Aufgabe ändern (flow.update-task)
Ändert eine bestehende Aufgabe (Status, Zuweisung, Fälligkeit) oder verschiebt sie.
Wofür Sie diesen Baustein nutzen
Wenn ein Flow eine Aufgabe nicht nur anlegt, sondern im weiteren Verlauf fortschreibt, ist der Baustein Aufgabe ändern das richtige Werkzeug. Er greift auf eine vorhandene Aufgabe zu und aktualisiert genau die Felder, die Sie angeben — alle anderen Felder bleiben unberührt.
Typische Einsatzsituationen im Schulalltag:
- Nach einer Genehmigung abschließen: Ein Genehmigungsformular läuft durch. Hat die zuständige Person genehmigt, setzt der Flow die verknüpfte Aufgabe automatisch auf „Erledigt" — kein manuelles Nachpflegen nötig.
- Zuständigkeit wechseln: Ein Vertretungsfall wird eskaliert. Der Flow weist die Aufgabe der Vertretungslehrkraft zu, ohne dass jemand die Aufgabe öffnen und manuell neu zuweisen muss.
- Frist verlängern: Bei einer automatischen Erinnerung kann der Flow die Fälligkeit um einige Tage nach hinten schieben, wenn ein Baustein zuvor feststellt, dass noch keine Reaktion erfolgt ist.
- Aufgabe in eine andere Liste verschieben: Nach dem Abschluss eines Bearbeitungsschritts landet die Aufgabe automatisch in der Spalte „Zur Kontrolle" eines anderen Boards.
Der Baustein führt ausschließlich Änderungen durch, die Sie explizit eingetragen haben. Lassen Sie ein Feld leer, bleibt der bisherige Wert der Aufgabe exakt erhalten.
Nur was nötig ist
Sie müssen keine Standardwerte eintragen, um Felder zu „schützen". Leere Felder sind keine Fehler — sie bedeuten schlicht: nichts ändern. Das macht den Baustein auch als reinen „Verschiebe-Schritt" verwendbar, ohne dass Status oder Zuweisung angetastet werden.
Die Einstellungen im Detail
| Feld | Pflicht | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Aufgaben-ID (workItemId) | Ja | Gibt an, welche Aufgabe geändert wird. Tragen Sie die ID direkt ein oder nutzen Sie einen Platzhalter wie ${data.workItemId}, wenn die ID aus dem Flow-Kontext stammt. |
Neuer Status (status) | Nein | Setzt den Status der Aufgabe. Gültige Werte sind todo, in_progress und done. |
Neue zugewiesene User-ID (assignedUserId) | Nein | Weist die Aufgabe einer anderen Person zu. Geben Sie die interne User-ID an; Platzhalter wie ${data.assignedUserId} sind möglich. |
Fällig am (dueAt) | Nein | Setzt oder ändert die Fälligkeit. Absolutes ISO-Datum (z. B. 2026-09-01) oder relative Angabe (z. B. +3d für in drei Tagen). |
Verschieben: Board-ID (boardId) | Nein | Gibt das Ziel-Board an, auf das die Aufgabe verschoben werden soll. |
Verschieben: Listen-/Spalten-ID (groupId) | Nein | Gibt die Zielliste oder -spalte innerhalb des Boards an. |
Felder zum Verschieben
Die Felder Board-ID und Listen-/Spalten-ID arbeiten zusammen. Wenn Sie eine Aufgabe in eine andere Spalte desselben Boards verschieben möchten, genügt es, nur die Listen-/Spalten-ID einzutragen. Soll die Aufgabe auf ein völlig anderes Board wechseln, tragen Sie beide Felder ein. Es empfiehlt sich, immer beide anzugeben, um unerwartete Verschiebungen in die Standardspalte zu vermeiden.
Teilaktualisierung
Der Baustein sendet intern nur die Felder, die Sie tatsächlich ausgefüllt haben. Sie können denselben Baustein also als reinen Status-Setzer, als reinen Zuweisungswechsel oder als kombinierten Schritt verwenden — je nachdem, was Ihr Flow an dieser Stelle benötigt.
Variablen / Platzhalter
Alle Felder des Bausteins unterstützen die Platzhalter-Schreibweise ${data.X}, mit der Sie Werte aus dem laufenden Flow-Kontext einbetten können.
Häufig genutzte Muster:
${data.workItemId}— die ID der Aufgabe, die ein vorheriger Baustein (z. B. Aufgabe erstellen) erzeugt und im Kontext abgelegt hat.${data.assignedUserId}— die User-ID einer Person, die ein Formular ausgefüllt oder eine Genehmigung erteilt hat.${data.dueDate}— ein Datum, das aus einem Formularfeld oder einer Berechnung stammt.
Relative Datumsangaben wie +3d (drei Tage ab jetzt) oder +1w (eine Woche ab jetzt) werden zur Laufzeit aufgelöst und eignen sich gut für Eskalations- und Erinnerungsschritte, bei denen das genaue Datum erst im Ablauf bekannt ist.
Kontext aus „Aufgabe erstellen"
Wenn Sie in einem früheren Schritt den Baustein Aufgabe erstellen verwenden, speichert dieser die neue Aufgaben-ID automatisch im Kontext. Sie können diese ID im Baustein Aufgabe ändern direkt über ${data.workItemId} referenzieren — kein manuelles Kopieren nötig.
Wenn etwas schiefgeht
Das Feld „Aufgaben-ID" ist leer oder enthält einen ungültigen Wert. Der Baustein kann keine Aufgabe finden und bricht ab. Stellen Sie sicher, dass workItemId entweder einen festen, korrekten Wert enthält oder dass der Platzhalter ${data.workItemId} zu diesem Zeitpunkt im Flow tatsächlich befüllt ist. Prüfen Sie, ob der Baustein, der die ID erzeugt hat (z. B. Aufgabe erstellen), vor diesem Schritt ausgeführt wurde.
Der Status wird nicht aktualisiert. Überprüfen Sie die Schreibweise: Gültig sind ausschließlich die Kleinbuchstaben-Werte todo, in_progress und done. Groß- oder Großschreibung sowie andere Bezeichnungen werden nicht akzeptiert.
Die Aufgabe landet nicht auf dem gewünschten Board oder in der gewünschten Spalte. Wenn nur eine der beiden Verschiebe-IDs angegeben ist, kann die Aufgabe in die Standardspalte des Ziel-Boards rutschen. Tragen Sie sowohl Board-ID als auch Listen-/Spalten-ID ein, um das Ziel eindeutig zu bestimmen.
Ein Platzhalter liefert keinen Wert. Öffnen Sie das Flow-Log für einen fehlgeschlagenen Durchlauf und prüfen Sie, welche Kontextvariablen zu dem Zeitpunkt vorhanden waren. Fehlende Werte deuten darauf hin, dass ein vorheriger Baustein seinen Ausgabewert nicht korrekt gespeichert hat oder dass ein Verzweigungsschritt den befüllenden Baustein übersprungen hat.
Aufgabe muss existieren
Der Baustein ändert ausschließlich bestehende Aufgaben. Ist die Aufgabe mit der angegebenen ID gelöscht oder wurde sie in einem anderen Tenant angelegt, schlägt der Schritt fehl. Nutzen Sie in diesem Fall den Baustein Aufgabe erstellen, um zuerst eine neue Aufgabe anzulegen.
Beispiel
Szenario: Genehmigung abgeschlossen — Aufgabe automatisch erledigen
In einer Schule wird für jeden Fortbildungsantrag eine Aufgabe angelegt. Sobald die Schulleitung im Flow genehmigt, soll die Aufgabe ohne weiteren manuellen Schritt auf „Erledigt" gesetzt werden.
Aufbau des Flows:
- Formular-Trigger — Lehrkraft stellt Fortbildungsantrag; die Aufgaben-ID wird im Kontext gespeichert.
- Matrix-Nachricht — Schulleitung erhält eine Benachrichtigung mit Genehmigungslink.
- Warten auf Ereignis — Flow wartet auf die Antwort der Schulleitung.
- Aufgabe ändern — nach erteilter Genehmigung:
- Aufgaben-ID:
${data.workItemId} - Neuer Status:
done
- Aufgaben-ID:
Einstellung im Baustein:
Aufgaben-ID: ${data.workItemId}
Neuer Status: doneAlle anderen Felder bleiben leer — Zuweisung, Fälligkeit und Position auf dem Board bleiben unverändert. Wird der Antrag stattdessen abgelehnt, führt ein separater Pfad den Baustein mit dem Status todo aus und weist die Aufgabe zur Überarbeitung zurück.