Anträge & Vorgänge selbst bauen — vom Formular bis zur Genehmigung

Dieses Kapitel erklärt jedes Element, aus dem ein Prilog-Vorgang besteht, und führt Sie anschließend an zwei vollständigen Beispielen Schritt für Schritt durch — bis ein Antrag fertig ist, in der App erscheint und genehmigt werden kann. Sie brauchen keine Programmierkenntnisse und keine neue App-Version: Was Sie hier im Flow-Designer bauen, steht Ihren Eltern, Schülern und Kolleg:innen sofort zur Verfügung.

Was ist ein „Vorgang"?

Ein Vorgang ist ein digitalisierter Schul-Ablauf mit drei Teilen: Eingabe (ein Formular) → Genehmigung (jemand entscheidet) → Ergebnis (genehmigt/abgelehnt, mit Benachrichtigung). Beispiele: eine Beurlaubung, ein Anschaffungsantrag, eine Ausflugs-Freigabe.

Das große Bild

   Antragsteller            Genehmiger:in           Ergebnis
   ┌───────────┐   →        ┌───────────┐    →      ┌───────────┐
   │ Formular  │ einreichen │ prüfen &  │ genehmigt │ Benachr.  │
   │ ausfüllen │            │entscheiden│  / abgel. │ + Ablage  │
   └───────────┘            └───────────┘           └───────────┘
        App / Web              Leitstand              Push/Chat/Mail

Sie bauen diesen Ablauf einmal als Vorlage im Flow-Designer. Danach kann ihn jede berechtigte Person beliebig oft starten — am Handy oder im Browser.

Die Elemente im Detail

1. Der Flow (die Vorlage)

Der Flow ist die Vorlage Ihres Vorgangs. Sie legen ihn im Flow-Designer an (Hub „Abläufe" → Neuer Flow). Ein Flow besteht aus Bausteinen, die mit Pfeilen verbunden sind — zum Beispiel ein Genehmigungs-Baustein mit den beiden Ausgängen genehmigt und abgelehnt.

2. Der Vorgangs-Typ (die Kennung)

Damit Ihr Formular in App und Web als eigener Antrag auffindbar wird, bekommt der Flow eine Kennung (z. B. beurlaubung). Sie vergeben sie einmal im Eingabeformular-Editor.

Einmalig

Die Kennung wird beim Speichern gesetzt und ist danach fest — sie ist die dauerhafte Adresse Ihres Antragstyps. Bei den mitgelieferten Vorgängen ist sie bereits vergeben und wird nur angezeigt.

3. Das Eingabeformular — der Kern

Über den Knopf „Eingabeformular" (oben rechts im Flow-Editor) öffnen Sie den Formular-Editor. Dort bauen Sie die Felder, die der Antragsteller ausfüllt. Jedes Feld hat einen Typ:

Feldtyp	Wofür	Besonderheit
Text (kurz)	Namen, Stichworte	Platzhalter möglich
Text (lang)	Begründung, Anmerkung	mehrzeilig
Zahl	Betrag, Anzahl	nur Ziffern
Datum	Von-/Bis-Tage	„Heute/Morgen"-Schnellauswahl
Ja/Nein	einfache Option	Schalter
Zustimmung	„Ich bestätige …"	Pflicht-Häkchen
Auswahl (eine)	ein Grund aus einer Liste	feste Optionen
Auswahl (mehrere)	mehrere Punkte ankreuzen	feste Optionen
Kind / Person	„Für wen?"	dynamisch: nur die eigenen Kinder
Zwischenüberschrift	Formular gliedern	reine Anzeige
Hinweis	Erklärtext	reine Anzeige

Pro Feld stellen Sie zusätzlich ein:

• Bezeichnung — was der Nutzer liest (z. B. „Grund").
• Schlüssel — die interne Kennung des Werts (wird automatisch aus der Bezeichnung vorgeschlagen, z. B. grund). In der Regel unverändert lassen.
• Pflicht — muss ausgefüllt werden, sonst lässt sich nicht absenden.
• Optionen (bei Auswahl-Feldern) — die Auswahlpunkte als Anzeige + Wert.
• Dynamische Quelle (bei Auswahl / Kind-Person) — statt fester Optionen die Kinder des Antragstellers (perfekt für Eltern-Anträge; die Schule muss nichts pflegen).

Reihenfolge & Aufräumen

Mit den Pfeilen ▲▼ verschieben Sie ein Feld, mit ✕ entfernen Sie es. „Feld hinzufügen" ergänzt ein neues. Zwischenüberschriften und Hinweise helfen, längere Formulare übersichtlich zu halten.

4. Der Genehmigungs-Baustein

Das Herz jedes Vorgangs ist der Baustein „Freigabe/Genehmigung". Er legt fest, wer entscheidet (Rolle oder Person), wie (eine:r reicht / alle müssen), und über welche Kanäle benachrichtigt wird. Optional: Erinnerung vor Fristablauf, Eskalation an die Leitung und automatische Ablehnung, wenn niemand rechtzeitig entscheidet. Den Bau dieses Bausteins und seiner beiden Ausgänge zeigt das Tutorial: Freigabe-Flow selbst bauen im Detail — dieses Kapitel baut darauf auf.

5. Benachrichtigungen

Antragsteller und Genehmiger werden automatisch benachrichtigt — per Push (App), Chat-Nachricht, E-Mail oder ins Postfach. Das Ergebnis (genehmigt/abgelehnt) geht zurück an den Antragsteller.

6. Wo der fertige Vorgang erscheint

• App & Web: in der Antrags-/Gesuch-Liste — der Antragsteller wählt den Typ, füllt das Formular und reicht ein. Damit ein Antrag als Startkachel in der App erscheint, aktivieren Sie ihn unter Einstellungen → Startkacheln.
• Leitstand: eingereichte Vorgänge landen im Board — dort sehen Sekretariat/Leitung offene Anträge, entscheiden und drucken.

Der komplette Weg — Checkliste

1. Flow anlegen (Abläufe → Neuer Flow).
2. Genehmigungs-Baustein einsetzen + zwei Ausgänge (genehmigt/abgelehnt) — siehe Tutorial.
3. Eingabeformular öffnen → Kennung vergeben → Felder bauen → Speichern.
4. Aktiv schalten (Veröffentlichen).
5. Testen: den Antrag selbst einmal einreichen und durchklicken.
6. Optional: als Startkachel freischalten.

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Beispiel 1 — Beurlaubung (Eltern stellen einen Antrag für ihr Kind)

Ziel: Eltern beantragen frei für ihr Kind; der Klassenlehrer genehmigt.

Das lernen Sie hier

Das Kind-Feld mit dynamischer Quelle (nur die eigenen Kinder) sowie Datums- und Auswahl-Felder.

Schritt 1 — Flow & Genehmigung. Legen Sie einen Flow „Beurlaubung" an und setzen Sie einen Genehmigungs-Baustein mit den Ausgängen genehmigt/abgelehnt. Als Genehmiger wählen Sie die Rolle Klassenlehrer (oder Sekretariat).

Schritt 2 — Eingabeformular. Knopf „Eingabeformular" → Kennungbeurlaubung → folgende Felder:

Typ	Bezeichnung	Einstellung
Kind / Person	Für wen?	dynamisch: Kinder des Antragstellers, Pflicht
Datum	Von	„Heute/Morgen"-Schnellauswahl, Pflicht
Datum	Bis	(optional — leer = nur ein Tag)
Auswahl (eine)	Grund	Optionen: Arzt · Familie · Termin · Sonstiges, Pflicht
Text (lang)	Anmerkung	optional

Schritt 3 — Speichern & Veröffentlichen. Formular speichern, Flow aktiv schalten.

Schritt 4 — Testen. Öffnen Sie in der App die Antragsliste → „Beurlaubung" → Kind wählen, Datum, Grund → Einreichen. Der Antrag erscheint beim Klassenlehrer im Leitstand zur Genehmigung; das Ergebnis geht an die Eltern.

Warum das elegant ist

Sie pflegen keine Kinderliste im Formular — das Kind-Feld zieht automatisch nur die Kinder des jeweiligen Antragstellers. Kein Elternteil kann für ein fremdes Kind einreichen.

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Beispiel 2 — Anschaffungsantrag (Kollegium → Schulleitung)

Ziel: Eine Lehrkraft beantragt eine Anschaffung; die Schulleitung genehmigt.

Das lernen Sie hier

Zahl- und Ja/Nein-Felder, Gliederung mit Zwischenüberschrift und Zustimmung als Pflicht-Häkchen.

Schritt 1 — Flow & Genehmigung. Flow „Anschaffung" anlegen, Genehmigungs- Baustein mit genehmigt/abgelehnt, Genehmiger = Rolle Schulleitung.

Schritt 2 — Eingabeformular. Kennung anschaffung → folgende Felder:

Typ	Bezeichnung	Einstellung
Zwischenüberschrift	Was wird benötigt?	—
Text (kurz)	Gegenstand	Platzhalter „z. B. Beamer", Pflicht
Zahl	Geschätzte Kosten (€)	Pflicht
Text (lang)	Begründung	Pflicht
Ja/Nein	Dringend?	Standard: Nein
Zustimmung	Ich habe das Budget mit der Fachschaft abgestimmt	Pflicht

Schritt 3 — Speichern, Veröffentlichen, Testen. Wie in Beispiel 1: einmal selbst einreichen und die Genehmigung durchspielen.

Unterschiede zu Beispiel 1

Anderes Publikum (Kollegium statt Eltern), andere Feldtypen (Zahl, Ja/Nein, Zustimmung) und eine Zwischenüberschrift zur Gliederung — dasselbe Grundmuster, andere Bausteine.

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Tipps & Stolpersteine

• Kein Genehmigungs-Baustein? Dann wird der Antrag zwar angelegt, aber niemand muss entscheiden. Für einen echten Vorgang gehört immer ein Freigabe-Baustein hinein.
• Feld erscheint nicht in einer älteren App? Ganz neue Feldtypen zeigt eine veraltete App als Hinweis „bitte im Web erledigen" an — sie stürzt nie ab. Die App aktualisiert sich selbst; danach ist alles da.
• Kennung vergessen? Ohne Kennung taucht der Antrag nicht in der Liste auf. Kennung im Formular-Editor vergeben, speichern.
• Pflichtfelder verhindern das Absenden, solange sie leer sind — sparsam einsetzen, damit Eltern nicht hängen bleiben.

Weiterführend

• Tutorial: Freigabe-Flow selbst bauen — der Genehmigungs- Baustein und die Verzweigung im Detail.
• Anträge, Genehmigungen & Leitstand — wie eingereichte Vorgänge bearbeitet werden.
• Flow-Baukasten — Kompendium — alle Bausteine im Überblick.