Anträge, Genehmigungen & Leitstand

An jeder Schule gibt es Anträge, die jemand stellt und die jemand anderes entscheidet: Ein Elternteil beantragt eine Beurlaubung, jemand bittet um eine Abwesenheit, ein Ausflug braucht das Einverständnis. Prilog bündelt das an einer Stelle — vom Ausfüllen bis zur Entscheidung, mit allem Kontext, den man dafür braucht.

In drei Sätzen

Anträge stellen Sie unter Mein Fach → Anträge. Entscheiden wird unter Genehmigungen — mit Kontext (Abwesenheiten, Termine) direkt an der Karte. Nachverfolgen lässt sich alles zentral im Leitstand.

Diese Seite beschreibt den kompletten Weg. Wie Sie eigene Genehmigungs-Ketten als Vorlage bauen, steht unter Flows & Genehmigungen.

1. Einen Antrag stellen (Mein Fach → Anträge)

Öffnen Sie Mein Fach und wählen Sie in der linken Leiste Anträge. Sie sehen eine Kachel je verfügbarem Antrag:

Antrag	Wofür
Abwesenheitsgesuch	Eine geplante Abwesenheit ankündigen und genehmigen lassen
Beurlaubung	Freistellung vom Unterricht für einen Zeitraum
Auslandspraktikum	Genehmigung für ein Praktikum im Ausland
Fotoerlaubnis	Einwilligung zur Verwendung von Fotos erteilen
Ausflug — Einverständnis	Einverständnis für einen Ausflug geben
Elternbrief — Bestätigung	Den Erhalt eines Elternbriefs bestätigen

Ein Klick öffnet das passende Formular. Je nach Antrag fragt es unterschiedliche Felder ab — z. B. Von/Bis und Grund bei einer Beurlaubung, oder eine Einwilligung (Ja/Nein) bei der Fotoerlaubnis. Pflichtfelder sind mit * markiert; ein Enddatum kann nie vor dem Startdatum liegen.

Für wen? (Eltern → Kind)

Haben Sie in Prilog hinterlegte Kinder, erscheint oben eine Auswahl „Für wen?". Damit stellen Sie einen Antrag für Ihr Kind statt für sich selbst. Ohne Kinder entfällt die Auswahl — der Antrag gilt dann für Sie.

Nur für sich selbst oder eigene Kinder

Sie können Anträge ausschließlich für sich selbst oder für ein eigenes Kind stellen. Für fremde Personen ist das aus gutem Grund gesperrt.

Nach „Antrag einreichen" ist der Antrag unterwegs — Sie bekommen eine Bestätigung und können den Status später im Leitstand verfolgen.

2. Wer entscheidet? Die Funktionsrolle „Genehmigungen"

Wer Anträge entscheiden darf, wird nicht an der normalen Rolle einer Person festgemacht, sondern an einer eigenen Funktionsrolle „Genehmigungen". Der Vorteil: Eine Lehrkraft kann zusätzlich Genehmiger sein, ohne dazu ihre eigentliche Rolle zu wechseln.

So vergeben Sie sie (als Administrator:in): Einstellungen → Mitglieder → bei der gewünschten Person die Spalte „Genehmigungen" anhaken. Diese Person kann dann Anträge entscheiden und den Leitstand einsehen.

Automatisch an die richtige Stelle

Ein Antrag geht automatisch an zwei Kreise: an das Klassen-Team der betroffenen Person und an alle mit der Funktionsrolle Genehmigungen. Eine Zustimmung aus diesem Kreis genügt (bei manchen Antragstypen müssen alle zustimmen). Eine Ablehnung stoppt den Antrag sofort.

Weitere Funktionsrollen (z. B. „Kasse", „IT") legen Sie unter Einstellungen → Rollen im Abschnitt Funktionsrollen an.

3. Entscheiden — mit Kontext (Genehmigungen)

Wer entscheiden soll, findet die Anfrage in der Welt Genehmigungen (Haken-Symbol in der Seitenleiste). Jede Karte zeigt Titel, Antragsteller und Eckdaten — und darunter drei aufklappbare Werkzeuge, damit Sie fundiert entscheiden können:

Kontext (die Entscheidungshilfe)

Ein Klick auf „Kontext" zeigt zur betroffenen Person:

• Absenz-Historie der letzten 12 Monate — als Summe (Fehltage, unentschuldigt, offen) und als Liste der letzten Einträge. „Offen" und „unentschuldigt" werden bewusst getrennt ausgewiesen.
• Termine im beantragten Zeitraum — kollidiert die Abwesenheit mit einer Klassenarbeit, einem Ausflug oder Schul-Termin? Konflikte sind mit ⚠ markiert; über die Umschalter Schule / Klasse filtern Sie die Kalender-Ebenen.
• Weitere Vorgänge dieser Person — gibt es andere laufende oder kürzliche Anträge? So erkennen Sie Muster auf einen Blick.

Datenschutz ist eingebaut

Der Kontext zeigt nur, was Sie ohnehin sehen dürften. Art und Begründung einer Fehlzeit sehen ausschließlich Personen mit entsprechender Berechtigung (Leitung/Sekretariat oder ausdrücklich freigegebene Lehrkräfte). Fehlt die Berechtigung, erscheint ehrlich „Keine Berechtigung für die Absenz-Historie" — statt lückenhafter Daten.

Informieren (zur Kenntnis)

Mit „Informieren" benachrichtigen Sie andere, ohne die Entscheidung aus der Hand zu geben — z. B. das Klassen-Team oder die Schulleitung, mit optionaler Notiz. Das Quorum bleibt unberührt: „Ich entscheide, aber du sollst es wissen."

Weiterleiten (Zuständigkeit abgeben)

Mit „Weiterleiten" geben Sie die Entscheidung ab — an genau ein Ziel (Schulleitung, Klassen-Team oder Verwaltung), mit einer Pflicht-Begründung. Das gewählte Ziel ersetzt den bisherigen Genehmiger-Kreis; die Karte verschwindet aus Ihrem Postfach. „Entscheide du das bitte."

Der Unterschied in einem Satz

Informieren = weitergeben zur Kenntnis. Weiterleiten = weitergeben zur Entscheidung.

Genehmigen / Ablehnen

Zuletzt die eigentliche Entscheidung: Genehmigen (grün) oder Ablehnen (rot), jeweils mit optionalem Kommentar. Danach verschwindet die Karte, und der Vorgang wird im Leitstand als genehmigt bzw. abgelehnt geführt.

4. Automatische Eskalation

Bleibt ein Antrag über die Frist hinaus unentschieden, eskaliert Prilog ihn einmalig automatisch an die Schulleitung — mit derselben Mechanik wie das Weiterleiten. So bleibt kein fristgebundener Antrag liegen, ohne dass jemand manuell nachhaken muss.

5. Der Leitstand — nichts gerät in Vergessenheit

Der Leitstand ist die zentrale Übersicht über alle Vorgänge — Meldungen wie Krankmeldungen ebenso wie Anträge. Er ist reine Ansicht: Man beobachtet hier, entschieden wird in den Genehmigungen. Personen mit der Funktionsrolle Genehmigungen (oder Leitung/Sekretariat) sehen den Leitstand schulweit; alle anderen sehen ihre eigenen Vorgänge und die ihres Zuständigkeitsbereichs.

Zwei Wahrheiten? Nein.

Der Leitstand spiegelt nur, was in den Fachbereichen passiert — er ist eine Projektion. Dadurch gibt es keine zweite Datenquelle, die auseinanderlaufen könnte.

Dringlichkeit auf einen Blick

Jede Zeile im Leitstand trägt links einen farbigen Streifen, der die Dringlichkeit zeigt — so sehen Sie sofort, wo es brennt:

Streifen	Bedeutung
🟢 Grün	im Zeitplan (keine oder noch ferne Frist)
🟠 Orange	bald fällig (Frist in den nächsten Tagen)
🔴 Rot	überfällig (Frist verstrichen, noch offen)
⚪ Grau	abgeschlossen

Fahren Sie mit der Maus über den Streifen, wird die Dringlichkeit als Text angezeigt. Mit dem Filter Überfällig oben blenden Sie zusätzlich alles aus, was noch Zeit hat.

Kurz gesagt

1. Antrag stellen: Mein Fach → Anträge → Typ wählen → (für wen?) → ausfüllen → einreichen.
2. Genehmiger festlegen: Einstellungen → Mitglieder → Funktionsrolle „Genehmigungen" zuweisen.
3. Entscheiden: Genehmigungen → Kontext prüfen → Informieren / Weiterleiten / Genehmigen / Ablehnen.
4. Nachverfolgen: Leitstand.

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