Dokument schreiben (flow.dms-write)
Legt ein neues Dokument im DMS an.
Wofür Sie diesen Baustein nutzen
In vielen Schulprozessen entsteht am Ende eines Ablaufs ein Dokument: ein Protokoll nach einer Konferenz, ein Bescheid nach einem Genehmigungsschritt, eine Zusammenfassung nach einem Antrag. Der Baustein "Dokument schreiben" erledigt genau das — vollautomatisch und ohne dass jemand manuell etwas ins Dokumentenmanagement eintippen muss.
Sie legen in den Einstellungen fest, wie das Dokument heißen soll, was es enthalten soll und wo es abgelegt werden soll. Prilog setzt dabei alle Variablen, die in der Flow-Ausführung gesammelt wurden, direkt in Titel und Inhalt ein — so entsteht ein individuell befülltes Dokument für jeden einzelnen Durchlauf.
Der Baustein eignet sich überall dort, wo Ergebnisse eines Flows dauerhaft dokumentiert werden sollen: als Nachweis, zur Weiterverarbeitung oder einfach zur Ablage im richtigen Bereich. Er kann im persönlichen Bereich einer Lehrkraft ablegen, in einem gemeinsamen Space oder direkt im Postfach einer anderen Person.
Dieser Baustein ist ein Aktions-Baustein: Er wird mitten in einem Flow oder an seinem Ende eingesetzt und erzeugt genau ein Dokument pro Durchlauf.
Die Einstellungen im Detail
| Feld | Pflicht | Was es bewirkt |
|---|---|---|
| Ablage-Bereich (scope) | Ja | Bestimmt, wo das Dokument angelegt wird |
| Space-ID (spaceId) | Wenn Bereich = Space-DMS | Gibt an, in welchem Space das Dokument erscheint |
| Titel (title) | Ja | Name des neuen Dokuments; Variablen erlaubt |
| Inhalt (content) | Nein | Text des Dokuments; Plain-Text oder HTML; Variablen erlaubt |
| Ordner-ID (folderId) | Nein | Legt das Dokument in einen bestimmten Unterordner |
Ablage-Bereich
Das wichtigste Feld ist der Ablage-Bereich. Er legt grundsätzlich fest, in welchen Teil des DMS das neue Dokument einsortiert wird. Sie haben drei Optionen:
Space-DMS — Das Dokument wird im Dokumentenbereich eines bestimmten Space abgelegt. Diese Option ist sinnvoll, wenn das Dokument für alle Mitglieder eines Teams oder einer Gruppe sichtbar sein soll, etwa im Space des Kollegiums oder eines Fachbereichs. Sie müssen in diesem Fall die Space-ID angeben (siehe unten).
Mein Fach — Das Dokument landet im persönlichen Bereich der Person, die den Flow ausgelöst hat. Niemand sonst sieht es automatisch. Diese Option ist geeignet, wenn es sich um ein persönliches Arbeitsergebnis handelt oder wenn der Flow im Kontext einer bestimmten Lehrkraft läuft.
Postfach — Das Dokument wird im Eingangspostfach abgelegt. Diese Option eignet sich, wenn das Dokument wie eine eingehende Nachricht oder ein Eingang behandelt werden soll.
Space-ID
Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie als Ablage-Bereich "Space-DMS" gewählt haben. Tragen Sie hier die interne ID des Space ein, in dem das Dokument erscheinen soll. Sie finden die Space-ID in den Space-Einstellungen unter "Details". Wenn Sie einen anderen Ablage-Bereich gewählt haben, lassen Sie dieses Feld leer.
Titel
Der Titel ist der sichtbare Name des Dokuments im DMS. Er ist ein Pflichtfeld. Sie können hier Variablen aus dem Flow verwenden, zum Beispiel ${data.antragsteller} oder ${data.datum}. So bekommt jedes erzeugte Dokument einen individuellen, aussagekräftigen Namen.
Inhalt
In dieses Feld schreiben Sie den Text, der im Dokument stehen soll. Sie können einfachen Fließtext eingeben oder HTML verwenden, wenn Sie einfache Formatierungen wie Überschriften oder Listen benötigen. Auch hier sind Variablen erlaubt — das ist der Hauptweg, um die gesammelten Flow-Daten in das Dokument zu bringen. Lassen Sie das Feld leer, entsteht ein Dokument mit leerem Inhalt.
Ordner-ID
Optional können Sie eine Ordner-ID angeben, wenn das Dokument nicht im Wurzelverzeichnis des gewählten Bereichs, sondern in einem bestimmten Unterordner abgelegt werden soll. Die Ordner-ID finden Sie im DMS, wenn Sie den Zielordner öffnen und die URL betrachten. Lassen Sie das Feld frei, landet das Dokument direkt auf der obersten Ebene des gewählten Bereichs.
Variablen / Platzhalter
Sowohl im Titel als auch im Inhalt können Sie auf alle Daten zugreifen, die im bisherigen Flow-Ablauf gesammelt wurden. Die Schreibweise ist einheitlich:
${data.feldname}Wenn ein Webhook-Trigger zum Beispiel ein Feld protokolltext übermittelt hat, schreiben Sie ${data.protokolltext} in das Inhalt-Feld. Prilog ersetzt diesen Platzhalter beim Ausführen des Bausteins durch den tatsächlichen Wert.
Variablen-Namen prüfen
Die verfügbaren Variablen hängen davon ab, welche Daten die vorherigen Bausteine im Flow gesammelt oder weitergegeben haben. Öffnen Sie den Flow-Editor und klicken Sie auf einen früheren Baustein, um zu sehen, welche Felder er bereitstellt.
Plain-Text oder HTML
Wenn Sie einfachen Fließtext eingeben, wird er genau so gespeichert. Wenn Sie HTML eingeben, wird es vom DMS-Editor korrekt dargestellt. Mischen Sie beide Formate nicht innerhalb eines Feldes, da das zu unerwarteten Darstellungen führen kann.
Wenn etwas schiefgeht
Das Dokument wird nicht angelegt. Prüfen Sie zuerst, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Fehlt der Titel oder ist der Ablage-Bereich nicht gesetzt, bricht der Baustein ab und das Dokument wird nicht erstellt.
Space-ID-Fehler. Wenn der Bereich "Space-DMS" ausgewählt ist und kein Dokument erscheint, prüfen Sie die Space-ID. Eine falsche oder veraltete ID führt dazu, dass der Baustein keinen passenden Space findet. Kopieren Sie die ID direkt aus den Space-Einstellungen.
Variablen werden nicht ersetzt. Wenn im gespeicherten Dokument der Platzhalter ${data.X} wörtlich erscheint, statt des echten Werts, prüfen Sie den Variablenname auf Tippfehler und stellen Sie sicher, dass der vorherige Baustein dieses Feld tatsächlich liefert.
Ordner nicht gefunden. Eine falsche Ordner-ID führt nicht zwingend zu einem Fehler — das Dokument wird in manchen Fällen im Wurzelverzeichnis abgelegt. Wenn das Dokument nicht im erwarteten Ordner erscheint, lassen Sie das Ordner-ID-Feld leer und prüfen Sie zunächst, ob die grundlegende Ablage funktioniert.
Berechtigungen beachten
Der Flow läuft unter dem Konto der Person, die ihn ausgelöst hat. Wenn diese Person keinen Schreibzugriff auf den Ziel-Space hat, schlägt der Baustein fehl. Prüfen Sie in diesem Fall die Mitgliedschaft und die Rollen im betroffenen Space.
Beispiel
Eine Schule hält wöchentlich Abteilungskonferenzen ab. Der Protokollführer füllt am Ende ein Formular in Prilog aus — Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, anwesende Personen. Ein Flow nimmt diese Eingaben entgegen und legt automatisch ein Sitzungsprotokoll als Dokument im Space-DMS des Kollegiums ab.
Die Einstellungen des Bausteins sehen dabei so aus:
- Ablage-Bereich: Space-DMS
- Space-ID:
kollegium-2026 - Titel:
Protokoll Konferenz ${data.datum} - Inhalt:
Anwesend: ${data.anwesende}\n\nTagesordnung:\n${data.tagesordnung}\n\nBeschlüsse:\n${data.beschluesse} - Ordner-ID: (leer — Ablage im Wurzelverzeichnis)
Nach jedem Durchlauf erscheint ein neues, fertig befülltes Protokolldokument im Space, direkt erreichbar für alle Kollegiumsmitglieder.