Absentismus — die Ampel
Ueberblick
Fehlzeiten zu erfassen ist das eine. Darauf fristgerecht zu reagieren ist das andere -- und daran scheitern Schulen nicht, weil niemand hinsieht, sondern weil die Frist zwischen dem ersten unentschuldigten Tag und der Meldung an die Schulaufsicht in Koepfen und auf Zetteln liegt. Wer am Mittwoch merkt, dass Montag und Dienstag niemand angerufen hat, hat die Stufe schon verpasst.
Die Absentismus-Ampel fuehrt dieses Verfahren mit. Sie zaehlt, sie erinnert, und sie haelt fest, was getan wurde. Entscheiden tut sie nichts.
Wo Sie die Ampel finden
Fehlzeiten → Absentismus (/fehlzeiten/ampel). Sichtbar fuer Klassenbetreuung, Beratungsdienst und Schulleitung -- also fuer die Rollen, die im Verfahren handeln.
Der Grundsatz: die Maschine zaehlt, ein Mensch entscheidet
Drei Regeln ziehen sich durch die ganze Ansicht:
| Regel | Warum |
|---|---|
| Die Stufe wird vorgeschlagen, nicht gesetzt | Ein automatisch hochgestufter Fall sieht bearbeitet aus, ohne dass jemand hingesehen hat |
| Die Frist laeuft trotzdem | Sie ist der eigentliche Dienst dieses Moduls und braucht keine Bestaetigung |
| Jede Zahl nennt ihren Grund | „3 unentschuldigte Fehltage in 4 Schulwochen (Schwelle ≥ 3)" -- sonst wird an Schwellen blind geschraubt |
Die Plausibilitaet einer Entschuldigung beurteilt weiterhin die Klassenlehrkraft. Kein Modul nimmt ihr das ab.
Die zwei Uhren
Ein Absentismusverfahren hat zwei Ausloeser, die gleichzeitig laufen und sich ueberholen koennen. Wer nur eine „3-Tage-Regel" programmiert, bildet das Verfahren nicht ab.
Die schnelle Uhr: zusammenhaengendes Fehlen ohne Kontakt
Tag 1 → Kontakt aufnehmen (noch am selben Tag)
Tag 2 → Gelb + Sorgeberechtigte schriftlich informieren
Tag 3 → Rot, sofort — Hausbesuch, Register-EintragDie langsame Uhr: kumulierte Fehlzeiten
3 Fehltage bzw. 20 Fehlstunden in 4 Schulwochen
→ Gelb, hoechstens 6 Wochen, mindestens ein Hausbesuch
→ Rot, weitere 6 Wochen
→ Uebergabe an die Schulaufsicht (rund 12 Wochen gesamt)Schulwochen, nicht Kalenderwochen
Vier Kalenderwochen mit zwei Ferienwochen darin sind zwei Schulwochen. Prilog rechnet mit dem Schulkalender der Schule -- Ferien, Feiertage und unterrichtsfreie Tage zaehlen nicht mit. Damit das stimmt, muss der Schulkalender gepflegt sein (siehe Kalender).
Die zwei Begriffe, an denen alles haengt
„Unentschuldigt"
Eine Fehlstunde, die kein anerkannter Vorgang deckt.
| Zustand der Meldung | Zaehlt als |
|---|---|
Entschuldigt (EXCUSED) | entschuldigt |
| Unentschuldigt / abgelehnt | unentschuldigt |
| Gemeldet, aber noch nicht entschieden | unentschuldigt -- niemand hat die Plausibilitaet geprueft |
| Gar keine Meldung | unentschuldigt |
„Kontakt"
Der entscheidende Begriff des ganzen Verfahrens -- an ihm haengt der Sprung nach Rot. Prilog erkennt drei Wege:
- Eine Abmeldung deckt den Tag ab -- auch eine noch nicht entschiedene. Wer meldet, hat Kontakt aufgenommen; ob die Meldung anerkannt wird, ist eine andere Frage.
- Ein dokumentierter Kontaktversuch mit Ergebnis „erreicht".
- Eine Krankmeldung in der Post, deren gemeinter Zeitraum den Tag trifft (siehe Abwesenheiten).
Ein unbeantworteter Anruf ist kein Kontakt
Er wird trotzdem festgehalten -- er ist spaeter der Beleg, dass die Schule gehandelt hat. Genau darum gibt es in der Ampel zwei Knoepfe: „Erreicht" und „Nicht erreicht".
So arbeiten Sie damit
Die Ampel ist eine Arbeitsliste, kein Bericht. Sie sagt nicht „Marten: 3 Tage", sondern „Marten -- Hausbesuch faellig, heute ist Tag 3".
1. Die Liste lesen
Oben stehen die Kopfzahlen: wie viele Kinder in welcher Stufe. Darunter die Faelle, das Dringendste zuerst. Jede Zeile zeigt den farbigen Punkt der Stufe, den faelligen Schritt und die Kennzahlen.
2. Eine Zeile aufklappen
Dort finden Sie:
- Warum -- die ausloesenden Zahlen mit ihren Schwellen
- Frist -- seit wann die Stufe laeuft und wie lange noch
- Kontaktversuch heute -- „Erreicht" oder „Nicht erreicht", ein Klick
- Offene Schritte -- was diese Stufe verlangt, zum Abhaken
- Zum Weitergeben -- die Falldokumentation als PDF
- Stufe -- bestaetigen oder von Hand setzen
3. Eine Stufe bestaetigen
Schlaegt die Ampel eine hoehere Stufe vor, steht das als Hinweis an der Zeile. Sie bestaetigen mit einem Klick auf die Stufe. Die Begruendung wird dabei automatisch mitgeschrieben.
Zurueck auf die unterste Stufe schliesst den Vorgang. Er bleibt als Verlauf stehen -- spaeter soll nachvollziehbar sein, was war.
4. Von Hand hochstufen
Nicht jeder Einstieg ist eine Zahl. Die Hamburger Handreichung nennt ausdruecklich das „Stoergefuehl": gehaeufte entschuldigte Fehlzeiten, Meidungsverhalten, Hinweise aus dem Kollegium. Setzen Sie die Stufe dann von Hand.
5. Die Falldokumentation drucken
Das PDF enthaelt Stufe und Fristen, die Zahlen mit ihren Schwellen, jeden dokumentierten Schritt mit Datum und Person, jeden Kontaktversuch und die einzelnen Fehltage. Im Fuss steht die Quelle mit Fundstellen.
Kein amtlicher Vordruck
Das Blatt ist die Falldokumentation aus Prilog. Es ersetzt keinen behoerdlichen Vordruck und gibt auch nicht vor, einer zu sein. Es stellt die Angaben zusammen, die die amtlichen Blaetter verlangen, damit sie nicht abgetippt werden muessen -- und nennt, welchem Blatt es zuarbeitet.
Bundesland-Optionen
Absentismusverfahren sind landesrechtlich verschieden. Hamburg hat drei Stufen und zaehlt Tage und Stunden; anderswo gibt es zwei Stufen, einen Prozentsatz der Unterrichtszeit oder andere Fristen. Prilog bildet das ab, indem die Schwellen nicht im Programm stehen, sondern in einem austauschbaren Verfahrenspaket.
Verfuegbare Pakete
| Schluessel | Rechtsraum | Grundlage | Stand |
|---|---|---|---|
de-hh-2024 | Hamburg | Richtlinie und Handreichung Schulabsentismus, BSB Hamburg 2024 | gegen die Primaerquelle geprueft |
Weitere Bundeslaender werden als Paket ergaenzt -- ohne Aenderung am Programm.
Einschalten
Die Verwaltung traegt in den Einstellungen ein, welches Verfahren gilt:
absentismus.ordnung = de-hh-2024Ohne diesen Eintrag zeigt die Ampel keinen leeren Bildschirm, sondern den Hinweis, warum es keine Ampel gibt: Ohne die Angabe, welche Ordnung gilt, waere jede Stufe geraten.
Was ein neues Bundesland-Paket beantworten muss
Wer ein weiteres Land aufnehmen will, braucht Antworten auf genau diese Fragen -- und zwar aus der Primaerquelle, nicht aus einer Zusammenfassung:
| Frage | Beispiel Hamburg |
|---|---|
| Wie viele Stufen, wie heissen sie? | drei: Gruen, Gelb, Rot |
| Zusammenhaengendes Fehlen: ab welchem Tag welche Stufe? | Tag 2 → Gelb, Tag 3 → Rot |
| Zaehlt „ohne Kontakt" mit? | ja, entscheidend |
| Kumulierte Schwelle: welche Einheit? | 3 Tage oder 20 Stunden |
| Ueber welches Fenster? | 4 Schulwochen |
| Vergleich: „ab" oder „mehr als"? | siehe Vorbehalt unten |
| Wie lange dauert eine Stufe hoechstens? | Gelb 6 Wochen, Rot 6 Wochen |
| Welche Schritte sind Pflicht? | Hausbesuch, Fallkonferenz, Register-Eintrag |
| Wer wird von aussen einbezogen? | ReBBZ, ASD, Schulaufsicht, Rechtsabteilung |
| Gibt es ein Register? | Zentrales Schuelerregister (ZSR) |
| Wann gilt eine Fehlzeit als entschuldigt? | muendliche Abmeldung und schriftliche Entschuldigung, binnen 3 Tagen |
Jedes Paket traegt seine Quelle mit Titel, Herausgeber, Fundstelle und Pruefdatum. Ohne Quellenangabe wird kein Paket aufgenommen: Aus einer Zusammenfassung wird schnell ein falscher Schwellenwert, und daraus werden hier Fristen gerechnet, die Familien betreffen.
Jedes Paket bringt ausserdem Musterfaelle mit, die aus seiner Quelle abgeleitet sind. Sie werden bei jeder Aenderung geprueft.
Was passiert bei einer Novelle?
Eine geaenderte Rechtslage ersetzt ein Paket nicht, sie beendet es. Jeder Fall merkt sich, unter welcher Ordnung er eroeffnet wurde, und wird unter ihr zu Ende gefuehrt. Sonst spraenge ein laufender Vorgang ueber Nacht in eine andere Stufe.
Schulen in freier Traegerschaft
Die Hamburger Handreichung nennt sie ausdruecklich: Fuer Grundschulen, Gymnasien und Schulen in freier Traegerschaft unterstuetzt die zustaendige ReBBZ-Beratungsabteilung bei Absentismusfaellen. Stadtteilschulen arbeiten dagegen eigenstaendig ueber ihren schuleigenen Beratungsdienst. Der Adressat der Eskalation steht deshalb im Verfahrenspaket und nicht fest im Programm.
Vorbehalt zur Hamburger Schwelle
Diese Zahl ist noch zu klaeren
Die Hamburger Quelle widerspricht sich bei der kumulierten Schwelle:
- Richtlinie A 8.4 (rechtlich verbindlich): „mehr als drei Tage oder 20 Schulstunden"
- Handreichung B 3.3 und Zeitleisten-Bild: „3 unentschuldigte Fehltage / 20 Fehlstunden"
Das ist der Unterschied zwischen „ab dem dritten Tag" und „ab dem vierten". Bei einer Schwelle, die ein foermliches Verfahren ausloest, ist das keine Kleinigkeit.
Prilog rechnet mit der strengeren Lesart (ab dem dritten Tag). Der Vorbehalt steht sichtbar in der Ampel-Ansicht und auf jeder gedruckten Falldokumentation. Die Frage gehoert mit der zustaendigen ReBBZ-Beratungsabteilung oder der Schulaufsicht geklaert; danach ist es eine Einstellung im Verfahrenspaket.
Was die Ampel (noch) nicht tut
| Meldungen nach aussen verschicken | Meldungen an ReBBZ, Register-Eintraege und die Uebergabe an die Schulaufsicht sind dokumentierbare Schritte -- es geht nichts automatisch hinaus. Die Behoerde baut ein eigenes digitales Fachverfahren; bevor Prilog dorthin meldet, muss geklaert sein, wo dieses Verfahren steht. Zwei Register, die sich widersprechen, waeren schlimmer als eines. |
| Muster maschinell erkennen | Haeufungen an Montagen, in einzelnen Faechern oder an Vormittagen erkennt die Ampel nicht. Das „Stoergefuehl" bleibt eine Hochstufung von Hand -- mit Begruendung. |
| Ueber Sanktionen entscheiden | Bussgeld, Zwangsgeld und Schulzwang sind Sache der Rechtsabteilung der Behoerde. Prilog dokumentiert nur, dass sie beauftragt wurde. |
Datenschutz
Ein Absentismusfall enthaelt Aussagen ueber Familienverhaeltnisse und beruehrt bei Kindeswohlpruefung § 8a SGB VIII sowie § 4 KKG. Entsprechend eng ist der Zugriff:
- Sichtbar nur fuer ausdruecklich benannte Funktionsrollen -- nicht fuer „ist Lehrkraft"
- Jeder Blick in eine Fallliste und jeder Schritt wird protokolliert
- Jede Uebergabe nach aussen ist ein dokumentierter Vorgang; ab Stufe Rot verlangt das Verfahren ohnehin das Vier-Augen-Prinzip
Siehe auch Datenschutz und Berechtigungen.
Verwandte Kapitel
- Abwesenheiten & Krankmeldungen -- Meldung, Entschuldigung, Attest
- Kalender -- Ferien und unterrichtsfreie Tage pflegen
- Berechtigungen -- Funktionsrollen vergeben