Zeitplan (Cron) (flow.schedule-trigger)
Startet den Flow automatisch nach einem Zeitplan.
Wofür Sie diesen Baustein nutzen
Der Baustein Zeitplan (Cron) ist ein sogenannter Start-Baustein. Das bedeutet: Er steht immer ganz am Anfang eines Flows und löst diesen selbstständig aus — ohne dass eine Person auf einen Knopf drücken muss.
Das ist genau dann hilfreich, wenn bestimmte Abläufe in Ihrer Schule zu festen Zeiten stattfinden sollen: ein wöchentlicher Erinnerungsversand an Lehrkräfte, ein monatlicher Statusbericht, eine tägliche Prüfung ob Fristen ablaufen, oder die Zusammenfassung der Woche jeden Freitagnachmittag.
Der Baustein ist in der Oberfläche smaragdgrün markiert, damit Sie ihn auf den ersten Blick als zeitgesteuerten Startpunkt erkennen.
Startbaustein
Dieser Baustein kann nur als erstes Element in einem Flow eingesetzt werden. Er hat keinen Eingang — er ist der Auslöser, nicht ein Schritt innerhalb eines Ablaufs.
Die Einstellungen im Detail
| Feld | Pflicht | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Cron-Ausdruck (cron) | Ja | Legt fest, wann und wie oft der Flow automatisch startet |
Payload (payload) | Nein | Ein fester JSON-Datensatz, der bei jedem Lauf als Variablen mitgegeben wird |
Cron-Ausdruck
Ein Cron-Ausdruck ist eine kurze Zeichenfolge aus fünf Feldern, die durch Leerzeichen getrennt sind. Jedes Feld steht für eine Zeitangabe:
Minute Stunde Tag-im-Monat Monat WochentagEin Sternchen (*) in einem Feld bedeutet „jeder mögliche Wert" — also immer, egal welcher Tag, welcher Monat oder welche Stunde.
Der Standardwert 0 8 * * * lässt sich so lesen: Minute 0, Stunde 8, beliebiger Tag im Monat, beliebiger Monat, beliebiger Wochentag — also täglich um 08:00 Uhr.
Hier einige weitere Beispiele, die im Schulalltag häufig gebraucht werden:
| Ausdruck | Bedeutung |
|---|---|
0 8 * * * | Täglich um 08:00 Uhr |
0 7 * * 1 | Jeden Montag um 07:00 Uhr |
*/15 * * * * | Alle 15 Minuten |
0 6 1 * * | Am ersten Tag jedes Monats um 06:00 Uhr |
Wochentage
Beim Wochentag steht 0 für Sonntag, 1 für Montag, 2 für Dienstag — bis 6 für Samstag. 0 7 * * 1 bedeutet also: Montag, 07:00 Uhr.
Wenn Sie sich bei einem Ausdruck nicht sicher sind, können Sie ihn auf einem freien Cron-Erklärungs-Dienst im Browser überprüfen — geben Sie dazu einfach „cron expression erklärt" in eine Suchmaschine ein.
Payload
Die Payload ist ein optionales JSON-Objekt. Sie können hier feste Werte hinterlegen, die dem Flow bei jedem Lauf mitgegeben werden — unabhängig davon, was gerade in der Datenbank steht oder wer den Flow gestartet hat.
Ein Beispiel: {"art":"woechentlich"} fügt dem Lauf das Feld art mit dem Wert woechentlich hinzu. Im weiteren Verlauf des Flows kann ein Baustein diesen Wert auslesen und darauf reagieren — zum Beispiel um einen anderen Text in einer Benachrichtigung zu verwenden.
Nur gültiges JSON
Der Inhalt des Felds muss gültiges JSON sein. Schlüssel und Zeichenketten-Werte stehen in doppelten Anführungszeichen. Zahlen ohne Anführungszeichen. Wenn Sie keine festen Werte benötigen, lassen Sie das Feld einfach leer.
Variablen / Platzhalter
Sobald ein Flow durch diesen Baustein ausgelöst wird, stehen alle Felder der Payload im weiteren Ablauf als Variablen zur Verfügung. Die Schreibweise folgt dem Muster:
${data.FELDNAME}Wenn Ihre Payload also {"art":"woechentlich","kw":23} enthält, können Sie in Folgebausteinen ${data.art} und ${data.kw} verwenden. Diese Platzhalter werden bei der Ausführung automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt.
Kein Auslöser-Kontext
Da dieser Baustein zeitgesteuert und ohne Benutzereingriff feuert, gibt es keinen angemeldeten Benutzer und keine Formular-Eingaben als Quelle. Alle Variablen müssen über die Payload oder über spätere Bausteine (z. B. einen Datenbankabfrage-Baustein) in den Flow eingebracht werden.
Wenn etwas schiefgeht
Der Flow startet nicht zum erwarteten Zeitpunkt.
Die häufigste Ursache ist ein ungültiger oder unvollständiger Cron-Ausdruck. Prüfen Sie:
- Enthält der Ausdruck genau fünf Felder, getrennt durch einfache Leerzeichen?
- Sind alle Zeichen korrekt? Ein Komma statt eines Leerzeichens oder ein Buchstabe anstelle einer Zahl führt dazu, dass der Ausdruck nicht erkannt wird.
- Ist der Ausdruck nicht leer? Ein leeres Feld löst ebenfalls keinen Start aus.
Korrigieren Sie den Cron-Ausdruck und speichern Sie den Flow erneut. Der neue Zeitplan gilt ab der nächsten planmäßigen Ausführung.
Zeitzone
Alle Cron-Ausdrücke in Prilog beziehen sich auf die Serverzeit. Wenn Ihre Schule in Deutschland betrieben wird und der Server auf mitteleuropäischer Zeit läuft, entsprechen die Uhrzeiten im Ausdruck der lokalen Zeit — ohne weiteres Zutun. Bei Unsicherheit wenden Sie sich an Ihren Prilog-Administrator.
Beispiel
Sie möchten, dass jeden Montag um 07:00 Uhr eine Zusammenfassung der offenen Aufgaben an das Sekretariat gesendet wird.
- Legen Sie einen neuen Flow an.
- Ziehen Sie den Baustein Zeitplan (Cron) als ersten Baustein in die Arbeitsfläche.
- Tragen Sie im Feld Cron-Ausdruck ein:
0 7 * * 1 - Tragen Sie im Feld Payload ein:
{"typ":"wochen-zusammenfassung"} - Verbinden Sie den Baustein mit einem Folgebaustein, der die Aufgaben abfragt und die Zusammenfassung per Benachrichtigung oder E-Mail versendet.
- Speichern und aktivieren Sie den Flow.
Ab dem nächsten Montag um 07:00 Uhr läuft der Flow automatisch — kein manueller Anstoß ist erforderlich.