E-Mail senden (flow.send-email)

Verschickt eine E-Mail über den eingerichteten Tenant-Mailversand (SMTP).

Wofür Sie diesen Baustein nutzen

Viele Abläufe in einer Schule enden mit einer Nachricht an Beteiligte: eine Bestätigung für Eltern nach einer Anmeldung, ein Hinweis an die Schulleitung nach einer Genehmigung, oder eine Erinnerung an Kolleginnen und Kollegen vor einem bevorstehenden Termin. Der Baustein „E-Mail senden" übernimmt genau diese Aufgabe automatisch — er verschickt eine E-Mail in dem Moment, in dem der Flow diesen Schritt erreicht.

Der Versand erfolgt über den SMTP-Mailversand, den Ihre Schulverwaltung für Prilog eingerichtet hat. Sie müssen sich weder um Mailserver noch um technische Zugangsdaten kümmern; das System verwendet die hinterlegte Konfiguration Ihres Tenants. Wenn eine abweichende Absender-Identität gewünscht ist — etwa eine Sammeladresse der Schule statt der Systemadresse — lässt sich das über das optionale Feld für die Absender-Identität steuern.

Dieser Baustein ist ein Aktions-Baustein: Er steht in der Mitte oder am Ende eines Flows und führt eine konkrete Handlung aus. Er eignet sich überall dort, wo eine E-Mail-Benachrichtigung Teil eines größeren, automatisierten Ablaufs sein soll — nicht als Ersatz für den regulären Chat oder die manuelle E-Mail, sondern als verlässlicher, reproduzierbarer Schritt in einem Flow.

Die Einstellungen im Detail

Feld	Pflicht	Was es bewirkt
Empfänger (to)	✓ Ja (mindestens einer)	Eine oder mehrere Zieladressen für die E-Mail
Betreff (subject)	✓ Ja	Die Betreffzeile der E-Mail; unterstützt Variablen
Nachricht, Plain-Text (body)	✗ Nein	Der Textinhalt der E-Mail; unterstützt Variablen
Absender-Identität (fromIdentity)	✗ Nein	Wählt einen alternativen Absender; ohne Angabe wird der Standard-Absender des Tenants verwendet

Empfänger

Tragen Sie hier alle E-Mail-Adressen ein, die die Nachricht erhalten sollen. Geben Sie eine Adresse ein und bestätigen Sie sie mit der Eingabetaste oder dem „+"-Schalter; danach können Sie sofort die nächste Adresse eingeben. Es sind mehrere Empfänger gleichzeitig möglich.

Mindestens eine gültige E-Mail-Adresse ist zwingend erforderlich. Fehlt jeder Empfänger, bricht der Baustein mit einem Fehler ab und der Flow wird angehalten.

Beispiel: eltern@beispiel-schule.de und sekretariat@beispiel-schule.de als zwei separate Einträge.

Betreff

Der Betreff erscheint in der E-Mail-Übersicht der Empfänger und entscheidet oft darüber, ob eine Nachricht sofort gelesen wird. Formulieren Sie ihn knapp und aussagekräftig. Das Feld ist Pflicht — eine E-Mail ohne Betreff wird nicht versendet.

Sie können Variablen aus dem Flow einfügen, zum Beispiel den Namen der angemeldeten Person oder das betreffende Datum. Die Syntax lautet ${data.FELDNAME}.

Beispielwert: Anmeldung bestätigt: ${data.kind_name}

Nachricht (Plain-Text)

Das Nachrichtenfeld enthält den eigentlichen Text der E-Mail. Der Text wird als reines Textformat versendet — ohne Fettschrift, Tabellen oder andere Formatierungen. Schreiben Sie den Text so, wie er beim Empfänger ankommen soll.

Auch hier sind Variablen möglich, damit die E-Mail persönlich und kontextbezogen wirkt. Zeilenumbrüche werden übernommen.

Beispielwert:

Guten Tag,

die Anmeldung von ${data.kind_name} (Klasse ${data.klasse}) wurde erfolgreich entgegengenommen.

Mit freundlichen Grüßen
Das Schulsekretariat

Absender-Identität

Dieses optionale Feld erlaubt es, einen bestimmten Absendernamen und eine bestimmte Absenderadresse zu verwenden, wenn Ihr Tenant mehrere Absender-Identitäten hinterlegt hat. Geben Sie hier den zugehörigen Identity-Schlüssel ein.

Lassen Sie das Feld leer, verwendet Prilog automatisch den Standard-Absender, der in den Tenant-Einstellungen konfiguriert ist. Für die meisten Flows ist das die richtige Wahl.

Hinweis

Welche Identity-Schlüssel in Ihrem Tenant verfügbar sind, erfahren Sie bei Ihrer Schulverwaltung oder Ihrem Prilog-Administrator. Das Feld akzeptiert nur vorkonfigurierte Schlüssel — frei eingetragene Absenderadressen werden nicht unterstützt.

Variablen / Platzhalter

Sowohl das Betreff-Feld als auch das Nachrichtenfeld unterstützen Variablen aus dem Flow-Kontext. Die Syntax lautet durchgehend:

${data.FELDNAME}

Prilog ersetzt diese Platzhalter automatisch mit den tatsächlichen Werten, bevor die E-Mail abgeschickt wird. Woher die Werte stammen, hängt davon ab, welche Bausteine dem E-Mail-Schritt im Flow vorangehen — zum Beispiel ein Webhook-Trigger, der Formulardaten mitbringt, oder eine Benutzeraktion, die Namen und Datum überliefert.

Typische Beispiele:

• ${data.kind_name} — Name des Kindes aus einem Anmeldeformular
• ${data.klasse} — Klasse, die beim Auslösen des Flows übergeben wurde
• ${data.antragsdatum} — Datum, an dem ein Antrag gestellt wurde
• ${data.email_eltern} — E-Mail-Adresse, die ein Elternteil in einem Formular angegeben hat

Tipp

Wenn Sie unsicher sind, welche Felder in einem bestimmten Flow verfügbar sind, schauen Sie im Flow-Log eines Test-Durchlaufs nach. Dort sehen Sie alle Werte, die der jeweilige Baustein übergeben hat.

Wenn etwas schiefgeht

Kein Empfänger angegeben

Der häufigste Fehler: Das Empfänger-Feld ist leer. Der Baustein bricht in diesem Fall mit einer Fehlermeldung ab; der Flow wird angehalten. Prüfen Sie, ob alle Adressen korrekt eingetippt und mit Enter oder „+" bestätigt wurden. Eine Adresse, die nur im Eingabefeld steht, aber nicht bestätigt wurde, zählt nicht als gesetzter Empfänger.

Die E-Mail kommt nicht an

Prüfen Sie zunächst den Spam-Ordner des Empfängers. Je nach E-Mail-Anbieter und Konfiguration des Tenant-Mailversands kann es vorkommen, dass automatisch versendete Nachrichten dort einsortiert werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass die eingetragene Adresse fehlerfrei ist — ein Tippfehler in der Domain führt zu einer stillen Ablehnung ohne sichtbaren Flow-Fehler.

Variablen erscheinen unaufgelöst im Text

Wenn eine Empfängerin ${data.kind_name} im Betreff statt des echten Namens sieht, wurde der Feldname falsch geschrieben oder das entsprechende Feld war im Flow-Kontext leer. Prüfen Sie die genaue Schreibweise des Feldnamens und den vorherigen Baustein, der den Wert liefern sollte.

Fehler beim Versand (SMTP-Fehler im Flow-Log)

Wenn das Flow-Log einen technischen Fehler beim Versand zeigt, ist in der Regel die SMTP-Konfiguration des Tenants betroffen. In diesem Fall wenden Sie sich an Ihre Prilog-Administration, da die Zugangsdaten oder die Serverkonfiguration angepasst werden müssen.

Achtung

Vergewissern Sie sich, dass der Tenant-Mailversand korrekt eingerichtet ist, bevor Sie einen Flow in produktiven Betrieb nehmen. Flows, die E-Mails versenden, ohne dass SMTP konfiguriert ist, schlagen still fehl oder erzeugen Fehlereinträge im Log.

Beispiel

Szenario: Bestätigungs-E-Mail an Eltern nach erfolgter Anmeldung

Eine Schule setzt einen Flow ein, der ausgelöst wird, wenn Eltern ihr Kind über ein Online-Formular für eine schulische Veranstaltung anmelden. Das Formular übergibt die Felder kind_name, klasse und email_eltern an Prilog. Am Ende des Flows steht der Baustein „E-Mail senden" mit folgenden Einstellungen:

• Empfänger: ${data.email_eltern}
• Betreff: Anmeldung bestätigt: ${data.kind_name}
• Nachricht:

Guten Tag,

wir haben die Anmeldung Ihres Kindes ${data.kind_name} aus der Klasse ${data.klasse} erhalten und bestätigen diese hiermit.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Das Schulsekretariat

• Absender-Identität: (leer — Standard-Absender des Tenants)

Sobald das Formular abgeschickt wird, durchläuft der Flow alle vorherigen Schritte und verschickt am Ende diese E-Mail automatisch an die angegebene Eltern-Adresse. Kein manueller Schritt ist nötig.

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