Tutorial: Einen Freigabe-Flow selbst bauen

Diese Anleitung führt Sie Klick für Klick durch den Bau eines echten Genehmigungs-Ablaufs — vom leeren Blatt bis zum lauffähigen, getesteten Flow. Am Ende haben Sie eine Vorlage, bei der eine Anfrage einer Person zur Freigabe vorgelegt wird und je nach Entscheidung „genehmigt" oder „abgelehnt" weiterläuft. Genau dieses Muster steckt auch hinter dem Campus-Ausgang im Internat.

Was Sie hier lernen

Sie bauen den Ablauf „Anschaffung freigeben": Eine Anfrage geht an die Schulleitung; bei Ja bekommt die anfragende Person „freigegeben", bei Nein „abgelehnt". Das Beispiel ist bewusst klein — alle Handgriffe (Baustein setzen, verbinden, verzweigen, aktivieren, testen) sind aber dieselben wie bei großen Flows.

Bevor Sie starten

• Sie brauchen Admin-Rechte im Workspace.
• Die App Flow-Designer muss aktiv sein (Einstellungen → Apps). Fehlt in der Seitenleiste die Welt Flows, schalten Sie sie dort frei.
• Halten Sie eine Rolle bereit, die Sie selbst haben (z. B. Mitarbeitende). Wir tragen sie als Genehmiger ein — dann landet die Test-Anfrage in Ihrem eigenen Postfach und Sie können den ganzen Ablauf allein durchspielen.

Die drei Begriffe

Begriff	Bedeutung
Vorlage (Template)	Der gezeichnete Weg. Bauen Sie einmal.
Durchlauf (Instanz)	Eine einzelne Anfrage, die den Weg entlangläuft.
Baustein	Ein Kasten auf der Fläche — ein Schritt im Ablauf.

Sie zeichnen die Vorlage. Jede reale Anfrage wird später ein eigener Durchlauf derselben Vorlage.

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Schritt 1 — Neuen Flow anlegen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste die Welt Flows.
2. Klicken Sie oben auf Neuer Flow.
3. Im Fenster:
   • Name: Anschaffung freigeben
   • Typ: Logik-Flow (nicht „Anleitung" — das wäre ein Audioguide).
4. Anlegen. Sie landen auf der leeren Zeichenfläche.

So ist der Editor aufgebaut

• Links die Baustein-Palette (alle verfügbaren Bausteine).
• Mitte die Fläche, auf der Ihr Ablauf entsteht.
• Rechts die Eigenschaften des gerade ausgewählten Bausteins.
• Oben der Status (Entwurf / Aktiv) und der Knopf Test-Run.

Schritt 2 — Den Start setzen

Jeder Flow braucht einen Anfang.

1. Ziehen Sie aus der Palette den Baustein Daten setzen auf die Fläche (oben).
2. Klicken Sie ihn an und geben Sie ihm rechts unter Titel/Label den Namen Anfrage eingereicht.
3. Weitere Einstellungen sind hier nicht nötig — dieser Baustein ist nur der Einstiegspunkt.

Warum „Daten setzen" als Start?

Es ist der neutrale „Hier beginnt die Anfrage"-Kasten. Später könnten hier schon Angaben aus einem Formular ankommen — fürs Erste bleibt er leer.

Schritt 3 — Den Genehmigungs-Baustein einsetzen

Das Herzstück.

1. Ziehen Sie Genehmigung (Person) aus der Palette unter den Start.
2. Anklicken und rechts ausfüllen:

Feld	Eintrag
Titel	Anschaffung freigeben
Beschreibung	Bitte die beantragte Anschaffung prüfen und freigeben.
Rollen	die Rolle, die Sie selbst haben (z. B. staff). Eine pro Zeile.
Personen	leer lassen (für den Test reicht die Rolle).
Regel	Einer genügt

Damit der Test funktioniert

Tragen Sie unter Rollen wirklich eine Rolle ein, der Sie selbst angehören. Sonst geht die Anfrage an jemand anderen und Sie sehen im eigenen Postfach nichts zum Entscheiden. Die genauen Rollen-Schlüssel finden Sie unter Einstellungen → Rollen.

Schritt 4 — Die zwei Ausgänge bauen

Nach der Entscheidung soll es in zwei Richtungen gehen. Dafür legen wir zwei Abschluss-Bausteine an.

1. Push-Benachrichtigung auf die Fläche ziehen, Titel Mitteilung: freigegeben:
   • An (userId): Ihr eigenes Konto (für den Test) — oder später die anfragende Person.
   • Titel: Anschaffung freigegeben ✅
   • Text: Deine Anschaffung wurde freigegeben.
2. Noch eine Push-Benachrichtigung, Titel Mitteilung: abgelehnt:
   • Titel: Anschaffung abgelehnt
   • Text: Deine Anschaffung wurde leider abgelehnt.

Jetzt stehen vier Kästen auf der Fläche: Start → Genehmigung, und daneben die zwei Mitteilungen.

Schritt 5 — Bausteine verbinden

Verbindungen ziehen Sie, indem Sie vom Punkt am unteren Rand eines Bausteins zum oberen Rand des nächsten ziehen.

1. Start → Genehmigung: einfach verbinden. Diese Verbindung bleibt auf „Immer" (keine Bedingung).
2. Genehmigung → Mitteilung: freigegeben verbinden.
3. Genehmigung → Mitteilung: abgelehnt verbinden.

Aus der Genehmigung gehen jetzt zwei Pfeile ab. Als Nächstes sagen wir jedem Pfeil, wann er gilt.

Schritt 6 — Die Verzweigung einstellen (genehmigt / abgelehnt)

Klicken Sie auf die Verbindung Genehmigung → freigegeben. Es öffnet sich Verbindung bearbeiten.

1. Oben Wenn wählen.
2. Weil die Verbindung von einer Genehmigung ausgeht, erscheinen oben zwei Vorlagen-Knöpfe: ✓ genehmigt (grün) und ✗ abgelehnt (rot). Klicken Sie auf ✓ genehmigt — die Bedingung und das Label werden automatisch gesetzt.
3. Speichern.

Jetzt die Verbindung Genehmigung → abgelehnt anklicken, Wenn, dann den Knopf ✗ abgelehnt, Speichern.

Fertig — ganz ohne Tippen. Am Pfeil steht jetzt „genehmigt" bzw. „abgelehnt".

Was passiert im Hintergrund?

Die zwei Knöpfe setzen die Regel „Ergebnis der Genehmigung = genehmigt" bzw. „= abgelehnt". So lenken die Pfeile jede Anfrage in den richtigen Ausgang.

Eigene Bedingungen bauen (für andere Bausteine)

Geht eine Verbindung nicht von einer Genehmigung aus, bauen Sie die Bedingung im einfachen Modus selbst zusammen — pro Zeile:

• Feld — der Wert, den Sie prüfen (z. B. data.betrag).
• Vergleich — ist gleich, ist ungleich, größer als, größer oder gleich, kleiner als, kleiner oder gleich, ist gesetzt, ist leer.
• Wert — womit verglichen wird (Text oder Zahl).

Mit Bedingung hinzufügen kombinieren Sie mehrere Zeilen über UND (alle treffen zu) oder ODER (eine genügt). Beispiel „Betrag über 500 und dringend": Zeile 1 data.betrag größer als 500, Zeile 2 data.dringendist gesetzt, Verknüpfung UND.

Experten-Modus

Wer es gewohnt ist, kann oben rechts auf Experte wechseln und die Bedingung direkt als JsonLogic schreiben — z. B. { "==": [{"var": "output.decision"}, "approved"] }. Beide Modi beschreiben dasselbe; der Editor rechnet automatisch um.

Schritt 7 — Aktiv schalten

Solange die Vorlage Entwurf ist, läuft nichts.

1. Oben auf den Status klicken (zeigt Entwurf).
2. Aktiv wählen.

Fertig — die Vorlage ist startbar.

Schritt 8 — Selbst testen

1. Oben auf Test-Run klicken. Prilog legt einen Durchlauf an und springt in dessen Ansicht.
2. Öffnen Sie die Welt Genehmigungen (Haken-Symbol in der Seitenleiste). Dort wartet jetzt Ihre Karte „Anschaffung freigeben".
3. Tippen Sie Genehmigen (oder zum Ausprobieren Ablehnen).
4. Zurück im Flow unter Durchläufe sehen Sie, wie die Anfrage den richtigen Ausgang genommen hat — und Sie erhalten die passende Push-Benachrichtigung.

Den Verlauf nachvollziehen

Welt Flows → Ihr Flow → Durchläufe → den Durchlauf öffnen. Dort steht Schritt für Schritt, wer wann wie entschieden hat — vollständig protokolliert.

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Mehrstufige Ketten

Mehr Stufen = mehr Genehmigungs-Bausteine hintereinander. Verbinden Sie den „genehmigt"-Ausgang der ersten Stufe mit der nächsten Genehmigung statt direkt mit der Mitteilung. Jede Stufe bekommt wieder ihre zwei Bedingungen (approved / rejected). Der „abgelehnt"-Ausgang jeder Stufe zeigt auf dieselbe Absage-Mitteilung — so stoppt die Kette, sobald irgendwer ablehnt.

Sollen zwei Personen gleichzeitig gefragt werden (z. B. Family-Head und Schulleitung), tragen Sie beide in einen Genehmigungs-Baustein ein und setzen die Regel auf Alle müssen zustimmen.

So wird daraus der echte „Campus-Ausgang"

Der getestete Flow fragt feste Rollen. Im echten Internats-Ablauf sollen aber genau die Eltern dieses Kindes gefragt werden — nicht alle Eltern. Dafür gibt es Platzhalter: Statt einer festen Person tragen Sie im Feld Personen etwas wie ${data.parentUserId} ein. Welche Person das pro Anfrage ist, kommt dann mit den Anfrage-Daten herein (z. B. aus einem Formular).

Genauso werden Titel und Beschreibung lebendig: Campus verlassen — Eltern-OK für ${data.studentName}. Beim Durchlauf setzt Prilog den echten Namen ein.

Reihenfolge im Großen

Der fertige Campus-Flow ist genau diese Treppe, nur länger: Eltern-OK → Family-Head & Schulleitung (beide) → betroffene Tutor:innen → Schüler:in bekommt Bescheid. Jede Stufe: zwei Bedingungen, „abgelehnt" überall auf dieselbe Absage. Mehr dazu in Flows & Genehmigungen.

Häufige Stolpersteine

Die Test-Karte taucht im Postfach nicht auf. Die Genehmiger-Rolle ist eine, die Sie selbst nicht haben — oder die Vorlage ist noch Entwurf. Rolle prüfen (Einstellungen → Rollen) und Status auf Aktiv stellen.

Nach der Entscheidung passiert nichts / es geht der falsche Weg. Prüfen Sie, dass beide Verbindungen aus der Genehmigung auf Wenn stehen (nicht Immer) und je einer der Knöpfe ✓ genehmigt / ✗ abgelehnt gewählt wurde. Im Experten-Modus müssen die Wörter exakt approved bzw. rejected heißen (kleingeschrieben, in Anführungszeichen).

Ich kann den Flow nicht starten. Nur aktive Vorlagen sind startbar — Status oben auf Aktiv setzen.