Mensa — die richtige Zahl für die Küche
Jeden Morgen stellt sich in der Schulküche dieselbe Frage: Wie viele essen heute? Meist wird für alle gekocht, die angemeldet sind. Wer krank ist, mit der Klasse unterwegs oder im Praktikum, isst aber nicht mit. Die Portionen bleiben übrig oder werden weggeworfen. An anderen Tagen reicht es nicht, weil eine Gruppe dazukommt, von der die Küche nichts wusste.
Dabei weiß die Schule längst, wer fehlt. Die Eltern haben krank gemeldet, die Klassenfahrt steht im Kalender, die Lehrerin ist auf Fortbildung. Diese Angaben stehen bisher nur an anderen Stellen. Die Mensa-App von Prilog führt sie zusammen und macht daraus eine Zahl für die Küche. Dazu gehört eine ehrliche Spanne: was sicher ist und was nur wahrscheinlich.
In Erprobung
Die Mensa-App ist gebaut und wird gerade an unserer Demoschule erprobt. An Schulen ist sie noch nicht eingespielt. Wenn Sie sie früh nutzen möchten, schreiben Sie uns an info@prilog.team.
Über die Bilder
Alle Bilder stammen aus der Demoschule „Freie Waldorfschule Elbwiesen“ mit 16 Klassen à 35 Kindern im Mittagessen und 10 Klassen an der Mittagstheke. Die Namen sind erfunden. Die Zahlen hat Prilog selbst gerechnet, so wie es das auch an Ihrer Schule tun würde.
Die kurze Antwort
Welche Mahlzeiten gibt es, wer isst regelmäßig mit: ganze Klassen, einzelne Kinder, Personal.
Krankmeldungen, Abmeldungen, „Klasse fehlt“, Internat und Personal-Abwesenheit ziehen von selbst ab.
Am Vortag für den Einkauf, am Morgen zum Nachsteuern. Der Stand bleibt als Beleg.
Die Küche trägt ein, was übrig blieb. So sieht man nach ein paar Wochen, wie gut die Zahl stimmt.
Was es bringt — ein Tag in Zahlen
Nehmen wir den Dienstag, 3. November, an der Demoschule. Zum Mittagessen sind 16 Klassen mit je 35 Kindern angemeldet, dazu 3 Personen aus dem Personal. Ohne Prilog würde die Küche für 563 kochen.
Prilog zeigt stattdessen 523 Essen · eher 485. So kommt die Zahl zustande:
| Was Prilog weiß | Woher | Wirkung |
|---|---|---|
| Klasse 5b ist heute nicht da | „Klasse fehlt“, von der Verwaltung eingetragen | −35 sicher |
| 2 Kinder der 4a sind abgemeldet | Abmeldung in der Mensa-App | −2 sicher |
| 3 Kinder der 3a sind heute krank gemeldet | Krankmeldung der Eltern (Fehlzeiten) | −3 sicher |
| 2 Kinder der 3a waren bis gestern krank | Krankmeldung „bis gestern“ | −2 vermutlich |
| 1 Kind der 3a ist nur am Vormittag beim Arzt | Fehlzeit für einige Stunden | −1 vermutlich |
| Die 7a hat „Klassenfahrt Ostsee“ im Klassenkalender | Klassenkalender | −35 vermutlich |
Sicher sind also 523 Essen. Die Klassenfahrt und die Kinder, die wahrscheinlich noch fehlen, stecken in der unteren Zahl 485. Die Küche entscheidet selbst, wo in dieser Spanne sie kocht. Die Verwaltung kann die Klassenfahrt mit einem Knopf als „Klasse fehlt“ übernehmen. Dann ist auch dieser Teil sicher.
Rechenbeispiel
An diesem einen Tag liegen zwischen „für alle kochen“ (563) und der sicheren Zahl (523) 40 Portionen, bis zur unteren Zahl (485) sind es 78. Rechnen Sie mit Ihrem eigenen Wareneinsatz je Portion: Bei angenommenen 3 Euro sind das 120 bis 234 Euro, die an einem Tag nicht im Müll landen. Wie viel es übers Jahr wirklich ist, zeigt die Treffsicherheit an Ihrer Schule, nicht diese Annahme.
Der Gewinn liegt nicht nur im Geld:
- Weniger wegwerfen. Gekocht wird für die, die wirklich da sind.
- Kein Zettel, kein Anruf. Die Küche muss nicht mehr im Sekretariat nachfragen, wer fehlt. Die Zahl steht um 8:15 Uhr fest.
- Es reicht. Wer weiß, welcher Teil der Zahl unsicher ist, plant den Puffer bewusst, statt pauschal 10 % draufzuschlagen.
- Ein Beleg. Jeder Stand wird zur Frist eingefroren. Gibt es später Streit mit dem Caterer, steht fest, welche Zahl wann gemeldet war.
- Nichts doppelt pflegen. Die Eltern melden krank wie immer, die Klassenleitung trägt die Fahrt in den Kalender wie immer. Die Mensa liest nur mit.
Zwei Stände: einer für den Einkauf, einer zum Nachsteuern
Eine Küche braucht die Zahl zweimal:
Für den Einkauf und die Bestellung beim Caterer. Er enthält, was bis dahin bekannt ist: Abmeldungen, Klassenfahrten, längere Krankheiten.
Wenn die Krankmeldungen des Morgens da sind. Damit steuert die Küche nach: weniger Beilage, eine Ausgabe weniger.
Wie viele Portionen in der Ausgabe übrig blieben und ob es gereicht hat. Das dauert zehn Sekunden.
Zu jeder Frist friert Prilog den Stand ein. Danach ändert er sich nicht mehr. Kommt später noch eine Krankmeldung, zeigt Prilog sie in der laufenden Zahl, aber der eingefrorene Stand bleibt, was er war. Weicht die laufende Zahl ab, steht unter dem Stand „seit dem Stand: −2“. Oben rechts in der Tagesansicht steht, welcher Stand schon fest ist, zum Beispiel „Morgenstand Di 08:15: 523 · eher 485“.
Was, wenn der Server zur Frist nicht lief?
Prilog prüft alle fünf Minuten, ob eine Frist erreicht ist. War der Server gerade nicht erreichbar, holt Prilog den Stand nach und kennzeichnet ihn als „nachgeholt“. So bleibt erkennbar, dass er nicht genau zur Frist entstand.
Für die Küche
Die Küche öffnet Mensa › Heute. Dort steht für die gewählte Mahlzeit:
- die große Zahl: so viele essen sicher,
- „eher …“ daneben: so viele sind es wahrscheinlich, wenn die Vermutungen zutreffen,
- je Klasse ein Feld: „Klasse 3a 32 · eher 29“ heißt, dass 32 sicher essen und es wahrscheinlich 29 sind,
- die Hinweise: was Prilog vermutet und warum, in ganzen Sätzen,
- „Nach dem Essen“: das Feld für die Rückmeldung.
Ein Klick auf eine Klasse zeigt, wie sich ihre Zahl zusammensetzt:
Die Küche sieht keine Namen
Wer nur die Küche hat, sieht Zahlen und nie, wer fehlt oder warum. Auch den Titel eines Kalendertermins sieht die Küche nicht, nur dass die Klasse einen ganztägigen Termin hat. Namen sieht nur die Mensa-Verwaltung, den Grund einer Abwesenheit niemand.
Die Rückmeldung nach dem Essen
Nach der Ausgabe trägt die Küche drei Dinge ein:
- übrig in der Ausgabe (Portionen): nur was in der Ausgabe übrig blieb, keine Tellerreste,
- ausgegeben (wenn man es weiß, sonst leer lassen),
- hat es gereicht? ja oder nein.
Das ist die wichtigste Zahl für die Schule. Nur so lässt sich sagen, ob die Rechnung stimmt. Mehr dazu unter Treffsicherheit.
Mahlzeiten ohne Anmeldung: die Theke
Nicht jede Mahlzeit ist angemeldet. An einer Theke oder einem Kiosk kauft man spontan. Dafür kennt Prilog die Form Spontankauf. Dort gibt es keine sichere Zahl, aber eine Obergrenze: wie viele Kinder dieser Klassen heute im Haus sind.
Die Woche
Unter Mensa › Woche sieht die Küche die ganze Woche auf einen Blick. Das Häkchen zeigt, welche Stände schon eingefroren sind. An den übrigen Tagen steht die laufende Zahl, die sich noch ändern kann.
Für die Planung heißt das: Am Mittwoch fehlt die 7a auf der Klassenfahrt noch („eher 530“), am Freitag ist sie zurück.
Treffsicherheit: stimmt die Zahl?
Unter Mensa › Treffsicherheit stellt Prilog die letzten vier Wochen nebeneinander: Planungsstand, Morgenstand, was übrig blieb und ob es gereicht hat.
So lesen Sie die Seite:
- Im Mittel übrig: Liegt der Wert über Wochen bei wenigen Portionen, ist die Zahl gut. Sind es regelmäßig 30, steckt noch Puffer in der Küche, den die Zahl nicht braucht.
- Tage, an denen es nicht gereicht hat: Das sind die Tage, die man sich ansehen sollte. Oft gibt es einen Grund, etwa eine Gruppe, die nicht eingetragen war, oder Gäste.
- Tage mit Rückmeldung: Ohne Rückmeldung keine Aussage. Je vollständiger, desto belastbarer.
Erst messen, dann ausbauen
Wir haben die Mensa-App bewusst so gebaut, dass sie ihren Nutzen selbst nachweist. Nach vier bis sechs Wochen sieht jede Schule an ihren eigenen Zahlen, was die Rechnung taugt. Erst dann lohnt sich mehr, etwa die Abmeldung durch die Eltern oder die Weitergabe an eine Mensa-Software.
Für die Mensa-Verwaltung
Die Mensa-Verwaltung legt fest, was es gibt und wer isst. Sie öffnet Mensa › Wer isst.
Mahlzeiten anlegen
Eine Mahlzeit hat einen Namen, eine Ausgabezeit, die Wochentage und eine Form:
- mit Teilnahme: Pflicht, Abo oder Internat. Prilog rechnet eine sichere Zahl.
- Spontankauf: Theke oder Kiosk. Prilog nennt eine Obergrenze.
Dazu kommen die beiden Fristen: der Planungsstand („1 Werktag vorher, 12:00“) und der Morgenstand („08:15“). Beide lassen sich einzeln abschalten. Mit dem Haken „nur an Schultagen“ gibt es keine Zahl in den Ferien und an freien Tagen. Die kennt Prilog aus dem Schulkalender.
Wer isst regelmäßig mit
Für jede Mahlzeit tragen Sie ein, wer dazugehört:
- Ganze Klassen: Alle Kinder der Klasse essen mit. Wer neu in die Klasse kommt, ist automatisch dabei, wer geht, fällt heraus.
- Einzelne Kinder: etwa ein Abo an bestimmten Wochentagen („Mo Mi“).
- Personal: Lehrkräfte und Mitarbeitende, die mitessen.
Ein × beendet einen Eintrag ab heute. Prilog fragt vorher nach. Vergangene Tage bleiben, wie sie waren.
Klasse fehlt
Ist eine Klasse auf Ausflug, im Praktikum oder auf Fahrt, trägt die Verwaltung Klasse fehlt ein, für einen Tag oder von–bis. Die Zahl sinkt dann sicher, nicht nur vermutet.
Steht ein ganztägiger Termin im Klassenkalender, erscheint er schon vorher als Hinweis. Ein Klick auf als „Klasse fehlt“ übernehmen reicht.
Abmeldungen und Namensliste
In der Namensliste des Tages steht für jedes Kind und jede Person aus dem Personal: isst, vermutlich nicht, abgemeldet, Klasse fehlt oder abwesend. Mit abmelden nehmen Sie ein Kind für diesen Tag aus der Zahl, mit zurücknehmen heben Sie das wieder auf. Wird eine Abmeldung erst nach der Frist eingetragen, markiert Prilog sie als „nach dem Stand“. Dann weiß die Küche, dass sie im eingefrorenen Stand noch nicht enthalten war.
Abwesend heißt nur abwesend
Die Namensliste sagt „abwesend“, nie „krank“ und nie den Grund. Der Grund gehört in die Fehlzeiten, nicht in die Mensa.
Liste und Druck
Liste als CSV lädt die Tagesliste für die Tabellenkalkulation herunter. Die Küche bekommt darin nur die Zahlen je Klasse, die Mensa-Verwaltung zusätzlich die Namen. Drucken gibt die Tagesansicht für den Aushang in der Küche aus.
Krankmeldungen vor und nach dem Morgenstand
Am heutigen Tag sieht die Verwaltung eine kleine Karte: wie viele Krankmeldungen vor dem Morgenstand eingingen und wie viele danach, und ob sie von den Eltern oder aus dem Sekretariat kamen. Kommen viele erst nach 8:15 Uhr, lohnt es sich, die Eltern um eine frühere Meldung zu bitten oder den Morgenstand etwas später zu legen.
Für die Klassenbetreuung
Wer eine Klasse betreut, sieht unter Mensa nur die eigenen Klassen. Ist die Klasse unterwegs, genügt ein Knopf: Klasse ist unterwegs — kein Essen. Mit zurücknehmen wird die Meldung wieder aufgehoben.
Krankmeldungen müssen Sie hier nicht eintragen, die zählen von selbst. Es geht nur um die ganze Klasse. Steht in Ihrem Klassenkalender ein ganztägiger Termin, zeigt Prilog ihn hier mit Titel als Hinweis zum Übernehmen.
Alle anderen aus dem Kollegium sehen unter Mensa nur einen kurzen Satz: Die Zahl ist Sache der Küche und der Mensa-Verwaltung.
Für die Schulleitung
Einschalten
- Ein Admin öffnet Einstellungen › Apps & Erweiterungen › Apps und schaltet die App Mensa ein. Danach erscheint links die Welt „Mensa“.
- Unter Funktionsrollen bekommt die Küche die Fähigkeit Mensa-Küche und die Mensa-Verwaltung die Fähigkeit Mensa verwalten. Schulleitung und Verwaltungspersonal dürfen ohnehin verwalten. Ist noch niemand bestimmt, darf es auch der Admin.
- Die Mensa-Verwaltung legt die Mahlzeiten an und trägt ein, wer isst.
Mehr zu Funktionsrollen steht unter Räume per Funktionsrolle.
Einstellungen: die Hausordnung der Mensa
Unter Mensa › Einstellungen legt die Schule fest, wie gerechnet wird.
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Was die Zahl senkt | Fehlzeiten der Kinder, Ausgänge im Internat und Abwesenheiten des Personals einzeln an- oder abschalten. |
| Krank bis gestern — und heute? | vermutlich weiter krank (empfohlen): zählt nur in der unteren Zahl. gilt als krank, bis die Familie gesund meldet: zieht sicher ab, dann muss die Schule Gesundmeldungen führen. nicht beachten. |
| Anzeige für die Küche | Groß die sichere Zahl und klein „eher …“, oder umgekehrt groß die Zahl mit Vermutungen und klein „höchstens …“. |
| Kalender-Hinweise | Ganztägige Termine im Klassenkalender als Hinweis zeigen. |
| Klassenbetreuung | Darf „Klasse fehlt“ für die eigene Klasse eintragen. |
| Namen leeren nach | In eingefrorenen Ständen bleiben die Zahlen, die Namen werden nach dieser Zahl von Monaten geleert (vorgegeben: 13). |
Datenschutz in einem Satz
Zahlen nach außen, Namen nur für die Mensa-Verwaltung, Gründe nie.
Im Einzelnen:
- Die Mensa liest Fehlzeiten, aber nur, dass jemand fehlt, nie den Grund. Krankheiten, Arztbesuche oder Diagnosen kommen in der Mensa nicht vor.
- Die Küche sieht keine Namen und keine Kalendertitel.
- Die Klassenbetreuung sieht nur die eigenen Klassen.
- Eingefrorene Stände sind ein Beleg. Die Namen darin werden nach der eingestellten Frist geleert, die Zahlen bleiben.
- Schaltet die Schule die App ab und löscht ihre Daten, verschwinden alle Mahlzeiten, Einträge und Stände der Mensa. Fehlzeiten und Kalender bleiben unberührt, denn sie gehören der Mensa nicht.
Was die Mensa-App bewusst nicht tut
- Kein Geld. Keine Rechnungen, keine Bezahlung, kein Guthaben. Abrechnen bleibt Sache der Schule oder ihrer Mensa-Software.
- Keine Gesundheitsdaten je Kind. Allergien und Sonderkost gehören nicht in diese Rechnung.
- Kein Ersatz für eine Mensa-Software. Prilog liefert die Zahl, wer Menüwahl und Abrechnung schon hat, behält sie.
Geplant, aber noch nicht gebaut, sind die Weitergabe der Abwesenheiten an eine Mensa-Software, die Abmeldung durch die Eltern und ein Speiseplan. Was davon kommt und in welcher Reihenfolge, entscheiden die Zahlen aus der Erprobung.
Am Handy
Die Mensa-App passt aufs Handy, etwa für die Küchenleitung, die morgens noch unterwegs ist.
Häufige Fragen
Warum zwei Zahlen und nicht einfach eine?
Weil nicht alles sicher ist. Ein Kind, das bis gestern krank war, kommt vielleicht heute wieder. Prilog verschweigt diese Unsicherheit nicht, sondern zeigt sie als Spanne. Wer will, stellt die Anzeige so ein, dass nur eine Zahl groß steht.
Wir kochen sowieso mit Puffer. Was ändert sich?
Der Puffer wird begründet. Statt pauschal zehn Prozent mehr sieht die Küche, dass heute 38 Portionen unsicher sind, gestern aber nur 2. Die Treffsicherheit zeigt nach ein paar Wochen, wie groß der Puffer wirklich sein muss.
Eine Krankmeldung kommt um 9 Uhr, nach dem Morgenstand. Was passiert?
Die laufende Zahl sinkt sofort. Der eingefrorene Morgenstand bleibt, wie er war, denn er ist der Beleg dafür, was um 8:15 Uhr bekannt war. Die Karte „Krankmeldungen vor und nach dem Morgenstand“ zeigt, wie oft das vorkommt.
Muss die Klassenleitung jetzt zusätzlich etwas pflegen?
Nein. Krankmeldungen kommen wie bisher von den Eltern. Nur wenn die ganze Klasse fehlt, hilft ein Klick. Steht der Termin ohnehin im Klassenkalender, schlägt Prilog ihn von selbst vor.
Wir haben schon eine Mensa-Software. Brauchen wir das?
Vielleicht gerade dann. Viele Mensa-Programme wissen, wer bestellt hat, aber nicht, wer heute krank ist. Prilog kennt die Abwesenheiten. Die geplante Weitergabe an Ihre Mensa-Software soll genau diese Lücke schließen.
Was ist mit Ferien und Feiertagen?
Ist bei einer Mahlzeit „nur an Schultagen“ gesetzt, rechnet Prilog an Ferien- und freien Tagen keine Zahl. Die Tage kennt Prilog aus dem Schulkalender.