Feldnamen in Ihrem konkreten Flow verfügbar sind, schauen Sie im Flow-Log eines Test-Durchlaufs nach. Dort sind alle Werte aufgelistet, die der auslösende Baustein (z. B. ein Webhook oder ein Formular-Trigger) an den Flow übergeben hat.

Was dabei herauskommt — die Verzweigung

Sobald die Entscheidung der Genehmiger vorliegt und die gewählte Regel erfüllt ist, setzt Prilog das Ergebnis in die Variable output.decision. Der Wert lautet entweder "approved" (genehmigt) oder "rejected" (abgelehnt).

Aus dem Baustein gehen deshalb zwei Verbindungen ab:

• ✓ Genehmigt — der Flow läuft weiter zu dem, was nach einer Zusage passieren soll (z. B. eine Bestätigungs-E-Mail, ein Eintrag im Kalender).
• ✗ Abgelehnt — der Flow läuft weiter zu dem, was nach einer Ablehnung passieren soll (z. B. eine Benachrichtigung an die stellende Person).

Im Flow-Editor setzen Sie die Verbindungen bequem über die zwei Schaltflächen „✓ genehmigt" und „✗ abgelehnt": Klicken Sie auf eine ausgehende Verbindung und wählen Sie im Eigenschaften-Panel „Wenn" den gewünschten Knopf. Im Hintergrund erzeugt das die Bedingung output.decision == "approved" beziehungsweise output.decision == "rejected".

Hinweis

Legen Sie immer beide Verbindungen an. Ein Flow, der nach einer Ablehnung keine Verzweigung definiert, lässt den Durchlauf ohne Aktion enden — die stellende Person erhält dann keinerlei Rückmeldung.

Wenn etwas schiefgeht

„Keine Genehmiger aufgelöst" — der Baustein schlägt sofort fehl

Dieser Fehler tritt auf, wenn weder die eingetragenen Rollen noch die eingetragenen Personen-IDs zum Zeitpunkt des Durchlaufs einen aktiven Nutzer in Prilog ergeben. Prüfen Sie folgende Punkte:

• Sind die Rollen-Schlüssel korrekt geschrieben? Die gültigen Schlüssel finden Sie unter Einstellungen → Rollen. Schreibfehler wie Leitung statt leitung führen zu einem leeren Ergebnis.
• Sind die Personen-IDs vollständig und korrekt im Format @name:domain?
• Wenn Sie einen Platzhalter wie ${data.parentUserId} verwenden: Liefert der vorherige Baustein diesen Wert tatsächlich? Prüfen Sie das Flow-Log des auslösenden Schritts.
• Sind die betreffenden Nutzer in Prilog aktiv — und nicht deaktiviert oder noch nicht angelegt?

Die Push-Benachrichtigung kommt nicht an

Prüfen Sie, ob die empfangende Person Push-Benachrichtigungen in der Prilog-App aktiviert hat. Auf iOS und Android müssen Benachrichtigungen einmalig erlaubt werden.

Der Flow wartet unendlich lange

Wenn keine der einbezogenen Personen die Anfrage im Postfach bearbeitet, bleibt der Durchlauf dauerhaft im Status „Wartend". In diesem Fall müssen Sie den Durchlauf manuell abbrechen oder den Flow um einen zeitlichen Rückfall erweitern — zum Beispiel durch einen parallelen Warten-Baustein, der nach einem Timeout eine Eskalation auslöst.

Beispiel

Szenario A: Eltern-OK für einen Campus-Ausgang

Eine Schule hat einen Flow, der ausgelöst wird, wenn eine Lehrkraft für einen Schüler einen kurzfristigen Ausgang vom Schulgelände einträgt. Das Formular übergibt schueler_name, zeitraum und parentUserId (die Matrix-ID des Hauptkontakts der Familie). Der Genehmigungsbaustein ist wie folgt konfiguriert:

• Titel: Ausgangserlaubnis für ${data.schueler_name}
• Beschreibung: ${data.schueler_name} möchte das Schulgelände von ${data.zeitraum} verlassen. Bitte bestätigen oder ablehnen Sie diesen Ausgang.
• Personen: ${data.parentUserId}
• Regel: Einer genügt

Nach der Genehmigung sendet der Flow eine kurze Bestätigung an die eintragende Lehrkraft; nach einer Ablehnung erhält sie einen Hinweis, das Kind in der Schule zu behalten.

Szenario B: Anschaffungsfreigabe durch die Schulleitung

Ein Antrag auf Materialanschaffung läuft über einen Flow. Zwei Personen in der Rolle leitung sind verfügbar; mindestens eine soll entscheiden können.

• Titel: Freigabe: Anschaffung ${data.artikel} (${data.betrag} EUR)
• Beschreibung: Die Fachschaft ${data.fachschaft} beantragt die Anschaffung von ${data.artikel} zum Preis von ${data.betrag} EUR. Bitte prüfen Sie den Antrag im Genehmigungspostfach.
• Rollen: leitung
• Regel: Einer genügt

Sobald eine Schulleiterin genehmigt, läuft der Flow weiter und benachrichtigt die Fachschaft. Im Ablehnungsfall erhält die Fachschaft eine Begründungsaufforderung per Chat-Nachricht.

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