Aufgabe erstellen (flow.create-task)
Legt eine Aufgabe in einem Aufgaben-Board an.
Wofür Sie diesen Baustein nutzen
In vielen schulischen Abläufen reicht eine Benachrichtigung allein nicht aus — es muss auch sichergestellt sein, dass jemand eine konkrete Handlung ausführt und diese nachverfolgbar bleibt. Genau hier setzt der Baustein „Aufgabe erstellen" an: Er legt im Moment seines Aufrufs eine neue Aufgabe in einem Aufgaben-Board an, weist sie auf Wunsch einer bestimmten Person oder Rolle zu und gibt ihr ein Fälligkeitsdatum mit.
Typische Einsatzgebiete in Schulen sind die Verarbeitung von Anmeldungen, Genehmigungsschritte und Prüfaufgaben: Wird beispielsweise ein Anmeldeformular ausgefüllt, kann Prilog automatisch eine Prüf-Aufgabe für die Schulleitung im zuständigen Aufnahme-Board anlegen — ohne dass jemand manuell eingreifen muss. Die Aufgabe ist sofort sichtbar, einer Person oder Rolle zugeordnet und lässt sich im Board wie jede andere Aufgabe bearbeiten und abhaken.
Dieser Baustein ist ein Aktions-Baustein mit der Kennfarbe Smaragdgrün. Er steht in der Regel in der Mitte oder am Ende eines Flows, nachdem ein auslösender Schritt — etwa ein Webhook, ein Formular oder ein Zeitplan — die nötigen Daten geliefert hat. Er kann mit dem Baustein „Aufgabe ändern" kombiniert werden, wenn eine später im Flow anfallende Information in dieselbe Aufgabe nachgetragen werden soll.
Hinweis
Der Baustein legt die Aufgabe genau einmal an. Wird der Flow erneut ausgeführt, entsteht eine zweite Aufgabe. Prüfen Sie daher, ob Ihr Flow-Auslöser wirklich nur einmal pro Vorgang feuert.
Die Einstellungen im Detail
| Feld | Pflicht | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Space-ID (spaceId) | ✓ Ja | Bestimmt, in welchem Space das Ziel-Board liegt |
Board-ID (boardId) | ✓ Ja | Gibt das konkrete Aufgaben-Board an, in dem die Aufgabe erstellt wird |
Aufgaben-Titel (title) | ✓ Ja | Der Name der neuen Aufgabe; unterstützt Variablen mit der Syntax ${data.X} |
Zugewiesene Rolle (assignedRole) | ✗ Nein | Weist die Aufgabe allen Mitgliedern einer Rolle zu, z. B. leitung; wird ignoriert, wenn eine User-ID gesetzt ist |
Zugewiesene User-ID (assignedUserId) | ✗ Nein | Weist die Aufgabe einer konkreten Person zu; hat Vorrang vor der Rolle |
Fällig am (dueAt) | ✗ Nein | Setzt ein Fälligkeitsdatum im ISO-Format, z. B. 2026-12-31T17:00:00Z |
Space-ID
Die Space-ID identifiziert den Space, in dem das Aufgaben-Board liegt. Sie finden die ID in der URL, wenn Sie den Space in Prilog geöffnet haben, oder in den Space-Einstellungen unter „Allgemein". Tragen Sie die ID ohne zusätzliche Zeichen ein.
Dieses Feld ist eine technische Pflichtangabe: Ohne sie kann Prilog das Board nicht lokalisieren und bricht den Flow-Schritt mit einem Fehler ab.
Board-ID
Die Board-ID bestimmt das genaue Aufgaben-Board innerhalb des angegebenen Spaces. Öffnen Sie das gewünschte Board in Prilog; die ID erscheint in der URL. Notieren Sie sie und tragen Sie sie hier ein.
Ein Space kann mehrere Boards enthalten — etwa ein „Eingehende Anmeldungen"-Board und ein „Laufende Aufgaben"-Board. Stellen Sie sicher, dass Sie die ID des richtigen Boards verwenden, damit neue Aufgaben an der vorgesehenen Stelle landen.
Aufgaben-Titel
Der Titel ist der sichtbare Name der Aufgabe im Board. Er ist Pflichtfeld — eine Aufgabe ohne Titel kann nicht angelegt werden. Der Baustein bricht in diesem Fall mit einem Fehler ab.
Im Titel können Sie Variablen aus dem Flow-Kontext einsetzen, um die Aufgabe sprechend und kontextbezogen zu benennen. Die Syntax lautet ${data.FELDNAME}. Prilog ersetzt den Platzhalter automatisch mit dem tatsächlichen Wert, bevor die Aufgabe angelegt wird.
Beispielwert: Anmeldung prüfen: ${data.kind_name}
Zugewiesene Rolle
Über dieses optionale Feld können Sie die Aufgabe einer ganzen Rolle zuweisen, zum Beispiel leitung oder sekretariat. Alle Personen, die diese Rolle im betreffenden Space inne haben, sehen die Aufgabe dann als ihnen zugewiesen.
Das Rollen-Feld greift nur, wenn kein konkreter Wert im Feld „Zugewiesene User-ID" eingetragen ist. Sind beide Felder gefüllt, hat die User-ID immer Vorrang.
Tipp
Die Rollennamen entsprechen den Rollenschlüsseln, die in den Space-Einstellungen unter „Mitglieder und Rollen" hinterlegt sind. Schreiben Sie den Schlüssel in Kleinbuchstaben, so wie er dort eingetragen ist.
Zugewiesene User-ID
Soll die Aufgabe direkt einer bestimmten Person zugewiesen werden, tragen Sie hier deren Prilog-User-ID ein. Die Aufgabe erscheint dann in der persönlichen Aufgabenübersicht dieser Person und ist ihr im Board zugewiesen.
Die User-ID einer Person finden Sie in der Benutzerverwaltung des Admin-Portals. Sie können diese ID auch aus dem Flow-Kontext beziehen, wenn ein vorhergehender Baustein oder der Trigger die ID des zuständigen Benutzers liefert — etwa die ID der Person, die den Flow ausgelöst hat.
Hat dieses Feld einen Wert, wird das Rollen-Feld ignoriert.
Fällig am
Mit diesem optionalen Feld geben Sie der neuen Aufgabe ein Fälligkeitsdatum. Tragen Sie das Datum im ISO-8601-Format mit Uhrzeit und Zeitzone ein. Prilog zeigt das Datum im Board an und berücksichtigt es bei Sortierungen und Filterungen.
Beispielwert: 2026-12-31T17:00:00Z
Wenn Sie den Fälligkeitstermin dynamisch aus dem Flow-Kontext übernehmen möchten, können Sie auch hier einen Variablen-Platzhalter verwenden, sofern der vorherige Baustein ein entsprechendes Datumsfeld liefert.
Achtung
Achten Sie darauf, dass der übergebene Wert dem ISO-8601-Format entspricht. Ein falsch formatiertes Datum führt dazu, dass die Aufgabe entweder ohne Fälligkeitsdatum angelegt wird oder der Schritt mit einem Fehler abbricht.
Variablen / Platzhalter
Der Aufgaben-Titel unterstützt Variablen aus dem Flow-Kontext. Die Syntax ist durchgehend:
${data.FELDNAME}
Prilog wertet diese Platzhalter aus, bevor die Aufgabe angelegt wird, und ersetzt sie mit den tatsächlichen Werten. Welche Felder verfügbar sind, hängt von den vorherigen Bausteinen im Flow ab — ein Webhook-Trigger, der Formulardaten mitbringt, stellt zum Beispiel alle Formularfelder als data.FELDNAME bereit.
Typische Beispiele:
${data.kind_name}— Name des angemeldeten Kindes${data.antragsteller}— Person, die einen Antrag gestellt hat${data.formular_typ}— Art des ausgefüllten Formulars${data.klasse}— Schulklasse aus einem Anmeldeformular
Das Feld „Fällig am" kann ebenfalls einen Variablen-Platzhalter enthalten, sofern der Wert einem gültigen ISO-8601-Datum entspricht.
Tipp
Wenn Sie wissen möchten, welche Felder in Ihrem Flow tatsächlich verfügbar sind, führen Sie einen Test-Durchlauf durch und öffnen Sie anschließend das Flow-Log. Dort sehen Sie alle Felder und Werte, die jeder Baustein übergeben hat.
Wenn etwas schiefgeht
Aufgaben-Titel ist leer
Der häufigste Fehler: Das Titelfeld enthält keinen Text oder der verwendete Variablen-Platzhalter hat keinen Wert geliefert. Prilog kann keine titellose Aufgabe anlegen und bricht den Schritt mit einer Fehlermeldung ab. Prüfen Sie, ob der Feldname im Platzhalter korrekt geschrieben ist und ob der vorherige Baustein diesen Wert tatsächlich liefert.
Space-ID oder Board-ID nicht gefunden
Wenn die eingetragene Space-ID oder Board-ID nicht existiert oder der Flow-Benutzer keinen Zugriff darauf hat, schlägt der Schritt fehl. Kontrollieren Sie die IDs in den Einstellungen des jeweiligen Spaces und Boards. Achten Sie darauf, dass der Systembenutzer, unter dem Prilog Flows ausführt, Schreibzugriff auf das Ziel-Board besitzt.
Variablen erscheinen unaufgelöst im Aufgaben-Titel
Wenn die angelegte Aufgabe den Platzhalter ${data.feldname} als wörtlichen Text enthält statt des erwarteten Wertes, wurde der Feldname falsch geschrieben oder das Feld war im Flow-Kontext nicht vorhanden. Prüfen Sie die genaue Schreibweise — Groß- und Kleinbuchstaben werden unterschieden.
Fälligkeitsdatum wird ignoriert oder erzeugt einen Fehler
Ein Datumsformat, das von ISO 8601 abweicht — etwa 31.12.2026 statt 2026-12-31T17:00:00Z — kann dazu führen, dass das Datum nicht übernommen wird oder der Schritt abbricht. Verwenden Sie ausschließlich das ISO-Format mit Zeitzone.
Achtung
Bevor Sie einen Flow produktiv schalten, der Aufgaben anlegt, testen Sie ihn mit einem einzelnen Testdurchlauf und prüfen Sie anschließend, ob die Aufgabe im Board erscheint und alle Felder korrekt befüllt sind.
Beispiel
Szenario: Prüf-Aufgabe für die Schulleitung bei neuer Schüleranmeldung
Eine Schule setzt einen Flow ein, der ausgelöst wird, wenn Eltern ein Anmeldeformular über Prilog einreichen. Das Formular übergibt die Felder kind_name, klasse und einreichungsdatum. Am Ende des Flows steht der Baustein „Aufgabe erstellen" mit folgenden Einstellungen:
- Space-ID:
space-aufnahme-2026 - Board-ID:
board-anmeldepruefung - Aufgaben-Titel:
Anmeldung prüfen: ${data.kind_name} (Klasse ${data.klasse}) - Zugewiesene Rolle:
leitung - Zugewiesene User-ID: (leer)
- Fällig am:
2026-12-31T17:00:00Z
Sobald ein Elternteil das Formular abschickt, durchläuft der Flow alle vorherigen Schritte und legt am Ende automatisch eine Aufgabe im Aufnahme-Board an. Die Aufgabe trägt den Namen des Kindes und der Klasse im Titel, ist der Schulleitung zugewiesen und erhält ein Fälligkeitsdatum. Kein manueller Schritt ist nötig — die zuständige Person sieht die Aufgabe sofort im Board und kann mit der Prüfung beginnen.