Der Elternsprechtag in Prilog
Eine Broschüre für Schulleitung, Sekretariat und Elternrat — Stand September 2026
Das Problem, das jede Schule kennt
Achthundert Eltern, ein Kollegium, ein Nachmittag. Die Anmeldung öffnet um 20 Uhr — und um 20:04 sind die begehrten Zeiten weg, die Seite hängt, das Sekretariat hat am nächsten Morgen dreissig Mails. Wer die schnellste Leitung hatte, hat gebucht. Wer mit drei Kindern fünf Gespräche braucht, hat Zettel und Kalender neben sich liegen. Und die Lehrkraft sitzt am Sprechtag vor einer Liste mit Namen, ohne zu wissen, um welches Kind es geht.
Prilog nimmt dem Sprechtag das Wettrennen — und lässt der Schule die Wahl, wie weit sie dabei gehen will.
In einem Satz
Die Eltern bekommen einen persönlichen Link, sehen nur die Lehrkräfte ihrer Kinder, buchen mit einem Klick — oder wünschen, und Prilog lost fair. Die Lehrkraft weiss vor dem Gespräch, wer kommt und worum es geht. Danach ist alles wieder gelöscht, was nur für diesen Tag gebraucht wurde.
So läuft es für die Eltern
- Eine Mail von der Schule mit einem persönlichen Link. Kein Konto, kein Passwort, keine Adresse eintippen — der Link ist der Ausweis.
- Die Seite kennt die Familie. „Guten Tag, Familie Meier" — darunter Lena in der 9b und Tim in der 7a, und nur die Lehrkräfte, die die beiden unterrichten. Wer eine andere Person sucht, findet sie über die Suche.
- Zeiten anklicken. Die Seite sagt sofort, was dadurch woanders wegfällt: keine zwei Gespräche zur selben Zeit, eines je Lehrkraft und Kind. Sie aktualisiert sich von selbst; nimmt eine andere Familie eine Zeit, ist sie weg — mit einem Satz, der sagt warum.
- Angaben, die der Lehrkraft helfen — alle freiwillig: Wer kommt (Mutter, Vater, beide, eine andere Person)? Kommt das Kind mit? Worum soll es gehen, in zwei Sätzen? Das Thema sieht nur die Lehrkraft, mit der gesprochen wird.
- Fertig. Die Gespräche stehen. Eine Übersicht kommt per Mail, mit einem Link je Gespräch zum Verschieben oder Absagen, und eine Erinnerung am Vortag, wenn gewünscht.
Wer keinen Link hat — neue Familie, Grosseltern, Adresse der Schule unbekannt — nimmt die öffentliche Seite: Klasse wählen, Zeiten wählen, Name und Adresse eintippen, per Mail bestätigen. Beides führt in dieselbe Liste.
Wenn es zu viele sind: die Wunschphase mit Los
Bei mehreren hundert Familien belohnt „wer zuerst kommt" die schnellste Leitung, nicht das Bedürfnis. Deshalb kann die Schule je Sprechtag umschalten:
| Sofort buchen | Wunschphase mit Los | |
|---|---|---|
| Für wen | bis etwa 150 Familien | darüber |
| Was Eltern tun | Uhrzeit anklicken | Lehrkräfte in ihrer Reihenfolge und Stunden-Blöcke wählen („16–17, 17–18 passt") |
| Wann sie Gewissheit haben | sofort | am angekündigten Zeitpunkt, per Mail |
| Wer gewinnt | die Schnellsten | jede Familie zuerst ein Gespräch, dann die weiteren; wer letztes Mal leer ausging, steht vorn |
Drei Tage wünschen, ein Zeitpunkt zum Verteilen, danach werden frei gebliebene Zeiten direkt gebucht. Prilog schlägt die drei Zeitpunkte selbst vor; die Verwaltung korrigiert nur, wenn nötig. Vor dem Los sieht sie je Lehrkraft gewünscht gegen verfügbar — und kann ein Zeitfenster nachlegen, bevor der Mangel entsteht. Was trotzdem nicht passt, kommt auf eine Warteliste und rückt nach, sobald etwas frei wird.
Auf der Seite steht neben jeder Lehrkraft live: „14 Wünsche, 30 Plätze — sehr wahrscheinlich" oder „48 Wünsche, 30 Plätze — es wird gelost". Und der Satz, der den Abend rettet: Ob Sie früh oder spät gewünscht haben, ändert nichts an Ihrer Chance.
Wenn alle gleichzeitig kommen: der Warteraum
Wie bei grossen Ticketverkäufen: Werden es mehr offene Seiten, als die Maschine locker trägt, lässt Prilog nacheinander hinein — mit Nummer und geschätzter Wartezeit, ohne Anmeldung, und die Seite geht von selbst weiter. Er schaltet sich selbst ein und wieder aus; die Schule kann ihn auch fest setzen. Er ordnet nur den Zugang, nicht die Plätze.
Was die Lehrkraft am Sprechtag in der Hand hat
Ihre Liste, auf dem Bildschirm oder als Blatt: je Gespräch das Kind (aus den Stammdaten, nicht aus einer Erinnerung), wer kommt, ob das Kind dabei ist, und das Thema in den Worten der Eltern. Freie Plätze stehen mit drin — wer spontan kommt, wird von Hand eingetragen. Die Verwaltung sieht dieselbe Liste ohne das Thema.
Was die Verwaltung sieht
- Vor dem Versand die Kennzahl: 812 Kinder, 790 mit erreichbarer Eltern-Adresse, 22 ohne — mit den Klassen, wo es fehlt. Das ist die Zahl, die vor jedem Sprechtag gepflegt wird, nicht danach beklagt.
- Den Versand gestaffelt (Vorgabe 60 Mails je Minute), damit der Mailserver nicht in einer Minute 800 Briefe bekommt.
- Die Nachfrage je Lehrkraft, bevor gelost wird.
- Den Lasttest: Auf Knopfdruck spielt Prilog 100 bis 1200 Familien gleichzeitig gegen die eigene Maschine und sagt danach, wie weit sie trägt — denn nicht jede Schule läuft auf derselben Hardware.
Datenschutz, in fünf Sätzen
Es gibt kein Elternkonto und kein Passwort. Der persönliche Link gilt für einen Sprechtag und verfällt mit ihm. Das Thema sieht nur die Lehrkraft, es wird nirgends übernommen — nicht in die Akte, nicht in die Chronik — und vierzehn Tage nach dem Sprechtag gelöscht, wie „wer kommt" und die Zuordnung zum Kind. Wer ohne Link bucht, wird über die Mail an genau diese Adresse geprüft, sonst über nichts. Adressen der Eltern sieht die Lehrkraft nur, wenn die Schule es erlaubt.
Gemessen, nicht vermutet
Fünfhundert simulierte Familien, alle in zehn Sekunden auf die Seite, zwei Minuten lang — auf dem Prüfstand mit vier Rechenkernen:
| Anfragen | 9 372, davon Fehler: 0 |
| Antwort „welche Zeiten sind frei" | im Mittel 83 ms, 95 von 100 unter 91 ms |
| Buchung | 95 von 100 unter 127 ms |
| Alle 216 Plätze vergeben | in der ersten Minute |
| Zwei Familien, derselbe Platz, derselbe Augenblick | eine bekommt ihn, die andere liest „inzwischen vergeben" — nie beide |
| Und auf der Maschine, die die Schulen wirklich bedient (rssw, 20. September | |
| 2026, 500 Familien, eingebauter Lasttest): 5 719 Anfragen, 0 Fehler, Stand | |
| 95 von 100 unter 16 ms, Buchung 95 von 100 unter 74 ms, alle 216 Plätze in der | |
| ersten Minute — ohne Warteraum. Die Schwelle darf dort bei 500 stehen. |
Sprachen
Die Seite, die Mails und die Liste sprechen die Sprache der Person: Deutsch, Englisch, Französisch — die Familie ihre, die Lehrkraft ihre.
Was es kostet, anzufangen
Einen Sprechtag anlegen dauert zehn Minuten: Tage, Gesprächslänge, wer anbietet. Die Lehrkräfte tragen ihre Pausen selbst ein. Die Einladung geht mit einem Knopf hinaus. Alles Weitere sind Vorgaben, die man lassen kann, wie sie sind.
Prilog — Schulsoftware, die mit den Daten arbeitet, die eine Schule hat. Handbuch: Elternsprechtag.