Listen, Todos & Checklisten

Die Listen-App ist Prilogs schlanke Lösung für alles, was man abhaken will: Einkaufslisten, To-dos, Checklisten, Konferenz-Agenden, Material-Listen. Sie ist bewusst leichtgewichtig — und funktioniert persönlich genauso wie im Team.

Listen oder Kanban? Eine Liste ist eine schnelle Abhak-Liste. Sobald aus einem Punkt eine echte Aufgabe mit Verantwortlichen, Status-Spalten und Terminen wird, übernimmst du ihn mit einem Klick ins Kanban.

Wo finde ich die Listen?

In der linken Welten-Leiste über das Listen-Symbol. Die Listen-Welt ist in Abschnitte gegliedert:

• Smart-Listen ganz oben: Heute und Überfällig — sie sammeln fällige Todos über alle deine Listen hinweg.
• Persönlich — deine privaten Listen (nur du siehst sie).
• Je Space ein Abschnitt — gemeinsame Listen eines Teams/Spaces.

Eine Liste anlegen

• Persönliche Liste: im Abschnitt „Persönlich" auf + tippen, Name eingeben, Enter.
• Team-Liste: im gewünschten Space-Abschnitt auf + tippen — die Liste gehört dann dem ganzen Space.
• In einem noch ungenutzten Space: unten auf „Liste in Space", Space wählen, Name eingeben.

Einträge bearbeiten

Jede Liste besteht aus Einträgen. Es gibt drei Typen:

Typ	Zweck
Aufgabe	das klassische Abhak-Kästchen
Überschrift	gliedert die Liste in Abschnitte
Notiz	erklärender Text, ohne Häkchen

• Hinzufügen: unten ins Eingabefeld tippen, Enter.
• Abhaken: auf das Kästchen tippen. Erledigtes wandert in die aufklappbare „Erledigt"-Sektion — die aktive Liste bleibt aufgeräumt.
• Rückgängig: nach dem Abhaken erscheint kurz eine Rückgängig-Leiste.
• Verschachteln: Einträge können Unterpunkte haben (bis zu drei Ebenen) — über das Unterpunkt-Symbol an der Zeile.
• Sortieren: Einträge per Ziehen (Drag-Handle) umsortieren.
• Fälligkeit: über das Kalender-Symbol an einer Aufgabe ein Datum setzen. Überfällige Einträge werden rot markiert und tauchen in den Smart-Listen auf.

Smart-Listen: Heute & Überfällig

Heute und Überfällig in der Sidebar zeigen automatisch alle fälligen Todos aus allen zugänglichen Listen — persönlich und Team. Von dort kannst du direkt abhaken oder per Klick in die Quell-Liste springen. So hast du deinen Tag im Blick, ohne jede Liste einzeln durchzugehen.

Vorlagen

Wiederkehrende Listen (z. B. „Packliste Klassenfahrt", „Konferenz-Agenda") musst du nicht jedes Mal neu tippen:

• Als Vorlage speichern: in der geöffneten Liste oben auf das Lesezeichen-Symbol.
• Vorlage verwenden: in der Sidebar oben auf „Vorlagen" → Vorlage auswählen, Ziel (Persönlich oder ein Space) wählen → es entsteht eine frische Liste mit allen Einträgen.

Mehr aus einer Liste herausholen

In der geöffneten Liste findest du oben weitere Aktionen:

• Duplizieren — erstellt eine Kopie (praktisch als „Folgeliste", z. B. fürs nächste Protokoll).
• Wiederholung — setzt die Liste automatisch zurück (täglich / wöchentlich / monatlich). Ideal für wiederkehrende Routinen wie eine tägliche Checkliste. Die Haken werden zum fälligen Zeitpunkt automatisch entfernt; mit Zurücksetzen geht es auch von Hand.
• Als Markdown exportieren — lädt die Liste als .md-Datei herunter (Aufgaben mit [ ]/[x], Überschriften, Notizen, Fälligkeiten). Gut für Protokolle und Weitergabe.

In Kanban übernehmen

Wenn ein Todo zu einer „richtigen" Aufgabe wird:

• Einzelner Eintrag → Karte: über das Kanban-Symbol an der Zeile. Du wählst Workspace → Board → Spalte; Notiz und Fälligkeit werden mitgenommen. Der Eintrag bekommt anschließend ein Kanban-Badge.
• Ganze Liste → Karte mit Checkliste: über das Kanban-Symbol oben in der Liste — alle Einträge landen als Checkliste auf einer neuen Karte.

Listen im Team (Space)

Team-Listen leben im Space und sind für alle aktiven Mitglieder sichtbar:

• Mitglieder dürfen Einträge anlegen, bearbeiten und abhaken.
• Space-Admins/Owner dürfen die Liste zusätzlich umbenennen, archivieren und löschen.
• Nur-Mitarbeiter-Abhaken (optional): Für Space-Listen kann eingestellt werden, dass nur Mitarbeiter abhaken dürfen (z. B. damit Eltern/Schüler eine Liste sehen, aber nicht „erledigen" können). Admins dürfen immer.

Listen als Space-Tab

Öffnest du einen Space, gibt es — wenn die Listen-App für eure Schule aktiv ist — einen „Listen"-Tab direkt im Space. Dort siehst du die Listen genau dieses Spaces und legst mit + neue an. Ob der Tab erscheint, steuert ein Admin pro Space unter Info → Sichtbare Tabs.

Aus dem Chat in eine Liste

Direkt aus einer Chat-Nachricht kannst du etwas auf eine Liste setzen (Nachricht → ⋯-Menü):

• In Eingang merken — ein Klick, der Text landet als Todo in deiner persönlichen Liste „Eingang" (wird bei Bedarf automatisch angelegt).
• Auf Liste … — öffnet eine Auswahl, in die du die gewünschte Ziel-Liste wählst (persönlich oder Space).

Sensibilität & Datenschutz

Beim Anlegen kann eine Liste als Personenbezug oder Vertraulich markiert werden. Beim Übernehmen in ein anderes System (z. B. Kanban) erscheint dann ein Hinweis, bevor Inhalte breiter sichtbar werden.

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Verwandte Kapitel: Kanban · Spaces, Benutzer & Rollen · Chat