Kalender-Termin anlegen (flow.create-event)

Legt einen Termin im Space-Kalender oder im persönlichen Kalender an.

Wofür Sie diesen Baustein nutzen

Immer wenn ein Flow-Schritt einen Kalendereintrag erzeugen soll, ist dieser Baustein die richtige Wahl. Typische Anwendungsfälle in Schulen sind:

• Nach erfolgreicher Freigabe eines Ausflugs oder einer Klassenfahrt wird der Termin automatisch in den Kalender der zugehörigen Klasse eingetragen, ohne dass jemand manuell aktiv werden muss.
• Bei der Genehmigung eines Fortbildungsantrags wird dem betroffenen Mitarbeiter ein persönlicher Termin eingetragen.
• Wenn ein Formular für eine Veranstaltung abgesendet wird, erscheint der Termin direkt im Space-Kalender des Veranstaltungsortes oder der Organisation.

Der Baustein unterscheidet zwischen zwei Zielen: Lassen Sie das Feld „Space-ID" leer, wird der Termin im persönlichen Kalender der Person angelegt, die den Flow ausgelöst hat. Tragen Sie eine Space-ID ein, landet der Termin im Kalender dieses Space — also zum Beispiel im Kalender einer Klasse, einer Abteilung oder eines Projekts.

Kombinieren mit Variablen

Alle Textfelder dieses Bausteins unterstützen Platzhalter wie ${data.titel}. Sie können also Formulardaten, Genehmigungseingaben oder vorherige Flow-Schritte direkt in den Termin einfließen lassen.

Die Einstellungen im Detail

Feld	Pflicht	Was es bewirkt
Space-ID (spaceId)	Nein	Die interne ID des Space, in dessen Kalender der Termin eingetragen wird. Bleibt das Feld leer, wird der Termin in den persönlichen Kalender der auslösenden Person eingetragen.
Titel (title)	Ja	Der Anzeigename des Termins. Unterstützt ${data.X}-Platzhalter.
Beginn (dtstart)	Ja	Startzeit des Termins. Akzeptiert ein absolutes Datum im ISO-Format oder einen relativen Ausdruck.
Ende (dtend)	Nein	Endzeit des Termins. Akzeptiert dieselben Formate wie Beginn. Wird das Feld freigelassen, bleibt der Termin ohne definiertes Ende.
Ganztägig (allDay)	Nein	Ist diese Option aktiviert, wird der Termin als ganztägiger Eintrag ohne Uhrzeit angelegt.
Ort (location)	Nein	Ortsangabe, die im Termin angezeigt wird. Unterstützt ${data.X}-Platzhalter.
Beschreibung (description)	Nein	Langer Freitext zum Termin, zum Beispiel Hinweise, Treffpunkte oder Links. Unterstützt ${data.X}-Platzhalter.

Datumsformate im Detail

Für die Felder Beginn und Ende stehen zwei Eingabearten zur Verfügung:

Absolutes Datum (ISO 8601)

Sie geben einen festen Zeitpunkt an, zum Beispiel:

2026-12-31T17:00:00Z

Das Format lautet: JJJJ-MM-TTThh:mm:ssZ. Das abschließende Z steht für UTC (koordinierte Weltzeit). Wenn Ihre Schule in der Zeitzone Europa/Berlin arbeitet, beachten Sie den Zeitzonenversatz: Im Winter ist Deutschland UTC+1, im Sommer UTC+2. Der Termin 2026-12-24T17:00:00Z erscheint im Kalender also als 18:00 Uhr Berliner Zeit.

Tipp zur Zeitzone

Wenn Sie sicher sein wollen, dass ein Termin um 15:00 Uhr Berliner Winterzeit beginnt, geben Sie 14:00:00Z ein.

Relatives Datum

Statt eines festen Zeitpunkts können Sie einen Abstand zum Auslösezeitpunkt des Flows angeben:

Ausdruck	Bedeutung
+3d	In 3 Tagen (ab dem Zeitpunkt, zu dem der Flow läuft)
+2h	In 2 Stunden
+30m	In 30 Minuten
+1w	In 1 Woche

Relative Angaben eignen sich gut für Fristen oder Folgetermine, deren genaues Datum erst zur Laufzeit bekannt ist. Möchten Sie zum Beispiel einen Nachfass-Termin 3 Tage nach Eingang eines Formulars anlegen, tragen Sie in „Beginn" +3d ein.

Platzhalter in Datumsfeldern

Auch Platzhalter wie ${data.startDatum} sind zulässig, sofern der Wert im ISO-Format übergeben wird. Das Formularfeld muss dann ein Datums-/Zeitpicker sein, der ein ISO-konformes Format ausgibt.

Variablen / Platzhalter

Der Baustein unterstützt in allen Textfeldern die Platzhalter-Syntax ${data.X}, wobei X für den Feldnamen aus dem auslösenden Formular oder einem vorherigen Flow-Schritt steht.

Beispiele:

Platzhalter	Typische Quelle
${data.titel}	Textfeld „Titel" aus einem Freigabe-Formular
${data.startDatum}	Datums-Picker aus einem Antragsformular
${data.antragsteller}	Automatisch befülltes Feld mit dem Namen des Auslösers
${data.klassenName}	Auswahlfeld für die Klasse im Formular
${data.bemerkung}	Freitextfeld für Hinweise

Platzhalter und Pflichtfelder

Wenn Sie im Titelfeld einen Platzhalter wie ${data.titel} verwenden und der Formularwert beim Ausführen leer ist, schlägt der Baustein fehl. Stellen Sie sicher, dass alle Formularfelder, auf die Sie per Platzhalter verweisen, als Pflichtfelder markiert sind.

Die Ersetzung der Platzhalter erfolgt zur Laufzeit des Flows, unmittelbar bevor der Termin angelegt wird. Der Baustein übergibt dann die aufgelösten Werte an den Kalender-Dienst.

Wenn etwas schiefgeht

Titel ist leer

Der häufigste Fehler ist ein leerer Titel. Der Baustein kann keinen Termin ohne Titel anlegen. Prüfen Sie:

• Ist das Feld „Titel" befüllt oder enthält es einen Platzhalter?
• Wenn ein Platzhalter verwendet wird: Liefert das Formular tatsächlich einen Wert für dieses Feld?
• Hat das auslösende Formularfeld einen passenden Feldnamen (exakt dieselbe Schreibweise wie im Platzhalter)?

Termin landet nicht im richtigen Kalender

• Wenn der Termin im persönlichen Kalender erscheint, obwohl er in einem Space-Kalender landen sollte: Überprüfen Sie, ob die Space-ID korrekt eingetragen ist. Die ID eines Space finden Sie in der Adresszeile Ihres Browsers, wenn Sie den Space geöffnet haben.
• Wenn der Termin im falschen Space landet: Vergleichen Sie die eingetragene ID sorgfältig mit der tatsächlichen Space-ID.

Ungültiges Datumsformat

Tritt ein Fehler im Zusammenhang mit dem Datum auf, prüfen Sie:

• Ist das ISO-Format korrekt? Ein häufiger Fehler ist ein fehlendes T zwischen Datum und Uhrzeit oder ein fehlendes Z am Ende.
• Enthält der Platzhalter-Wert aus dem Formular tatsächlich ein ISO-konformes Datum?

Flow-Protokoll nutzen

Im Flow-Designer finden Sie unter dem jeweiligen Flow eine Protokollansicht. Dort sehen Sie für jeden Durchlauf, welcher Schritt ausgeführt wurde, welche Werte übergeben wurden und ob ein Fehler aufgetreten ist. Das ist der schnellste Weg, um den genauen Fehlergrund zu ermitteln.

Beispiel

Szenario: Eine Schulverwalterin hat einen Freigabe-Flow für Klassenfahrten eingerichtet. Wenn der Schulleiter die Klassenfahrt genehmigt, soll der Termin automatisch im Kalender der betroffenen Klasse erscheinen — ohne dass die Verwalterin noch einmal aktiv werden muss.

Formularfelder des Antrags:

• bezeichnung — Name der Klassenfahrt (z. B. „Klassenfahrt 8b nach Hamburg")
• klasse — Klasse (z. B. „8b")
• spaceId — Automatisch befüllte Space-ID des Klassen-Space
• abfahrt — Datum und Uhrzeit der Abfahrt (ISO-Format)
• rueckfahrt — Datum und Uhrzeit der Rückkehr (ISO-Format)
• ziel — Reiseziel
• hinweise — Weitere Hinweise

Konfiguration des Bausteins:

Feld	Wert
Space-ID	${data.spaceId}
Titel	Klassenfahrt ${data.klasse}: ${data.bezeichnung}
Beginn	${data.abfahrt}
Ende	${data.rueckfahrt}
Ganztägig	Nein
Ort	${data.ziel}
Beschreibung	${data.hinweise}

Sobald der Schulleiter den Antrag freigibt, legt der Flow den Termin „Klassenfahrt 8b: Klassenfahrt 8b nach Hamburg" im Kalender des Klassen-Space der 8b an — mit korrekten Zeiten, Reiseziel und Hinweisen.

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