Flows & Genehmigungen

Viele Abläufe an einer Schule sind eigentlich immer gleich: Jemand stellt eine Anfrage, eine oder mehrere Personen müssen zustimmen, am Ende bekommt der Antragsteller Bescheid. Wer darf den Campus verlassen? Wer genehmigt eine Anschaffung? Wer gibt eine Klassenfahrt frei?

Mit Flows baut Prilog genau solche Genehmigungs-Ketten nach — einmal als Vorlage gezeichnet, danach läuft jede einzelne Anfrage automatisch den richtigen Weg. Und die Welt „Genehmigungen" ist das Postfach, in dem jede beteiligte Person ihre offenen Entscheidungen findet.

In zwei Sätzen

Flow = die Vorlage (der Weg, den eine Anfrage nimmt). Genehmigung = ein Schritt im Weg, an dem ein Mensch „Ja" oder „Nein" sagt.

Einreichungen sammeln & einsehen

Viele Apps sammeln Angaben — Anmeldungen, Bestellungen, Rückmeldungen. Dafür gibt es zwei Bausteine:

In eine Tabelle eintragen. Der Flow-Baustein „In Tabelle eintragen" hängt jede Einreichung als neue Zeile an eine bestehende Tabelle (Sheets-App). So entsteht z. B. eine Anmeldeliste, die immer weiter wächst. Anlegen: zuerst in der Sheets-App eine Tabelle mit Kopfzeile erstellen, dann im Baustein die Tabelle wählen und die Spaltenwerte von links nach rechts eintragen (mit ${data.name} usw.). Es entsteht kein neuer Speicher — es wird in Ihre vorhandene Tabelle geschrieben.

Datensätze einsehen. Jede App hat oben den Knopf „Datensätze". Er zeigt alle Vorgänge der App mit den eingereichten Angaben als Tabelle. Von dort lässt sich die Liste als CSV exportieren.

Wer darf die Datensätze sehen?

Die Datensatz-Sicht ist nur für die Verwalter der App (Ersteller, Leitung, Mitarbeitende) — nicht für die Einreichenden (Eltern/Schüler). Jeder Export wird protokolliert (wer, welche App, wann). Bitte gehen Sie mit Namenslisten sorgsam um: eine App ersetzt keine geführte Akte, und personenbezogene Sammlungen unterliegen den Datenschutz-Regeln Ihrer Schule.

Eine App verteilen: Startseite, Link & QR-Code

Wenn eine App veröffentlicht ist, soll sie die richtigen Leute auch finden. Dafür gibt es zwei Wege:

App-Startseite. Beim Veröffentlichen legen Sie fest, wo die App erscheint: nirgends, in Meine Apps (nur für Sie) oder Für alle (auf der gemeinsamen App-Startseite). Wer die App-Startseite öffnet, sieht dort die für ihn freigegebenen Apps — Anleitungen werden geöffnet, Abläufe direkt gestartet.

Link & QR-Code. Öffnen Sie eine Anleitung im Editor und wählen Sie oben den Auslöser → Link. Sie erhalten einen öffentlichen Klick-Link (zum Kopieren) und einen QR-Code (zum Herunterladen — etwa für einen Aushang oder Elternbrief). Der Link führt direkt in die Anleitung.

Sicher gegen versehentliches Auslösen

Ein solcher Link startet nichts allein durch das bloße Öffnen oder eine Link-Vorschau: Bei Abläufen erscheint zuerst eine Seite mit einem „Ablauf starten"-Knopf — erst der bewusste Klick löst wirklich etwas aus.

Erst ausprobieren, dann veröffentlichen

Bevor eine App echt läuft, sollten Sie sie gefahrlos ausprobieren — und sie erst dann bewusst veröffentlichen.

Probelauf. Im Flow-Editor gibt es den Knopf „Probelauf". Er lässt den Ablauf einmal komplett durchlaufen, ohne dass wirklich etwas passiert: keine E-Mails, keine Aufgaben, keine Termine. Genehmigungs-Schritte werden dabei automatisch als „genehmigt" angenommen, damit Sie den ganzen Weg bis zum Ende sehen. So prüfen Sie gefahrlos, ob alles stimmt.

Veröffentlichen. Ist alles gut, klicken Sie „Veröffentlichen". Die App wird aktiv geschaltet; bei Flows legen Sie hier zusätzlich fest, wo der Start-Knopf erscheint (nirgends / in Meine Flows / öffentlich).

Vier-Augen-Freigabe (optional)

Im Veröffentlichen-Dialog können Sie „Vier-Augen-Freigabe" anhaken. Dann geht die App nicht sofort live: Sie fordern die Freigabe an, und eine zweite Person muss sie im Editor mit „Freigeben & Veröffentlichen" bestätigen. Die eigene Anforderung kann man nicht selbst freigeben — das wird serverseitig sichergestellt. Standardmäßig ist die Vier-Augen-Freigabe aus; Sie schalten sie pro App an, wo es Ihnen wichtig ist.

Zwei Ansichten auf denselben Ablauf: Zeichnung & Rezept

Ein Flow lässt sich auf zwei Arten betrachten — beide zeigen denselben Ablauf, es ist nur ein anderes Fenster:

• Zeichnung — die Bausteine als Kästchen mit Pfeilen auf einer Fläche. Gut, um Verzweigungen und den Gesamtüberblick zu sehen.
• Rezept — der Ablauf als nummerierte Schritt-Liste, von oben nach unten wie ein Kochrezept: Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3. Zwischen den Schritten sitzt ein „+ Schritt"-Knopf zum Einfügen; ein Klick auf einen Schritt öffnet seine Einstellungen. Eine Genehmigung zeigt ihre beiden Ausgänge (✓ genehmigt / ✗ abgelehnt) direkt eingerückt darunter.

Oben im Editor schalten Sie mit Zeichnung ⇆ Rezept um. Die Rezept-Ansicht eignet sich für die typischen, geradlinigen Schulabläufe; ist ein Ablauf stärker verzweigt, weist die Rezept-Ansicht darauf hin und Sie arbeiten in der Zeichnung.

Am schnellsten: mit einer fertigen Vorlage starten

Sie müssen nicht bei null anfangen. Klicken Sie in der Welt Flows auf Neu — statt einer leeren Fläche erscheint zuerst eine Galerie fertiger Apps. Jede Kachel ist eine komplette kleine Anwendung aus Formular + Ablauf, schon miteinander verdrahtet:

• Beurlaubung / Ausflug — Eltern beantragen, es folgt Genehmigung + Rückmeldung
• Materialbestellung — Lehrkraft bestellt, die Verwaltung genehmigt
• Veranstaltungs-Anmeldung — Eltern melden an, Bestätigung + Info ans Büro
• Schadensmeldung — Ort + Beschreibung gehen an die Hausmeisterei
• Rückmeldebogen — kurze Rückmeldung wird gesammelt und weitergeleitet

Ein Klick auf Installieren kopiert die App in Ihre Schule (nichts wird geteilt — es ist Ihre eigene Kopie). Danach öffnet sich das Formular im Editor.

Anpassen ohne Technik

Bei installierten Vorlagen erscheint oben ein „Anpassen"-Knopf. Er zeigt nur die wenigen Stellschrauben — z. B. wer genehmigt, die Empfänger-E-Mail, die Texte der Rückmeldung. Alles andere (Felder, Schritte) lässt sich bei Bedarf im Editor ändern. So kann das Sekretariat eine App installieren, anpassen und veröffentlichen, ohne den ganzen Ablauf verstehen zu müssen.

Die letzte Kachel in der Galerie ist immer die leere Leinwand — für alle, die von Grund auf selbst bauen möchten.

Unterschiede zwischen Flow und Anleitung

Bevor Sie loslegen, lohnt sich eine Unterscheidung, die anfangs oft für Verwirrung sorgt. Prilog kennt zwei Werkzeuge, die im Editor ähnlich aussehen, aber grundverschiedene Dinge tun:

	Flow	Anleitung
Was es tut	Handelt — im Hintergrund	Zeigt — auf dem Bildschirm
Bausteine	Nachricht senden, Aufgabe anlegen, Genehmigung, Termin, E-Mail …	Bild, Text, Überschrift, Button, Checkliste, Auswahl …
Was der Klickende sieht	Nichts direkt — der Flow läuft ab, es passieren Dinge (jemand wird gefragt, eine Aufgabe entsteht)	Einen Bildschirm mit Inhalt, Schritt für Schritt
Typisches Beispiel	„Beurlaubung beantragen" → geht zur Genehmigung	„Erste-Hilfe-Poster" → beim Öffnen erscheint das Bild

Die Faustregel

Ein Flow tut etwas. Eine Anleitung zeigt etwas.

Das erklärt eine häufige Stolperfalle: „Ich lege ein Bild in einen Flow und beim Knopfdruck soll es erscheinen." Das geht mit einem Flow nicht — Flows haben keinen „Bild anzeigen"-Baustein und geben dem Klickenden nichts zurück. Wer beim Klick etwas sehen will (ein Bild, eine Erklärung, eine Checkliste), baut eine Anleitung und nutzt dort den Bild-Baustein. Der Anleitungs-Player zeigt den Inhalt dann beim Abspielen.

Merken Sie sich also: Sobald es ums Anzeigen geht → Anleitung. Sobald es ums Auslösen von Vorgängen geht (Zustimmungen einholen, Aufgaben erzeugen, Nachrichten verschicken) → Flow. Beide lassen sich übrigens kombinieren.

Anleitung + Flow verbinden: der Aktions-Baustein

Wie kommen beide Welten zusammen? Über genau eine Brücke: den Aktions-Baustein (guide.action) in einer Anleitung. Das ist ein Button, der beim Klick einen Ablauf wirklich auslöst. Die Anleitung selbst „tut" nach wie vor nichts — sie ruft nur den Flow. So bleibt die Trennung sauber: Eltern füllen eine hübsche Schritt-für-Schritt-Anleitung aus, und am Ende schickt ein „Absenden"-Button die gesammelten Angaben in den Genehmigungs-Flow.

So richten Sie die Brücke ein:

1. Ablauf freigeben. Öffnen Sie den gewünschten Flow im Flow-Editor und wählen Sie oben rechts ⋮ → „Aus Anleitung auslösbar". Legen Sie dort auch den Personenkreis fest, der ihn auslösen darf:
   • alle Angemeldeten (z. B. auch Eltern und Schüler),
   • nur Mitarbeitende, oder
   • bestimmte Funktionsrollen.
2. Aktion einbauen. Ziehen Sie in der Anleitung den Baustein „Aktion" auf einen Bildschirm, geben Sie ihm eine Beschriftung („Antrag absenden") und wählen Sie unter „Ausgelöster Ablauf" den eben freigegebenen Flow.
3. Felder zuordnen. In der Feld-Zuordnung legen Sie fest, welcher in der Anleitung gesammelte Wert an welches Flow-Feld geht (z. B. name → kind). Nur die hier genannten Felder erreichen den Flow — nichts anderes.
4. Bestätigung setzen, die der Nutzer nach dem Klick sieht („Erledigt ✓").

Sicherheit ist eingebaut

Die Freigabe wird serverseitig erzwungen: Ein Flow, der nicht „aus Anleitung auslösbar" freigegeben ist, lässt sich über keine Anleitung starten — egal, was im Editor eingestellt ist. Im anonymen Öffentlich-Player erscheint statt des Buttons „Bitte anmelden", denn eine Aktion läuft immer im Namen des Klickenden. Und pro Anleitungs-Durchlauf löst die Aktion höchstens einmal aus, auch bei Doppelklick.

Die Welt „Genehmigungen"

In der Seitenleiste gibt es ein eigenes Symbol Genehmigungen (Haken-Symbol). Es ist für alle sichtbar — Eltern, Schüler:innen und Kollegium gleichermaßen, denn fast jede Rolle wird irgendwann mal um eine Zustimmung gebeten.

Dort sehen Sie eine Karte für jede Anfrage, die auf Ihre Entscheidung wartet — mit Titel, Beschreibung und den wichtigsten Eckdaten der Anfrage. Pro Karte:

• Genehmigen (grün) oder Ablehnen (rot)
• ein optionales Kommentar-Feld (z. B. „Bitte spätestens 19 Uhr zurück")

Sobald Sie entschieden haben, verschwindet die Karte. Warten an einem Schritt mehrere Personen, sehen Sie unter der Karte, wie viele schon zugestimmt haben (z. B. „Alle müssen zustimmen (1/2)").

Sie verpassen nichts

Wenn eine Anfrage auf Sie wartet, bekommen Sie zusätzlich eine Push-Benachrichtigung (sofern Sie Benachrichtigungen erlaubt haben). Ein Tipp darauf führt direkt ins Genehmigungs-Postfach.

Das Beispiel: „Campus-Ausgang" im Internat

Am anschaulichsten ist ein echter Ablauf. Im Internat möchte ein:e Schüler:in den Campus verlassen. Der Weg der Anfrage:

Schüler:in stellt die Anfrage
        │
        ▼
   Eltern-OK                    ← die Eltern stimmen zu
        │ genehmigt
        ▼
Family-Head  &  Schulleitung    ← BEIDE müssen zustimmen (gleichzeitig gefragt)
        │ beide genehmigt
        ▼
 Betroffene Tutor:innen          ← die zuständigen Tutor:innen geben frei
        │ genehmigt
        ▼
Schüler:in: „Genehmigt" ✅

Und wenn an irgendeiner Stelle jemand ablehnt, stoppt die Kette sofort und die Schüler:in wird umgehend informiert („Abgelehnt").

So erlebt es die einzelne Person:

1. Anna (Mutter) öffnet Genehmigungen, liest „Max möchte am Wochenende heim" und tippt Genehmigen.
2. Im selben Moment landet die Anfrage bei Frau Berg (Family-Head) undHerr Klein (Schulleitung) — beide unabhängig. Erst wenn beide zugestimmt haben, geht es weiter.
3. Dann entscheiden die Tutor:innen (Herr Roth und Frau Sommer).
4. Max bekommt die frohe Botschaft als Benachrichtigung.

Warum „beide gleichzeitig"?

Family-Head und Schulleitung sollen nicht aufeinander warten müssen — sie werden parallel gefragt. Die Regel lautet aber „Alle müssen zustimmen", also kommt die Anfrage erst weiter, wenn keiner mehr fehlt. Lehnt einer ab, ist Schluss.

Einen Genehmigungs-Flow selbst bauen

Flows entstehen im Flow-Designer (Welt Flows → Neuer Flow). Sie ziehen Bausteine auf die Fläche und verbinden sie mit Pfeilen. Für Genehmigungen ist ein Baustein zentral:

Die Baustein-Palette spricht Alltagssprache

Links im Designer stehen die Bausteine in normaler Sprache — „Hole eine Genehmigung ein", „Schicke eine E-Mail", „Lege eine Aufgabe an", „Warte eine Weile", „Termin in den Kalender". Die zehn Bausteine, die Schulprozesse wirklich brauchen, stehen oben. Technische Bausteine (Web-Signal, HTTP, Unter-Ablauf, Schleife) sind unter „Erweitert" eingeklappt — Sie müssen sie nicht sehen, solange Sie sie nicht brauchen.

Beim Verzweigen (genehmigt vs. abgelehnt) schlägt der Editor die im Ablauf verfügbaren Felder zur Auswahl vor (z. B. output.decision), statt dass Sie eine Syntax auswendig kennen müssen.

Der Baustein „Genehmigung (Person)"

Er hält den Ablauf an, bis ein Mensch entschieden hat. Seine Einstellungen:

Feld	Bedeutung
Titel	Was die genehmigende Person sieht (z. B. „Campus verlassen — Eltern-OK").
Beschreibung	Details der Anfrage (Grund, Zeitraum, Ziel …).
Rollen	Ganze Rollen einbeziehen — alle Personen dieser Rolle (z. B. tutor).
Personen	Gezielt einzelne Personen — auch dynamisch je Anfrage (z. B. „das Elternteil dieses Kindes").
Regel	Alle müssen zustimmen oder Einer genügt.

Rolle oder Person?

• Rolle = praktisch, wenn jede Person dieser Rolle entscheiden darf (z. B. „eine:r aus der Schulleitung").
• Person je Anfrage = richtig, wenn genau die zuständige Person gefragt sein soll — etwa die Eltern dieses Kindes, nicht alle Eltern der Schule. Im Campus-Ausgang werden die Genehmiger pro Anfrage mitgegeben, damit immer die richtigen Personen entscheiden.

Den Weg verzweigen: genehmigt vs. abgelehnt

Aus einem Genehmigungs-Baustein gehen zwei Pfeile ab:

• ein Pfeil „genehmigt" → zum nächsten Schritt der Kette
• ein Pfeil „abgelehnt" → zur Absage (z. B. „Schüler:in: abgelehnt")

So entsteht die typische Treppe: jede Stufe genehmigt → weiter nach oben; einmal abgelehnt → direkt zur Rückmeldung.

Am Ende: Bescheid geben

Den Abschluss bildet meist eine Push-Benachrichtigung an die antragstellende Person („genehmigt ✅" bzw. „abgelehnt"). Genauso ließen sich eine Chat-Nachricht, ein Kalender-Eintrag oder eine Aufgabe anhängen — der Flow kann nach der Entscheidung beliebig weiterlaufen.

Häufige Fragen

Ich sehe eine Genehmigung nicht (mehr). Entweder hat jemand anderes (bei „Einer genügt") schon entschieden, oder die Anfrage wurde an einer früheren Stufe abgelehnt — dann endet die Kette und spätere Stufen werden nie gefragt.

Können Eltern ohne Prilog-Konto zustimmen? Aktuell genehmigen Eltern über ihr Prilog-Konto. Eine Zustimmung per E-Mail-Link (ganz ohne Konto) ist als Erweiterung vorgesehen.

Wer sieht, wer wie entschieden hat? Jede Entscheidung wird mit Person, Zeitpunkt und Kommentar protokolliert — im Verlauf der jeweiligen Anfrage (Welt Flows → der Flow → Durchläufe) nachvollziehbar.

Muss ich für jede Anfrage einen neuen Flow bauen? Nein. Sie bauen einmal die Vorlage. Jede Anfrage ist ein eigener „Durchlauf" derselben Vorlage und nimmt automatisch den richtigen Weg.

Wiederverwendbar

Derselbe Baukasten passt für viele Schul-Abläufe: Anschaffungs-Freigaben, Klassenfahrt-Anträge, Beurlaubungen, Material-Bestellungen. Titel, Beteiligte und Regeln anpassen — fertig.