Flow-Baukasten — das Kompendium
Der Flow-Designer kennt eine feste Zahl von Bausteinen. Jeder Baustein ist ein Kasten, den Sie auf die Fläche ziehen, mit Pfeilen verbinden und rechts in den Eigenschaften einstellen. Diese Sammlung erklärt jeden Baustein mit jedem Feld und jeder möglichen Einstellung — eine Seite pro Baustein.
Neu hier?
Bauen Sie zuerst einmal mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung Freigabe-Flow selbst bauen etwas Lauffähiges. Danach ist dieses Kompendium das Nachschlagewerk für die Details.
So lesen Sie jede Seite
Jede Baustein-Seite ist gleich aufgebaut:
- Wofür Sie ihn nutzen — der Zweck in Alltagssprache.
- Die Einstellungen im Detail — eine Tabelle aller Felder (Pflicht?, Wirkung), danach jedes Feld einzeln mit allen Optionswerten und einem Beispiel.
- Variablen / Platzhalter — wo Sie
${data.feld}verwenden können. - Was dabei herauskommt — welches Ergebnis der Baustein liefert (z. B. die Verzweigung bei der Genehmigung).
- Wenn etwas schiefgeht — die häufigsten Fehler und ihre Behebung.
- Beispiel — ein konkreter kleiner Schul-Fall.
Zwei Arten von Bausteinen
Start-Bausteine beginnen einen Flow (z. B. ein Webhook oder ein Zeitplan). Aktions-Bausteine tun etwas, während der Flow läuft (Nachricht senden, genehmigen lassen, Aufgabe anlegen …). Ein Flow beginnt mit genau einem Start und reiht danach beliebig viele Aktionen aneinander.
Start — einen Flow auslösen
| Baustein | Wofür |
|---|---|
| Webhook (eingehend) | Startet den Flow, wenn ein anderes System per HTTP-POST anklopft (z. B. ein externes Formular). |
| Zeitplan (Cron) | Startet den Flow automatisch nach einem Zeitplan (täglich, wöchentlich …). |
Manuell starten
Sie brauchen nicht zwingend einen Start-Baustein, um zu testen: Der Knopf Test-Run im Editor startet jeden aktiven Flow von Hand. Als neutralen Einstieg verwendet man oft Daten setzen mit leerer Liste.
Menschen einbeziehen
| Baustein | Wofür |
|---|---|
| Genehmigung (Person) | Legt einen Schritt einer Person oder Rolle zur Freigabe vor und wartet auf „genehmigt" / „abgelehnt". |
Benachrichtigen & kommunizieren
| Baustein | Wofür |
|---|---|
| Matrix-Nachricht senden | Postet eine Nachricht in einen Chat-Raum oder Space-Chat. |
| E-Mail senden | Verschickt eine E-Mail über den Tenant-Mailversand. |
| Push-Benachrichtigung | Schickt eine Web-Push-Benachrichtigung an eine Person. |
Inhalte & Aufgaben erzeugen
| Baustein | Wofür |
|---|---|
| Dokument schreiben | Legt ein neues Dokument im DMS an. |
| Aufgabe erstellen | Legt eine Aufgabe in einem Board an. |
| Aufgabe ändern | Ändert eine Aufgabe (Status, Zuweisung) oder verschiebt sie. |
| Kalender-Termin anlegen | Legt einen Termin im Space- oder persönlichen Kalender an. |
Daten, Steuerung & Bausteine kombinieren
| Baustein | Wofür |
|---|---|
| Daten setzen | Legt Variablen an, ergänzt, zählt hoch oder löscht sie. |
| HTTP-Request | Ruft einen externen Server auf; die Antwort kann gespeichert werden. |
| Warten | Pausiert den Flow für eine festgelegte Zeit. |
| Sub-Prozess | Startet einen anderen Flow als Unterprozess (wiederverwendbar). |
| Schleife | Wiederholt einen Unter-Flow für jedes Element einer Liste. |
Das verbindende Element: Variablen
Bausteine geben Daten über Variablen weiter. Ein Start-Baustein oder Daten setzen legt eine Variable an, ein HTTP-Request speichert eine Antwort, und überall, wo ${data.feld} steht, wird beim Durchlauf der echte Wert eingesetzt. So wird aus einer starren Vorlage ein Ablauf, der sich jeder einzelnen Anfrage anpasst.
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