Posteingang — E-Mail als Vorgang

Ein Sekretariat hat kein Postfach. Es hat eine Werkbank, an der mehrere stehen. Dieselbe Mail wird von drei Menschen gesehen, einer antwortet, eine zweite legt den Beleg ab, und in der Woche darauf fragt jemand nach, ob das eigentlich erledigt ist.

Genau darauf ist der Posteingang gebaut. Er zeigt nicht Nachrichten, sondern Vorgänge: das Gespräch, nicht den einzelnen Brief.

Kurzfassung

Ein Vorgang ist ein Gesprächsfaden. Er kann zuständig sein (wer kümmert sich), vertagt (wann kommt er wieder), abgehakt (fertig) und interne Notizen tragen, die nie hinausgehen. Alles am Faden — nicht an der einzelnen Mail.

Der Posteingang ist ein IMAP-Postfach

Prilog holt die Post von Ihrem Mailserver ab — alle fünf Minuten, lesend. Das Original bleibt dort liegen. Was Prilog dazutut, sind die Ordnungsfaktoren: Farben, Vorgänge, Zuständigkeit, Verknüpfungen.

Was in Prilog geschieht, bleibt in Prilog

Gelesen, abgehakt und Papierkorb gelten nur hier. Wer dasselbe Postfach im Handy oder in Outlook hat, sieht dort einen anderen Stand. Das ist Absicht: Prilog schreibt nicht in fremde Systeme zurück. Weggeworfen wird nur die Prilog-Ansicht — beim Anbieter liegt die Mail weiter.

Die Balken am linken Rand

Jede Zeile trägt eine Reihe farbiger Balken — einen je Nachricht des Vorgangs, älteste links:

Farbe	Bedeutung
Gelb	von Eltern oder Schülern
Blau	aus dem Kollegium
grau	nicht zuzuordnen — steht in keinem Kontakt

gelb-blau-blau-gelb liest man sofort: Die Mutter hat geschrieben, die Schule hat zweimal geantwortet, und die Mutter hat das letzte Wort. Da liegt also noch etwas.

Die Farbe wird bei jedem Ansehen neu aus den Kontakten erschlossen und nirgends gespeichert. Wer heute ins Kollegium wechselt, ist morgen blau. Wer in keinem Kontakt steht, bleibt grau — geraten wird nicht.

Ein rotes Kennzeichen Krankmeldung setzt die Erkennung dazu. Mit Fragezeichen heißt: die Maschine vermutet. Ohne: ein Mensch hat es bestätigt.

Der Vorgang

Öffnen Sie eine Nachricht, steht unter dem Betreff die Vorgangsleiste:

[👤 Niemand zuständig ▾]   [🕐 Wiedervorlage ▾]   [📝 Notizen (2)]

Wer kümmert sich

Ein geteiltes Postfach ohne Zuständigkeit ist ein Raum, in dem alle nicken und niemand losgeht — oder zwei derselben Mutter antworten. Ein Klick, ein Name, fertig. Der Name steht danach in der Liste an der Zeile: Wer erst klicken muss, um zu sehen, dass sich schon jemand kümmert, klickt nicht.

Zur Auswahl stehen nur Menschen, die Zugang zu diesem Postfach haben. Eine Aufgabe an jemanden zu geben, der sie nicht öffnen kann, wäre die hässlichste Art, jemanden zu blockieren.

Der Schalter Meine über der Liste macht daraus Ihre Arbeitsliste.

Wiedervorlage — vertagen statt abhaken

„Am Freitag nochmal" ist der häufigste Zustand im Sekretariat, und ohne ein Werkzeug dafür passiert eines von beidem: Es bleibt alles offen (dann sagt die Liste nichts mehr) oder es wird abgehakt (dann fällt die Sache hinten runter).

Wählen Sie morgen, in 3 Tagen, nächste Woche, in 2 Wochen oder ein Datum. Der Vorgang verschwindet aus Offen und steht in der Ansicht Wiedervorlage, das Nächste zuerst. Am gewählten Tag ist er wieder da.

Neue Post hebt die Wiedervorlage sofort auf

Schreibt die Gegenseite vorher, ist der Vorgang sofort wieder offen — auch mitten in der Frist. Ein Werkzeug, das eine dringend gewordene Mail bis Freitag versteckt, wäre schlimmer als keins. Dieselbe Regel gilt für den grünen Haken.

Unter der Liste steht immer, wie viele Vorgänge gerade vertagt sind. Vertagt darf nie wie verschwunden aussehen.

Interne Notizen

Gelb hinterlegt, mit Schloss: Diese Notizen gehen nicht hinaus. Sie hängen am Vorgang und sind für alle sichtbar, die das Postfach sehen.

Ohne sie wird die Abstimmung über einen Fall per Weiterleitung geführt — und dann liegt die halbe Absprache in fremden Postfächern. Zurücknehmen kann jede Person nur ihre eigene Notiz; wer widersprechen will, schreibt die nächste.

Der grüne Haken

Rechts an jeder Zeile. Abgehakte Vorgänge laufen eine Woche lang mit, damit das Kollegium sieht, dass sich jemand gekümmert hat — sonst greift am nächsten Tag jemand dieselbe Krankmeldung auf, weil sie einfach weg war. Danach stehen sie im Archiv.

Kommt eine fremde Antwort herein, verschwindet der Haken von selbst.

Das Gespräch lesen

Rechts steht der ganze Vorgang, neueste Nachricht oben, aufgeklappt die, die Sie angeklickt haben. Die zitierte Vorgeschichte ist eingeklappt — sie ist der Grund, warum eine Mail dreimal so lang aussieht, wie sie ist. Ein Klick auf Vorgeschichte zeigt sie.

Anhänge stehen bei ihrer Nachricht, nicht in einem Sammelreiter.

Schreiben

Empfänger aus den Kontakten

Tippen Sie einen Namen — Prilog schlägt aus den Kontakten vor: Kollegium, Eltern, externe Kontakte und ganze Kontaktgruppen. Was Sie auswählen, wird zu einer Marke im Feld. Eine Adresse von Hand geht weiter; nicht jede Adresse der Welt steht in unseren Kontakten.

Kontaktgruppen gehen immer blind

Wählen Sie eine Gruppe, rutscht sie in die Blindkopie — auch wenn Sie sie in „An" ausgewählt haben. Das ist keine Bevormundung, sondern Datenschutz: Ein „An:" mit fünfzig Familienadressen gibt jede davon an alle anderen weiter.

Die Adressen selbst sieht Ihr Browser nie. Er nennt die Gruppe, der Server macht daraus Postfächer.

Große Verteiler

Über 60 Empfänger je Nachricht nimmt kein Ausgangsserver zuverlässig an. Für größere Kreise: Kontakte → filtern → „An diese Liste schreiben". Das verschickt in Schüben. Siehe Kontakte.

Anhänge

Zwei Wege:

• Datei vom Gerät — auch durch Ziehen ins Fenster.
• Aus Prilog — was in Ihrem Mein Fach oder in einem Ihrer Spaces liegt. Das wird verwiesen, nicht kopiert: Ein Elternbrief, der als zweite Kopie im Mailanhang-Speicher liegt, bekommt ein eigenes Alter und ist ab dann eine zweite Wahrheit.

Jede hochgeladene Datei läuft durch die Virenprüfung, bevor sie verschickt werden kann. Ein Sekretariat, das eine Datei bekommt und ungeprüft weiterreicht, verteilt im Zweifel Schadsoftware an eine ganze Klasse.

Zusammen höchstens 20 MB — darüber lehnen viele Mailserver ab.

Grußformel

Wird in den Einstellungen je Postfach hinterlegt, nicht je Person: Aus dem Sekretariat schreibt man als Sekretariat, auch wenn drei verschiedene Menschen tippen. Sie steht unter dem Textfeld als Zusage und wird beim Senden angehängt — nicht schon beim Öffnen, sonst tippt jemand darunter weiter und halbiert versehentlich die Adresse.

Abschalten geht je Nachricht mit dem Häkchen.

Suchen

Das Suchfeld greift auf Betreff, Absender, Empfänger, den Text der Nachricht und die Dateinamen der Anhänge. Wer „Klassenfahrt Bezahlung" sucht, findet es auch, wenn es in Absatz drei steht.

Gesucht wird über den ganzen Vorgang: Wer „Marock" eingibt, findet das Gespräch, auch wenn der Name nur in der ersten Nachricht steht.

Die Ansichten

Ansicht	Was darin steht
Offen	was noch zu tun ist
Wiedervorlage	vertagt, das Nächste zuerst
Archiv	abgehakt und älter als eine Woche
Papierkorb	weggelegt — hier zurückholbar

Dazu die Schalter Gespräche gebündelt (eine Zeile je Vorgang statt je Nachricht), Meine und Erledigte ausblenden. Jeder Schalter, der etwas wegnimmt, nennt die Zahl daneben.

Einrichten

Einstellungen → E-Mail-Konten. Je Postfach:

Feld	Bedeutung
IMAP-Server, Port, Benutzer, Passwort	zum Abholen
Ausgangsserver	leer = das Postfach kann nur lesen; Antworten erscheint dann gar nicht erst
Ausgangs-Port	587 = STARTTLS, 465 = SSL
Grußformel	siehe oben
Farbmarkierung	Herkunftsfarben und Krankmeldungs-Erkennung an/aus
Automatisch verknüpfen	eingehende Post mit Kontakten verbinden

Der Mail-Hebel des Mandanten

Ist der Versand für die Schule gesperrt (Einstellungen → Workspace), geht auch aus dem Posteingang nichts hinaus — mit Ausnahme ausdrücklich eingetragener Postfächer. Das ist beabsichtigt: Wer den Hebel umlegt, weil vor dem Onboarding nichts an echte Menschen gehen darf, verlässt sich darauf, dass alle Wege gesperrt sind.

Was der Posteingang mit dem Rest der Schule zu tun hat

• Krankmeldungen laufen mit erkanntem Zeitraum in die Fehlzeiten — der Beleg landet am gemeinten Tag, nicht am Tag des Eingangs.
• Verknüpfungen binden eine Mail an eine Person, eine Karte, ein Dokument oder einen Termin. Von dort aus zeigt „Verknüpfte E-Mails" zurück.
• Die Klassenbetreuung zeigt die Post ihrer Klasse — samt Zuständigkeit. Eine Klassenlehrerin, die sieht, dass das Sekretariat die Sache hat, ruft nicht auch noch an.
• Kontaktgruppen aus den Kontakten sind hier Empfänger.

Was (noch) fehlt

Ehrlich gesagt, damit niemand danach sucht:

• Kein Formatieren — Nachrichten gehen als reiner Text hinaus.
• Keine Entwürfe. Ein angefangener Brief geht verloren, wenn Sie das Fenster schließen (es fragt vorher nach).
• Kein „später senden", kein „Senden rückgängig".
• Kein Ordner-Baum des Anbieters. Prilog holt Posteingang und Gesendet.
• Keine Regeln/Filter.
• Nicht sofort, sondern alle fünf Minuten — kein Push.